Explicación de la comunicación empresarial

Su empresa depende del éxito en el intercambio de información, y también sus empleados. Sin embargo, el 66% de las empresas carecen de un plan a largo plazo para su comunicación empresarial interna. ¿Por qué es un error tan grave? ¿Cuáles son los problemas de comunicación más comunes y cómo puede evitarlos?

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¿Qué es la comunicación empresarial?

¿Qué es la comunicación empresarial?

La comunicación es importante. En todos los ámbitos de nuestra vida, tenemos una necesidad fundamental de compartir y recibir información. Sin una comunicación eficaz, no podemos hacernos oír, conectar con nuestros compañeros y, en definitiva, alcanzar nuestros objetivos. Esto es especialmente aplicable en el lugar de trabajo, donde la cooperación determina el éxito de las personas, los equipos o incluso de toda una empresa.

Esto es lo que entendemos por "comunicación empresarial": su capacidad para comunicarte con todos los demás miembros de su organización, y la capacidad de éstos para comunicarse entre sí.

Es un concepto sencillo, pero que tiene un impacto significativo en la salud de su empresa. La comunicación empresarial es la base de casi todos los aspectos de las operaciones cotidianas. Desde el liderazgo hasta la formación del personal, pasando por la colaboración en proyectos o la gestión de recursos, hay pocas actividades que no dependan de un intercambio satisfactorio de información e ideas.

La importancia de hacerlo bien debería ser evidente, pero también hay un conjunto significativo de investigaciones que señalan el valor que ofrece. Los estudios sugieren que las organizaciones con una comunicación empresarial eficaz son más rentables, más productivas y disfrutan de una mayor retención de los empleados. A pesar de ello, la mayoría de las empresas se quedan cortas a la hora de elaborar estrategias de comunicación interna. Mientras que el 70% utiliza planes para apoyar campañas e iniciativas específicas, sólo un tercio (33%) tiene un documento que detalla su estrategia a largo plazo para las comunicaciones internas.

Esto es un error. Para apreciarlo plenamente, merece la pena dedicar un momento a explorar por qué toda empresa debería preocuparse por su comunicación empresarial.

Por qué debería preocuparse por la comunicación empresarial

Por qué debería preocuparse por la comunicación empresarial

La comunicación ayuda a los trabajadores a satisfacer su necesidad de conectarse

A mediados del siglo XX, el psicólogo Abraham Maslow publicó su documento académico, una teoría sobre la motivación humana. En él reveló su ya famosa Jerarquía de Necesidades. Se trata de un diagrama en forma de pirámide que ordena las necesidades humanas en una progresión ascendente desde las necesidades básicas -las que necesitamos para sobrevivir-, pasando por nuestras necesidades psicológicas, hasta llegar a las que alimentan nuestra sensación de plenitud.

La jerarquía de Maslow afirma que, una vez que los seres humanos han satisfecho sus necesidades fisiológicas (comida, agua, calor y descanso) y se encuentran en una posición de seguridad y protección, el sentido de pertenencia es lo siguiente que más valoramos. El deseo de conectar con nuestros semejantes es un elemento esencial de nuestro bienestar cotidiano.

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Y esto no es sólo una teoría: investigaciones más recientes han encontrado pruebas físicas que demuestran que Maslow tenía razón. Los escáneres de la actividad cerebral humana muestran que siempre que no estamos ocupados con una tarea activa, nuestro cerebro piensa por defecto en otras personas y en lo que pasa por sus cabezas: sus pensamientos, emociones y objetivos.

"Un lugar de trabajo con una fuerte comunicación empresarial tiene más probabilidades de hacer felices a los empleados"

En resumen, los seres humanos están programados para la conexión social, y no hace falta decir que la comunicación es la savia de la conexión. Nuestras relaciones interpersonales se basan en el intercambio de información de ida y vuelta; a mayor escala, el hecho de compartir objetivos y valores es lo que nos hace sentir parte de cosas que son más grandes que nosotros mismos. Y esto es tan aplicable a nuestra vida laboral como a nuestros esfuerzos personales.

