¿Qué son los planificadores de productividad?

¿Qué son los planificadores de productividad?

Todos tenemos un sistema de productividad, nos percatemos de ello o no. Tal vez haces anotaciones en un cuaderno, pegas notas adhesivas en la heladera o grabas notas de voz en tu teléfono. Un planificador de productividad, ya sea digital o analógico, puede ser una técnica para administrar la productividad esencial en estos tiempos inciertos.

Tener todo en un mismo lugar puede ayudar si tienes una sensación de agobio y varias prioridades que se disputan tu atención, y no quieres perder de vista el panorama general. Además, ahora que muchos equipos trabajan de forma remota y es más complicado seguir el progreso de los proyectos o acordarse de las reuniones, los planificadores pueden ser de gran utilidad.

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Básicamente, los planificadores de productividad (también llamados planificadores diarios u organizadores personales) son una forma de controlar los horarios, las tareas, los proyectos y los objetivos de tu equipo. Evolucionaron mucho desde el auge de las Filofax en los años 80, cuando las carpetas de anillos de moda contenían un calendario, contactos, una lista de tareas y páginas en blanco para tomar notas. Hoy en día, hay docenas de programas de software y apps que reproducen la experiencia de un planificador de productividad analógico. Y estas herramientas para toda la organización pueden ser una manera esencial de mantener a tus equipos y proyectos bien encaminados.

Sin embargo, a pesar de lo sofisticadas que son las herramientas digitales de productividad actuales, los planificadores de papel (libretas en blanco o las humildes agendas) siguen siendo populares. ¿A qué se debe esto, y cómo los planificadores de productividad digitales más contemporáneos pueden complementarlas?

¿Sabías? Gustav Grossmann presentó el planificador diario en los años 30, y dijo que ayudaba a las personas a aumentar su productividad y a gestionar su vida de forma "racional" si se utilizaba de acuerdo con las instrucciones que se adjuntaban.

¿Cuál es la metodología detrás de los planificadores de productividad?

¿Cuál es la metodología detrás de los planificadores de productividad?

Todas las personas pueden anotar tareas y tacharlas de una lista de tareas, entonces ¿qué hace diferente a un planificador de productividad? La respuesta es que es una metodología que, cuando hay un compromiso, puede ayudarnos a mantener los hábitos y a alcanzar los objetivos. Para adoptar esa metodología, necesitas encontrar el planificador de productividad adecuado que se adapte a las necesidades de tu equipo.

¿Qué tipos de planificadores de productividad existen?

¿Qué tipos de planificadores de productividad existen?

Hay un planificador de productividad para satisfacer las necesidades de cada persona que quiera organizar su día, su semana o su año. El tipo que elijas dependerá de los objetivos y prioridades que tengas. La versión más completa es el planificador de productividad diaria para las personas que necesitan consultar la información de manera sencilla y rápida para trabajar en sus listas de tareas. Los planificadores semanales te ayudan a revisar tu semana a simple vista. Y las versiones mensuales o anuales ayudan a seguir, administrar y desarrollar objetivos a medio o largo plazo. Elige tu objetivo y selecciona el planificador que más se adapte a tus necesidades.

Preguntas frecuentes sobre los planificadores de productividad:

Preguntas frecuentes sobre los planificadores de productividad:

¿Los planificadores aumentan la productividad?
¿Los planificadores aumentan la productividad?

Está demostrado que usar planificadores aumenta la productividad. Como afirma el gurú de la productividad, Brian Tracey, "tu capacidad para hacer buenos planes antes de actuar es un indicador de tus aptitudes en general. Cuanto mejor planifiques, más fácil te resultará superar la procrastinación, empezar y seguir adelante".

Además de permitirte planificar proyectos y objetivos, puedes utilizar un planificador de productividad para reflexionar sobre el progreso personal y del equipo y sobre cómo estás mejorando.

¿Cuál es el mejor planificador de productividad?
¿Cuál es el mejor planificador de productividad?

Se trata de algo bastante subjetivo. En lo que respecta a la productividad, cada persona tiene un estilo diferente. Algunas personas planifican hasta el último detalle y dividen todas las tareas en partes pequeñas, mientras que otras se centran en el panorama general. El diseño del planificador que elijas para tu equipo debe alinearse a tu estilo o ser lo suficientemente flexible como para adaptarse.

Lo primero que hay que pensar a la hora de decidir cuál es el mejor planificador de productividad para tu equipo es la razón por la que lo necesitas. ¿Debe cubrir únicamente la vida laboral? ¿O también debes controlar tu productividad personal y tu vida académica? Piensa si lo que buscas es una ayuda para los planes diarios de tu equipo, para los objetivos a largo plazo o para ambos. Los especialistas sugieren evitar los planificadores de productividad rígidos y con plantillas, a menos que las personas sean muy desorganizadas y nuevas en este tipo de administración del tiempo.

Es posible que los planificadores de productividad que necesita su organización tengan que incluir ciertas cosas, como un calendario o una lista de tareas. Tanto los planificadores digitales como los analógicos pueden aportar aspectos de la psicología motivacional positiva en forma de incentivos y juegos, ideales para quienes procrastinan. Algunos planificadores son muy especializados, mientras que otros son más bien de tipo "todoterreno".

