El modelo de trabajo híbrido: Te damos la bienvenida a una nueva forma de trabajar

¿Quieres que el personal vuelva a la oficina o puede seguir trabajando desde casa? ¿Crees que se podría adoptar un modelo que combine ambos métodos de trabajo? El trabajo híbrido podría ser la mejor opción para el futuro de tu organización.

EL FUTURO DEL TRABAJO | 12 MINUTOS DE LECTURA

Trabajar desde casa no es algo nuevo. Pero en los últimos dos años, llegó para quedarse. En la actualidad, mientras se contempla la posibilidad de regresar al lugar de trabajo y se analiza el futuro del trabajo, una nueva manera de trabajar ocupa la mente de los líderes de las empresas de todo el mundo. Te damos la bienvenida al mundo del trabajo híbrido.

Con la reapertura de sus espacios físicos, muchas empresas eligen conservar el trabajo remoto en mayor o menor medida. Según una encuesta de McKinsey, aproximadamente el 90% de las organizaciones tienen previsto combinar el trabajo remoto y el trabajo presencial como parte de sus planes a largo plazo.

Hoy en día, la mayoría de los empleados cuentan con un espacio de oficina adecuado en sus hogares, y la pandemia demostró que el trabajo remoto puede ser una modalidad eficaz. Sin embargo, si bien los empleados que trabajaron de manera remota mantuvieron su productividad, es probable que hayan perdido ese contacto personal y esa conexión tan necesarios para su crecimiento. El trabajo híbrido nos permite tenerlo todo: la autonomía del trabajo remoto y las ventajas sociales y culturales del contacto cara a cara.

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Pero, si bien ofrecer un modelo híbrido es algo relativamente sencillo, lograr que sea una opción eficaz para tu empresa requiere de mucho análisis y planificación, además de demandar un mayor nivel de asistencia para aquellos empleados a quienes les cueste adaptarse a esta nueva forma de trabajar descentralizada y distribuida en diferentes espacios.

Un informe reciente de Temporall afirma que "...la amenaza de una organización desconectada plantea un verdadero desafío" en un mundo híbrido. También sostiene que "la importancia de saber escuchar y una cultura de contención y confianza serán cruciales en estos periodos de transición (tanto durante el cambio pospandemia como a futuro) para garantizar que los cambios de una organización sean positivos para todas las personas involucradas". 1

Entonces, ¿qué pueden hacer las organizaciones para encontrar el equilibrio justo y posicionarse mejor para triunfar en un mundo pospandémico?

¿En qué consiste el modelo de trabajo híbrido?

¿En qué consiste el modelo de trabajo híbrido?

Un modelo de trabajo híbrido ofrece lo mejor de los dos mundos: una combinación de trabajo presencial y remoto. Por ejemplo, un empleado podría trabajar desde casa tres días a la semana y dos días en la oficina. O puede haber días puntuales en los que los líderes esperan que el personal asista a reuniones en persona. Este tipo de acuerdo permite a los empleados conservar la flexibilidad que disfrutaban al trabajar desde sus hogares, sin tener que sacrificar las tan esenciales conexiones cara a cara con colegas que tanto repercuten en la colaboración y el bienestar.

El trabajo híbrido tiene algunas pequeñas diferencias con un equipo híbrido, donde algunas de las personas del grupo trabajan juntas de manera presencial, ya sea todo el tiempo o de manera intermitente, mientras que otras trabajan exclusivamente de manera remota.

Veamos los diferentes tipos de modelo de trabajo híbrido:

Mayormente remoto

En este modelo, cualquiera que cuente con las herramientas necesarias para trabajar de manera remota puede hacerlo la mayor parte del tiempo. La mayoría de las organizaciones adoptaron el modelo mayormente remoto al inicio de la pandemia, cuando se consideraba inseguro viajar en transporte público y estar en contacto con personas no convivientes. Y algunas de ellas, incluidas Shopify y Upwork, manifestaron que continuarán con el modelo mayormente remoto después de que la pandemia comience a retroceder.

Ocasionalmente presencial

Las empresas continúan trabajando de manera remota y buscan aprovechar las reuniones en persona y la formación de equipos de empleados que puede propiciar el lugar de trabajo. En este modelo, los empleados asisten a la oficina uno o dos días a la semana, lo que les permite conversar con sus colegas y participar de reuniones importantes con sus equipos cara a cara.