¿Qué significa todo esto para los líderes empresariales? Sus empleados tienen que ser capaces de comunicarse. Si no pueden hacerlo por alguna razón -no tienen la herramienta o el foro adecuados, o no se sienten capacitados para hablar-, entonces sus necesidades básicas no están siendo satisfechas. Probablemente sean infelices, y esto es algo que debería importarle. No sólo por la decencia humana, sino también porque los trabajadores infelices son menos productivos y más propensos a dejar su trabajo.

Por otro lado, lo contrario también es cierto: un lugar de trabajo con una sólida comunicación empresarial tiene más probabilidades de hacer felices a los empleados, lo que conduce a una mayor productividad.

En resumen: una inversión en su tecnología es una inversión en su gente.

Los trabajadores comprometidos son los mejores trabajadores

Como hemos establecido, proporcionar buenos canales de comunicación y la cultura que los respalde es clave para el bienestar de su plantilla. Pero si eso no es un incentivo lo suficientemente fuerte para usted, considere lo siguiente: cuando consigue una buena comunicación empresarial, sus empleados estarán más comprometidos con su trabajo y con la empresa en su conjunto.

Y, una y otra vez, los estudios han demostrado que los trabajadores comprometidos son también mejores para su cuenta de resultados.

El informe Q12 Meta Analysis de Gallup es una de las numerosas publicaciones que respaldan esta idea. "Este estudio confirma lo que Gallup ha visto con meta-análisis anteriores", dijo el instituto de investigación. "El compromiso de los empleados afecta sistemáticamente a los resultados clave del rendimiento, independientemente del sector o la empresa de la organización".

La investigación del MIT también ha descubierto que los empleados más comprometidos están informados sobre su empresa y tienen una comunicación más directa con sus directivos. Pero en la mayoría de las empresas, sólo una pequeña parte de la plantilla está plenamente comprometida. El 50% de los empleados no tiene clara la dirección de la empresa, mientras que el 84% dice que no recibe suficiente información de sus líderes.

La perspectiva de involucrar a toda la plantilla puede parecer desalentadora o poco realista, pero, como veremos, las nuevas tecnologías pueden ser de gran ayuda. Y es un objetivo que merece la pena perseguir. Cuando sus empleados tienen plena visibilidad de la misión de la empresa, y usted les permite participar en las conversaciones de toda la empresa, se involucran personalmente en el negocio.

Este sentido de propiedad colectiva de toda la plantilla es algo que toda empresa puede conseguir, pero para ello es necesario contar con una sólida cultura de comunicación interna, apoyada por las herramientas y los canales adecuados. Aunque puede llevar tiempo y dinero establecer esta cultura, las oportunidades que se ofrecen son una fuerte motivación para la inversión.

Al igual que las dificultades que pueden surgir si se descuida esta área de la empresa.

Cuando lo haces mal, toda la organización sufre

Dado que la buena comunicación es la piedra angular de muchos aspectos de la empresa moderna, los problemas pueden crecer como una bola de nieve en su ausencia. Si un empleado tiene un problema que le impide compartir o recibir la información que necesita, la interrupción se extiende mucho más allá de ese trabajador. Afecta a todos los que dependen de esa persona y, a su vez, potencialmente a todas las personas que dependen de ella.

En resumen, cuando su personal no puede comunicarse adecuadamente, la empresa deja de funcionar como debería. Esto puede dar lugar a costosos errores. Un estudio reciente sobre 400 empresas concluyó que los problemas de comunicación les habían costado mil millones en un solo año.

Aunque hay muchos factores que pueden contribuir a los problemas de comunicación, una de las causas más comunes es la falta de inversión en las herramientas y canales adecuados. Más de un tercio de los trabajadores de todo el mundo cree que la tecnología y los procesos obsoletos hacen que su trabajo sea más difícil de lo que debería. Los empleados de primera línea son aún más propensos a mantener esta opinión, lo que no es sorprendente si se tiene en cuenta que la mayoría de la comunicación de primera línea sigue dependiendo del lápiz y el papel.

