¿Qué es la colaboración entre equipos?

La colaboración entre equipos es un grupo de personas con una amplia variedad de competencias que trabajan juntas en un proyecto. Imagina lanzar un nuevo producto recurriendo solamente al personal de tu equipo de marketing. Ahora, imagina lanzar ese mismo producto habiendo incorporado a alguien de ventas y a un desarrollador. Es fácil apreciar por qué la colaboración entre equipos probablemente sería más eficaz.

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¿Por qué es importante la colaboración entre equipos?

¿Por qué es importante la colaboración entre equipos?

Los departamentos compartimentalizados y los equipos interfuncionales se encuentran en extremos opuestos del espectro de la colaboración entre equipos. Cuando el personal está aislado de sus colegas con funciones y en departamentos diferentes, la fuerza laboral en su conjunto suele sufrir las consecuencias.

Eliminar la compartimentalización

Quizás la mayor fortaleza de un equipo interfuncional sea su capacidad de desafiar el status quo. El personal que trabaja en un mismo departamento o las personas que fueron capacitadas para abordar los problemas de la misma forma que sus gerentes por lo general seguirán los procesos ya establecidos. Eso significa que pueden repetir los mismos errores y pasar por alto oportunidades de trabajar con mayor eficiencia.

Al colaborar con colegas que tienen una formación diferente de la propia, las personas se sienten más confiadas a la hora de apoyar objetivos comerciales más amplios. Trabajar de forma compartimentalizada puede dar lugar a una mentalidad con visión de túnel que genera en las personas (y a menudo en departamentos enteros) una sensación de aislamiento. En algunos casos, esta mirada puede provocar una competencia dañina entre las personas. Y en el otro extremo de la balanza, puede hacer que el personal se desconecte de la organización o de la función que desempeña en ella.

Cuando alguien no trabaja bien con otras personas, hay más probabilidades de que su trabajo genere desajustes o de que haya una duplicación del trabajo. Y la falta de comunicación entre colegas puede traer consigo decisiones menos informadas que pueden afectar a las personas de toda la empresa.

Incluir al personal de primera línea

Muchas veces, hay una desconexión entre el personal que no trabaja en la oficina y el que sí lo hace. Nuestro informe "Deskless Not Voiceless 2020" arrojó que existe una variación significativa de las técnicas de comunicación entre ambos grupos. Si bien el 90% de los gerentes de oficinas centrales utilizaron el correo electrónico para comunicarse con sus compañeros de trabajo durante los diferentes confinamientos a nivel mundial, apenas una cuarta parte de sus homólogos de primera línea optó por el mismo método. En cambio, más de la mitad del personal de primera línea o que no trabaja en la oficina utilizó apps en sus propios dispositivos. Este abordaje impreciso y desalineado impide que los líderes de las empresas se comuniquen con el personal de primera línea y priva a quienes desempeñan este tipo de funciones críticas de la posibilidad de responder.

Mientras las empresas se adaptan para cumplir con reglamentaciones a prueba de pandemias y se someten a reestructuraciones para soportar los momentos difíciles, necesitarán adoptar una estrategia de comunicación clara para informar cambios y mantener la conexión. La colaboración entre equipos con el personal de primera línea ayuda a fomentar el espíritu de equipo y a afianzar los valores en épocas críticas. También abre la puerta al diálogo para el personal que no trabaja en la oficina e invita a sus integrantes a dar su opinión sobre los nuevos procesos. Esta conversación bidireccional permite a las empresas tomar decisiones más acertadas y adaptarse con mayor facilidad.

Crear equipos interfuncionales

Crear equipos interfuncionales

Sabemos que un equipo interfuncional puede mejorar los resultados, pero ¿cómo se forma el equipo perfecto? ¿Es recomendable elegir a alguien que se desempeñe como líder? ¿Con qué frecuencia debería reunirse el grupo? Hay muchos aspectos que considerar a la hora de elegir la combinación más conveniente de colegas. Si bien no hay una única respuesta que pueda aplicarse a todos los proyectos o a todas las empresas, es fundamental anticiparse a las complicaciones o los obstáculos antes de que afecten el rendimiento.

