Los días tienen un número limitado de horas. ¿Realmente quieres desperdiciarlas en reuniones improductivas? Descubre nuestra guía sobre cómo realizar una reunión eficaz.

En los Estados Unidos, se realizan aproximadamente 11 millones de reuniones de negocios cada día. Eso da un total de 220 millones de reuniones por mes o más de mil millones de reuniones cada año. La capacidad de realizar una reunión eficaz permite simplificar las tareas y que las personas ahorren tiempo en el futuro.

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Cuatro tipos de reuniones que debes conocer

Cuatro tipos de reuniones que debes conocer

Hay una gran cantidad de diferentes tipos de reuniones de trabajo, desde reuniones periódicas de un equipo y reuniones individuales para ponerse al día hasta sesiones para la generación de ideas y la resolución de problemas. Resulta práctico organizar las reuniones en cuatro categorías:

  • Toma de decisiones
  • Transmisión de información
  • Generación de ideas
  • Consolidación de equipos

Definir las reuniones puede ayudarnos a comprender su finalidad y a crear estrategias para lograr que sean eficaces.

Lee nuestra guía sobre cómo realizar reuniones eficaces, ya sea en persona, de manera remota o con equipos híbridos.

La importancia de una reunión eficaz

La importancia de una reunión eficaz

Las empresas que no planifican eficazmente sus reuniones enfrentan una serie de problemas de productividad. Doodle, el servicio de programación online, determinó que las reuniones que no se planifican bien cuestan más de 9.000 millones de USD por año a las empresas de EE. UU., y esa es solo la punta del iceberg.

Para hacer un uso eficiente del tiempo

Según una encuesta de la cadena de hoteles Crowne Plaza, los empleados del Reino Unido, Francia y Alemania pasan 187 horas en reuniones cada año. Eso es mucho tiempo, pero lo peor es que el personal cree que el 56% de esas reuniones no aportó nada a su trabajo cotidiano. El profesional promedio de los países encuestados pierde casi 13 días por año en reuniones improductivas, días que las personas podían haber dedicado a hacer otras cosas.

Los retrasos en las reuniones también hacen perder tiempo. El retraso promedio por sesión en 19 países diferentes es de 10 minutos y 40 segundos. Eso equivale a 3 días y 2 horas perdidos cada año. Esa cifra además aumenta en el caso de los empleados con más experiencia: los ejecutivos senior pierden 5 días y 19 horas por año por retrasos en reuniones.

Para que las reuniones de la oficina sean más productivas

Sin una estrategia, las reuniones pueden perder su propósito. En un estudio, el 38% de los profesionales dijo que la mala organización genera una pérdida de enfoque en los proyectos. Los miembros de los equipos deben saber sus responsabilidades antes y después de una reunión. Una agenda de reunión bien preparada ayuda a mantener a todos enfocados durante la llamada y una vez finalizada.

También es importante considerar detenidamente la lista de invitados. Si los organizadores invitan a demasiadas personas a una reunión, la productividad puede verse afectada negativamente. Un estudio de Doodle determinó que el 31% de los trabajadores cree que la participación de personas irrelevantes hace que el progreso sea más lento. Reducir la cantidad de participantes puede ahorrar tiempo y acelerar el progreso en las tareas.

Para evitar malentendidos

Las reuniones que no están bien organizadas pueden generar confusión en las personas. Podrían preguntarse por qué las invitaron o si tienen que preparar algo para la reunión. Si no puedes darles una respuesta, las preguntas se harán en la reunión y eso generará una pérdida de tiempo valioso. Los malentendidos después de una reunión son todavía más costosos. Si las personas no saben con claridad cuáles son sus responsabilidades finalizado el intercambio entre los equipos, pueden quedar tareas sin realizar.

Para reducir los conflictos

Es menos probable que las personas se concentren durante una reunión mal organizada, lo que puede generar comportamientos que frustren a los demás. En un informe, se determinó que responder llamadas telefónicas o enviar mensajes de texto durante una reunión es el comportamiento más irritante para los demás. Más de la mitad (un 55%) de las personas encuestadas dijo que le molestaba el uso del teléfono. Apenas más de un quinto (un 21%) de los trabajadores dijo que las personas que no participaban del intercambio tenían ese mismo efecto sobre ellos.

Para mantener una moral alta

La invitación de personas innecesarias a una reunión puede generar un sentimiento de frustración. Si un líder delega tareas a su equipo, pero no le da tiempo suficiente para completarlas, los empleados pueden perder la fe en sus jefes. Sin un plan de acción claro o la asignación de responsabilidades claras, las personas pueden sentir que sus ideas no se tienen en cuenta o pueden creer que la empresa no conoce las competencias de los empleados si las tareas se asignan a miembros del equipo menos idóneos.

