Estilos de presentación: consejos de expertos para mejorar tus presentaciones

Mike Sharkey

Independientemente de que estés presentando una demostración comercial, un mensaje dirigido a toda la empresa o un curso de capacitación, es importante generar el máximo impacto posible. Te contamos los consejos de expertos sobre cómo dar presentaciones que marquen la diferencia.

Métodos de presentación

Hay muchas teorías en torno a los estilos de presentación, algo que no es de extrañar, teniendo en cuenta que constituyen una parte tan fundamental de la comunicación empresarial. Así que, ya sea que recurras a una serie de diapositivas concisas, basadas en datos y repletas de cifras e información factual, o que optes por un enfoque más narrativo basado en anécdotas para captar la atención de tu público, hay todo tipo de técnicas que puedes usar a la hora de dar una presentación.

Pero, si bien puede resultar útil conocer los distintos métodos de presentación, a la mayoría se nos plantearán los mismos interrogantes acerca de cómo hacer que la presentación nos sirva en nuestra situación particular. ¿Cómo podemos lograr lo que queremos con nuestras presentaciones? ¿Cómo podemos conectar con las personas? ¿Y cómo podemos asegurarnos de que nuestra presentación sea interesante (y no aburrida) para nuestro público? Veamos qué opinan los expertos.

Ten en claro el motivo de tu presentación

Antes de ponerte a crear hermosas diapositivas y a ensayar tus líneas frente al espejo, vale la pena detenerte a pensar qué quieres conseguir con tu presentación.

Alguien que sabe muchísimo sobre este tema es Jesse Evans, quien se describe a sí mismo como geek especialista en educación y capacitación de clientes en Workplace. "Ya sea que estés dando una presentación o dictando una clase, lo que buscas es convencer a las personas", explica. "Estás tratando de cambiar un comportamiento. El objetivo siempre es ese. Hay algo que quieres que alguien haga de otra forma, o que piense de otro modo de allí en más".

David Bliss, fundador de la empresa de capacitación y orientación Brunel Harper, coincide plenamente. "Debes conocer la trayectoria de tu historia", afirma. "¿Qué quieres lograr? ¿Qué quieres que sienta el público? ¿Qué quieres que haga al terminar tu presentación y cómo sabrás que lo hará?"

Una vez que sepas las respuestas a estas preguntas, podrás empezar a dar forma a tu presentación.

La presentación no se trata de ti

Todo presentador se preocupa por cuestiones personales: ¿cómo debe presentarse?, ¿qué imagen transmite?, ¿qué técnica de presentación debe usar? Pero, según los expertos, estar excesivamente pendiente de estos detalles es un error.

Las introducciones largas, por ejemplo, son algo que debes evitar. A las personas sencillamente no les interesan. "Cuenta lo justo y necesario sobre ti de modo que suenes confiable, que piensen que merece la pena escucharte para luego convencerlos con las cosas que digas y la forma en que las digas de que, efectivamente, eres confiable", sostiene Jesse.

"En una presentación, el único foco debe ser el público", añade David. "Suele ocurrir que las presentaciones terminan girando en torno a la experiencia de la persona o a la experiencia y los conocimientos de la empresa. Pero, en realidad, si estás dando una presentación ante un grupo de personas, lo único que les interesará será lo que ellas precisan entender. Ya saben que tú tienes la experiencia y la capacidad".

Técnicas de presentación: Pregunta. Escucha. Responde.

"La regla más importante que aprenderás es: 'Nunca le digas a alguien algo que esa persona pueda decirte a ti'", asegura Jesse. Para lograr que las personas hagan cosas, debes hacer preguntas; pero primero debes crear un espacio seguro donde se animen a participar. Alienta a las personas a hablar y ten la valentía suficiente para esperar a que respondan. "Sigue la regla de los siete segundos", indica Jesse. "Haz una pregunta, siempre repítela, pero dales al menos siete segundos para responder. Y no respondas a lo primero que digan para salir del apuro".

