Cómo mejorar la productividad de los empleados

¿Cómo crear un entorno de trabajo en el que las personas puedan rendir mejor? La productividad de los empleados es un tema que despierta cada vez más interés gracias a la evolución de nuestros conocimientos sobre la psicología del trabajo y al acceso a nuevas herramientas y tecnologías. A continuación, te explicamos cómo definir, medir y mejorar la productividad en la era del trabajo híbrido.

PRODUCTIVIDAD | 6 MINUTOS DE LECTURA
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¿Qué es la productividad del personal?

¿Qué es la productividad del personal?

La productividad de una persona consiste en la cantidad de trabajo que puede realizar en un tiempo determinado. Es una medición sencilla, pero los factores que influyen en ella son variados y complejos, y van desde las herramientas que utilizan las personas hasta la forma en que la organización crea un entorno que propicie el éxito.

Siempre habrá variaciones naturales entre la productividad de cada persona. Pero eso no es algo necesariamente negativo. Al fin y al cabo, el empleado que dedica mucho tiempo a realizar un trabajo sobresaliente es tan valioso como la persona que puede hacer grandes volúmenes en poco tiempo. La persona que resuelve problemas en un almacén tendrá un ritmo y unos objetivos diferentes a la de alguien que trabaja en una oficina.

Las empresas pueden medir la productividad global a nivel de la empresa o del equipo, así como analizar el ritmo de producción de cada empleado. La medición a gran escala puede ayudar a los líderes empresariales a verificar si cuentan con la combinación adecuada de personas en sus equipos.

¿Cómo se mide la productividad del personal?

¿Cómo se mide la productividad del personal?

Hay quienes afirman que el trabajador típico es productivo solo durante tres de cada ocho horas. Pero la forma de definir la productividad depende de las métricas y los métodos que se utilicen.

Como ya comentamos anteriormente cuando hablamos de la administración de la productividad, la medida clásica es una ecuación sencilla:

  • Productividad = producción (el volumen que se produce) ÷ aporte (horas de trabajo y recursos)

Esa es la base de referencia. Pero con el tiempo, medir la productividad (sobre todo la individual o personal) se convirtió en una tarea más compleja. Algunas medidas de productividad van más allá de los aportes y los resultados y permiten evaluar la calidad del producto y los costos financieros involucrados.

Mediciones de eficiencia y efectividad

Mediciones de eficiencia y efectividad

Se puede medir la productividad en términos de eficiencia, es decir, la rapidez con la que se realiza el trabajo.

¿Pero qué ocurre si la eficiencia es alta, pero la calidad es baja? Las mediciones de la efectividad de la productividad intentan responder a esta pregunta mediante la incorporación de normas de calidad.

Por ejemplo, en un centro de contacto, la productividad de un empleado podría medirse por el número de llamadas realizadas en las que el cliente calificó la calidad del servicio con una puntuación de 7/10 o superior. Este tipo de medición proporciona más información que la medición de la eficiencia por sí sola, pero depende de cuantificar la calidad, una tarea que no siempre es posible.

Algunas mediciones de la productividad tienen en cuenta la inversión financiera realizada en los resultados, no solo el tiempo del empleado. Por ejemplo, el empleado A puede llegar a ser muy eficaz y eficiente gracias a la capacitación intensiva impartida por la empresa. Por el contrario, el empleado B quizá tenía las mismas competencias cuando la empresa lo contrató. Si incluimos los costos financieros en la ecuación, una organización podría calificar la productividad del empleado B como más alta.

Cuando las organizaciones reflexionan sobre la contratación o la capacitación en un nuevo mundo laboral, la capacidad de realizar mediciones como estas puede cobrar mayor importancia. ¿Qué cuesta más, capacitar a las personas o contratar las competencias adecuadas? ¿Es más rentable "comprar" la productividad o crearla internamente?

