Un enfoque colaborativo puede ayudar a su personal a trabajar de forma más inteligente, creativa y eficaz. He aquí nuestra guía en profundidad sobre el trabajo en equipo:

El trabajo en equipo es importante porque -cuando funciona- puede cosechar grandes recompensas para su organización. Los equipos que colaboran están motivados y son eficientes e innovadores a la hora de resolver problemas. Otras ventajas de la colaboración son unos empleados más implicados y comprometidos, un mayor rendimiento y mejores resultados financieros.

Pero, aunque las organizaciones hablan mucho de la importancia del trabajo en equipo y de las habilidades de colaboración, no siempre es fácil conseguirlo. Incluso antes de la pandemia, sólo el 14% de las empresas estaban seguras de que sus procesos internos de colaboración y toma de decisiones funcionaban bien. Aquí es donde entra más que nunca en juego contar con una estrategia de colaboración eficaz.

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¿Qué es el trabajo en equipo?

¿Qué es el trabajo en equipo?

Es importante entender qué es y qué no es el trabajo en equipo. El trabajo en equipo se produce cuando personas con habilidades complementarias trabajan juntas en proyectos o tareas de una forma realmente conectada y colectiva. La diferencia entre colaboración y trabajo en equipo radica en la responsabilidad compartida y el esfuerzo conjunto.

En ambos casos, un grupo de personas trabaja por un objetivo común. Pero en el trabajo en equipo, las personas hacen sus aportaciones como individuos. Cuando colaboran, las personas exploran tareas y descubren soluciones juntas. El proceso de trabajo en equipo implica fijar objetivos, decidir quién hace qué, forjar relaciones y comunicarse de forma discursiva y sin prejuicios.

Se trata tanto de cultura como de organización: más flexibilidad y apertura, menos ego y una mentalidad más cooperativa son algunos de los elementos críticos de un equipo auténticamente colaborativo.

Y el trabajo en equipo encaja perfectamente con la estructura más democrática del lugar de trabajo moderno, donde la pregunta tradicional "¿para quién trabajas?" ha sido sustituida por "¿con quién trabajas?".

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Una mejor colaboración en equipo impulsa el negocio.

Las ventajas del trabajo en equipo

Las ventajas del trabajo en equipo

Las organizaciones reconocen que contar con personas que trabajen en colaboración es vital para el éxito: el 94% de las empresas afirman que "la agilidad y la colaboración son fundamentales para su crecimiento". Entonces, ¿cómo puede exactamente el trabajo en equipo mejorar el trabajo? He aquí cinco maneras.

  1. Trabajo en equipo y productividad

    Los empleados trabajan un 15% más rápido de media cuando colaboran, según un informe de Deloitte. Y cuando la Universidad de Stanford realizó una serie de estudios sobre la colaboración, descubrió que las personas que eran tratadas como si estuvieran trabajando juntas persistían hasta un 64% más en una tarea difícil. El rendimiento y el compromiso también mejoraron: las personas estaban más interesadas y absortas en lo que hacían y se sentían menos fatigadas.v

    Y lo más interesante, sobre todo teniendo en cuenta que muchos equipos siguen trabajando a distancia gracias a COVID-19, es que las personas que participaron en los estudios no se encontraban en el mismo espacio físico. El estudio los trató como si lo estuvieran. Una prueba positiva de que la colaboración en el lugar de trabajo no depende de la proximidad física.

  2. Compromiso de los empleados

    Los empleados comprometidos son más productivos, rinden mejor y es más probable que permanezcan en las organizaciones. Y el trabajo en colaboración desempeña un papel importante en el compromiso: las personas a menudo quieren utilizar sus habilidades complementarias para trabajar juntos. Los estudios demuestran que los trabajadores están hasta un 20% más satisfechos cuando disponen de herramientas que les permiten colaborar.