Por muy tentador que resulte "arreglárselas" con tecnología anticuada, el coste de la ineficacia supera con creces el ahorro a corto plazo. Pocas empresas se plantearían utilizar canales antiguos para sus comunicaciones externas, por ejemplo, confiar únicamente en los anuncios de radio y los folletos de papel para sus esfuerzos de marketing. ¿Por qué debería ser diferente su comunicación interna?

Independientemente de que usted se mantenga al día con la tecnología de las comunicaciones, los miembros más jóvenes de su plantilla sin duda lo harán.

La Generación Z espera que usted se preocupe por la comunicación empresarial

La mayoría de las estimaciones prevén que la Generación Z representa actualmente entre una cuarta y una tercera parte de la fuerza laboral mundial. Independientemente de la cifra exacta, está claro que este joven grupo demográfico representará una proporción cada vez mayor de sus empleados durante la próxima década. Si quiere atraer a los mejores talentos de esta generación, tendrá que satisfacer sus expectativas de un lugar de trabajo moderno.

La más obvia de estas expectativas es la demanda de las últimas herramientas y plataformas. El vínculo entre la tecnología y la generación Z se cita con tanta frecuencia que es casi un cliché, pero la investigación ciertamente apoya la conexión.

Una encuesta mundial reciente reveló que el 80% de los encuestados de la Generación Z quiere trabajar con tecnologías de vanguardia, y el mismo porcentaje cree que la tecnología contribuirá a un lugar de trabajo más justo. Sin embargo, la generación Z no es la única que tiene esta opinión. Los millennials son igualmente propensos a ver esto como un factor clave en la elección de un trabajo, lo que debería subrayar aún más la importancia de invertir en esta área.

Pero, aunque sus empleados más jóvenes esperarán sin duda que su lugar de trabajo esté a la altura -si no supera- de la tecnología que utilizan en su vida personal, esto sólo cuenta una parte de la historia. Porque la Generación Z también se define por su énfasis en los valores humanos.

A pesar de su amor por la tecnología, la inmensa mayoría de los trabajadores de la Generación Z se preocupan profundamente por el "elemento humano" en sus trabajos. Quieren trabajar con compañeros que les desafíen y motiven, que estén abiertos a la colaboración y al pensamiento colectivo, y disponibles cuando necesiten pedir ayuda. De hecho, el "liderazgo solidario" y las "relaciones positivas en el trabajo" son los dos rasgos más deseados en un posible nuevo empleo.

Los directivos de las empresas deben adoptar un enfoque holístico de la comunicación empresarial. Adoptar las herramientas adecuadas es una parte importante del proceso, pero hay que apoyarlo con una estrategia que cree la cultura adecuada, en la que se anime a la gente a hablar y escuchar.

Ahora debería entender por qué es esencial tener un plan de comunicación empresarial a largo plazo, y por qué el 67% de las empresas que no lo hacen corren un grave riesgo. Quizá la mejor manera de empezar sea examinando las siete formas más comunes de comunicación empresarial.

¿Cuáles son las formas más comunes de comunicación empresarial?

Hay siete formas distintas de comunicación. La principal diferencia entre ellas es el tipo de información que se comparte, el momento en que se comparte y la dirección que sigue la información a medida que se mueve por la empresa.

Como verás, hay cierto grado de solapamiento entre las formas, pero por ahora es útil discutirlas como entidades separadas. Empezaremos explorando las diferentes direcciones en las que se puede comunicar la información.

Comunicación empresarial descendente

La comunicación descendente se asocia tradicionalmente con el liderazgo. Es un rasgo que se encuentra en las jerarquías sociales -situaciones en las que hay un grupo de personas- con una persona (o varias) al mando.

Cuando los líderes quieren comunicarse con el resto de su equipo, departamento o incluso con toda la empresa, la información se transmite a través de la cadena de gestión hasta que, en teoría, llega a todos.