Mediciones subjetivas y objetivas

Mediciones subjetivas y objetivas

Cuando el producto es algo tangible, como el número de llamadas realizadas o de clientes atendidos, se puede medir la productividad contabilizando el resultado. Esa es la medición objetiva de la productividad.

Pero cuando se mide la productividad de los trabajadores del conocimiento o de los creativos, definir el resultado de una manera cuantitativa es más complejo. En estos casos, los equipos pueden utilizar la medición subjetiva o de autoinforme, por lo general, a través de un cuestionario para los empleados. Pese a que es menos exacta que la medición objetiva, las investigaciones demuestran que la productividad informada por los propios trabajadores está correlacionada con las mediciones objetivas.

Comparación de los niveles de productividad de los empleados

Comparación de los niveles de productividad de los empleados

La medición de la productividad solo tiene sentido si se sabe qué se busca. La evaluación comparativa de los niveles de productividad significa que se conoce en qué consiste el éxito y cuándo es sobresaliente o insuficiente. Establecer un punto de referencia en cuanto a productividad dependerá de tu sector y del tipo de trabajo que realicen los empleados. Es probable que con el tiempo vayas seleccionando y modificando tus puntos de referencia de productividad a medida que obtengas más información sobre el rendimiento de tu propia empresa.

Informes de productividad de los empleados

Informes de productividad de los empleados

Un informe de productividad es un documento o panel que muestra el rendimiento diario, semanal o incluso por hora de una persona o equipo. Se puede hacer manualmente, mediante un sistema de gráficos u hojas de cálculo, o con herramientas de software que automatizan parte del trabajo.

Los informes de productividad de los empleados te ayudan a ver el panorama general. A lo largo del tiempo, puedes identificar patrones y tendencias en la productividad de tu equipo: quizá tenga un mayor rendimiento a mitad de semana que los lunes por la mañana, por ejemplo. También puedes ver los altibajos de la productividad de los distintos miembros del equipo y cómo difieren sus resultados entre sí.

Las organizaciones pueden elaborar sus informes de productividad a partir de datos subjetivos (los empleados anotan las horas y las tareas en una plantilla horaria) o de datos operativos objetivos, como los ingresos y los volúmenes.

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¿Qué afecta a la productividad de los empleados?

¿Qué afecta a la productividad de los empleados?

No hay dos empleados iguales. Hay quienes son muy productivos, mientras que otros tardan más en realizar una tarea. Una de las razones por las que los niveles de productividad varían dentro de un equipo puede deberse a la personalidad, el estilo de trabajo o la capacidad, cosas que no siempre se pueden controlar. Pero también existen factores que puede aumentar o disminuir para ayudar a que las personas puedan desarrollar su potencial en términos de productividad.

Por ejemplo:

Bienestar de los empleados

¿Los miembros del equipo gozan de buena salud y están bien? ¿Tienen un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida? ¿Se sienten a gusto y en confianza en el trabajo, y pueden acceder a la ayuda y a las adaptaciones que necesitan por motivos de enfermedad, discapacidad o permiso parental?

Herramientas de comunicación

¿Es fácil para las personas estar en contacto entre sí? ¿Las herramientas y los canales de comunicación de la empresa que conectan a los miembros de tu equipo son fáciles de usar, confiables y de alta calidad? Una investigación de McKinsey indica que las tecnologías sociales mejoran la productividad de los trabajadores del conocimiento entre un 20 y un 25%.

Prácticas de administración

¿Qué nivel de compromiso tiene el jefe de equipo? ¿Y cómo afecta esto al compromiso de los empleados? ¿Están disponibles y abiertos, y trabajan con las fortalezas de las personas para ayudarlas a rendir lo mejor posible y a desarrollarse? Las organizaciones que quieren preparar a sus equipos y gerentes para alcanzar el éxito intentan ayudar a las personas a invertir emocionalmente en lo que hacen y a sacar provecho de sus talentos.

Equipos

¿Los empleados disponen de las herramientas adecuadas para el trabajo? ¿Reciben una capacitación adecuada sobre cómo utilizar dichas herramientas? ¿Sus equipos son intuitivos y de alta calidad, o requieren tiempo y dedicación extra por parte de los empleados para que funcionen como corresponde?