    Pero, aunque la colaboración puede aumentar el compromiso de los empleados, lo contrario también es cierto. El 86% de los empleados y directivos afirman que la falta de colaboración eficaz es una de las razones de los fracasos en el lugar de trabajo. Esto hace que las habilidades de colaboración sean esenciales para el compromiso de los empleados, y no sólo algo agradable de tener.

  3. Innovación

    De la colaboración nacen nuevas formas de pensar; los empleados son un 60% más innovadores cuando colaboran, y no es de extrañar.

    Los equipos colaborativos reúnen a personas de distintos orígenes, con ideas, experiencias y habilidades diferentes para explorar nuevas perspectivas. Como las personas trabajan conjuntamente, se sienten más seguras para experimentar y asumir riesgos. Y supongamos que puede conseguir que la gente colabore en toda la organización. En ese caso, puede ayudar a romper los silos que inhiben la innovación, compartir conocimientos y encontrar soluciones que funcionen en toda la empresa, lo que le ahorrará tiempo y dinero.

    Tampoco se trata sólo de colaborar dentro del lugar de trabajo: las empresas innovadoras suelen co-crear productos y servicios en colaboración con clientes y socios externos.

  4. Bienestar

    El bienestar de los empleados es vital tanto para el compromiso como para la productividad, y el trabajo en equipo puede ayudar a impulsarlo animando a las personas a establecer relaciones, aprender unos de otros y prestarse apoyo y orientación mutuos.

    La colaboración eficaz es también un ingrediente clave del bienestar mental. La organización benéfica británica para la salud mental MIND, dedicada a la salud mental, aconseja a los lugares de trabajo que deseen crear un entorno de apoyo mutuo que fomenten y apoyen una cultura de colaboración, trabajo en equipo e intercambio de información.

    Pero la clave está en el apoyo. Mientras que el trabajo en compartimentos estancos es alienante, el trabajo en equipo puede aumentar las exigencias sobre los empleados y hacer que se sientan ansiosos. Por eso es importante que los directivos sean conscientes de ello y se aseguren de que las cargas de trabajo no se vuelvan inmanejables.

  5. Contratación y retención

    En 2025, los Millennials constituirán el 75% de la mano de obra mundial, y la Generación Z les pisa los talones. Las empresas con visión de futuro querrán atraer y retener a estos valiosos empleados, y el trabajo colaborativo es lo que quieren. El 38% de la Generación Y y la Generación Z afirman que trabajan mejor en entornos que les permiten concentrarse y colaborar con los demás.

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Trabajo en equipo en línea

Gran parte de la reflexión sobre la colaboración se centra en la proximidad física de las personas, como la creación de diseños de oficina que logren el equilibrio adecuado entre espacios para trabajar en colaboración y en privado.

Sin embargo, aunque estas cuestiones irán cobrando importancia a medida que la gente se reincorpore gradualmente a su puesto de trabajo, los directivos siguen luchando por mantener y desarrollar equipos de colaboración en un entorno irreconociblemente alterado por la crisis del coronavirus. ¿Cómo puede darse el trabajo en equipo cuando muchos de sus miembros siguen trabajando desde casa, a kilómetros de distancia unos de otros? ¿Cómo puede la gente colaborar eficazmente cuando aprovechan al máximo las oportunidades de trabajo híbrido y flexible y pueden no estar en sus mesas al mismo tiempo? Las habilidades de colaboración tradicionales tienen que evolucionar.

Las personas que han dirigido equipos globales pueden haberse encontrado antes con muchos de estos problemas y haber descubierto formas de superarlos. Por ejemplo, los investigadores Pernille Bjørn y Ojelanki Ngwenyama hablan de desarrollar un significado compartido - establecer una base común en equipos globales en línea para evitar rupturas de comunicación causadas por suposiciones erróneas y malentendidos sobre las formas de trabajar.