El punto fuerte de la comunicación descendente es que permite a los dirigentes controlar estrictamente la difusión de la información, ya que pueden adaptar los detalles a las audiencias de cada etapa. Por ejemplo, cuando un director general desea aplicar un cambio de política, los hechos básicos siguen siendo los mismos a medida que la noticia viaja por toda la empresa. Sin embargo, en cada etapa se puede añadir nueva información o instrucciones más detalladas para ayudar a los empleados a aplicar la política.

Por supuesto, esta estructura también conlleva riesgos. La cadena es tan fuerte como su eslabón más débil: si una persona no transmite la información con precisión, su error se transmite a todos los demás. Cuando alguien se da cuenta del error, la información errónea ya se ha difundido.

Para las empresas, la comunicación descendente es esencial. Permite a los líderes compartir su visión de la empresa, establecer agendas y dirigir el comportamiento de toda la plantilla. Pero también se basa en un supuesto cuestionable: el director general es el amo omnisciente de su -y normalmente era un "su"- reino. En el fondo, la comunicación descendente parte de la idea de que los líderes hablan mientras los demás escuchan.

Hoy vemos un cambio de actitud. Empezamos a entender que el liderazgo es escuchar. Y esto significa que los altos ejecutivos deben prestar atención a la información que fluye en sentido contrario en su organización.

Comunicación empresarial ascendente

Es lo contrario de la comunicación descendente. En este caso, la información parte de los peldaños más bajos de la escala empresarial y se desplaza hacia arriba, siendo el liderazgo el último en recibirla.

Una vez más, el éxito de la comunicación ascendente viene determinado por la fiabilidad de las personas en cada paso de la cadena. Como veremos a continuación, el problema es doble. En primer lugar, la mayoría de los líderes empresariales no creen que deban escuchar a su primera línea, por lo que no promueven una cultura que anime a la gente a hablar. Incluso si lo hacen, los empleados suelen carecer de las herramientas que facilitan la transmisión de información a la cadena de mando.

A pesar de estos obstáculos, la comunicación ascendente puede y debe desempeñar un papel integral en su empresa. Todo el mundo en su empresa tiene una perspectiva diferente. La creación de líneas de comunicación abiertas con su personal de primera línea le proporcionará información valiosa, desde lo que piensan sus clientes hasta la eficiencia de sus procesos de fabricación.

Y, como ya hemos comentado, cuando da voz a sus trabajadores, les hace sentirse conectados con el negocio en general, lo que es bueno para ellos y para su cuenta de resultados.

Comunicación empresarial lateral

También conocida como comunicación horizontal, es la forma más común de intercambio de información. La comunicación lateral tiene lugar entre personas del mismo nivel: es lo que ocurre cuando los miembros de un equipo hablan de un proyecto en el que están trabajando, o cuando los directores de tienda comparten las mejores prácticas.

La comunicación lateral puede desarrollarse a través de casi cualquier medio que se le ocurra. Los factores críticos aquí son que sus empleados puedan acceder a los canales que mejor se adapten a sus necesidades de trabajo, y que los adopten de forma universal.

En resumen, la adopción es importante. Por eso, aunque muchas plataformas admiten la comunicación lateral, es importante asegurarse de no utilizar demasiadas. Menos canales significan menos incorporación, lo que a su vez hace más fácil aspirar a la adopción por parte de toda la empresa. Después de todo, no tiene sentido formar a un solo departamento en una potente herramienta si nadie más en la empresa sabe cómo utilizarla.

Comunicación empresarial síncrona y asíncrona

La comunicación descendente, ascendente y lateral describen la dirección que sigue la información a medida que fluye por la organización. Las cuatro formas restantes de comunicación tienen que ver con la velocidad y el tiempo.

Como sus nombres sugieren, la comunicación sincrónica y la asincrónica se oponen directamente entre sí. En la comunicación sincrónica, la información se comparte de un lado a otro con inmediatez, o al menos con algo parecido: una persona dice algo y el receptor responde en cuanto procesa lo que ha leído u oído.