Mayormente presencial

En este modelo, las organizaciones prefieren que la mayoría de las personas trabaje desde la oficina, si bien igualmente ofrecen una política de trabajo remoto. Algunos empleados tienen la libertad de trabajar desde sus hogares cuando resulte necesario, pero no se lo fomenta activamente.

¿Cuáles son las ventajas del trabajo híbrido?

¿Cuáles son las ventajas del trabajo híbrido?

Desde hace un tiempo ya, el trabajo híbrido fue ganando popularidad gracias al acceso a internet de mayor velocidad, las herramientas de colaboración en la nube y un mayor énfasis en la promoción de un equilibrio saludable entre vida laboral y personal. Pero fue durante la pandemia cuando cobró un impulso real, ante la urgencia de las empresas de todas partes del mundo por cortar los lazos con el trabajo tradicional.

Si bien no todas las organizaciones pueden adoptar un modelo híbrido, se está convirtiendo en la forma predominante de trabajar en algunos sectores, como las finanzas y la tecnología. Importantes marcas como Facebook, Microsoft, PwC y KPMG se encuentran entre las empresas que actualmente están adoptando el trabajo híbrido.

Jon Holt, director ejecutivo de KPMG UK, explica: "Confiamos en nuestros empleados. Nuestra nueva forma de trabajar les permitirá empoderarse y diseñar su propia semana laboral. La pandemia vino a demostrar que no importa dónde trabajes; importa cómo hagas tu trabajo".

Trabajar desde casa ofrece muchas ventajas que los empleados no quieren perderse. A tal punto que para las organizaciones es cada vez es más importante poder ofrecer una modalidad de trabajo híbrido si desean atraer nuevos talentos y retenerlos. En efecto, el 30% de los empleados contemplaría la posibilidad de cambiar de trabajo si su organización reanudara el trabajo plenamente presencial después de la pandemia.

Todavía resta ver cuán eficaz resultará ser el modelo de trabajo híbrido a largo plazo. Las políticas, las prácticas y la tecnología de colaboración irán evolucionando a medida que las organizaciones se vayan acostumbrando al modelo híbrido. Sin embargo, no es descabellado asumir que asistir al lugar de trabajo meramente por obligación dejará de ser una parte necesaria de la vida laboral.

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¿Cómo interactúas con equipos híbridos?

¿Cuáles son las ventajas del trabajo híbrido?

¿Cuáles son las ventajas del trabajo híbrido?

Un modelo de trabajo híbrido bien pensado puede tener excelentes resultados en la colaboración, la productividad y la satisfacción de los empleados. Entre los motivos para adoptar un modelo híbrido se incluyen los siguientes:

  1. Salud pública

    Las restricciones por el COVID-19, incluido el distanciamiento social, siguen vigentes en muchos países, y todavía sigue habiendo altos niveles de ansiedad en torno al regreso a las oficinas. El trabajo híbrido hace posible contar con cierta presencia en las oficinas y, al mismo tiempo, hacer que las personas se sientan seguras.


    Esto es particularmente importante en el caso de las personas inmunodeficientes o quienes se encargan de su cuidado. Un lugar de trabajo híbrido también puede reducir la propagación de enfermedades, ya que los empleados pueden decidir trabajar desde sus hogares si no se sienten bien.

  2. Mayor equilibrio entre vida laboral y personal

    Al ofrecer el modelo de trabajo híbrido, brindas al personal la posibilidad de lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y su vida personal, lo que conlleva menores niveles de estrés, menos traslados y más tiempo para destinar a actividades no relacionadas con el trabajo.


    Más del 50% de los empleados afirman que les gustaría trabajar de manera remota al menos parte del tiempo2, y muchos prefieren una modalidad de trabajo híbrido porque les da la libertad de elegir dónde se sienten más a gusto trabajando.

  3. Mayor variedad de talentos

    Si tu organización ofrece una combinación de trabajo presencial y remoto, podrás apuntar a una red de talentos más amplia y atraer a personas que, de lo contrario, no se postularían para trabajar contigo.


    Esto significa que ya no tendrás que limitar la contratación a empleados que residan en tu área local. Alguien que vive en una zona más alejada podría querer trabajar para tu empresa si solo tuviera que asistir a la oficina, supongamos, un día a la semana o cuando se realizan reuniones.