El significado compartido forma parte de una cultura de colaboración y se construye gradualmente cuando las personas interactúan cara a cara. Pero en los equipos en línea, hay que ayudar a que se desarrolle, para que la gente tenga un entendimiento mutuo sobre las formas de trabajar y la colaboración pueda continuar. Las herramientas de comunicación que permiten a los miembros del equipo ver lo que hacen los demás e interactuar juntos son una de las piedras angulares para conseguir que la gente esté de acuerdo en todo momento.

He aquí algunos consejos para que la colaboración en línea funcione.

No confíes en el correo electrónico. Para colaborar con todo el equipo y evitar malentendidos entre sus miembros, es preferible utilizar herramientas diseñadas para la comunicación en grupo en lugar de enviar correos electrónicos individuales. También es una forma de mantener separada la comunicación sobre proyectos de colaboración específicos para que no se pierdan en una bandeja de entrada abarrotada.

Proporcionar espacios de trabajo compartidos. Un espacio en línea donde los equipos puedan colaborar y compartir documentos es esencial para la colaboración virtual. Sea cual sea el sistema de uso compartido de archivos que elija, asegúrese de que se integra con sus otras herramientas de comunicación para que la gente no pierda tiempo y se frustre con múltiples inicios de sesión.

Aprovecha las videollamadas. Las videoconferencias darán a los equipos acceso a las señales no verbales en las que confían para obtener un significado más sutil y son ideales para las sesiones de lluvia de ideas. También hará que la gente se sienta más conectada: sólo con ver a sus compañeros sentirán que no pierden el contacto.

Dedica tiempo a charlar. Algunas de las mejores ideas surgen de las conversaciones en la máquina de café, así que tus herramientas deben ofrecer a los equipos un espacio virtual para ellas. Ya sea configurando un canal de chat dedicado, o simplemente dejando tiempo para la conversación ociosa al principio y al final de las reuniones, no sientas que necesitas organizar cada interacción. Deja espacio para que la conversación fluya.

No hagas suposiciones. Los malentendidos pueden producirse más fácilmente cuando las personas trabajan a distancia. Comprueba que la gente entiende los objetivos y las funciones de la colaboración. Asegúrate de saber quién va a hacer qué después de cada reunión. Y mantén abiertos los canales de comunicación para que la gente sepa que puede hacer preguntas siempre que lo necesite.

Barreras a la colaboración

Casi el 40% de los empleados cree que las personas de su organización no colaboran lo suficiente. ¿Qué se lo impide? He aquí algunas barreras comunes:

  • Falta de compromiso. La gente tiene que entender por qué el trabajo colaborativo es la mejor manera de lograr un objetivo. Si no le ven valor, podrían pensar que es sólo una carga de trabajo adicional y sentir que no pueden dedicarle tiempo
  • Comunicación deficiente. Las personas necesitan habilidades de colaboración y las herramientas adecuadas para colaborar, especialmente en un mundo de trabajo remoto. Si no dispone de herramientas sencillas para compartir documentos o si las herramientas que tiene no permiten que todos los miembros del equipo hagan oír su voz, la colaboración no funcionará.
  • La cultura equivocada. La confianza es crucial para la colaboración. Las personas necesitan trabajar en un entorno en el que sientan que pueden intercambiar ideas libremente y asumir riesgos sin ser culpadas. La cultura también tiene que ser abierta para que la gente comparta ideas y exprese opiniones. La colaboración no prosperará en una cultura cerrada o aislada.
  • Falta de apoyo de la dirección. Los directivos tienen que establecer las estructuras adecuadas para la colaboración cultural, dando a la gente el tiempo, el espacio y las herramientas para hacerlo. Del mismo modo, las personas necesitan autonomía para colaborar. Aunque los equipos de colaboración necesitan estructura, no funcionarán bien si tienen la sensación de que los directivos les vigilan constantemente.
  • No hay colaboración cultural. La colaboración cultural es más que una frase en los anuncios de empleo o en la formación inicial: es algo que se vive y se respira. Significa que no sólo anima y permite a los equipos colaborar, sino que la cultura de colaboración está arraigada en todos los niveles de la organización. No hay absolutamente ningún silo. Los trabajadores remotos e híbridos se sienten comprometidos e incluidos. Las personas de todas las áreas de la empresa disfrutan realmente colaborando.
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Pero, ¿cómo se potencia la colaboración en equipo?

