La administración de documentos nunca fue tan fácil
No siempre es fácil tener organizados todos los documentos que las personas necesitan para trabajar. Estos son algunos consejos que pueden ayudarte:
¿Alguna vez te preguntaste cuánto tiempo pierden las personas buscando documentos? Según un informe de McKinsey, los empleados pasan hasta 1,8 horas por día buscando el documento o la información que necesitan.
Comparado con 2002, es un aumento del 13%.
Con la tecnología correcta, puede solucionarse el desequilibrio de productividad. Sin embargo, con tantas apps y herramientas, es difícil decidir cuál es la mejor opción.
Es ahí donde entra en juego Workplace.
Simplificar el trabajo con Workplace
Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
Una plataforma, almacenamiento sin límites
Una de las maneras en las que Workplace mejora los flujos de trabajo y aumenta la productividad es la optimización de la administración de información y archivos mediante los grupos de Workplace.
Los grupos de Workplace son espacios abiertos o privados que se usan para hablar sobre proyectos, administrar información y compartir documentos de manera segura con otras personas y equipos.
Los grupos permiten a los empleados de todos los sectores usar Workplace como vía principal de colaboración. Se convierte en el primer lugar donde inician sesión por la mañana para interactuar y trabajar directamente con sus colegas o jefes.
Allí, usan las numerosas integraciones de Workplace con herramientas de uso compartido de archivos para compartir una cantidad ilimitada de documentos de cualquier tamaño y colaborar en ellos.
¿Qué puedes hacer exactamente?
- Crear grupos para distintos proyectos y elegir si son abiertos, cerrados o secretos a fin de administrar el acceso y la seguridad.
- Subir y compartir una cantidad ilimitada de archivos y documentos. Puedes almacenar tus documentos en el grupo relevante para que todos los miembros tengan acceso a información clave en cuestión de segundos. Esto representa una mejora notable respecto de las aproximadamente ocho búsquedas que puede necesitar hacer un empleado hasta encontrar el documento adecuado.
- Cuando publicas algo en un grupo, desde notas de reuniones hasta presentaciones, cada uno de los miembros recibe una notificación, de modo que todos pueden acceder a la información tan pronto como está disponible. Además, si necesitas que alguien realice alguna acción o responda una consulta, solo debes etiquetar a la persona en la publicación para que reciba una notificación al respecto.
No existe un software de administración de documentos que se adapte a todas las situaciones
Para las empresas que buscan adaptar su sistema de administración de documentos, Workplace se integra con muchas de las principales herramientas de administración de documentos y uso compartido de archivos que las personas usan normalmente.
Los equipos que necesitan intercambiar información y documentos de un proyecto específico pueden enviar y almacenar archivos de manera segura a través de Box o Microsoft SharePoint.
Esto permite a las personas trabajar directamente en los archivos compartidos desde cualquier lugar del mundo en su celular o computadora, y colaborar de manera más eficaz que antes.
¿Prefieres otro sistema? Workplace también se integra con Google Drive. La integración actúa como una plataforma de colaboración que incluye todo y donde los miembros del grupo pueden actualizar y almacenar archivos de cualquier tipo y tamaño.
Si invitas a alguien a unirse a tu grupo de Workplace, tendrá acceso automático al directorio de Google Drive del grupo, lo que simplifica el proceso de búsqueda de documentos desde el comienzo.
En el caso de los trabajadores remotos o aquellos que es probable que trabajen mientras viajan, la herramienta ideal es Quip. Una vez activada la integración, puedes crear, editar y administrar documentos con facilidad directamente en tu teléfono.
Después, puedes invitar a tus colegas a que vean tu trabajo y agreguen sus aportes. Prepárate para aumentar tu eficiencia fuera de la oficina...
OneDrive, Egnyte, AODocs y Dropbox también están disponibles como integraciones de Workplace. Por lo tanto, las organizaciones pueden tener la certeza de que contarán con las herramientas de búsqueda y almacenamiento de documentos que necesitan para aumentar su eficiencia.
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