Si las personas son muy reacias a hablar y la presentación es virtual, un chat privado puede ser de gran utilidad: hablar de las preguntas que ves allí (incluso si todavía no hay ninguna) puede animarlas a participar.

Una vez que comiencen a hablar, valida sus comentarios. "Siempre responde y usa el nombre de las personas", nos recomienda Jesse. "Si lo haces lo suficiente, las personas se sentirán a gusto y estarán dispuestas a asumir riesgos".

Además, piensa en cómo responder. "Agudiza tu capacidad de escuchar y, lo más importante de todo, usa únicamente el mismo lenguaje que usa tu público", explica David. "No reformules. Cuando usas su lenguaje, le estás diciendo a la persona que hizo la pregunta que realmente la estás escuchando".

Sé flexible en tu presentación

Llegó el gran día. La colaboración de tu equipo fue impecable y destinaste horas y horas a ensayar. Pero, justo cuando crees que todo marcha sobre ruedas, el potencial cliente lanza una pregunta complicada. ¿Problemas a la vista? "No necesariamente", dice David. Saber hacer frente a los cambios de rumbo puede ser un factor crucial para el éxito.

"Siempre digo: 'Logra la interacción desde un primer momento y tu público te dirá lo que realmente quiere saber, y puede que no sea lo que tenías preparado'", advierte.

"Los equipos que realmente están atentos a cualquier tipo de indicio verbal de las personas, que piensan: 'En realidad también están preguntando por esto. ¿Cómo nos adaptamos en el momento?', suelen ser los que obtienen el trabajo, porque se los valora por su flexibilidad. Escuchan. Responden a lo que escuchan, en lugar de atenerse a un temario previsto".

PowerPoint no es el podio de tu presentación

En algún momento, todos los presentadores pensarán —mucho— en sus diapositivas. Entonces, ¿cómo te aseguras de que sirvan para mejorar tu presentación en lugar de complicarla?

"PowerPoint sirve para proporcionarte elementos visuales y ayudar a las personas a recordar conceptos clave. No está allí para servir de guion", insiste Jesse. "Una presentación de PowerPoint es como un podio. Si la sabes usar, puede ser maravilloso, pero muchas personas terminan apegándose a su presentación. Además, es un recurso estático. Eso significa que no estás usando tu espacio y que no estás generando una interacción real. Pero el problema no es la presentación de PowerPoint, sino la forma en que la usas".

La clave es no sobrecargar a las personas con diapositivas excesivamente complicadas.

"Usa las dispositivas para marcar puntos en el tiempo y presentar las preguntas", explica Jesse. "El desorden visual naturalmente es un problema legítimo, así que lo mejor es tener apenas un par de elementos visuales, en especial si son palabras: pocas palabras en una diapositiva y un espacio relativamente despejado para que el cerebro tenga que centrarse solo en lo que realmente importa".

Aplica técnicas de presentación

Sea cual sea tu enfoque general, hay algunas técnicas confiables de probada eficacia que te ayudarán a transmitir tu mensaje.

Para demostrar la toma de decisiones, por ejemplo, Jesse recomienda el formato "hago, hacemos, haces". Demuestra el proceso y la línea de pensamiento; luego, trabajen juntos en una situación aplicada que refleje el proceso de toma de decisiones. Por último, dale al público la posibilidad de imaginar un segundo escenario por su cuenta y, luego, usa preguntas para asegurarte de que llegaron a la conclusión correcta por los motivos correctos.

O intenta con un enfoque de "problema-solución":

  • Piensa en las cosas que quieres que las personas hagan de otra forma.
  • Alienta al público a contarte el problema que quieren resolver.
  • Plantea lo que quieres que hagan como la solución.

Jesse explica: "Por ejemplo, en mi clase de técnicas de presentación, diría: "'¿Qué hace que una presentación sea aburrida?'. Piensen en presentaciones virtuales en las que participaron anteriormente y en las cosas que hicieron los oradores que hayan arruinado la experiencia".

