¿Crees que tu empresa tiene un buen proceso de incorporación de los empleados? Gallup descubrió que solo el 12% de las empresas dicen que sí, lo que demuestra que muchas necesitan mejorar.

Si el proceso de incorporación de nuevos empleados no es bueno, puede afectar a la organización de muchas maneras. Es menos probable que los empleados se sientan motivados y puede que no sepan hacer bien su trabajo, lo que a la larga provoca una elevada y costosa rotación: el costo promedio de sustituir a un empleado oscila entre el 16% y el 20% de su salario. Y es bien sabido que hasta el 20% de los cambios de personal se producen en los primeros 45 días de ingresar en una empresa.

Pero, cuando se hace correctamente, la organización se beneficia: Forbes afirma que el 50% de los nuevos empleados harían un esfuerzo adicional para sus empresas si consideraran que su experiencia de incorporación fue satisfactoria.

¿Qué es la incorporación de empleados?

El proceso de incorporación se refiere a la forma en que los nuevos empleados se integran en una organización. No se trata simplemente de enseñar la oficina a los nuevos empleados y rellenar el papeleo. Se trata más bien de una introducción completa a la organización, su cultura y sus integrantes y, según la SHRM, puede durar hasta 12 meses.

Además de proporcionar a los nuevos empleados una orientación exhaustiva, la incorporación puede sentar las bases de un sentimiento de pertenencia en el trabajo desde el principio, lo que mejorará su experiencia como empleados en la empresa.

Creación de un plan de incorporación

Pasos del proceso de incorporación

1. Prepara a los empleados antes de la fase de incorporación

Una buena experiencia de incorporación comienza incluso antes de que el nuevo empleado empiece a trabajar.

Al preparar a los empleados para el nuevo puesto, lograrás que se entusiasmen con su nuevo trabajo y los mantendrás comprometidos hasta la fecha oficial de incorporación. Este es el mejor momento para responder a cualquier pregunta o duda que puedan tener, y para mostrar la cultura amigable de la empresa.

Durante este primer paso, también debes asegurarte de que el nuevo empleado reciba toda la documentación importante para que pueda leerla y comprender mejor su puesto y la empresa.

2. Crea un paquete de bienvenida

Dedica tiempo a demostrar a los nuevos empleados lo mucho que los aprecias.

Prepara un generoso paquete de bienvenida para su primer día (si el nuevo empleado es un trabajador remoto, envíaselo a su dirección) e incluye cosas que le gusten. No puedes fallar con algo dulce, una botella de agua con la marca y un cuaderno, pero intenta mostrar tu cultura en el paquete de bienvenida. No olvides que la primera impresión es la que cuenta.

3. Involucra a los demás

No depende solo de los directivos crear una experiencia positiva de incorporación. Hay que animar a otras personas de la empresa a que participen en el proceso de incorporación, ya sea que se vuelvan amigos o que den un recorrido por la oficina a los nuevos empleados. Pregunta a los empleados si quieren participar y asígnales un rol.

Dependiendo del tamaño de la empresa, es probable que los nuevos empleados tengan que memorizar muchas caras y nombres nuevos, por lo que puedes encargar a alguien la tarea de hacer un "árbol genealógico" de la empresa con los cargos, los nombres y una breve descripción (si no está ya disponible en la intranet de la empresa o en el directorio de personas).

Asegúrate de que los demás empleados, directivos, supervisores y altos cargos comprendan el proceso de incorporación y cómo encajarán en él.

4. Mantén el contacto frecuente

El proceso de incorporación debe ser continuo. Mantén contacto regular con los nuevos empleados para saber cómo les va y si tienen alguna pregunta. Si tienes poco tiempo, organiza una reunión con otros miembros del equipo.

Reserva tiempo en la agenda de ambos, que puede convertirse en un encuentro semanal o quincenal. Estos controles demostrarán al empleado que te interesa su opinión y pueden ayudar a crear una relación laboral más sólida.

5. Establece objetivos y compártelos

Comparte las metas y objetivos de tu empresa para que los nuevos empleados comprendan mejor lo que intentas lograr. Una vez que hayas compartido los objetivos de la empresa, establece objetivos específicos para los empleados.

Los trabajadores se sienten valorados y motivados cuando saben bien qué se espera de ellos y cuando reciben comentarios constructivos y frecuentes. Tienen la sensación de que desempeñan un rol fundamental para que la empresa tenga éxito.

Esto es clave para que tanto las personas como las empresas alcancen sus metas a corto y largo plazo.

6. Repite la incorporación si es necesario

Si alguien está ausente desde hace mucho tiempo, por enfermedad o por un año sabático, tómate el tiempo necesario para reincorporarlo y ponerlo al día de los nuevos proyectos y de cualquier cambio que se haya producido en la empresa. De este modo, notarás que ese empleado puede volver a comprometerse y volver a ser productivos más rápidamente.

7. Personaliza las experiencias

Cada empleado nuevo es único y también debería serlo su proceso de incorporación. Asegúrate de que cada persona viva una experiencia única, atractiva y, sobre todo, relevante. Una medida que puedes adoptar es asignar mentores a los empleados nuevos para ayudarlos a entablar relaciones con sus compañeros de trabajo y a desarrollar sus planes profesionales.

Actualización del plan de incorporación

Una vez que implementes el proceso de incorporación, también tendrás que actualizarlo con cierta frecuencia para asegurarte de que permita lograr todos los objetivos. Puedes hacer encuestas de percepción para averiguar el grado de satisfacción de las personas con el proceso. Y, por lo menos una vez cada tres años, vuelve a evaluar todo el proceso y actualiza lo que haga falta para que siga vigente.

Sea cual sea el método, lo principal que hay que recordar sobre la incorporación es que debe ser lo más sencilla y entretenida posible. No existe una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión.