Políticas de teletrabajo: consejos de los expertos

Los líderes empresariales se están dando cuenta de que el teletrabajo puede tener éxito a escala. Esto es lo que hay que saber para crear y aplicar una sólida política de teletrabajo.

TRABAJO REMOTO | 6 MINUTOS DE LECTURA
remote working policy - Workplace from Meta

Millones de personas en todo el mundo han trabajado desde casa durante la pandemia de COVID-19. Y el consenso es que el trabajo a distancia está aquí para quedarse mucho después de que la crisis haya terminado.

Hay buenas razones para ello. La gente quiere la flexibilidad del trabajo remoto, y puede dar un impulso a la productividad -un estudio muestra que los trabajadores estadounidenses a distancia trabajan 1,4 días más al mes que sus homólogos en la oficina-, lo que en última instancia beneficia a la cuenta de resultados.

¿Cómo se puede aprovechar este éxito y sacar el máximo partido a la flexibilidad? Una política de teletrabajo que contenga la información adecuada desempeñará un papel fundamental.

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¿Por qué tener una política de teletrabajo?

¿Por qué tener una política de teletrabajo?

Todo el mundo en su equipo conoce las reglas, ¿verdad? Así que no hay necesidad de tener una política formal si decide que la gente puede trabajar desde casa o en otro lugar fuera de la oficina.

No es así. El teletrabajo es muy diferente a tener a todos juntos en un mismo lugar. No tener una dirección clara sobre quién hace qué, dónde y cuándo puede sembrar confusión y sentimientos de injusticia que pueden llevar a una desconexión. Pero es un riesgo que las empresas están asumiendo: más de la mitad de ellas (57%) funcionan sin una política de teletrabajo.

"Las políticas de teletrabajo son realmente obligatorias ahora, y creo que esto se ha puesto de manifiesto con lo que ha sucedido con la COVID-19, especialmente porque se ha demostrado que muchos trabajos se pueden hacer a distancia", dice Jason Hicklin, jefe global de marketing de contenidos de NGA Human Resources.

"Si tiene una política que establece que todo el mundo puede trabajar desde casa siempre que su trabajo se pueda hacer desde casa, entonces es blanco y negro. Si no lo tiene establecido, se producen desacuerdos, porque habrá una norma para una persona y otra para otra".

No se trata de imponer la ley. "Una buena política de teletrabajo no establece necesariamente reglas y lo que una empresa espera de los empleados. Por el contrario, debe dar autonomía y capacitar a los trabajadores para que trabajen de la manera que más les convenga, impulsando en última instancia la productividad y el éxito de la empresa", afirma Paul Burrin, vicepresidente de Sage People.

Entonces, ¿cómo es una política de teletrabajo?

Políticas efectivas de teletrabajo: lo esencial

Políticas efectivas de teletrabajo: lo esencial

No todas las políticas serán iguales, pero hay algunas áreas comunes que merecen atención:

  • Quién puede trabajar a distancia, dónde y cuándo
  • El equipo
  • Horario de trabajo
  • La comunicación
  • Ciberseguridad
  • Establecimiento de objetivos
  • Bienestar

Veamos estos aspectos individualmente.

Quién puede trabajar a distancia, dónde y cuándo

Quién puede trabajar a distancia, dónde y cuándo

El brote de coronavirus ha revolucionado las ideas sobre los trabajos que las personas pueden realizar a distancia. Y eso significa que las políticas de teletrabajo también tienen que cambiar.

"Las políticas de teletrabajo históricamente señalaban cuándo y cómo los empleados podían trabajar desde otros lugares que no fueran la oficina", dice Paul. "Ahora podemos esperar lo contrario: nuevas políticas que determinen cuándo y cómo pueden trabajar los empleados desde la oficina".

"Incluso antes de la pandemia del COVID-19, muchas organizaciones estaban practicando algún grado de trabajo flexible, remoto y móvil. El 95% de los líderes de RRHH ya ofrecían trabajo flexible, o planeaban hacerlo, en los próximos dos años, según el informe de investigación de Sage People The changing face of HR.

"Paradójicamente, un virus ha actuado como un catalizador imprevisto, acelerando la transformación digital en todo el mundo, de modo que el teletrabajo es ahora la nueva normalidad para muchos".

Esto no significa que todo el mundo vaya a trabajar en remoto todo el tiempo. No es necesariamente beneficioso que los empleados lo hagan. Hay un punto óptimo para el teletrabajo, y el aumento más significativo del compromiso de los empleados se produce cuando la gente trabaja fuera de las instalaciones entre el 60% y el 80% del tiempo, por lo que merece la pena tenerlo en cuenta a la hora de elaborar su política.

Piense también en dónde pueden trabajar los empleados. ¿El trabajo remoto debe realizarse sólo en casa, o está bien que la gente se instale en un espacio de trabajo compartido o trabaje en una cafetería? Deje claras las reglas en su política.

Remote working policies will prove increasingly important in the hybrid workplace
Equipo de trabajo

Equipo de trabajo

"Las organizaciones deben equipar a los empleados con la tecnología que necesitan para hacer su trabajo con facilidad, independientemente de si su fuerza de trabajo es remota o no", dice Paul, destacando la importancia de la tecnología basada en la nube para gestionar la nueva fuerza de trabajo remota.

El equipamiento no debe ser una zona gris. Las políticas deben indicar quién lo proporciona, quién lo instala y quién es responsable de él. También deben incluir las normas de uso de los equipos: ¿pueden los empleados utilizar los portátiles de la empresa en su tiempo libre, por ejemplo? Si es así, ¿pueden instalar un software en ellos o utilizarlo en dispositivos personales? Y, sobre todo, ¿qué deben hacer si algo va mal?

