¿Qué puedes hacer para mantener la productividad? 25 consejos sobre productividad

Empieza a trabajar de forma inteligente con la ayuda de estos 25 consejos sobre productividad. Evita que el correo electrónico te quite tiempo y aprovecha al máximo las herramientas de planificación de productividad.

PRODUCTIVIDAD | 9 MINUTOS DE LECTURA
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Consejos sobre productividad para equipos

Consejos sobre productividad para equipos

1. Recuerda explicar el porqué

Poner las tareas en contexto puede motivar a los equipos a abordarlas. Es importante que las personas entiendan la repercusión de cada parte de la tarea en un proyecto, sus beneficios para la empresa o el cliente, y su posible valor para su propio desarrollo personal. Cuanto más informado esté el equipo, más motivado se sentirá para ponerse a trabajar.

2. Piensa dos veces antes de programar reuniones

Las estadísticas sobre el tiempo que se pierde en las reuniones no son nada alentadoras. Estos son algunos ejemplos: el 67% de los empleados afirma que tener demasiadas reuniones obstaculiza su trabajo, y el 68% de los profesionales de EE. UU. dice que las reuniones mal organizadas les hacen perder el tiempo. De modo que, ante todo, no programes una reunión a menos que sea estrictamente necesario. Cuando lo hagas, prográmala lo antes posible, traza un plan y no invites a nadie que no necesite participar. Al final, asegúrate de que todo el mundo se vaya con una lista de próximos pasos. Si quieres ahondar en el tema, consulta estas estrategias para tener reuniones eficaces.

Simplificar el trabajo con Workplace

Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.

3. Administra mejor el tiempo

Organizar tu día con eficacia no solo te ayudará a aprovecharlo al máximo, sino que también te permitirá reducir el estrés de las tareas acumuladas, tan perjudicial para la productividad. La buena administración del tiempo cobra aún más importancia cuando hay miembros del equipo que trabajan de forma remota. Si no se lleva un control del horario laboral, suele ocurrir que los límites se vuelvan más imprecisos, se pierda el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y la productividad caiga en picada. Consulta estas técnicas de administración del tiempo para acceder a más consejos.

4. Reconoce y recompensa a tu equipo

Recompensar el trabajo bien hecho tiene un impacto en la productividad del equipo. Al menos, así lo ven los empleados: según una encuesta, el 78% de los trabajadores asegura que sentirse reconocidos los vuelve más productivos. Cuando el trabajo es remoto o híbrido, las recompensas y el reconocimiento son diferentes (no puedes invitar a alguien a almorzar, por ejemplo), pero no menos importantes. Las organizaciones pueden usar las plataformas de comunicación para reconocer los logros mediante notificaciones a todo el equipo, y enviar recompensas como cupones y regalos al personal remoto y de primera línea.

5. Fomenta los descansos cortos y frecuentes

El presentismo (trabajar muchas horas) no mejora la productividad; de hecho, las jornadas largas pueden provocar agotamiento. Alejarse de su escritorio o estación de trabajo para tomarse un descanso les permite a las personas despejar la mente y revitalizarse. También contribuye a evitar los problemas musculares que suelen tener quienes trabajan tras un escritorio, especialmente cuando lo hacen en su casa. Hacer habitualmente una pausa para almorzar también ayuda a los equipos a reponer energía. Encuentra maneras de hacer de todo esto tu política y de recordárselo a las personas a menudo.

6. Automatiza todo lo que puedas

La tecnología nunca fue tan eficiente ni accesible como ahora. ¿Por qué perder el tiempo en tareas de las que podría encargarse la inteligencia artificial o un software de automatización? Una pequeña inversión en automatización puede liberar tiempo y recursos, y ayudar a las personas a enfocarse en tareas más interesantes, valiosas y gratificantes.

7. Delega con eficacia y promueve la colaboración

Si la distribución del trabajo en tu equipo es desigual, es hora de restablecer el equilibrio. Asegúrate de conocer la carga de trabajo del personal y facúltalo para delegar tareas cuando lo necesite. Da el ejemplo y delega tareas tú también: no solo es una excelente manera de mejorar la productividad personal, sino que también puede ayudar al resto del equipo a producir y colaborar más.

8. Organiza reuniones periódicas con el personal

El trabajo remoto o híbrido tiene muchas ventajas, pero, tras largos períodos de relativo aislamiento, la gente puede empezar a extrañar la oportunidad de socializar en el lugar de trabajo. Afortunadamente, hay varias maneras de mantener al equipo en contacto incluso cuando no se puede reunir en persona. Programa encuentros periódicos individuales o grupales durante la semana. Ayudar a las personas a sentirse conectadas puede hacer mucho por su productividad.

