14 maneras de mejorar las comunicaciones internas en el lugar de trabajo

Mantener a las personas al tanto de lo que sucede es fundamental para aumentar el compromiso. Estas son algunas formas de impulsar la comunicación en el trabajo.

COMUNICACIóN EMPRESARIAL | 10 MINUTOS DE LECTURA
¿Por qué es tan importante una comunicación eficaz en el lugar de trabajo?

¿Por qué es tan importante una comunicación eficaz en el lugar de trabajo?

Nunca fue tan importante contar con una estrategia eficaz de comunicación interna. Con el trabajo remoto e híbrido, la mayor concientización en torno al bienestar de los empleados y el compromiso cada vez mayor de trabajar con altos estándares éticos y un propósito, es de vital importancia mantener a todos los empleados al tanto de lo que sucede en la organización. Cuando existe un equipo de comunicación interna, aumentan el compromiso de los empleados, su predisposición a permanecer en la empresa y las probabilidades de que confíen en las palabras de los líderes.

Una estrategia eficaz de comunicación interna:

Fomenta el sentido de propósito y comunidad
Fomenta el sentido de propósito y comunidad

Asegurarte de que todos reciban los mensajes y la información clave ayuda a crear un sentido de pertenencia a una organización. Las comunicaciones internas también pueden contribuir a que los mensajes de marca sean coherentes con lo que se transmite fuera de la empresa, lo que ayuda a consolidar el sentido de identidad de la organización.

Potencia la productividad

La comunicación eficiente puede impulsar el rendimiento y la productividad. Se estima, por ejemplo, que la tecnología de colaboración digital puede aumentar la productividad entre un 20% y un 30%. La productividad también puede promoverse comunicando los objetivos y las novedades sobre el progreso y el rendimiento.

Controla el mensaje

Una estrategia de comunicación interna pone a la organización al mando de los mensajes. No se trata de un control porque sí, sino que se busca evitar los malentendidos y limitar los chismes y rumores dañinos. También reduce las probabilidades de que los empleados se enteren primero de las noticias importantes por medios ajenos a la organización.

Une a los trabajadores híbridos y remotos

Una comunicación interna eficaz permite mantener la conexión esencial con los trabajadores remotos e híbridos. Sin embargo, si la comunicación se limita exclusivamente al trabajo, se pierden grandes oportunidades. Reservar momentos para la comunicación social e informal, y la participación en este tipo de interacciones puede ayudar a que todas las personas se sientan identificadas con la cultura de la empresa.

Ayuda a cumplir las expectativas de los empleados

Las personas están cada vez más conectadas en su vida personal y buscan un flujo constante de información, intercambio, comentarios e interacción también en el trabajo. Además, cuando tienen la oportunidad de interactuar, sienten que alguien las ve y las escucha, lo que promueve el compromiso y la retención laboral.

Mejora la transparencia

Cuando los líderes y gerentes se comunican de manera auténtica, las comunicaciones internas pueden generar confianza en una organización.

Permite a las personas contribuir a los mensajes

Dar cabida a las diferentes voces en las comunicaciones internas posibilita una mayor amplitud de perspectivas y pone de manifiesto un deseo de escuchar y ser flexible.

Brinda a los empleados acceso a la empresa en general

Las comunicaciones internas eficaces ayudan a evitar el aislamiento entre distintas partes de la organización. Asimismo, permiten mantener a las personas informadas sobre las oportunidades de capacitación y desarrollo profesional en la empresa.

Simplificar el trabajo con Workplace

Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.

¿Cuáles son los riesgos de una comunicación ineficaz en el lugar de trabajo?

¿Cuáles son los riesgos de una comunicación ineficaz en el lugar de trabajo?

Una comunicación ineficaz puede reducir la eficiencia y la productividad, además de afectar el compromiso y la moral de los empleados. En una encuesta realizada por The Economist, el 44% de las personas encuestadas manifestaron que las barreras en la comunicación generaron demoras o impidieron la finalización de proyectos, mientras que el 31% afirmó que afectaron la moral.

La comunicación corporativa mal estructurada o ineficaz da lugar a la difusión de información errónea, a la creación de redes y divisiones informales, y a la diseminación de rumores. Esto puede generar en los empleados sentimientos de aislamiento o falta de apoyo, y puede llevarlos a actuar basándose en información imprecisa o engañosa. También representa una importante oportunidad desaprovechada de transmitir información crucial cuando se la necesita y deja a la empresa especialmente expuesta en momentos de crisis.

Pese a estos riesgos, apenas un tercio de las empresas que respondieron a una encuesta realizada por la International Association of Business Communicators tenían un departamento de comunicaciones. Y, de ese tercio, tan solo el 39% dedicaba más de la mitad del tiempo a las comunicaciones internas.

Métodos de comunicación en el lugar de trabajo y cuándo usarlos

Métodos de comunicación en el lugar de trabajo y cuándo usarlos

Las organizaciones poseen una variedad cada vez mayor de canales y herramientas para comunicarse con los empleados y para permitir que estos se comuniquen entre sí. Para tener éxito, se debe utilizar una estrategia que adapte estas opciones a los diferentes mensajes y públicos a fin de hacer el mejor uso posible de un amplio abanico de canales.

