Cómo el uso de bots puede ayudar a mejorar la experiencia de tus empleados

El COVID-19 puso de relieve varias áreas de las empresas modernas. La cultura de la empresa, las funciones de TI y las comunicaciones internas son solo algunos ejemplos. Pero hay un área en la cual este enfoque pospandémico es más fuerte: la experiencia de los empleados.

¿Por qué? Se debe a que tiene que ver con cómo las organizaciones crean una experiencia de trabajo más significativa. Mientras que el compromiso de los empleados está diseñado para cambiar el comportamiento, el objetivo de la experiencia es cambiar la cultura y enfocarse solo en aquello que genera una respuesta en las personas, como propósito, confianza, significado y orgullo.

La palabra clave aquí es "personas". Esto se debe a que solo las personas pueden generar los cambios que tu organización necesita para seguir navegando la incertidumbre causada por la pandemia.

Sin embargo, la tecnología también tiene un papel importante. Durante los meses de confinamiento, vimos cómo organizaciones de todos los tamaños usaron la tecnología para acercar a las personas y los equipos, descubrir formas nuevas de colaboración y mejorar la cultura de la empresa aun en situaciones extremadamente difíciles.

Algunos de los ejemplos más emocionantes se relacionan con el uso de bots que permiten automatizar muchas acciones que ralentizan nuestra experiencia. Estos son algunos de nuestros casos favoritos.

¿Cómo pueden los bots aportar valor a la experiencia de los empleados?

Los bots de Workplace ayudan a las personas a realizar distintas tareas con mayor eficiencia y sin inconvenientes. Por ejemplo, el nuevo bot de firma electrónica de DocuSign. Este bot sencillo permite que las personas envíen y firmen documentos de manera fácil y segura. Si bien es algo que parece muy simple, ayuda a mejorar el proceso completo, es decir, toda la experiencia del usuario.

Al simplificar el trabajo (y hacerlo más ameno), las empresas pueden desarrollar la cultura y transformar la colaboración. Además, al mejorar la manera, el momento y el lugar donde trabajan las personas, también mejora cómo se sienten los empleados con respecto al trabajo.

Usar bots para administrar mejor las tareas cotidianas

El tiempo es un recurso valioso. Muchas organizaciones se enfrentan a desafíos urgentes que deben resolver rápidamente. Y una forma de ayudar a resolver los desafíos específicos de RR. HH. es utilizar bots, algo que Mercado Libre usó para fomentar la cultura de forma escalable.

Encontrar formas de democratizar el reconocimiento fue clave para impulsar la motivación y el compromiso del equipo, y los bots proporcionaron a las personas métodos sencillos para reconocer a los colegas que encarnaron los valores y principios culturales de la empresa. Los bots de Workplace también ayudaron al equipo de Mercado Libre a realizar tareas cotidianas, como proporcionar información objetiva sobre las entrevistas a los posibles candidatos en tiempo real, y a programar varias sesiones de desarrollo trimestrales con los miembros del equipo.

RHB Singapur utilizó los bots de Workplace para automatizar y gestionar las tareas administrativas cotidianas, como la programación y reserva de salas de reuniones y el manejo de las preguntas frecuentes. Ahora las tareas se realizan sin errores y los empleados de RHB pueden dedicar su tiempo de forma mucho más eficaz a las áreas que afectan los resultados, como ofrecer mejores experiencias a los clientes.

Usar bots para incorporar valores nuevos en WW

WW, una empresa de bienestar que ayuda a que las personas lleven una vida más saludable, comenzó a explorar el uso de bots en Workplace para lograr una mejor comunicación con el personal. Junto con nuestro socio The Bot Platform, desarrolló un bot de reconocimiento de empleados llamado "Ripple" para alentar las nominaciones entre pares y promover comportamientos y valores corporativos. El bot produjo un efecto dominó en la organización y automatizó los procesos existentes de WW para destacar los nuevos valores corporativos.

Usar bots para automatizar los flujos de trabajo en Clarins UK

Con el aumento de la cantidad de personas que trabajan desde su casa, junto con un número ya importante de personas que trabajan fuera, Clarins UK creó un nuevo bot de productividad digital para sus equipos de campo y de oficina en el Reino Unido, llamado Clarins Assist: People Directory. Los empleados solo tienen que abrir el bot a través de Workplace Chat y buscar los detalles clave de cualquier persona de Clarins UK que trabaje en una oficina o fuera de ella, simplemente escribiendo su nombre.

Entonces, el bot muestra su puesto de trabajo, el teléfono de la oficina, el celular, la dirección de correo electrónico, el departamento y la ubicación o el piso. Además, el bot permite a los empleados hacer llamadas directas al personal de recepción de la oficina central y al servicio de TI, así como proporcionarles la lista de los encargados contra incendios y de primeros auxilios, todo ello de manera sencilla y fluida.

¿Cómo pueden los bots ayudar a los trabajadores remotos?

La pandemia de COVID-19 forzó el cierre de muchas empresas y el traslado repentino de los trabajadores a entornos remotos. Muchas organizaciones necesitaban una manera práctica de mantener conectada a su empresa y proporcionar información valiosa. Una vez más, los bots brindan una solución inteligente.

Usar bots para incorporar rápidamente trabajadores remotos en Moneypenny

Moneypenny, una empresa que ofrece a sus clientes asistencia personalizada y chat en vivo remoto, usó bots para desarrollar un asistente de incorporación rápida y ayudar a que la transición del personal al entorno remoto se realizara sin inconvenientes.

