El correo electrónico, antes considerado la forma más eficaz de comunicarse, se convirtió en algo que las organizaciones buscan reducir. Analizamos por qué las personas eligen las herramientas de colaboración en lugar del correo electrónico para conectarse.

Si sientes que el volumen de correos electrónicos te sobrepasa, no eres el único. Un trabajador de oficina promedio dedica 4,1 horas a revisar sus correos electrónicos laborales cada día. Eso equivale a 20 horas por semana y a más de 1.000 horas al año. Además, la mayoría de las veces, ni siquiera son relevantes para la tarea en cuestión.

El despertar de la fuerza laboral remota

Ahora que cada vez más empresas ofrecen modalidades de trabajo flexibles y remotas, se vuelve cada vez más importante para los empleadores equipar a su personal con las herramientas adecuadas para cuando no se encuentran físicamente en la oficina.

El correo electrónico puede ser útil como una herramienta de comunicación para recibir mensajes al inicio y al final de la jornada. Sin embargo, no es muy eficaz a los fines de la colaboración, en particular en el caso de equipos remotos o cuando debes tomar decisiones en poco tiempo. Las herramientas como los mensajes instantáneos y los videochats son ideales para mantener conversaciones de trabajo informales que requieren respuestas rápidas.

Menos es más

La última década fue testigo del auge de las plataformas sociales. Las empresas pueden sacar provecho de las tecnologías sociales para mejorar la interacción entre sus empleados.

Para empezar, los medios sociales van directo al grano. Esto evita tener que perder preciados minutos leyendo correos electrónicos que se extienden por varios párrafos hasta llegar al quid de la cuestión. Por supuesto, hay situaciones en las que un correo electrónico formal es la única alternativa, pero, cuando no se necesita una respuesta extensa, es práctico contar con una plataforma que propicie las respuestas breves.

Ahorrar tiempo y potenciar la productividad

Al recurrir menos al correo electrónico y más a las herramientas de colaboración, las personas pueden aumentar su productividad. Los empleados pueden usar su tiempo de manera más eficiente y resolver los problemas con mayor rapidez.

Por ejemplo, en lugar de tener que intercambiar varios correos electrónicos para coordinar una llamada telefónica, los empleados pueden usar plataformas como Workplace Chat para buscar a sus colegas y ver si están disponibles. Y, en caso de que la información sea demasiada para escribirla en un chat, pueden pasar a una llamada de voz o a una videollamada en HD con apenas un clic. Se ahorra tiempo, se toman decisiones y se cumple la tarea.

Comunicación en tiempo real

¿Crees que el equipo de TI está ignorando tus correos electrónicos? Quizás se deba a que está tratando de solucionar alguna otra crisis. Con las herramientas de colaboración, las personas pueden saber en qué están trabajando los equipos de los diferentes departamentos. Esto puede evitar que los empleados inunden los departamentos con consultas en los momentos de mayor ajetreo. Si sabes en qué horarios los equipos con los que trabajas están ocupados o libres, puedes reorganizar tu jornada para adaptarte.

Mejor gestión de proyectos

En lugar de enviar por correo electrónico las versiones actualizadas de un mismo proyecto para que los trabajadores remotos las editen por separado, puedes reducir el volumen de mensajes centralizando la gestión de las tareas.

Con Workplace, por ejemplo, puedes integrar herramientas que ya usas para asignar tareas individualmente o a un grupo. Si hay varios usuarios, todos pueden trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo usando la solución en la nube que tu organización prefiera, como Quip o G Suite.

Conservar la información esencial

Con el correo electrónico, puede ser difícil hacer un seguimiento de una conversación. Cuando varias personas expresan su opinión, la información importante puede quedar traspapelada. Los hilos de comentarios facilitan considerablemente la organización. Los usuarios pueden entrar a los hilos y salir de ellos cuando lo deseen, e iniciar conversaciones derivadas sobre otros temas. Además, les llegarán notificaciones cada vez que tengan nuevos mensajes o reciban una respuesta a una publicación.

¿Qué le depara el futuro al correo electrónico?

Aunque estamos viendo un aumento de los mensajes instantáneos, las redes sociales y otras herramientas de colaboración, el correo electrónico continúa creciendo. De hecho, la empresa de investigación en tecnología Radicati prevé que el número de correos electrónicos enviados por día aumentará de más de 280.000 millones en 2018 a casi 320.000 millones en 2021.

Entonces, puede que las predicciones sobre el ocaso de esta herramienta hayan sido un poco exageradas.

Pero el mundo del trabajo evoluciona. Los millennials continúan incorporándose a la fuerza laboral. Cada vez más personas aspiran a formas de trabajar que sean predeterminadamente abiertas, que estén diseñadas para dispositivos móviles y que permitan la conexión.

En estas circunstancias, la influencia del correo electrónico está predestinada a caer frente a la aparición de otras herramientas que son más compatibles con la fuerza laboral moderna de hoy en día.