El habla es la forma más obvia de comunicación sincrónica, pero las herramientas de mensajería instantánea también entran en esta categoría. Cuando envías un mensaje a alguien en una aplicación de chat, lo normal es que esperes recibir una respuesta bastante rápida. Si el destinatario tarda demasiado en responder, la frustración se apodera de ti y probablemente intentes contactar con él por otro medio o hablar con otra persona.

Con los canales de comunicación asíncronos, se entiende que habrá un intervalo entre el mensaje inicial y la respuesta. Las cartas enviadas por correo son el medio clásico de comunicación asíncrona, pero el correo electrónico y los tablones de anuncios son ejemplos más relevantes en el lugar de trabajo.

Lo importante es saber que los canales síncronos y asíncronos son necesarios para su empresa. La comunicación sincrónica le permite compartir información a gran velocidad; la comunicación asincrónica garantiza que la información está ahí cuando el destinatario la necesita.

Si se intenta utilizar herramientas asíncronas para la comunicación síncrona -o viceversa- surgen problemas. Exploraremos esto más a fondo en la siguiente sección de este artículo.

Comunicación empresarial estática y dinámica

La comunicación estática describe cualquier información que está diseñada para permanecer constante en el tiempo. La comunicación dinámica describe la información que la gente actualiza continuamente.

La mejor manera de entender la comunicación estática -a veces conocida como comunicación "fría"- es que es permanente. Piensa en los manuales de los empleados, las políticas de RRHH, los consejos para trabajar desde casa o las páginas de soporte técnico. Todas ellas son cosas que tienden a asociarse con una intranet de la empresa: probablemente no se busquen todos los días, pero se espera que estén disponibles en las raras ocasiones en que los empleados las necesiten.

En cambio, la comunicación dinámica -a veces conocida como comunicación "en caliente"- es información que los destinatarios pueden cambiar o actualizar. El objetivo de la comunicación dinámica es que varios individuos modifiquen la información de forma conjunta. Las herramientas de colaboración digital han convertido la comunicación dinámica en un elemento fundamental del lugar de trabajo moderno, permitiendo que equipos enteros trabajen en los mismos documentos a la vez.

La comunicación estática crea un registro y proporciona un punto de referencia. La comunicación dinámica se basa en la colaboración.

Cada una de estas formas de comunicación tiene un papel diferente, y sus empleados tendrán que utilizarlas de forma eficiente para que su empresa prospere.

A continuación, examinaremos algunos de los problemas de comunicación más comunes que suelen surgir, junto con sus soluciones.

Desafíos comunes de la comunicación empresarial (y cómo resolverlos)

Desafíos comunes de la comunicación empresarial (y cómo resolverlos)

Las comunicaciones sincrónicas no funcionan bien a escala

Imagina un escenario en el que estás con cinco amigos, y todos estáis participando en la misma conversación. Bonito y sencillo, ¿verdad? Pero si aparecieran otras ocho personas, sería mucho más complicado que todos se hicieran oír.

Ahora imagina la misma escena, pero con 50 personas tratando de participar en la misma conversación. Un caos absoluto.

Esa es la principal crítica a los canales de comunicación sincrónicos. Las aplicaciones de chat, las teleconferencias y las reuniones en persona están diseñadas para intercambios rápidos de información, en los que cada participante puede expresar su opinión. Cuanta más gente se une, más ruido hay, hasta que el canal acaba siendo inutilizable para todos.

La solución: Lo importante es controlar la situación y limitar el exceso de ruido. La forma más obvia de hacerlo es dividir un grupo grande en varios más pequeños. Pero si todo el mundo tiene que participar en la misma conversación, establezca reglas que determinen quién puede hablar y cuándo. Por ejemplo, nombra a unos cuantos participantes para que actúen como portavoces de sus compañeros, y haz que alguien actúe como presidente que controle la conversación. Si quieres que el público en general siga participando directamente, el presidente puede dirigir una sesión de preguntas y respuestas.