¿Qué tiene de diferente la colaboración entre equipos?

¿Qué tiene de diferente la colaboración entre equipos?

Colaborar con nuestro equipo habitual es parte de nuestra rutina, entonces, ¿qué tiene de diferente trabajar con un equipo interfuncional? Hay dos aspectos principales que debemos tener en cuenta.

Crear tu equipo

Crear tu equipo

Los departamentos convencionales generalmente se estructuran en torno a la experiencia del personal. Júnior, nivel intermedio, sénior, ejecutivo... todos términos que utilizamos en los cargos laborales y que nos ayudan a entender la capacidad de una persona en la función que desempeña. Los equipos interfuncionales pueden conformarse de manera orgánica e incluir a personas pertenecientes a distintos departamentos para cubrir una mayor variedad de competencias.

Si bien los equipos dedicados a una única función suelen estar formados por personas con diferentes grados de experiencia, la mayoría de sus miembros generalmente trabajan al mismo nivel. Por su parte, en un equipo interfuncional, puede ocurrir que el liderazgo del grupo lo asuma alguien de categoría júnior, quien tendrá a su cargo incluso a miembros con más experiencia.

Trabajar con tu equipo

Trabajar con tu equipo

Cuando personas de diferentes partes de una empresa trabajan juntas, esta colaboración muchas veces desafía las formas convencionales de hacer las cosas. Las técnicas novedosas y las ideas poco convencionales pueden dar lugar a resultados que no habrían sido posibles en un único departamento, ya que las perspectivas renovadas ofrecen una mayor variedad de soluciones.

Suele ocurrir que, al aprobar una tarea, los equipos interfuncionales omiten los procesos de aprobación habituales y presentan su trabajo ante el máximo nivel. Con tantos departamentos haciendo su parte, la resolución de problemas por lo general es más sólida y los equipos pueden detectar errores en las primeras instancias del proceso.

¿Cuáles son los errores más comunes que impiden la colaboración entre equipos?

¿Cuáles son los errores más comunes que impiden la colaboración entre equipos?

Los equipos interfuncionales generalmente fallan por la misma razón que los equipos convencionales. Una forma de impedir que se generen problemas es identificar los puntos débiles antes de siquiera empezar a trabajar. La teoría de "Las cinco disfunciones de un equipo" de 2002 sigue siendo un marco de gran utilidad.

Ausencia de confianza

Es posible que, antes de comenzar a formar el superequipo, las personas elegidas para integrarlo no tengan demasiada relación entre sí, en especial si se trata de una fuerza laboral híbrida. Si las personas esperan poco o nada de las capacidades de sus colegas, puede ser complicado fomentar el compañerismo y la confianza.

Temor al conflicto

Cuando hay colegas que no se conocen entre sí, puede ocurrir una de dos cosas. El temor a la confrontación puede impedir que el grupo debata las ideas con el fin de preservar una falsa sensación de armonía, lo que da lugar a un pensamiento colectivo. O, en el peor de los casos, pueden producirse malentendidos que generen enfrentamientos entre colegas.

Falta de compromiso

La mayoría de las personas que integran equipos interfuncionales tendrá responsabilidades en su departamento habitual. Es crucial que busquen maneras de equilibrar las prioridades de sus nuevas tareas con sus obligaciones diarias. Si el nuevo equipo no confía en los niveles de compromiso de las demás personas, su entusiasmo y eficacia pueden verse afectados.

Evasión de responsabilidades

Si la comunicación empresarial cotidiana dentro del equipo sigue siendo problemática, habrá más probabilidades de que las personas atribuyan el mal desempeño a colegas con quienes no tienen una relación laboral. Mientras los equipos buscan culpables, suelen darse pasos en falso.