Cómo fomentar el trabajo en equipo

Cómo fomentar el trabajo en equipo

La colaboración no es sólo una actividad o un proceso. Es una forma de ser y hacer. Las habilidades de colaboración incluyen comunicar, escuchar, negociar y establecer relaciones personales. Utilizar estas habilidades ayudará a los equipos a llegar a un consenso, reconocer las contribuciones de los demás y mantener la colaboración fluida.

Existen vínculos entre la inteligencia emocional y la colaboración eficaz. Se ha demostrado que ayuda a gestionar conflictos, generar confianza y mantener el entusiasmo.

Algunas personas son naturalmente mejores en todas estas cosas y algunas tienen más inteligencia emocional que otras. Pero las habilidades de colaboración pueden mejorarse con la práctica. He aquí algunas formas de hacerlo.

Practicar la colaboración en una tarea. La escritura en parejas es utilizada por muchos productores de contenidos para reducir la cantidad de tiempo dedicado a corregir borradores. También es una gran manera de conseguir que la gente colabore dentro de los equipos.

Un experto en la materia y un escritor (o alguien que tenga ganas de escribir) se sientan juntos para redactar un contenido en tiempo real. Si lo haces como ejercicio de habilidades de colaboración, puedes intercambiarte. Es una buena lección sobre cómo intercambiar ideas, aclarar significados y generar confianza.

Perfeccionar la capacidad de escucha. Escucharse mutuamente es una habilidad de colaboración crucial. Para practicar la escucha, haz ejercicios de escucha activa. Puedes hacerlo por parejas. Una persona habla mientras la otra escucha sin interrumpir, resistiendo la tentación de llenar silencios (¡más difícil de lo que parece!). El oyente debe hacer preguntas, pedir aclaraciones al orador y, al final de la conversación, resumir lo que ha dicho su compañero. Utiliza estas técnicas, no sólo como ejercicios, sino en la conversación colaborativa cotidiana.

Aprende a negociar. La colaboración no consiste en conseguir todo a tu manera. En los equipos colaborativos hay mucho de toma y daca, así que saber negociar es crucial. Puedes practicar esta habilidad de colaboración dividiendo a tu equipo en grupos y asignando a cada uno la tarea de elaborar algo: una maqueta de papel, por ejemplo. El truco es que ningún equipo tendrá todo el material que necesita para completar su tarea: tendrán que negociar con otros equipos para conseguirlo. Puedes añadir un elemento de competición recompensando al equipo que termine primero la tarea.

La franqueza es clave para la colaboración. No se trata sólo de una cualidad o habilidad personal, sino también organizativa. Para colaborar eficazmente, las personas deben aceptar la importancia de la colaboración cultural y estar abiertas a nuevas ideas, al igual que sus organizaciones. La colaboración no será eficaz en una cultura cerrada donde la gente guarda celosamente sus secretos.

5 formas de mejorar la colaboración en el lugar de trabajo

5 formas de mejorar la colaboración en el lugar de trabajo

  1. Acuerde una estrategia de colaboración

    Acordar una estrategia de colaboración es vital para conseguir el apoyo de toda la organización. Esto demuestra a los empleados y a las partes interesadas que su empresa entiende el valor de las habilidades de colaboración eficaces y que se ha comprometido a invertir en la formación y las herramientas necesarias. También demuestra que ha evaluado todas las necesidades individuales de la organización en lo que respecta a las habilidades y herramientas de colaboración existentes. Su estrategia de colaboración debe estar lista antes de gastar dinero en herramientas específicas. Debe reflejar las actuales formas híbridas de trabajar y debe revisarse cada 6-12 meses.