También puede ser útil considerar un canal diferente. Algunas plataformas de trabajo colaborativo facilitan las comunicaciones sincrónicas a gran escala, lo que permite a un director general dirigirse a toda su plantilla a través de la transmisión de vídeo, por ejemplo. Pero si se trata de meter 50 voces en la misma conversación en directo, probablemente sea una señal de que la conversación no debería ser en directo. Considere la posibilidad de utilizar un método de comunicación asíncrono.

La conclusión es que tu organización necesita una combinación adecuada de canales y unas directrices claras sobre cómo y cuándo utilizarlos. Con estos dos elementos, las limitaciones de la comunicación sincrónica nunca serán un problema.

La comunicación empresarial ascendente es difícil de hacer bien

Como hemos mencionado anteriormente, la idea de que las empresas deben adoptar la comunicación ascendente es un desarrollo bastante reciente. Esto significa que la mayoría de las empresas no están preparadas para hacerlo eficazmente: carecen de los canales adecuados, sus líderes no creen en ello y sus empleados carecen de la convicción para hablar.

Para las empresas que sí intentan fomentar activamente la comunicación ascendente, hay menos prácticas recomendables establecidas que seguir.

Si un director general quiere ser más accesible para sus trabajadores, ¿cómo debería hacerlo? ¿Da su dirección de correo electrónico y se arriesga a recibir una avalancha de mensajes a los que no puede responder? Tal vez debería animar a los empleados a hablar con sus superiores jerárquicos, que pueden transmitir sus comentarios. ¿O eso sólo refuerza la sensación de distancia y va en contra del espíritu de "hacerse accesible"?

La solución: Lo primero que necesita es un canal adecuado, porque no todos pueden gestionar la comunicación ascendente. Necesita uno que permita a los líderes hacer declaraciones públicas de forma que fomente los comentarios y la retroalimentación.

Las redes sociales de empresa son una buena opción porque admiten este tipo de compromiso masivo visible por diseño. En cambio, el correo electrónico es una opción especialmente pobre, como ilustra nuestro ejemplo anterior. Aunque nuestro hipotético director general ofreciera su dirección de correo electrónico y se tomara el tiempo de responder a la avalancha de mensajes entrantes, sus respuestas serían en su mayoría invisibles para el resto de la plantilla. Y uno de los puntos principales de las comunicaciones ascendentes es que los líderes demuestren que están escuchando a sus trabajadores.

Independientemente de la elección de los canales, lo importante es apoyarlos adecuadamente. Una vez que estén en funcionamiento, es fundamental apoyar a los primeros usuarios del nuevo sistema. Estas personas son un ejemplo para los demás, así que tiene sentido destacar lo que están haciendo.

Como líder de la empresa, tiene un papel aún más importante a la hora de modelar el comportamiento. Los altos cargos deben marcar la pauta interactuando y respondiendo a las publicaciones y preguntas de los empleados. Para el director general, esto puede significar simplemente dar un pulgar hacia arriba o hacer algún comentario, pero los jefes de equipo deben ser más activos y hacer sentir su presencia. Esto anima a la gente a ofrecer sus puntos de vista y a unirse a la conversación de toda la empresa.

Por encima de todo, asegúrese de escuchar los comentarios cuando los reciba, y respáldelos con algún tipo de respuesta visible, para que sus trabajadores puedan ver que usted se interesa por lo que tienen que decir. Sin esto, tus empleados dudarán de su sinceridad y no conseguirá crear una cultura de comunicación ascendente.

La gente prefiere utilizar las herramientas que conoce

Este reto tiene varios aspectos. El primero es algo de lo que ya hemos hablado: las expectativas de los empleados.

Si su tecnología no es lo suficientemente buena, tendrá dificultades para atraer a los mejores talentos, lo que significa que está perdiendo una ventaja competitiva. Mientras tanto, si su tecnología es mala hasta el punto de que está al borde de ser inutilizable, sus empleados actuales pueden abandonarla por sus actuales aplicaciones de consumo, lo que, como hemos comentado, es un gran dolor de cabeza en materia de seguridad.