Falta de atención a los resultados

Es esencial que los equipos interfuncionales contemplen el panorama completo. Hacer hincapié en las tareas individuales puede desviar la atención de las verdaderas necesidades, en detrimento de los resultados.

¿Cuáles son las ventajas de la colaboración entre equipos?

¿Cuáles son las ventajas de la colaboración entre equipos?

Una vez identificados, evitados o superados los obstáculos, trabajar con equipos interfuncionales puede rendir sus frutos con creces.

Progreso más rápido

Cuando las distintas funciones de una empresa funcionan de manera compartimentalizada, llegar a buen puerto puede ser un camino lento e interminable. Piensa en alguna vez que hayas llamado a una empresa para hacer una consulta y te hayan transferido de extensión en extensión. No solo es frustrante, sino que demanda muchísimo tiempo. Ahora imagina qué sucedería si un pequeño equipo de especialistas atendiera tu llamada en altavoz. Con la debida organización, probablemente obtendrías una respuesta más útil mucho más rápido.

Resultados sólidos

Los diferentes departamentos aportan diferentes perspectivas. Alguien del departamento contable probablemente piense en los elementos financieros de una decisión comercial. Alguien de recursos humanos probablemente analizará cómo la misma decisión puede afectar las relaciones y el bienestar del personal. Y alguien de un tercer departamento podría identificar los obstáculos de ambos abordajes que, de lo contrario, podrían pasar desapercibidos. Compartir conocimientos y usar diferentes métodos puede ayudar a generar soluciones más acertadas.

Mayor creatividad e innovación

Por lo general, los equipos interfuncionales son más creativos que los grupos basados en departamentos. Con una amplia variedad de competencias disponibles, una empresa tiene la oportunidad de experimentar con sus respuestas a una tarea o incluso combinar competencias que en circunstancias normales no suelen utilizarse juntas. La colaboración entre equipos con diferentes funciones también permite a sus integrantes desafiar la manera en que se hacen las cosas. Los equipos interfuncionales más exitosos ponen a prueba sus ideas antes de siquiera comenzar a trabajar.

Mayor compromiso y espíritu de equipo

Colaborar con colegas habitualmente distantes suele potenciar las relaciones laborales. Al interactuar con más colegas, las personas pueden sentirse más conectadas con la empresa en su conjunto. Hasta puede que, en el proceso, adquieran nuevas competencias. Cuando las personas mejoran sus competencias de resolución de problemas en conjunto, desarrollando sus competencias y forjando vínculos sociales con sus colegas, aumentan las probabilidades de que las empresas retengan a sus mejores talentos.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la colaboración entre equipos?

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la colaboración entre equipos?

Prueba estas ideas para unir a diferentes departamentos.

Incluye a la gerencia sénior

Contar con la ayuda de la dirección de los departamentos es una manera infalible de añadir influencia a la iniciativa de colaboración. Si reclutas a colegas de un mismo departamento, el personal con mayor experiencia puede ayudar a hacer un seguimiento del progreso de quienes recién comienzan. Esta meditada incorporación al equipo debe asegurarse de que las responsabilidades cotidianas no se antepongan al proyecto interfuncional. Y lo mejor de todo: a la hora de las aprobaciones, tendrás el aval de los pesos pesados de la empresa.

Usa las herramientas de colaboración adecuadas para el trabajo

Asegurarse de que todas las personas de un equipo interfuncional (quienes trabajan de manera remota, quienes trabajan en la oficina y quienes trabajan fuera de ella) use las mismas herramientas también es un factor clave para el éxito de la iniciativa. Busca una herramienta de comunicación que se integre con el software que ya tienes en uso. Asegúrate de que las herramientas conecten a toda tu organización, de modo que las personas puedan usar dispositivos móviles para mantenerse al día sobre las novedades de la empresa y colaborar eficazmente, trabajen desde donde trabajen.