El correo electrónico sigue siendo el canal más frecuente para las comunicaciones internas, de acuerdo con el Institute of Internal Communication (IIC). No obstante, el IIC también informa que casi tres cuartos de los empleados del Reino Unido dedican menos de 15 minutos al día a leer o consultar las novedades de su empleador.

Los canales como los mensajes instantáneos y los medios sociales exclusivos pueden ser más eficaces para transmitir mensajes o novedades simples, y mantener a los empleados en contacto entre sí.

Claramente, la comunicación cara a cara, ya sea online o en persona, sigue desempeñando un papel valioso. Las reuniones periódicas y las oportunidades para que todas las personas puedan contribuir continúan siendo clave a la hora de establecer y mantener comunicaciones internas eficaces. Pero la tecnología también contribuye a mejorar las estrategias de comunicación interna.

Los videos son un canal de marketing enormemente popular que puede ser tan eficaz dentro de una organización como puertas afuera. Tus empleados ya usan los videos para obtener información sobre productos y como entretenimiento, por lo que son una magnífica oportunidad para comunicar mensajes internos de una manera más eficaz.

Al mismo tiempo, la realidad aumentada y la realidad virtual son cada vez más importantes para reunir a los empleados de grandes empresas con sedes repartidas en distintas áreas geográficas cuando es necesario realizar asambleas o sesiones de capacitación virtuales.

De igual modo, la ludificación se está convirtiendo en otra herramienta importante para elaborar mensajes corporativos, afianzar el compromiso de los empleados y mejorar la contratación y la retención.

Cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo: 14 consejos destacados

Cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo: 14 consejos destacados

Según el IIC, los empleados quieren conocer las estrategias y el rendimiento de su organización, así como las prioridades de sus equipos. Pero, al mismo tiempo, muchos gerentes carecen de confianza con respecto a las comunicaciones. A continuación, te brindamos algunos consejos para optimizar las comunicaciones internas.

  1. Elige herramientas fáciles de usar. Es importante que las intranets y las herramientas de comunicación sean intuitivas y entretenidas, y que estén diseñadas para dispositivos móviles.

  2. Asegúrate de que las comunicaciones sean periódicas. La constancia es clave, ya que los empleados incorporarán las comunicaciones a su jornada laboral. Programa contactos regulares y usa notificaciones push para recordar a las personas que revisen las novedades o asistan a las reuniones. Intenta mantener al menos una sesión periódica que incluya a todo el equipo, en especial si varios de los empleados trabajan de manera remota.

  3. Asegúrate de que las comunicaciones sean concisas. Teniendo en cuenta que las personas consideran, cada vez más, los correos electrónicos como una carga o reciben demasiados para verlos a todos, la brevedad es fundamental. Los mensajes deben ser concisos y relevantes, y, cuando resulte adecuado, deben usarse los canales de chat.

  4. Presta atención a los aspectos culturales. Define reglas básicas para el uso de los canales internos. Los mensajes deben reflejar, en todo momento, los valores de tu organización y las expectativas de los empleados.

  5. Mantén cerca e involucrados a los trabajadores remotos e híbridos, y asegúrate de que tengan acceso a todas las herramientas y tecnologías de comunicación necesarias.

  6. Aprovecha a los empleados como creadores de contenido. Programa oportunidades para que diferentes personas puedan aportar contenido. De esta forma, siempre tendrás contenido nuevo y fomentarás el compromiso de los empleados. Las contribuciones de los empleados pueden incluir blogs, publicaciones, videos cortos o entrevistas en la calle.

  7. Haz que las comunicaciones sean interesantes para tu público. Mantente al tanto de las tendencias y los intereses de tus equipos, y usa esta información para elaborar las comunicaciones.

  8. Maximiza la interacción. Alienta a las personas a responder los mensajes y permite que envíen sugerencias o feedback, y compartan información.

  9. Mejora tus propias comunicaciones personales. Da el ejemplo: aporta contenido, responde a las contribuciones de las personas y comunícate de forma auténtica.

  10. Varía el contenido. Para dar vida a los comunicados verticales, incluye debates, infografías, videos cortos o entrevistas.

  11. Cuida la redacción. Algo que quizá suene divertido si se transmite verbalmente puede parecer brusco o interpretarse como una crítica en correos electrónicos o publicaciones breves. Los emojis, bien usados, pueden ser útiles.

  12. Presta atención a quienes no contribuyen. Verifica que no haya problemas y que todas las personas se sientan igualmente valoradas y con derecho a participar.

  13. Reconoce y recompensa. Usa los canales de comunicación de la empresa para reconocer públicamente los logros, aniversarios y éxitos de los empleados.

  14. Realiza mediciones. Los canales de comunicación interna pueden brindar información valiosa. Incorpora herramientas de medición como encuestas, preguntas no retóricas, votaciones y oportunidades de interacción. Explica con claridad cómo se usará la información. De esta forma, obtendrás información valiosa y las personas sabrán que se las escucha.

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