Cinco estrategias para lograr una comunicación empresarial exitosa

Las organizaciones tuvieron que replantearse sus estrategias de comunicación empresarial cuando las personas empezaron a trabajar de manera remota durante el confinamiento. Sin embargo, ahora que algunas personas empiezan a volver al lugar de trabajo, las empresas tienen que volver a pensar en sus estrategias. Descubre cómo puedes desentrañar el regreso a la oficina.

COMUNICACIóN EMPRESARIAL | 7 MINUTOS DE LECTURA
business communication strategies - Workplace from Meta

Mientras los países tomaban medidas de confinamiento, una gran cantidad de empresas comenzaron a trabajar de forma remota, en muchos casos por primera vez. Esto supuso cambios radicales en la forma de hablar, trabajar y relacionarse.

A medida que algunas personas comienzan a reincorporarse lentamente al trabajo, las organizaciones ahora tienen que lidiar con una mezcla de acuerdos de trabajo híbridos, comunicación empresarial y combinaciones de interacciones digitales y presenciales.

Entonces, ¿por qué esto es importante y cómo pueden las organizaciones asegurarse de que sus estrategias de comunicación empresarial sean sencillas, precisas y se transmitan con eficacia? En resumen, ¿cómo simplificar y desentrañar el nuevo mundo del trabajo?

Para responder a esta incógnita, es fundamental definir a qué nos referimos cuando hablamos de estrategias de comunicación empresarial, y cómo están cambiando a raíz de la pandemia.

Cómo las comunicaciones ayudan a reconstruir la comunidad

Descarga una guía gratuita si quieres conocer las estrategias para líderes mundiales de comunicación adaptadas a la realidad posterior a la pandemia de COVID-19.

¿Qué son las estrategias de comunicación empresarial?

Si quieres una organización productiva, que cumpla sus objetivos y que ofrezca una experiencia de los empleados positiva, es decir, una empresa exitosa, entonces es esencial que la comunicación sea fluida.

La comunicación empresarial tiene muchas formas. Está la comunicación interna de la empresa: el flujo de información, las noticias y las conversaciones entre las distintas partes de la empresa y las jerarquías ascendentes y descendentes. Y por otro lado, está la comunicación externa, con los clientes, los socios y los consumidores.

Una estrategia de comunicación empresarial contempla todas estas vías y ofrece una única perspectiva para establecer qué, cómo, cuándo y por qué se debe comunicar.

No hay una única manera de elaborar una estrategia, pero es conveniente definir los siguientes elementos:

  • Mensaje: ¿Qué quieres decir y quién puede decirlo en tu organización?
  • Contenido: ¿Cómo puedes definir los objetivos de cada contenido que produzcas?
  • Canales: ¿Cómo funciona la combinación de canales? ¿Cómo puedes identificar qué contenido es el adecuado para publicarlo en el canal apropiado?

Lo que una estrategia de comunicación empresarial nunca debe ser es una lista de herramientas y equipos diseñados para posibilitar la comunicación. Por el contrario, debe guiar a todos los miembros de la organización para que comprendan qué se espera conseguir a través de la comunicación.

En otras palabras, una organización puede cambiar los canales que utiliza para comunicarse, pero la visión de la comunicación permanecerá firme.

¿Cómo se elabora una estrategia de comunicación empresarial?

¿Cómo se elabora una estrategia de comunicación empresarial?

Una buena estrategia de comunicación debe alinearse con la estrategia general de la empresa. Si te concentras en tus objetivos principales, es mucho más fácil entender cómo la comunicación se integra en el panorama general y cómo puedes utilizarla para alcanzar tus objetivos.

Una estrategia no necesariamente tiene que ser tan extensa como una disertación. En algunos casos, no tendrá más de una o dos páginas. Debe comenzar estableciendo una visión clara en una o dos oraciones. El resto de la estrategia debe ofrecer indicaciones sobre cómo los superiores y los empleados pueden ayudar a hacer realidad esta visión. Pero no es necesario que la estrategia incluya muchos detalles, ya que, si es demasiado específica y tiene muchas reglas, puede considerarse como una microadministración y crear más problemas de los que resuelve.

En el pasado, las estrategias de comunicación eran muy verticalistas. Pero en la actualidad, están evolucionando hacia un modelo más orientado a los empleados que consiste en una conversación bidireccional y en red, en lugar de algo estático y aislado.

Si tenemos esto en cuenta, es recomendable que todos los empleados participen desde el principio. Para ello, haz un diagnóstico del estado actual de las comunicaciones en tu organización.

Realiza una encuesta entre los empleados para preguntarles qué funciona y qué no en cuanto a la comunicación y las plataformas que utilizas. La información que obtengas de los empleados te servirá de guía para saber en qué aspectos tienes que mejorar.

