Siete consejos clave sobre los mensajes instantáneos para empresas

Al ser menos invasivos que una llamada telefónica y más rápidos que un correo electrónico, los mensajes instantáneos son el complemento ideal para la colaboración entre equipos. Además, le sientan a la perfección al deseo del personal perteneciente a la generación Y de que la inmediatez que experimentan en otras áreas de sus vidas se refleje también en su lugar de trabajo.

Con apps como Workplace Chat, puedes comunicarte con tus colegas con solo tocar un botón. Los mensajes, las videollamadas en vivo y la posibilidad de compartir fotos son formas fantásticas de unir a los equipos, tomar decisiones rápidamente y hacer que las ideas fluyan.

Pero para lograr que los mensajes instantáneos para empresas te sean de utilidad, debes seguir varias reglas.

1 Recuerda: es instantáneo

Si acostumbras usar el correo electrónico en el trabajo, posiblemente tengas el hábito de releer tus mensajes y revisarlos cuidadosamente antes de enviarlos. Hasta es posible que haya una demora en el correo electrónico. Por su parte, la naturaleza inmediata de los mensajes puede hacer que envíes algo antes de saber realmente lo que quieres decir. Por lo tanto, es importante que releas tus mensajes antes de enviarlos sin pensar.

2 Mantén el tono empresarial

Nunca olvides que estás en el trabajo: asegúrate de mantener el profesionalismo en el contenido y usa un tono cordial y respetuoso. No tiene nada de malo darle un poco de vida a tus mensajes empresariales con un par de emojis (siempre que sea adecuado para la persona a quien envías el mensaje), pero no te excedas.

3 No te distraigas

Las personas quieren comunicarse de forma más rápida y eficiente en el trabajo. A decir verdad, les frustra la velocidad del correo electrónico: más de tres cuartos de las empresas lo consideran una herramienta de comunicación ineficaz. Sin embargo, las personas consideran que la principal desventaja de los mensajes instantáneos para empresas es la presión de tener que responder de inmediato. Para evitar distracciones, pueden crearse canales para publicaciones que no requieran atención inmediata.

4 Conoce las reglas de la empresa

Si vas a incorporar los mensajes instantáneos al conjunto de herramientas de comunicación de tu empresa, asegúrate de que existan políticas que estipulen pautas sobre cómo debe usarse y qué información puede o no compartirse por mensaje instantáneo. Si trabajas para una empresa, es fundamental que te familiarices con las reglas sobre mensajes instantáneos de tu organización y que las cumplas.

5 No te vayas por las ramas

Puede ser tentador entablar una buena charla cuando envías un mensaje. Por eso, es importante que hagas un esfuerzo consciente por no desviarte del tema. Así, podrás hacer tu trabajo más rápidamente y tendrás más tiempo para charlar.

6 Sabe cuándo parar

El objetivo de los mensajes instantáneos es acelerar la comunicación. Entonces, si de pronto te encuentras en medio de una eterna cadena de mensajes, respondiendo preguntas constantemente y tratando de aclarar lo que acabas de decir, probablemente sea más rápido y más sencillo levantar el teléfono o hablar con la persona cara a cara.

7 Usa los mensajes instantáneos solo cuando sea adecuado

Los mensajes instantáneos son maravillosos, pero no siempre son el canal adecuado para una tarea. Los mensajes instantáneos deben ser breves; entonces, si tienes mucho para decir, es posible que un correo electrónico sea una alternativa más apropiada o puede ser más conveniente publicarlo en un grupo de Workplace by Facebook. A la hora de discutir cuestiones sensibles, una reunión cara a cara probablemente sea la mejor opción.