La empresa desarrolló el bot junto con The Bot Platform y le hizo preguntas al personal acerca del hardware, las velocidades de internet y el entorno de teletrabajo a fin de garantizar que los empleados estén bien preparados para trabajar de forma remota a largo plazo. Eso aceleró significativamente el proceso y garantizó que los equipos de Moneypenny contaran con las herramientas fundamentales para asistir a los clientes.

Usar bots para encuestar a los trabajadores remotos con Huminos

Las encuestas inteligentes, rápidas y fáciles de programar son clave para saber cómo se sienten los empleados cuando trabajan de forma remota. Unas 700 empresas instalaron los bots desarrollados por Huminos, un socio de Workplace, para comprender los efectos del teletrabajo durante el confinamiento por COVID-19 y después ese período. Estas organizaciones utilizaron estos bots para enviar millones de mensajes a los empleados. De esa forma, obtuvieron datos en tiempo real sobre las inquietudes de los empleados y pudieron tomar mejores decisiones durante la planificación del regreso al trabajo.

Usar bots para cuidar a los trabajadores remotos

Una parte fundamental de la experiencia de los empleados es supervisar la salud mental de esas personas cuando trabajan en su casa.

Crear un lugar de trabajo feliz es de vital importancia para Moneypenny y controlar la salud mental de los empleados cuando trabajan desde su casa es una parte fundamental de ello. Moneypenny también incorporó rápidamente bots con esta finalidad. La empresa usa un bot que pregunta "¿Cómo te sientes?" para controlar el bienestar de los empleados y medir el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. El 75% del personal respondió la encuesta en un plazo de 24 horas. También utilizaron un bot "Grab and Go" en el que los empleados disponen de un espacio para recoger sus snacks y comidas en la oficina, así como divertidos bots de concursos.

Otras organizaciones tuvieron la misma idea:

• Ransa, una empresa de logística líder en la región andina y en América Central, usó un bot de COVID-19 para compartir consejos de prevención diarios, evitar la propagación del virus, fortalecer las habilidades de teletrabajo y promover la salud mental.
• Panasonic India también usó el bot de COVID-19 de Huminos para simplificar la comunicación individual en el chat de Workplace, compartir preguntas frecuentes sobre la pandemia y recopilar información por medio de encuestas. De esta forma, pudieron ofrecer soluciones rápidas en función de los datos de los resultados.
• Lyse, una empresa noruega de telecomunicaciones y energía renovable, usó un bot desarrollado por Prepp, uno de nuestros socios de Workplace, para incorporar a los empleados en un entorno remoto nuevo. El bot envía a los empleados notificaciones push con información importante y mensajes que requieren que las personas recientemente incorporadas realicen acciones relevantes y útiles para ponerse al día.
• Clarins UK creó un bot que, a las 18:00, les recuerda a las personas que terminen de trabajar y mantengan un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

¿Cómo pueden los bots ayudar a los empleados que regresan al trabajo?

A medida que algunas empresas empiezan a salir del confinamiento, necesitan encontrar formas de comunicar políticas y procedimientos nuevos a los empleados, especialmente a los de primera línea. Algunos clientes de Workplace usan bots para facilitar la reapertura mediante la coordinación de cronogramas de regreso al trabajo y la comunicación de información.

Usar bots para compartir información fundamental en BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo

El hospital privado más grande de Latinoamérica A Beneficência Portuguesa de São Paulo implementó el bot "BP Responde" por medio de Alest Consultoria en Workplace para administrar la distribución de información crítica durante la pandemia de COVID-19.

Usó el bot para capacitar rápidamente a los trabajadores de primera línea con la información más precisa y actualizada. Esto fue muy importante, ya que la información de salud y seguridad cambiaba continuamente y tenían que compartirla con rapidez y exactitud. Gracias al éxito del bot y a su rápida adopción, el hospital ahora usa "BP Responde" para compartir actualizaciones no relacionadas con el COVID, como proyectos y procesos nuevos, y preguntas frecuentes generales, de modo que los empleados y los trabajadores del hospital reciban actualizaciones regulares.

Usar bots para garantizar la seguridad de los trabajadores que regresan a trabajar en Flight Centre

Flight Centre Travel Group, uno de los mayores grupos de agencias de viajes del mundo, emplea a miles de personas en todo el mundo. Debido a las diferentes órdenes de quedarse en casa que impusieron los gobiernos locales y estatales en medio de la actual pandemia de COVID-19, los equipos de Flight Centre en todo el continente americano están regresando a la oficina en diferentes momentos.

Para garantizar que la seguridad de sus empleados sea la mejor posible, Flight Centre creó un bot en Workplace utilizando la plataforma de bots para pedir a los empleados que respondan a algunas preguntas, un nuevo testimonio que la organización exige para garantizar que se cumplan las medidas de seguridad y se reduzca la propagación del COVID-19.

Al iniciar la sesión en Workplace, el bot le preguntará inmediatamente al empleado dónde se encuentra: en casa o en la oficina; y si el empleado elige la oficina, se le pedirá que haga clic en un enlace para completar un formulario en el que se le pide más información. Al iniciar la sesión en Workplace, los empleados ven automáticamente esta herramienta de seguimiento, lo que elimina una carga excesiva para los superiores de la oficina, los superiores remotos y los directivos, que deben asegurarse de que cada empleado tome las precauciones necesarias para volver al trabajo de forma segura y sin complicaciones.

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