  4. Mayor productividad

    Incluso antes de la pandemia, la evidencia indicaba que el trabajo remoto podía impulsar la productividad debido a que, en sus hogares, los empleados estaban expuestos a menos distracciones. Las empresas también pueden ver las ventajas. Después de adoptar prácticas de trabajo remoto durante la pandemia, los líderes de muchas empresas observaron en sus organizaciones niveles de productividad iguales, si no superiores, a los que tenían anteriormente.

  5. Satisfacción de los empleados

    El trabajo híbrido es popular entre los empleados debido a la flexibilidad que ofrece trabajar fuera de la oficina al menos parte del tiempo. Algunas personas prefieren las oportunidades de socializar que les ofrece una oficina, mientras que otras se sienten a gusto en la soledad de sus hogares. Con el trabajo híbrido, la experiencia de los empleados puede ser exactamente la que buscan ambos grupos. También ofrece oportunidades para el trabajo colaborativo, que puede aumentar los niveles de motivación y compañerismo.

  6. Ahorro de costos de la oficina

    El trabajo remoto reduce la necesidad de espacio de oficina, lo que les ahorra mucho dinero a las organizaciones, tanto por la posibilidad de reducir el tamaño de las oficinas como por los menores costos que supone el mantenimiento del edificio. Los ahorros en servicios, como calefacción y aire acondicionado, así como en impresiones y artículos de librería, pueden ser sustanciales.

  7. Una magnífica oportunidad para cambiar la cultura

    Si algo positivo tuvieron los últimos años fue que la pandemia trajo consigo un cambio positivo en nuestra actitud hacia una cultura que nos permite trabajar desde cualquier lugar. Quedó demostrado que los líderes de las empresas pueden confiar en la mayoría de las personas para que trabajen por iniciativa propia y, en muchos casos, se cultivaron relaciones más humanas entre los administradores y sus equipos.


    Un lugar de trabajo híbrido también puede ayudar a crear una cultura resiliente, ya que nos prepara para futuras situaciones donde el orden habitual se vea alterado. Al haber muchos trabajadores que ya trabajan desde casa, puedes retomar fácilmente las operaciones íntegramente remotas si fuera necesario.

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¿En qué consiste una cultura de trabajo híbrido?

¿Qué desafíos plantea el trabajo híbrido?

¿Qué desafíos plantea el trabajo híbrido?

Si bien el modelo de trabajo híbrido pareciera lograr el equilibrio perfecto, no todo es color de rosa. Entre los desafíos que conlleva la adopción de un modelo híbrido se incluyen los siguientes:

  • Desfasaje en las expectativas del trabajo híbrido

    En líneas generales, el regreso al trabajo presencial les entusiasma más a las empresas que a los empleados. Este desfasaje se pone de manifiesto en un informe reciente de McKinsey[SC5]. Más de tres cuartos de los ejecutivos sénior encuestados afirmaron que esperan que el típico empleado esencial regrese a la oficina como mínimo tres veces a la semana.


    Por su parte, casi tres cuartos de los empleados indicaron que les gustaría trabajar desde casa dos o más días a la semana, y el 52% de ellos sostuvieron que quisieran tener al menos tres días de trabajo remoto.

  • Dificultades para mantener las relaciones

    Formar parte de un equipo híbrido se asemeja en cierto modo a mantener una relación a distancia. Para que funcione, se requiere confianza, contacto regular y mucha determinación.


    Cuando las personas trabajan juntas todo el tiempo, es relativamente sencillo colaborar, hacer comentarios, recibir ayuda, participar en reuniones y forjar bases sólidas dentro de un equipo. Y cuando todas trabajan de manera remota, se familiarizan con la colaboración virtual y saben que deben mantenerse en contacto con comunicaciones regulares y conversaciones virtuales. Pero cuando los equipos están divididos, puede producirse una desconexión entre quienes trabajan en la oficina y quienes lo hacen desde sus hogares.

  • Falta de interacción espontánea

    Muchas personas disfrutan de las conversaciones casuales que ocurren en el lugar de trabajo. Los empleados que trabajan de manera remota pueden sentir que se pierden la cultura de la oficina, la comunicación espontánea y las actividades en equipo. Estar presente en persona hace que sea más sencillo interactuar con el resto, ponerse al día al paso y socializar después del trabajo. Muchos de los desafíos que enfrentan los equipos híbridos se reducen a la facilidad de conexión.