¿Cómo realizar reuniones eficaces?

¿Cómo realizar reuniones eficaces?

Estamos en un período de transición. Si bien muchas personas trabajan de manera remota, algunas están regresando gradualmente a la oficina. ¿Cuáles son las prácticas recomendadas para realizar reuniones remotas eficaces con los equipos híbridos? ¿Cómo podemos incluir a esos trabajadores de primera línea de la tienda, el depósito o la línea de producción?

Los gerentes son quienes deben identificar la mejor manera de reunir a los equipos. Las videollamadas son el medio perfecto para conectar a los trabajadores remotos, los de primera línea y los de las instalaciones. Sin embargo, para aprovecharlas al máximo se necesita algo de creatividad. Estas son algunas estrategias para lograr reuniones eficaces que pueden ayudarte a ti y a tu equipo remoto.

Reserva un tiempo para la diversión

En los equipos de trabajo híbridos, la socialización entre los miembros puede ser más difícil. Al haber menos probabilidades de encontrarse casualmente con un amigo en el trabajo, las personas suelen buscar nuevas maneras de conversar. Una encuesta del Reino Unido determinó que el 49% del personal de oficina que comenzó a trabajar desde sus hogares extraña las amistades del trabajo. Para mantener la moral alta, los empleadores deben propiciar las situaciones sociales virtuales. Reservar algo de tiempo del calendario para la interacción social puede ayudar a reanudar amistades y subir la moral.

Reserva una sala para la videollamada

Si los colegas remotos y los que trabajan en la oficina necesitan reunirse, es una buena idea reunir a la mayor cantidad posible de los miembros del equipo en la misma habitación (si las restricciones de distanciamiento social lo permiten). El profesor Steven Rogelberg de la Universidad de Carolina del Norte dice: "Si bien la tecnología facilita cada vez más las reuniones remotas (y eso es muy bueno), cuando los individuos se reúnen cara a cara se genera algo particularmente poderoso".

Los equipos distanciados socialmente pueden unirse a llamadas con sus colegas remotos, pero hay ciertas cuestiones relacionadas con la tecnología que se deben tener en cuenta. Un estudio alemán determinó que un retraso de 1,2 segundos en las respuestas durante la comunicación por video es suficiente para que las personas sientan que los demás son menos amigables o están algo distraídos. El equipo que trabaja desde la oficina debe esforzarse por repetir o resumir los puntos que se trataron en la sala de conferencias, especialmente si las normas de distanciamiento social obligan a las personas a hablar más lejos de los micrófonos que lo usual.

Comienza con las preguntas remotas

Abrir el micrófono para quienes quieran hacer preguntas es una parte valiosa del proceso de compartir información. Independientemente de si la persona que dirige la reunión se encuentra en la oficina o se unió a la llamada de manera remota, la etiqueta de las reuniones virtuales dicta que lo correcto es invitar primero a los invitados virtuales a hacer preguntas y comentarios. Para los miembros del equipo que se encuentran en la misma sala suele ser más fácil hablar e iniciar conversaciones. Animar a los miembros del equipo a que contribuyan a la distancia garantiza que todos puedan dar sus comentarios.

Asegúrate de reconocer el esfuerzo

Los trabajadores remotos son más propensos a ir más allá del llamado del deber. Un estudio de Owl Labs determinó que el 53% de los trabajadores remotos trabajan más de 40 horas cada semana para colaborar con su equipo, mientras que solo el 45% de los trabajadores en las instalaciones hace lo mismo. Los gerentes deben esforzarse por elogiar a sus trabajadores remotos para asegurarse de que se sientan valorados.

Las estadísticas indican que quienes trabajan desde fuera de la oficina trabajan más horas porque están más felices mientras trabajan. Aproximadamente un 40% de los trabajadores remotos trabaja más horas porque disfruta de lo que hace, mientras que solo el 17% de los trabajadores que concurren a una oficina se siente así. Los mejores gerentes reconocen el esfuerzo que hacen sus equipos sin importar dónde se encuentren, pero dedican más tiempo a reconocer el esfuerzo de sus equipos remotos.

Siete pasos para realizar una reunión eficaz

Siete pasos para realizar una reunión eficaz

Para realizar una reunión eficaz, se debe prestar atención a los detalles, desde reducir los números hasta definir un cronograma adecuado. Estos son siete de nuestros consejos favoritos.