"Te dijeron que estas cosas son problemas, así que todos están de acuerdo. Ahora, cuando presentes este nuevo cambio de comportamiento, plantéalo como una solución a un problema que, en su opinión, es un problema legítimo".

La modalidad virtual es una ventaja para las presentaciones

La pandemia transformó la forma en la que hacemos presentaciones. De pronto, estamos frente a una pantalla, en lugar de en una sala de conferencias o de capacitación. Y eso no solo es diferente... también puede ser mejor.

"Todos pueden hablar", dice Jesse. "Dispones de un chat. Todos pueden sumarse y hacer una pregunta para recibir ayuda. Eso aumenta tu capacidad de generar interés en las personas, pero también significa que debes hacerlo de otro modo.

"Creo que el peor error que puedes cometer (y que todo el mundo comete) en entornos virtuales es decir que va a haber una sesión abierta de preguntas y respuestas al final, y pedirles a los espectadores que guarden sus preguntas hasta ese momento".

Para evitar que esto ocurra, necesitas la ayuda de alguien que se encargue de anotar las preguntas que se vayan haciendo en el chat. "Lo ideal es contar con un voluntario cada 50 personas", dice Jesse. "Hice presentaciones ante miles de personas y conté con un pequeño ejército de especialistas que iban tomando nota de las preguntas a medida que surgían. Puedes asegurarte de que la experiencia sea maravillosa para todas las personas aunque sean literalmente miles".

Cuando haces una presentación virtual, eres el director, por lo que debes ocuparte también del escenario. "El nivel de tus ojos y el de tu cabeza debe coincidir con el de tu público", explica David. "Debes poder mirar directamente la cámara. Es muy importante tener iluminación desde dos direcciones para que no haya sombras. Y el fondo debe ser neutro para que las personas no se distraigan preguntándose cuál es el libro de atrás o pensando que a tus plantas les falta agua".

"Intensifica tus gestos apenas un poco más que lo habitual. Úsalos para hacer hincapié en las cuestiones importantes y ten presente que el público debe poder verlos con claridad".

Sé tú durante la presentación

Al margen de las técnicas que uses, el éxito dependerá, en parte, de la sinceridad y la credibilidad que perciba el público. ¿Y cómo encuentras tu estilo de presentación único y personal?

"Una de las cuestiones clave en una presentación es que tenemos que confiar en la persona que nos habla", sostiene David. "Si vemos a una persona con todas sus peculiaridades, confiaremos más en ella que si sentimos que está tratando de actuar".

"La comunicación y las presentaciones no son ninguna ciencia", continúa. "Puedes pulir detalles técnicos que te permitan mejorar y hablar con mayor naturalidad, pero son solo disciplinas, no muy diferentes a aprender a conducir un auto".

"La clave no es la capacidad técnica: moverte con soltura, gesticular y proyectar la voz. Lo que tienes que superar primero es si realmente crees que debes estar allí hablando. Si no lo crees, o si hay algún vestigio del síndrome del impostor o de inseguridad, eso es lo que debes abordar antes que nada".

"Creo que siempre existe esa incómoda tensión entre lo que sabes que es eficaz y lo que te resulta auténtico", agrega Jesse. "Con suerte, terminan siendo cosas muy similares. Desarrollar tu propio estilo es importante porque el público percibe cuando algo no es auténtico. Pero, para hacerlo, primero tienes que aprender qué cosas funcionan de verdad".

"Muchas veces decimos: 'Todas las opciones son igual de válidas'. Pero en realidad no lo son. Hay algunos elementos que funcionan y otros que no; hay algunos elementos que funcionan para ti, pero que podrían no funcionar para otra persona. Lo cierto es que existe una serie mecánica de recursos para aprender".

"Así que lo primero que debes hacer es descubrir qué funciona realmente y, luego, descubrir cómo puedes incorporar tu personalidad".

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