9. Haz un balance de los resultados al final de cada período y, luego, intenta superarlos

No tiene sentido buscar que el equipo se vuelva más productivo si no conoces los niveles de productividad actuales. Considera formas de medir la producción y el rendimiento comparando las horas de trabajo con la creación de valor, y ten en cuenta los desafíos que surgieron por el camino. Durante el ciclo de trabajo siguiente, intenta abordar esos desafíos y comprueba si mejora el rendimiento.

10. Utiliza herramientas de productividad y planificación

Las herramientas de productividad y planificación, que incluyen desde apps para smartphones hasta plataformas de colaboración online, no paran de evolucionar, y dado el auge del trabajo remoto e híbrido, cabe esperar que su popularidad siga en aumento. Puesto que hay de herramientas de productividad de tantos tipos, pensadas para toda clase de negocios, ¿por qué no dedicar un tiempo a buscar la más adecuada para ti?

Nueve consejos para administrar tu correo electrónico y mantener tu productividad

Nueve consejos para administrar tu correo electrónico y mantener tu productividad

A pesar del aumento de los mensajes instantáneos en las empresas, el correo electrónico sigue siendo un canal de comunicación muy vigente. La administración del correo electrónico es un aspecto sumamente importante a la hora de maximizar la productividad en el trabajo. Sucede que también es uno de los mayores desafíos para la productividad en el entorno de trabajo moderno. En promedio, cada oficinista recibe más de 120 correos electrónicos al día. Si le tomara un minuto leer cada uno, esa mera lectura le llevaría dos horas diarias.

¿Qué hacer? En primer lugar, envía menos (y mejores) correos electrónicos. En segundo lugar, gestiónalos de forma más eficiente. Ten en cuenta los siguientes consejos de administración de correo electrónico que pueden mejorar tu productividad y la de tu organización.

1. Adapta los canales a tus comunicaciones

¿Quieres agradecerle algo a alguien del equipo, pedir información sobre un proyecto interno o compartir un chiste? No envíes correos electrónicos. Configura los mensajes instantáneos y los grupos de proyectos para no saturar constantemente las bandejas de entrada del resto.

2. Establece un horario fijo para responder correos electrónicos

Una buena forma de administrar el correo electrónico es revisarlo solo en determinados horarios, idealmente a primera hora del día y después del almuerzo. Los correos electrónicos que llegan a última hora se pueden responder al día siguiente. Esta forma de concentrar la tarea te dará más tiempo para trabajar sin interrupciones. Y si de verdad quieres controlar tu bandeja de entrada, configura horarios para recibir correos electrónicos.

3. Desactiva las notificaciones de correo electrónico cuando no las necesites

Si precisas trabajar de corrido y sin distracciones, prueba desactivar las notificaciones de correo electrónico durante algunas horas. También puedes configurar un mensaje de ausencia para que quien te escriba sepa que no puedes responder en ese momento.

4. Organiza tu bandeja de entrada

Redirige los correos electrónicos a diferentes bandejas de entrada a fin de clasificar los mensajes que debes responder. Por ejemplo, puedes separar los correos de clientes de los de ventas y marketing que puedes revisar cuando tengas el tiempo.

5. Redacta mejores correos electrónicos

Envía los correos electrónicos que te gustaría recibir. Escribe siempre un asunto, sé breve y aclara desde el principio qué necesitas.

6. Establece un horario de corte

No tiene caso programar horarios para responder correos electrónicos si siempre terminas haciendo horas extras. A fin de evitarlo, establece un horario de corte para desactivar las notificaciones y relajarte.

7. Evita los correos electrónicos largos

Si redactar un mensaje te está llevando varios párrafos, tal vez sea más fácil levantar el teléfono o hacer una videollamada. Así, transmitirás el mensaje mucho más rápido y, si te responden de inmediato, todas las partes ganarán tiempo.

8. Responde los mensajes urgentes

Si recibes un correo electrónico urgente, pero necesitas más tiempo para pensar sobre el tema, envía un mensaje para explicar esto y decir cuándo tendrás la respuesta. De esa manera, podrás tomarte la cuestión con más calma.

9. Poda tus contactos

Revisa todos los newsletters y correos electrónicos de marketing que recibes, y cancela la suscripción de los que ya no te interesen.

Consejo extra sobre productividad: Cómo usar un planificador diario

Consejo extra sobre productividad: Cómo usar un planificador diario

Una de las formas más sencillas y eficaces de medir y mejorar la productividad es utilizar un calendario específico para ese fin.