Una vez que tengas certeza de la dirección de tu estrategia de comunicación empresarial, puedes empezar a definir más detalladamente los tipos de comunicación que esperas.

Por ejemplo:

  • ¿Los equipos deben crear sus propias secciones de noticias internas?
  • ¿La empresa necesita diseñar una política nueva o revisar la actual para ayudar a los empleados a elevar los problemas?
  • ¿Los superiores necesitan más apoyo para comunicarse con los empleados que trabajan de manera remota?
  • ¿El enfoque actual de las ventas y el marketing es efectivo, o hace falta un cambio de dirección?
  • ¿El departamento de atención al cliente logra su objetivo de mantener a los clientes fieles a la marca? Si no es así, ¿cómo se puede solucionar?

Cuando puedas responder a estas preguntas, podrás empezar a analizar con más claridad la mecánica de la comunicación. En otras palabras, qué canales deberías utilizar.

Sigamos en contacto

Recibe las noticias y estadísticas más recientes desde la primera línea laboral.

Al enviar este formulario, aceptas recibir comunicaciones electrónicas de Facebook sobre marketing, incluidos eventos, noticias, notificaciones y correos promocionales. Puedes retirar tu consentimiento y cancelar la suscripción a estos mensajes cuando quieras. Asimismo, reconoces que leíste y aceptas las Condiciones de privacidad de Workplace.

¿Cómo elegir los canales de comunicación?

¿Cómo elegir los canales de comunicación?

Las personas esperan que la forma de comunicarse en el trabajo sea similar a cómo les gusta hablar con sus amistades y familiares en su vida cotidiana. Este aspecto cobra especial importancia para los empleados más jóvenes: los millennials tienen 1,4 veces más probabilidades que sus colegas baby boomers de afirmar que les resulta importante trabajar en una empresa que utilice las últimas herramientas y tecnologías.

Esta es una de las razones por las que las apps de mensajes instantáneos y la tecnología móvil se están convirtiendo en elementos imprescindibles en muchos lugares de trabajo, sobre todo con la tendencia creciente hacia el trabajo remoto. Uno de sus principales beneficios es que permiten la comunicación con personas tanto dentro como fuera del lugar de trabajo.

Pero no solo es importante definir el canal y el hardware. También hay que utilizar los datos y las estadísticas que recopilaste para dar forma a tus políticas. Y todo ello, a su vez, debería ayudar a influir en el tipo de mensajes que las personas envían.

Políticas de comunicación adecuadas establecerán los límites para garantizar que las personas se comunican de forma respetuosa, lo que reducirá el riesgo de acoso e intimidación. Es necesario que todo el personal conozca las reglas y que existan políticas que determinen las consecuencias en caso de que alguien las infrinja.

Estrategia de comunicación empresarial y administración de los cambios

Estrategia de comunicación empresarial y administración de los cambios

Los cambios organizacionales son una gran prueba para tu estrategia de comunicación empresarial. Los cambios representan incertidumbre y los empleados buscarán respuestas en la empresa. Es un desafío al que las organizaciones tuvieron que enfrentarse cuando los empleados pasaron a trabajar de manera remota. Y ahora vuelve a ocurrir a medida que se empieza a volver de a poco al trabajo.

Esta nueva etapa centra aún más la atención en la experiencia de los empleados, que se volvió tan importante durante el paso al trabajo remoto masivo. La mayoría de las organizaciones afirman que su cultura empresarial mejoró desde la pandemia, y quieren beneficiarse de ello en el futuro. Esto significa que la atención se dirige a las comunicaciones para facilitar la transición. ¿Cómo puedes lograr una comunicación empresarial efectiva en tiempos de cambios?

Para comunicar eficazmente durante un periodo de cambio, es importante comprender la mentalidad de las personas: cambiar incomoda. De hecho, el 73% de los empleados afectados por el cambio afirman sufrir estrés. Quienes sufren de ansiedad a causa de los cambios rinden un 5% menos que el promedio. Por ello, tus comunicaciones deben ser humanas y tranquilizadoras además de realistas.

  • Decide tu mensaje clave y asegúrate de que esté alineado con tu estrategia empresarial general.
  • Define a quién afecta el cambio y cómo. ¿Qué supondrán los cambios para las personas según sus roles?
  • Piensa en cómo los comunicarás. ¿Qué canales utilizarás, a qué empleados te dirigirás y con qué mensajes?
  • Ten claro qué es lo que cambiará exactamente.
  • Comunica las expectativas de la organización sobre cómo serán las cosas en el futuro.
  • Responde a las preguntas y alivia los temores cuando puedas: comparte las respuestas abiertamente para dar tranquilidad.
  • Aborda los rumores con datos concretos.
  • Haz que la comunicación se convierta en una conversación dando a las personas un foro para que hagan preguntas, expresen sus opiniones y manifiesten sus temores. Actúa en función de los comentarios y comunica tus acciones

Por sobre todas las cosas, asegúrate de que la comunicación fluya. Durante un periodo de cambio, la comunicación nunca es excesiva. Envía mensajes con frecuencia y por medio de varios canales para asegurarte de que las personas estén al tanto de lo que ocurre y puedan hacer preguntas y obtener respuestas.