Horario de trabajo

Horario de trabajo

El teletrabajo implica flexibilidad en cuanto al tiempo: es una de las cosas que lo hace tan atractivo. Pero si una organización no sabe gestionar la flexibilidad, puede resultar contraproducente, con personas que hagan demasiadas horas extras o que no estén disponibles cuando se les necesite.

"Creo que existe el peligro de que las líneas entre el trabajo y la vida se vuelvan tan borrosas que no haya distinción", dice Jason. "La gente estará contestando correos electrónicos a las 10 de la noche y durante el fin de semana, y eso no es bueno desde el punto de vista de la salud mental".

Pero la autonomía es valiosa. "El tradicional horario de 9 a 5, tal y como lo conocemos, ha muerto", dice Paul. "Al permitir que los empleados trabajen en el horario que más les convenga, las organizaciones pueden impulsar el compromiso, la productividad y el rendimiento. Esto es más vital que nunca hoy en día, con muchos empleados que también equilibran las responsabilidades de cuidado de niños a tiempo completo junto con sus funciones a tiempo completo."

Disponer de una orientación clara sobre las horas de trabajo y de sistemas de seguimiento del tiempo le permitirá ver si la gente está haciendo demasiadas o pocas horas, sin comprometer la flexibilidad.

Comunicación

Comunicación

"La comunicación bidireccional regular, específica, eficaz y personalizada es esencial para que las organizaciones puedan mantener a los empleados informados. De este modo, saben lo que está pasando, pueden hacer preguntas o dar su opinión en tiempo real", dice Paul. Pero la comunicación es uno de los mayores retos para directivos y empleados cuando se trata de trabajar a distancia.

La falta de ella puede llevar a un bajo rendimiento y, en última instancia, al aislamiento, que es el problema más común entre los teletrabajadores. Por eso es tan importante no dar por sentado que la comunicación se producirá sin más. Establezca directrices sobre cuándo y cómo se celebrarán las reuniones. Y asegúrese de que la comunicación es bidireccional, no descendente: tiene que saber lo que ocurre con su equipo, no sólo transmitirles información en cascada. Paul recomienda que se realicen encuestas para medir el estado de ánimo del equipo y obtener una visión más amplia.

Ciberseguridad

Ciberseguridad

Las personas que trabajan a distancia se enfrentan a riesgos cibernéticos diferentes a los que trabajan in situ. Por ejemplo, está el problema de la navegación por el hombro y las redes inseguras en espacios públicos o alojamientos compartidos. "Incluso si estás en tu propia casa, alguien del hogar podría ver información personal, y ahí es donde podría haber posibles violaciones de la seguridad", señala Jason.

Su política debe hacer que la gente sea consciente de los riesgos, ofrecer orientación para evitarlos e instrucciones sobre qué hacer si la seguridad se ve comprometida. Algunas medidas sencillas, como dar instrucciones a los empleados para que bloqueen la pantalla de su ordenador portátil cuando se alejen de él, pueden ser de gran ayuda.

Establecimiento de objetivos

Establecimiento de objetivos

Saber lo que se quiere conseguir siempre es importante, pero sin la presencia física de los miembros del equipo y de los directivos para estimular y animar, la fijación de objetivos es aún más vital. Por eso es esencial asegurarse de que los objetivos están claros para todos los miembros del equipo.

"Establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos), comprobar periódicamente cómo progresa la gente (personal y profesionalmente) y debatir formas de resolver los retos al tiempo que se proporciona apoyo continuo es vital", dice Paul.

Y no hay que olvidarse de marcar las victorias: "Es importante ofrecer ánimos, reconocer los logros y celebrar los éxitos", añade. "Ahora es el momento de ser más humanos, aunque seamos menos capaces de ser más sociales".

Bienestar

Bienestar

Aunque la flexibilidad ofrece un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal y un aumento del bienestar, el teletrabajo también puede conducir a la soledad, especialmente para aquellos que no están acostumbrados.

"Muchas personas disfrutan trabajando desde casa, pero puede ser bastante aislante después de un tiempo, especialmente para las personas que viven solas", dice Jason. "La salud mental tiene que figurar en su política para asegurarse de que hay controles regulares con los jefes y los grupos de compañeros".

La inteligencia emocional y la empatía de los directivos también pueden ayudar. "Muchos empleados consideran que estar en vídeo y delante de un ordenador hora tras hora, día tras día, es agotador", dice Paul. "Es vital animar a los directivos a ser más relajados, flexibles y empáticos en su forma de trabajar, para ayudar a los empleados a gestionar el estrés y mantener el bienestar".

El teletrabajo también puede plantear problemas físicos. Un estudio sobre el trabajo en casa demostró que más de la mitad de los encuestados experimentaron nuevos dolores y molestias durante el confinamiento por el coronavirus. Por ello, su política debe recomendar que se dedique tiempo a las pausas y al ejercicio físico.

El teletrabajo es nuevo para muchos de nosotros y, como cualquier otra forma de hacer las cosas, evolucionará y crecerá. Una política de teletrabajo es sólo un elemento para sacar el máximo partido a este nuevo mundo.

"Todos tenemos que adaptarnos a vivir y trabajar de forma diferente", dice Paul. "Cada empleado es único y se adaptará y aprenderá a manejarse en este entorno en evolución. En última instancia, las organizaciones deben esforzarse por ofrecer las mejores experiencias posibles a los empleados. Las grandes experiencias ayudan a impulsar la motivación y el compromiso, a mejorar la productividad y a retener a sus mejores empleados."

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