  • Tener que generar compromiso en los equipos híbridos de nuevas formas

    Mantener el compromiso de los empleados que trabajan de manera remota puede demandar mucho tiempo y esfuerzo, y ese es el motivo por el cual algunos líderes posiblemente no le den la atención que merece. Antes, se podía andar por la oficina, prestar atención al lenguaje corporal y solucionar problemas cuando era necesario. Ahora, es mucho más difícil identificar las emociones de las personas si no puedes verlas cara a cara. Se corre el riesgo de que el desencanto empeore si no se buscan nuevas maneras de recrear la cultura de la oficina en el hogar.


  • Desequilibrio en el trato que reciben los trabajadores remotos y presenciales

    Con o sin razón, las personas a veces sienten que los trabajadores presenciales reciben un trato preferencial en comparación con quienes trabajan de forma remota. Puede ocurrir que los líderes vean a las personas que se cruzan en la oficina como empleados más dedicados y les brinden un mayor apoyo. Los trabajadores remotos pueden sentirse ignorados a la hora de recibir oportunidades de capacitación y ascenso, ya que no son tan visibles como quienes trabajan en la oficina.


  • Mayor dificultad de los nuevos empleados para aprender del personal con más experiencia

    Este es uno de los principales desafíos del trabajo híbrido. Los nuevos empleados pueden tener muchas dificultades para aprender el oficio si pasan poco tiempo con sus colegas en la oficina. No solo eso, sino que formar vínculos con colegas es mucho más difícil si no mantienen ninguna interacción en persona. Esto puede generar sentimientos de soledad y frustración.


  • Impacto en la cultura

    El sentido de pertenencia en una organización puede no ser tan fuerte como cuando las personas trabajan de manera presencial todo el tiempo. Los trabajadores remotos pueden sentirse desconectados y desactualizados y tener la sensación de que no pueden aportar demasiado, lo cual, en última instancia, los hace sentir que no encajan. Es necesario que todas las personas que conforman el equipo se sientan involucradas en el éxito tanto de sus colegas como de la empresa.


El entorno de trabajo híbrido

El entorno de trabajo híbrido

Cuando administras un entorno de trabajo híbrido, hay varias cuestiones que contemplar, que posiblemente no hayas tenido en cuenta anteriormente. Una de las más importantes es el espacio físico. Si tienes, por poner un ejemplo, 150 empleados en total, no necesitarás un edificio que pueda albergarlos a todos al mismo tiempo.

Algunos empleados podrían trabajar en la oficina solo los martes y jueves, mientras que otros podrían asistir para cubrir un turno de fin de semana, por lo que podrías usar un sistema de escritorios compartidos. Es fundamental conocer exactamente cuándo el personal estará en el edificio a fin de buscar el espacio que mejor se adapte a tus necesidades. Las oficinas de Facebook en algunos países, por ejemplo, están abiertas al 10%, pero aceptan solicitudes de las personas que desean asistir presencialmente a través de un formulario online con un tiempo de respuesta de una a dos semanas para su aprobación.

Actualmente, muchas organizaciones están reimaginando por completo su entorno de trabajo físico para mejorar su funcionamiento con el modelo híbrido. Las oficinas modernas están dejando de ser ese espacio laboral formal de jornada completa, repleto de hileras de escritorios, para convertirse en un ámbito cada vez más flexible para la colaboración y la formación de equipos.

La configuración podría incluir la incorporación de más espacios sociales para que las personas puedan aprovechar al máximo la colaboración cuando se encuentran en el recinto. Otra idea es contar con espacios donde las personas puedan reunirse con los clientes y salas de conferencias completamente equipadas para mantener reuniones virtuales y presenciales. Algunas empresas también están invirtiendo en nuevas tecnologías sin contacto para reemplazar plataformas como botones y empuñaduras en respuesta a las consideraciones sanitarias del COVID-19.

Cómo se implementa el trabajo híbrido

Cómo se implementa el trabajo híbrido

Simplemente informarles a las personas que pueden dividir su tiempo entre la casa y la oficina y rogar que todo salga bien no es suficiente. Deberás desarrollar una estrategia de trabajo híbrido sólida. A continuación, incluimos algunos aspectos que debes tener en cuenta para que todo marche sobre ruedas.