Capacitación

¿Los empleados saben cómo realizar sus tareas diarias y afrontar los desafíos rutinarios sin necesidad de parar y pedir ayuda? ¿Reciben el nivel adecuado de formación cuando se incorporan a la empresa y una capacitación continua para mantener sus habilidades actualizadas?

¿Cómo aumentar la productividad de los empleados?

¿Cómo aumentar la productividad de los empleados?

Ya abordamos algunos de estos aspectos: el estilo de administración, la capacitación, la inversión de la empresa en herramientas y los entornos de trabajo son factores que contribuyen a mantener la productividad de las personas.

Pero, ¿qué debes hacer si los miembros de tu equipo no son tan productivos como esperas, a pesar de que todo lo básico esté en orden? Aquí tienes algunas ideas que te ayudarán a desarrollar un enfoque.

  • Alienta y felicita

Recurre a incentivos, no a castigos. Felicitar a los empleados cuando tienen un buen rendimiento hará que se sientan bien y enviará a todo el equipo el mensaje de que reconoces el trabajo duro y los grandes resultados.

Intenta encontrar formas de ayudar y motivar a alguien cuando esté trabajando en una tarea difícil. Esto les recordará que cuentan con tu confianza.

Según un estudio de la Escuela de Negocios de Harvard, felicitar a los empleados los motiva porque les permite ver su mejor versión y apreciar el valor y la importancia de su trabajo.

  • Da tiempo libre a los empleados

Dar tiempo libre a los empleados para que sean más productivos puede parecer una idea no muy lógica, pero tiene sentido si ese tiempo libre les da la oportunidad de reponer energías. Es cierto que no podemos dar lo mejor de nosotros mismos cuando estamos agotados. A veces son cosas muy sencillas: el 66% de los trabajadores estadounidenses señalan que mejorarían su rendimiento si durmieran más, según una encuesta de Glassdoor.

  • Define lo que quieres

¿Oíste ese refrán que dice que hay que dividir una gran tarea en pequeñas partes para que sea más fácil? Puede aplicarse en este caso. Aunque te parezca una obviedad, es posible que el miembro del equipo no entienda del todo lo que esperas de su función, y a veces tienes que ser más preciso con los aspectos básicos.

Asegúrate de que el empleado entiende lo que necesitas que haga, cuándo y cómo. Hazle saber que puede hacer preguntas si no tiene claro algo y que obtendrá una respuesta útil. Junto con el empleado, define los objetivos a corto y largo plazo que quieres que cumpla y asegúrate de que entiende los pasos que tiene que dar para alcanzarlos.

  • Crea (algo de) competencia

Somos seres humanos y nos gusta formar parte de grupos. Además queremos competir dentro de ese grupo y ser los mejores. Instaurar un poco de competencia amistosa, junto con recompensas adecuadas, podría ayudar a motivar a un empleado poco productivo que se siente desconectado con su trabajo.

Sin embargo, es necesario tener buen criterio en este aspecto. Según los investigadores Po Bronson y Ashley Merryman, el 50% de los empleados prosperan con la competencia en el lugar de trabajo, el 25% decae y el otro 25% es neutral.

  • Incentiva

Asociar las recompensas y los beneficios a los resultados es una estrategia en la que confían muchas empresas. Pero si se analiza detenidamente, se desprende que la forma de aplicar el programa de incentivos puede determinar su eficacia.

En los años 90, Alfie Kohn explicó cómo los incentivos pueden influir en nuestro comportamiento a corto plazo, pero no pueden proporcionar una verdadera motivación a largo plazo. Es un análisis que sigue estudiando más de 25 años después. Para que sean eficaces, los incentivos deben estar alineados con un programa más amplio de compromiso de los empleados que ayude a garantizar que estos se comprometan, se los valore y se los escuche, además de recompensarlos.

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