  2. Identificar los obstáculos

    No todas las organizaciones son iguales, así que averigüe qué es exactamente lo que frena la colaboración en su empresa. ¿Es falta de tiempo? ¿Falta de confianza? ¿Una cultura o unas herramientas inadecuadas? Puede realizar una encuesta rápida para evaluar las actitudes hacia la colaboración cultural y en equipo, explorar cuáles son los obstáculos y recoger sugerencias para superarlos. Informe al equipo de sus conclusiones y explíquele lo que va a hacer para fomentar la colaboración.

  3. Establezca objetivos claros para los equipos de colaboración

    Cuando el Institute for Corporate Productivity (i4cp) analizó la colaboración, descubrió que el propósito determina si el trabajo colaborativo será productivo. Sin un propósito y unos objetivos claros, los equipos no se centran. Y las personas pueden sentirse sobrecargadas de peticiones para colaborar eficazmente si no tienen una idea clara de lo que los jefes esperan que consigan. Como ocurre con cualquier tipo de trabajo en equipo, los objetivos y los resultados deben explicitarse desde el principio de cualquier proyecto de colaboración.

  4. Reconocer y recompensar la colaboración

    Las organizaciones deben demostrar que valoran la colaboración, y eso significa recompensar el esfuerzo del equipo, así como el rendimiento individual. Las recompensas funcionan: las organizaciones de alto rendimiento tienen hasta 5,5 veces más probabilidades de incentivar la colaboración que las de bajo rendimiento. Pero las primas y otras recompensas suelen estructurarse en torno a los logros de los individuos y no de los equipos.

    "La falta de incentivos y recompensas es la barrera más común y poderosa para una colaboración eficaz", afirma Kevin Martin, Director de Investigación de i4cp. Revise sus recompensas e incentivos y asegúrese de que hay espacio para reconocer la trabajo en equipo, de modo que pueda demostrar lo mucho que la valora.

  5. Céntrate en compartir conocimientos

    Más del 80% de los líderes empresariales afirman que captar y compartir los conocimientos de su gente es uno de los factores más críticos para el éxito empresarial. De hecho, el intercambio de conocimientos y la colaboración se alimentan mutuamente.

    Poder acceder a la información adecuada cuando la necesitan hará que la gente se sienta personalmente capacitada, y facilitará y agilizará enormemente la colaboración. Utiliza sistemas de gestión de documentos que lo hagan posible y herramientas de comunicación que ayuden a que la información fluya libremente.

Cómo elegir las herramientas de colaboración adecuadas

Cómo elegir las herramientas de colaboración adecuadas

Las herramientas son esenciales para la colaboración, pero ¿cómo elegir las adecuadas para una colaboración eficaz? A la hora de crear una estrategia de colaboración, hay que tener en cuenta el perfil de edad de la organización: El 53% de los miembros de la Generación Y afirman que es más probable que acepten un trabajo si la empresa utiliza las mismas tecnologías que ellos.

Otro aspecto a tener en cuenta es el tiempo de que se dispone para formar a los empleados en el uso de las herramientas de colaboración. Algo con lo que ya estén familiarizados será mucho más rápido de poner en marcha. Otras cosas que hay que tener en cuenta son la escalabilidad, la integración con otras herramientas como el software de gestión de documentos y de gestión del tiempo, y la capacidad de traducción si tienes equipos que utilizan distintos idiomas. También tienes que decidir con qué frecuencia vas a revisar y actualizar tu estrategia de colaboración.

Utilizar la colaboración en la nube

Utilizar la nube para almacenar documentos significa que las personas pueden trabajar en ellos dondequiera que estén y siempre que lo deseen. También significa que pueden decir adiós a los engorrosos archivos adjuntos de correo electrónico y participar en igualdad de condiciones en la colaboración. Esto es colaboración cultural en acción.

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