Promueve las interacciones cara a cara

Las interacciones cara a cara son una de las formas más sencillas de generar confianza en un equipo. Al hacer videollamadas, pídeles a tus colegas que enciendan las cámaras e invítales a compartir sus pantallas.

Cinco prácticas recomendadas para la colaboración entre equipos

Cinco prácticas recomendadas para la colaboración entre equipos

Según un estudio de Harvard Business Review, cerca del 75% de los equipos interfuncionales son disfuncionales1. Veamos qué puedes hacer para evitar que esto le ocurra a tu equipo. Si las empresas desean aprovechar las ventajas de un grupo diverso, la planificación prospectiva es fundamental. A continuación, incluimos algunos de nuestros consejos favoritos para impulsar el éxito de cualquier iniciativa de colaboración entre equipos.

Elige cuidadosamente a las personas que conformarán tu equipo

Para empezar a reunir tu equipo ideal, identifica las competencias que serán necesarias para el trabajo. Una vez identificadas, es hora de decidir quién cuenta con las competencias deseadas. Si más de una persona cumple con los requisitos, debes analizar qué tan bien trabajan en equipo. Necesitarás una combinación innovadora de integrantes que se pongan manos a la obra e integrantes que organicen.

No todos los equipos interfuncionales necesitan líderes, pero la mayoría se beneficia de tener a alguien a cargo. A diferencia de otros proyectos, en los equipos interfuncionales el personal sénior no siempre tendrá a su cargo la dirección de los proyectos. Es aconsejable elegir a alguien que se sienta a gusto asignando tareas a personas con más experiencia.

Organiza una reunión inicial

Las personas que conformen el equipo deben sentir la misma confianza al comunicarse con su nuevo equipo que con su departamento habitual. Organiza una primera reunión informal para que todo el mundo sienta la libertad de compartir ideas y hacer preguntas. Una llamada social entre quienes trabajan de manera remota y quienes ocupan cargos de primera línea ayudará a generar un espacio de diálogo abierto que será beneficioso para todo el equipo, independientemente de dónde se encuentre cada integrante.

Lleva un seguimiento del progreso

Deberás decidir cómo y cuándo cada integrante compartirá las actualizaciones de progreso con sus colegas. ¿La colaboración estará basada en tareas o en plazos? Si reunirse una vez por semana o cada dos semanas no se adapta a tu cronograma, recuerda que hay muchas formas de verificar el estado de las tareas con las herramientas online adecuadas.

Aprovecha al máximo tus reuniones

Las reuniones innecesarias consumen tiempo. Cuando programes una reunión, asegúrate de definir un cronograma claro con anticipación para que todo el mundo pueda prepararse para la conversación. Recuerda organizar llamadas de las que puedan participar quienes trabajan de manera remota y asegurarte de que los horarios sean adecuados para las personas que se encuentran en diferentes zonas horarias. Las mejores herramientas permitirán que quienes trabajan fuera de la oficina puedan unirse sin inconvenientes a las conversaciones, estén donde estén.

Establece un proceso de toma de decisiones transparente

Las personas que integran el equipo deben saber qué decisiones pueden tomar por su cuenta. Cuando haga falta una segunda opinión, es importante que sepan con antelación a quién deben reportar sus inquietudes. Si te cuesta determinar si una decisión debe tomarla la persona a cargo del equipo o el equipo en su conjunto, por lo general lo mejor es que sea el grupo quien lo haga. Esto ayuda a garantizar la aceptación del equipo y es mejor en términos de rendición de cuentas.

Define pautas desde un primer momento para ayudar a orientar el pensamiento del grupo ante decisiones más complejas. Priorizar la experiencia del cliente sobre el presupuesto, por ejemplo, puede ser una de las reglas que establezcas para dar al equipo la confianza que necesita para tomar decisiones más acertadas. Y también es una excelente oportunidad para recordarles a todas las personas el objetivo común.

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