Cinco maneras de mejorar tus estrategias de comunicación empresarial

Cinco maneras de mejorar tus estrategias de comunicación empresarial

Poner en práctica tu estrategia de comunicación empresarial es solo el comienzo. Supervisar, actualizar y perfeccionar la estrategia es un proceso constante que debe estar presente en el centro de las operaciones de tu empresa en el futuro. A continuación, te presentamos cinco maneras de asegurarte de que tu estrategia sigue siendo relevante:

1. Ten claros tus objetivos

Al igual que todo lo demás, la misión de la empresa es el eje central de tus comunicaciones, por lo que no debería ser un misterio para las personas que trabajan en ella. Si te aseguras de que todas las personas sean conscientes de lo que intentas lograr, ayudarás a que una mayor cantidad de personas acepten la visión de la organización.

2. Supervisa tus resultados

Procura recopilar constantemente datos y opiniones sobre tu estrategia de comunicación. Una forma de hacerlo es realizar una encuesta permanente en la que se pida al personal que valore su experiencia en cuanto al uso de las políticas y herramientas de comunicación de la empresa en determinados periodos. De este modo, podrás identificar tendencias o, si estás haciendo cambios, el impacto inmediato que tienen.

3. Predica con el ejemplo

Comunícate de la forma que quieres que tu equipo lo haga, a través de los canales que quieres que utilicen; por ejemplo, si quieres reducir el uso del correo electrónico, utiliza los mensajes instantáneos en su lugar. De este modo, los miembros del equipo también podrán liderar con el ejemplo.

4. Permite que las personas se expresen

Crea foros en los que las personas puedan aportar comentarios e ideas. Agradece sus contribuciones y actúa en consecuencia si puedes.

5. Proporciona capacitación continua

Esto resulta especialmente importante si tu sistema cambia regularmente, pero también es esencial para los nuevos empleados o las personas que no están familiarizadas con los tipos de sistemas o procedimientos que utiliza tu empresa. Procura impartir sesiones de capacitación al menos una vez al año para todos los empleados, a fin de asegurar que aprovechen al máximo el potencial de tu sistema de comunicación, y organiza clínicas y sesiones periódicas para todo el personal que necesite actualizar sus aptitudes o hacer preguntas.

La situación mundial actual obliga a poner a prueba tus comunicaciones en una época que se caracteriza por la rapidez de los cambios. La clave del éxito es conseguir que estén más centradas en los empleados, que sean más humanas, fáciles y eficientes, y es vital para asegurarse de que los empleados sigan siendo productivos y se comprometan.

Poner en marcha una nueva estrategia de comunicación empresarial no tiene por qué ser una tarea complicada. Con una simple declaración de misión que conecte con las necesidades generales de tu empresa, puedes guiar a la organización hacia una comunicación más clara, rápida y mejor. Elabora una estrategia centrada en los empleados con la ayuda del Manual de Workplace sobre experiencias de los empleados para el área de comunicaciones.

Otro contenido que podría interesarte:

¿Te resultó útil este artículo?
Gracias por tus comentarios

Publicaciones recientes

Colaboración entre equipos | 10 minutos de lectura

Cómo fomentar la colaboración entre equipos

Un enfoque colaborativo puede ayudar al personal a trabajar de forma más inteligente, creativa y eficaz. Te mostramos cómo lograr que la colaboración entre equipos salga bien.

Comunicación empresarial | 9 minutos de lectura

La comunicación empresarial en detalle.

Tu empresa necesita que la información se comparta de manera eficaz, y tu personal necesita lo mismo. Sin embargo, el 66% de las empresas carecen de un plan de comunicación empresarial a largo plazo. ¿Por qué representa un error tan grave? ¿Cuáles son los problemas de comunicación más comunes? ¿Cómo se pueden evitar?

HISTORIA DE ÉXITO

Centro de recursos sobre la experiencia de los empleados de Workplace

Prioriza la experiencia de los empleados en la vuelta al trabajo. En nuestro nuevo centro de recursos y contenido, puedes leer artículos y guías, descargar manuales de estrategia, mirar webinars y descubrir cómo Workplace contribuye a la experiencia de los empleados.