Otro problema universal es que los humanos son naturalmente resistentes al cambio. Su preferencia por lo familiar puede hacer que sean reacios a adoptar nuevas herramientas y canales, incluso si los antiguos tienen defectos significativos. Esto es en cierto modo comprensible: lleva tiempo y esfuerzo aprender nuevos procesos, y la mayoría de la gente prefiere mantener la cabeza baja para poder seguir con su trabajo, y con el resto de sus vidas.

Si no se controla, esto puede llevar a situaciones en las que individuos o incluso equipos enteros favorezcan diferentes métodos de comunicación. Esto puede parecer improbable si la mayoría de sus empleados trabajan en el mismo edificio, pero si su empresa opera en docenas de sitios en múltiples países, es fácil entender cómo los hábitos y procedimientos localizados pueden empezar a ganar terreno.

Si varios sectores de su organización utilizan canales diferentes, es mucho más difícil que se comuniquen correctamente. También socava sus esfuerzos para crear un enfoque unificado de la comunicación empresarial.

"Si le da a la gente una solución fácil y les ayuda a ver los beneficios, serán más rápidos en adoptar la nueva herramienta"

La solución: Ya hemos subrayado el valor de invertir en tecnología actualizada. Pero al introducir nuevas plataformas, es esencial apoyarlas con un sólido plan de implantación.

Ayude a sus trabajadores a entender para qué sirve la nueva tecnología, a qué sustituye y por qué ha decidido hacer este cambio. A continuación, asegúrese de que reciben una formación adecuada sobre el uso de las nuevas herramientas, teniendo en cuenta que esto puede llevar tiempo. Si se sigue un enfoque gradual, hay que asegurarse de que todo el mundo sepa dónde y cuándo van a cambiar sus compañeros, y qué procedimientos deben seguir durante el periodo de transición.

Esto cubre la mitad del reto, pero ¿qué pasa con la resistencia al cambio de los empleados? Puede hacer la vida mucho más sencilla -tanto para usted como para sus empleados- adoptando plataformas a las que sea fácil cambiar. No tiene sentido pagar por una herramienta fantástica que solucionará todos sus problemas teóricos si para ponerla en marcha hay que tener un título de informática. A la gente no le interesa lo suficiente como para aprender algo tan complejo, así que busque algo infalible.

Y aunque no hace falta decirlo, debe comprobar que la tecnología que está introduciendo satisface realmente las necesidades de sus trabajadores, siendo la accesibilidad una de ellas. Esto proporciona el incentivo para que la gente acepte el cambio que está sugiriendo. Si le da a la gente una solución fácil y les ayuda a ver los beneficios, adoptarán más rápidamente la nueva herramienta y es más probable que la sigan utilizando.

Por todas las razones que hemos mencionado, es fundamental incluir a los departamentos de RRHH y Comunicación en el proceso de toma de decisiones. No deje la elección de la tecnología sólo en manos de los informáticos, porque puede que no se preocupen tanto por las necesidades reales de sus trabajadores.

Una última reflexión: cuando introduzca nuevas plataformas, no tenga miedo de dejar las antiguas. La consolidación es el nombre del juego, así que en lugar de buscar varias aplicaciones individuales que sean las mejores de su clase, encuentre herramientas accesibles que los empleados puedan utilizar para múltiples tareas. Ser más eficiente le dará un mejor retorno de su inversión, y también significará menos programas para que sus empleados aprendan y supervisen.

La gente utiliza las herramientas adecuadas para las tareas equivocadas

Las preferencias individuales a veces pueden dar lugar a una dependencia excesiva de un medio o método concreto. A su vez, esto puede conducir a otro dolor de cabeza común: personas que intentan utilizar canales para la forma de comunicación equivocada.

Imagínese que intenta utilizar un medio asíncrono para una comunicación sincrónica, como por ejemplo mantener una conversación "en directo" a través de docenas de correos electrónicos de ida y vuelta en un corto espacio de tiempo. Aunque es posible comunicarse de esta manera, es tremendamente ineficaz comparado con el mismo intercambio a través de la mensajería instantánea. El resultado es una cantidad considerable de emails en las bandejas de entrada de todos los implicados.