1. Contempla la posibilidad de cancelar la reunión

Antes de comenzar a planificar los detalles de una reunión, debes preguntarte si es necesario tenerla. ¿Es posible hacer lo mismo de otra manera? Tus colegas ya tienen muchas cosas que hacer como parte de su trabajo, de modo que si se pueden lograr los mismos resultados con un documento compartido o un grupo de mensajes, es preferible usar esos medios. Algunos profesionales creen en el poder de las "antirreuniones" (un intercambio rápido para evitar que la conversación se estanque) o en usar alternativas de software para hacer un seguimiento del progreso de las tareas sin necesidad de quitarles tiempo a sus colegas.

2. Comienza con una agenda de reunión clara

Para que una reunión sea eficaz, es imprescindible tener una agenda bien preparada; hay estudios que demuestran que la mayoría de los profesionales cree que es clave para que la reunión sea productiva. Publica con tiempo suficiente la lista de puntos que se tratarán con el grupo del proyecto para que los invitados puedan hacer sugerencias. Los trabajadores más eficientes incluso podrían informar que no concurrirán a una reunión si no es necesario que lo hagan. Prioriza y define tus objetivos antes de agregar una estimación del tiempo que se dedicará a hablar de cada punto. Decide quién debe estar a cargo de cada tema y dedica tiempo a asignar tareas.

3. Invita a la menor cantidad posible de participantes

Todas las personas que concurran a una reunión deben poder aportar algo de valor. Algunos expertos creen en la "regla de los 2 o 3", la idea de que cada uno de los invitados debe tener participación en dos o tres de los temas de la agenda a fin de evitar que haya personas sin nada que hacer durante la reunión. Más de dos tercios (un 71%) de los trabajadores de oficina pierde tiempo cada semana debido a reuniones innecesarias o canceladas. Atlassian determinó que un calendario de trabajo innecesariamente ocupado afecta al personal. El 45% de los profesionales admitió que se sentía abrumado por la cantidad de reuniones a las que asistía. Antes de invitar a alguien a tu próxima reunión, pregúntate si puedes lograr los mismos resultados con menos personas.

4. Elige un horario adecuado

Las reuniones remotas se deben planificar anticipadamente. Debes definir el horario con suficiente antelación para asegurarte de que los miembros remotos del equipo estén disponibles. Ten en cuenta que podría haber personas que se conecten desde otras zonas horarias. Algunas personas creen que es más eficiente programar el inicio de las reuniones 15 minutos después de la hora. Así, los miembros del equipo que tengan una reunión antes de la tuya pueden tener un margen. Además, la hora de inicio inusual puede ser útil para indicar a los asistentes que deben aprovechar cada minuto de la sesión.

Considera también la duración de la reunión. Entre 2000 y 2014, la duración promedio de una reunión aumentó entre un 8% y un 10% cada año. Si los intercambios son más breves, tus colegas se desocuparán antes y se sentirán animados a prestar atención.

5. ¿Todos saben quiénes están presentes?

Es importante que los trabajadores remotos no estén fuera del campo visual para que los demás asistentes no olviden que están en la reunión. Usa la agenda para informar con antelación cuál será la lista de personas que participará de la reunión. Evita hacer presentaciones demasiado largas, pero asegúrate de que todos los que deban participar en la conversación estén presentes. Tal vez debas repetir o resumir algo que alguno de los participantes de la oficina diga durante la reunión, especialmente teniendo en cuenta que las medidas de distanciamiento social pueden obligar a las personas a hablar más alejadas de los micrófonos y entre sí.

6. Desactiva la opción para silenciar

Los miembros del equipo podrían no compartir tanto sus ideas si los micrófonos están silenciados. Si los participantes de la reunión son solo las personas que es imprescindible que estén, todos deberían poder participar del diálogo libremente. Puedes establecer esta norma como una de las reglas básicas de tus reuniones virtuales y, así, asegurarte de que todos los miembros del equipo estén en sintonía. Además, dejar los micrófonos encendidos es una forma de asegurarte de que todos los presentes participen más en la reunión. Según un estudio, el 91% de los profesionales alguna vez ha pensado en otras cosas durante sus sesiones, y el 73% incluso ha trabajado en otras tareas.

7. Crea planes de acción

Para que la reunión sea más eficaz, asigna una tarea o un objetivo a cada elemento de la agenda. Si preparas un documento con esta información antes de la reunión, todos los participantes sabrán qué es lo que se espera de ellos. Dedica 10 minutos o una porción de cada reunión a asignar las tareas a los trabajadores remotos y a los que se encuentran en la oficina. Los gerentes incluso pueden asignar trabajo mediante herramientas de gestión online durante la reunión ante la vista de todos.

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