Smartsheet es una plataforma de ejecución laboral que permite a los equipos planificar, recopilar y automatizar tareas, realizarles un seguimiento y elaborar informes sobre ellas a escala. Millones de trabajadores del sector de la información utilizan Smartsheet para acelerar la ejecución comercial y colaborar en las tareas laborales.

Sin embargo, en un mundo habitado por diversas plataformas y herramientas de productividad, ¿cómo pueden trabajar las personas de la forma que les resulte más adecuada (a ellas y a sus organizaciones)?

Productividad por elección

"Sabemos que a ciertas personas les gusta colaborar más en determinadas plataformas", explica Dustin. "Ya sea Workplace, correo electrónico, Slack o Hangouts Chat de Google, nos resulta importante poder respaldar las elecciones de nuestros clientes en materia de apps de chat y herramientas de colaboración".

Esta perspectiva es coherente con la filosofía general de Smartsheet, la cual apunta a sistemas y API abiertas en interrelación que permitan a las personas colaborar y comunicarse a través de sus herramientas preferidas.

Scott Tewel, gerente técnico de productos en Smartsheet, está de acuerdo. "La integración de Smartsheet y Workplace de Facebook fue una gran oportunidad para ofrecer aún más valor a nuestros clientes", afirma. "Para alcanzar este objetivo, incorporamos Smartsheet a Workplaces, donde las personas ya se comunican sobre el trabajo".

"Workplace es una app que proporciona una interfaz familiar a los trabajadores para que colaboren y compartan información", elabora Dustin. "De forma parecida, como plataforma que sirve para conectar equipos y permitirles ejecutar su trabajo a escala, en Smartsheet también buscamos que los usuarios tengan las herramientas necesarias en una interfaz familiar y fácil de entender para los usuarios no técnicos".

Combinar trabajo y comunicación para lograr más objetivos

Con Smartsheet para Workplace, además de tener la opción para recibir notificaciones y solicitudes por correo electrónico y notificaciones push para celulares, ahora también puedes recibirlas a través de un bot en Workplace Chat.

"Tenemos funciones más sofisticadas que permiten a los usuarios realizar acciones en un registro o una fila", anticipa Dustin. "No se trata únicamente de recibir alertas cuando hay cambios en una hoja de cálculos o recordatorios de hitos o fechas clave. Además, habilitamos acciones automatizadas que muestran solicitudes de actualización y aprobación a fin de que las personas puedan responder a tales solicitudes directamente en Workplace Chat. Todo sin salir de Workplace.

De esta manera, los gerentes de proyectos y procesos ya no tienen que recordar más las preferencias de notificación individuales. Pueden contar con la tranquilidad de que los miembros del equipo recibirán mensajes y novedades importantes sobre el proyecto lo más rápido posible en su plataforma predilecta. Como resultado, los miembros del equipo podrán responder desde su app de mensajes preferida y lograr que dicha respuesta quede plasmada en Smartsheet.

Esta fue la primera integración de Smartsheet en utilizar Converse.AI, con tecnología de Smartsheet.

Un ejemplo práctico

Dustin comenta una situación real. Una productora audiovisual necesita que un proveedor actualice determinadas filas en su hoja de cálculos sobre la entrega de comida y bebidas para un evento.

Enviará una solicitud de actualización a través de Smartsheet, como lo hace habitualmente. Así y todo, el proveedor recibirá una notificación en Workplace porque es su forma preferida de colaborar. El proveedor podrá responder directamente desde su comunidad de Workplace sin tener que cambiar de sistema, mientras que la productora audiovisual recibirá las novedades en Smartsheet.

Como resultado, se obtiene una colaboración sin obstáculos a través de distintos sistemas, y la productividad aumenta para todas las personas involucradas.

"Es una forma genial de que los usuarios permanezcan en el entorno donde trabajan sin tener que cambiar de app", comenta Dustin. "A su vez, ofrece la información clave que las personas necesitan para ejecutar la fase siguiente del proyecto por su cuenta. Las personas pueden lograr más juntas".

En resumen, combinar las plataformas de comunicación y ejecución laboral te permitirá tener el contexto necesario sobre el trabajo que realizas. Tendrás visibilidad en tiempo real sobre cada cambio, junto con toda la información que necesitas para avanzar más rápido en tus tareas.

Más que notificaciones

No son solo notificaciones. Permiten que las personas tomen acción, sobre todo en sus celulares, ya que pueden recibir una alerta que requiere su aprobación a través de Workplace Chat, sin importar dónde se encuentren. Según Dustin, esta característica es particularmente importante.

"Cuando no quiero usar el correo electrónico, o ni siquiera tengo una dirección porque soy contratista o trabajador de primera línea, aún puedo interactuar con una herramienta de trabajo esencial que me ofrece información, una herramienta que tiene visibilidad real dentro de mi organización. Puedo interactuar con las partes interesadas desde Workplace".

¿Cuál es el futuro de la integración?

Tenemos planes emocionantes para el producto.

"Esta es la versión 1.0", adelanta Dustin. "Al incluir las solicitudes de aprobación y actualización, creamos nuestra versión 1.0 más avanzada hasta el momento. Seguiremos investigando oportunidades para el futuro".

Obtén más información en nuestro próximo webinar

Podrás obtener más información de parte de Dustin en nuestro próximo webinar el 21 de febrero a las 16:00 h GMT.

Dustin se reunirá con Renee Manuel de Workplace y nuestro socio Generation Digital para explorar los beneficios y los casos de uso que ofrece la integración de Smartsheet y Workplace a fin de trabajar de forma más colaborativa.

Reserva tu lugar aquí.

Nuestro más sincero agradecimiento a Dustin Avol y el equipo de Smartsheet.