También puede ocurrir lo contrario, que la gente utilice canales síncronos para mensajes asíncronos. Este es un problema común con las herramientas de mensajería instantánea basadas en el equipo, diseñadas principalmente para una única conversación "en vivo" por canal. Si alguien comparte un mensaje para una futura discusión, desaparecerá de la vista si se inician otras conversaciones mientras tanto.

Algunas herramientas resuelven este problema con una función que permite a los usuarios "anclar" los mensajes importantes para recuperarlos rápidamente. Pero sigue siendo fácil que las personas que no estaban presentes en el momento de la publicación original pasen por alto los mensajes y se pierdan la información esencial.

Y, por supuesto, existen riesgos evidentes si las organizaciones mantienen información estática en un formato de comunicación dinámico. Siempre que la gente utiliza un canal para una forma de comunicación para la que no ha sido diseñado, surgen rápidamente los problemas.

La solución: Una vez más, la respuesta es contar con procesos transparentes, respaldados por la cultura adecuada. Cuanto más se esfuerce en crear directrices claras para toda la empresa, menos probable será que se encuentre con este problema. Teniendo esto en cuenta, el potencial de este problema debería ser uno de los factores que le convenzan para realizar una auditoría completa de su comunicación empresarial (véase más abajo).

Cuatro consejos para mejorar la comunicación empresarial

Cuatro consejos para mejorar la comunicación empresarial

Realice una auditoría completa de sus actuales canales de comunicación empresarial

Si se toma en serio la mejora de su comunicación empresarial, necesita conocer claramente sus prácticas actuales.

Lleve a cabo una auditoría de los canales en toda la empresa y reúna una amplia gama de opiniones de toda la empresa. ¿Qué funciona bien? ¿Cuáles son los problemas más comunes? ¿Qué plataformas preferirían utilizar sus empleados si pudieran elegir? Las respuestas a estas preguntas le dirán si necesita nuevas herramientas o una mejor formación.

Trate la comunicación empresarial como un recurso en el que invertir, no como un coste que hay que minimizar

Las actualizaciones de hardware y software pueden suponer un gasto importante, especialmente cuando hay que aplicarlas a todos los empleados de la plantilla. Pero como este artículo debería haber dejado claro, los beneficios de una comunicación empresarial sólida eclipsan los costes. Recortar gastos les expondrá a riesgos que su empresa no puede permitirse.

Lo importante es invertir en las soluciones adecuadas para su organización, por lo que es bueno empezar con una auditoría detallada.

Dar voz a todos, con el apoyo de un proceso claro

Los líderes que entienden el valor real de la comunicación empresarial buscan formas de hacer que toda su plantilla forme parte de la conversación. Defienden las perspectivas de toda la organización y hacen todo lo posible para animar a la gente a hablar. Para ello, crean una cultura en la que los empleados pueden expresar sus opiniones discrepantes, sabiendo que la alta dirección los escuchará y responderá activamente.

Todo esto requiere una buena gama de canales potentes, que respalden sus necesidades en las siete formas de comunicación. Pero las plataformas de comunicación sólo son valiosas si se forma a los empleados para que las utilicen en todo su potencial, y ellos entienden cómo estas herramientas contribuyen a su negocio: su misión, sus valores y su cultura interna.

Comparta su hoja de ruta de comunicación empresarial

Se necesita un compromiso serio para crear la cultura de comunicación que su empresa, y sus empleados, se merecen. Una vez establecida, requiere un cuidado y una atención constantes para mantenerla.

Conseguirlo requiere un esfuerzo colectivo de todos los miembros de su organización. Tómese el tiempo necesario para comprender el cambio necesario. Desarrolle una visión clara de lo que quiere conseguir, y luego comparta esa visión con sus trabajadores. Deles voz, escuche sus aportaciones y perfeccione el plan. Si hace estas cosas, es un objetivo totalmente alcanzable.

Sólo un tercio de las empresas tiene una estrategia de comunicación empresarial a largo plazo. Asegúrese de ser una de ellas.

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