Un software de planificación te permite realizar varias tareas de forma más eficiente, como establecer plazos y asignar tareas. Además, puede ayudar a tu equipo a mantenerse coordinado, a colaborar y a sacar el máximo provecho del tiempo dedicado al trabajo, a fin de alcanzar los objetivos de forma más sencilla, rápida y eficiente.

Estos son algunos consejos para que aproveches al máximo las herramientas de planificación de productividad.

1. Un buen calendario de productividad comienza con un buen panel
  • Qué miembros del equipo están trabajando en cada tarea
  • Cuánto tiempo debe dedicarle cada persona a cada tarea
  • Cómo se medirá cada tarea
  • Quién debe darla por completada
  • Qué tareas están pendientes, cuáles están en curso y cuáles ya se completaron

También debe haber dónde almacenar los datos y archivos esenciales relacionados con cada tarea. Lo más importante es que todo el equipo pueda acceder al panel para tener una perspectiva global del proyecto.

2. Asigna tareas al final de la jornada para que sus responsables puedan comenzarlas al día siguiente

Asegúrate de que todo el mundo pueda arrancar con dinamismo. Al final del día, verifica el progreso de cada tarea del flujo de trabajo y asigna tareas nuevas a las que el equipo pueda abocarse a la mañana siguiente. Eso le dará a todo el personal un plan claro y práctico.

3. Registra cuánto tiempo lleva cada tarea

Para medir la productividad, debes saber cuánto le lleva a cada persona realizar cada tarea. Una posibilidad es que las personas registren sus propias horas de trabajo por medio de software específico. Este método requiere honestidad. Deja en claro que no pretendes vigilar a nadie ni esperas que nadie trabaje sin pausa, sino que solo quieres darte una idea de cuánto tiempo lleva completar cada cosa.

4. Asegúrate de que cada cual tenga lo que necesita para empezar

Algunos calendarios de productividad permiten adjuntar documentos a las tareas, lo que ayuda a comenzarlas de inmediato y evitar que se pierda información importante.

5. A medida que avanzas, marca las tareas como completadas

Es fundamental llevar un registro preciso de las tareas que se completan y el tiempo que llevan. El software de medición de tiempo te permite saber si una tarea se completó dentro del plazo asignado, si llevó más tiempo o si se completó antes de lo previsto.

6. Usa lo que aprendiste para optimizar el trabajo

Una vez que tengas una visión clara del flujo de trabajo, te resultará sencillo identificar dónde se puede mejorar la productividad. Descubrir qué tareas tienden a ser las menos productivas te permite buscar alternativas de capacitación o de inversión en tecnología. También podrías detectar deficiencias en el liderazgo, por ejemplo, si el personal suele sentir que no tiene los recursos necesarios para completar sus tareas. El primer paso para aumentar la productividad general en tu organización es saber cuáles son las tareas por optimizar.

Cómo medir y mejorar la productividad

Cómo medir y mejorar la productividad

Medir y mejorar la productividad no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Una estrategia en tres etapas puede hacértelo mucho más sencillo.

Medir la productividad
Medir la productividad

Lo más importante que puedes hacer es crear u obtener un panel. Eso te permitirá saber de un vistazo la cantidad de tareas que el equipo tiene entre manos, las horas que se dedican a cada una, y si cada trabajo, una vez que se completa, resulta más o menos rentable que lo que tenías previsto. Estos datos te serán esenciales en la siguiente etapa.

Mejorar la productividad
Mejorar la productividad

El panel debería revelar con toda claridad dónde hay margen para mejorar, ya que te mostrará qué llevó más tiempo de lo previsto. A veces, la causa del déficit de productividad será evidente, pero si no puedes identificarla de inmediato, pregúntate lo siguiente:

  • ¿Estamos asignando las tareas adecuadas a cada integrante del equipo?
  • ¿La cantidad de trabajo es adecuada para el número de integrantes del equipo?
  • ¿El trabajo está bien distribuido?
  • ¿La tecnología que usamos está actualizada y es la adecuada para la tarea? ¿El personal sabe usarla?
  • ¿El personal necesita capacitaciones o cursos de actualización?
Optimizar la productividad

Optimizar la productividad

Una vez que identifiques las áreas que quieres mejorar, ¡no te detengas ahí! Optimizar la productividad es un proceso constante. Toda revisión, grande o pequeña, aportará beneficios a tu empresa. Mantente al día con las tendencias del sector, disponte a hacer ajustes cuando sea necesario y mantente alerta para descubrir tecnologías que permitan impulsar la productividad en tu organización.

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