La transparencia en las políticas de trabajo híbrido

Implementa políticas que detallen con claridad qué es lo que se espera de la fuerza laboral. Si solo se autoriza a trabajar de manera remota a algunos empleados, pero no a otros, es necesario que el personal conozca los motivos de la decisión a fin de evitar conflictos y resentimientos. Entre las preguntas que debes responder se incluyen las siguientes:

  • ¿Cuántos días deben asistir presencialmente?
  • ¿Qué tareas es más conveniente realizar en persona que de manera virtual?
  • ¿Es aconsejable que ciertos miembros del personal estén presentes en la oficina al mismo tiempo con fines de colaboración y para participar en reuniones?

Es importante solicitar comentarios sobre las nuevas políticas y realizar modificaciones sobre la marcha hasta llegar al modelo híbrido que más te convenga.

Cronograma de trabajo híbrido

Así como muchas empresas tienen planillas de rotación en los diferentes turnos de trabajo, puedes implementar esta misma organización con tus trabajadores con modalidad híbrida. De este modo, podrás evitar que los empleados asistan presencialmente siempre con las mismas personas o permanezcan en la oficina sin compañía cuando todos los demás están trabajando desde casa.

Además de mostrar dónde están trabajando los empleados, las planillas de rotación pueden ayudarte a ver quiénes están trabajando para que todo el mundo esté al corriente. También puedes usar calendarios compartidos para que las personas sepan cuándo los demás tienen pensado asistir a la oficina.

Asignación de tareas

Los líderes de los equipos pueden optimizar los cronogramas según el tipo de tarea que mejor se adapte al entorno de la oficina o el hogar.

Las tareas asincrónicas son las que puedes completar sin el aporte de los demás, como la entrada de datos o elaborar una presentación individual. Son ideales para realizar en casa, donde las personas pueden programar grandes bloques de tiempo ininterrumpido. Las tareas sincrónicas, en cambio, son más adecuadas para un entorno de oficina. Se trata de tareas que requieren de colaboración grupal, intercambio de ideas, conversaciones o creatividad.

Confianza

La confianza es la piedra angular de cualquier lugar de trabajo híbrido. Incluso tras el éxito del trabajo en casa durante la pandemia, algunos administradores siguen pensando que los trabajadores remotos se aprovechan de su libertad y suelen holgazanear. Es necesario que los administradores confíen en que las personas que trabajan de manera remota cumplirán con sus responsabilidades sin supervisión.

La investigación de Gartner demuestra que los empleados que sienten que confían en ellos tienen un nivel de compromiso un 76% mayor que quienes trabajan en entornos con bajos niveles de confianza. Aprender a despreocuparse puede crear un entorno de trabajo más tranquilo, en especial para los trabajadores remotos que a menudo sienten que deben destinar más horas de su tiempo para demostrar su esfuerzo. Al margen de lo anterior, igualmente deberás contactarte con ellos regularmente para asegurarte de que estén satisfechos.

Comunicación

Comunicarte con los trabajadores remotos no es igual que comunicarte con quienes trabajan presencialmente, y posiblemente requiera una mayor preparación. Es posible que debas contactarte con mayor frecuencia para ver cómo están llevando el trabajo en casa y si necesitan ayuda adicional, ya sea asistencia de TI, una silla ergonómica o asesoramiento sobre mindfulness.

Podría serte útil realizar encuestas de opinión regulares y sesiones donde esté permitido hacer cualquier tipo de pregunta a fin de obtener comentarios instantáneos sobre el nivel de compromiso y motivación de los empleados en un entorno de trabajo híbrido. Hazles saber que valoras la honestidad y las expresiones de vulnerabilidad y que todos tienen voz y derecho a opinar.

Inclusión

Analiza detenidamente la cuestión de la inclusión y cómo los equipos pueden trabajar fluidamente en una configuración híbrida. Es fundamental no profundizar las desigualdades ya existentes dejando al margen a quienes trabajan mayormente de manera remota, como empleados con personas a su cuidado, madres que trabajan, y personas con discapacidades. Suele haber un sesgo inconsciente en contra de las personas que trabajan desde casa, por lo que debes asegurarte de que reciban las mismas oportunidades y se sientan igual de valoradas que quienes regresen a la oficina.

Los administradores también deben prestar especial atención durante la incorporación de nuevos empleados de modo que no se sientan excluidos ni imposibilitados de forjar una relación con sus colegas. En un primer momento, puede ser recomendable que pasen la mayor parte de su tiempo sentados junto a colegas que puedan servirles de mentores y responder cualquier pregunta que tengan, a fin de asegurarte de que se sientan incluidos en el nuevo lugar de trabajo híbrido.

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