Si una de tus necesidades primordiales es conectar con otras personas de tu organización, necesitarás un planificador de productividad específico. De igual manera, si necesitas que tu planificador sea compatible con otro software que se use en tu empresa, es posible que te limite a elegir entre una menor variedad de planificadores.

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¿En qué debo fijarme a la hora de elegir un planificador de productividad de papel?
¿En qué debo fijarme a la hora de elegir un planificador de productividad de papel?

La popularidad de los planificadores de productividad en papel perdura a pesar del cambio mundial de lo analógico a lo digital. Esto se debe a varias razones. Los estudios indican que escribir tu lista de tareas y el programa del día hace que te comprometas más con la tarea que tienes que realizar. Y la neurociencia avala este dato al descubrir que escribir los objetivos hace que sea más probable alcanzarlos.

Escribir las cosas puede ayudar a la memoria y a recordarlas. Muchas personas se dan cuenta de que son más precisas y se concentran más cuando escriben en papel. Y las personas más creativas de tu organización pueden disfrutar de la estimulación visual de los colores y de poder dibujar en los márgenes. No hay una forma correcta. Se trata de encontrar lo que funciona para ti y tu equipo y proporciona a tu organización los mejores resultados.

  • Tamaño. ¿Prefieres algo pequeño que pueda caber en el bolso o en el bolsillo, o necesitas algo más grande para llevar contigo todas tus ideas?
  • Peso. El peso de tu planificador puede ser vital si estás siempre fuera de casa.
  • Portabilidad. Si viajas mucho, necesitas un planificador portátil que pueda caber fácilmente en tu bolso.
  • Formato. Hay planificadores que son flexibles, con páginas o secciones por las que te puedes desplazar, mientras que otros son muy rígidos y con plantillas. En muchos casos, puedes elegir un formato vertical u horizontal.
  • Con o sin fecha. Los planificadores que no tienen fechas pueden ser ideales para quienes no se comprometen a usarlos todos los días.

¿Sabías? A pesar de su gran reputación como potencia tecnológica, Japón tiene un gran afecto por los planificadores de papel de todas las formas y tamaños. Como las libretas en blanco, un sistema de organización personal que utiliza símbolos para ordenar la información.

¿Qué efectividad tienen los planificadores digitales de productividad?
¿Qué efectividad tienen los planificadores digitales de productividad?

Los planificadores de productividad digitales aportan beneficios claros en el entorno de trabajo actual. Los planificadores digitales llevan mucho tiempo en el mercado desde el lanzamiento del Palm Pilot original y, al igual que los planificadores de papel, tienen formatos tanto flexibles como rígidos.

Una de las principales diferencias con los planificadores digitales es que puedes conectarte con tu equipo y ver calendarios y listas de tareas compartidas. Puedes dividir los proyectos en partes fáciles de abordar y asignar a distintos miembros del equipo diferentes segmentos de tareas. Además, puedes recibir notificaciones y alertas, que pueden ser útiles si las personas se olvidan de las citas o llegan tarde a las reuniones.

Muchos jefes de equipo utilizan un planificador de productividad digital y un planificador de papel a la vez. A menudo, las personas utilizan el planificador de papel para sus citas y objetivos personales y el planificador digital para todo lo relacionado con el trabajo. Sin embargo, puedes animar a tu equipo a que utilice el planificador de grupo también para las citas personales, de modo que puedan ver lo que tienen pendiente de un solo vistazo. Las investigaciones demuestran que las personas son más productivas en el trabajo si sus cerebros no tienen que pensar en sus listas de tareas.

¿Cuáles son los beneficios principales de los planificadores digitales de productividad?
¿Cuáles son los beneficios principales de los planificadores digitales de productividad?

Con un planificador de productividad digital puedes:

  • Mantenerte en contacto con tu equipo
  • Ver el calendario y la lista de tareas de todos los miembros de un vistazo
  • Utilizarlo para hacer pruebas, aprender y mejorar
  • Tener todo en el teléfono o la tableta, por lo que es menos probable que lo olvides en el avión o el tren
  • Ser más flexible cuando necesites hacer cambios
Cómo presentar un nuevo planificador de productividad a tu equipo

Cómo presentar un nuevo planificador de productividad a tu equipo

Antes de decidirte por un planificador de productividad para tu lugar de trabajo, pide a otras personas que te recomienden y aprovecha las pruebas gratuitas de software. No tengas miedo de probar diferentes combinaciones de planificadores de productividad hasta que encuentres uno que funcione para tu empresa. Puede ser un proceso de prueba y error hasta encontrar el que mejor se adapte a ti y a tu equipo. Pero no esperes a tener la herramienta de planificación perfecta: empieza hoy mismo y verás cómo tu productividad empieza a incrementarse.

Ten en cuenta que la implementación de un software nuevo de productividad para la organización (o para todo el equipo) requerirá gestionar algunos cambios. Si tienes dudas, opta por el sistema más sencillo que haga las cosas más importantes para tu equipo. Al fin y al cabo, como sugiere Daniel Levitin, autor de The Organized Mind, "cuanto más complicado es el sistema, menos probable es que las personas lo utilicen".

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