Técnicas de gestión del tiempo
A medida que la forma de trabajar -y el lugar donde lo hacemos- sigue cambiando, es esencial ayudar a los trabajadores remotos y de primera línea a mantenerse comprometidos y productivos. Estas técnicas de gestión del tiempo pueden ayudar.
Gestionar el tiempo en el trabajo puede ser un reto. Quizá por eso las personas y las organizaciones no siempre son muy buenas en ello. Pero en el mundo del trabajo remoto creado por la pandemia global, gestionar bien el tiempo es un elemento esencial para la productividad.
Es una regla universal. Se aplica tanto a los que vuelven lentamente a los acuerdos de trabajo híbrido en la oficina como a los empleados que siguen trabajando a distancia o desde casa. Y se aplica especialmente a los trabajadores de primera línea: en los puntos de venta, las fábricas y los almacenes.
Las personas y los equipos necesitan encontrar formas de organizar sus días de forma eficaz, donde y cuando sea que trabajen.
Ahí es donde entra en juego una buena gestión del tiempo.
Simplificar el trabajo con Workplace
Desde informar a todos sobre el regreso a la oficina hasta adoptar un régimen de trabajo híbrido, Workplace hace que el trabajo sea más sencillo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Si alguna vez ha programado una cita con un colega, ha gestionado su tiempo. Si alguna vez ha decidido que no vale la pena terminar una tarea, también ha gestionado tu tiempo. Pero ¿por qué es tan importante?
Por qué es importante la gestión del tiempo
Un día bien organizado puede ayudar a reducir los niveles de estrés y aumentar la productividad.2 Cuando las personas planifican y ejecutan cuidadosamente las tareas, se sienten más seguras en su trabajo. Entregar los proyectos a tiempo también ayuda a generar confianza y respeto por parte de los compañeros.
Gestionar bien el tiempo también puede mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada, que es muy valioso tanto para los empleados como para las organizaciones. Los empleados con un buen equilibrio entre la vida laboral y personal tienen un 10% más de probabilidades de permanecer en sus empresas.
La gestión del tiempo y los empleados de primera línea
Una nueva investigación en el informe Deskless Not Voiceless 2020 de Workplace muestra cómo las organizaciones están descuidando a los gerentes de primera línea esenciales y explora el efecto que esto puede tener en la productividad y el compromiso de los empleados.
Una tendencia preocupante es que los directivos de primera línea pierden hasta 9,3 semanas de trabajo al año por culpa de una comunicación deficiente. Y como señala un estudio de McKinsey los directivos de primera línea pueden dedicar hasta un 60% de su tiempo a tareas administrativas y tan sólo un 10% a la gestión.
Esta combinación puede crear una desconexión que podría tener graves consecuencias para la productividad y la capacidad de gestión del tiempo del personal de primera línea. Una desconexión que les impide dedicar su tiempo a dirigir equipos, resolver problemas y atender a los clientes.
Más información. Descargue Deskless Not Voiceless 2020 para obtener la imagen completa de nuestro informe de investigación en profundidad sobre la primera línea con más de 9.000 personas en ocho países de todo el mundo.
Gestión del tiempo y trabajo híbrido
El trabajo híbrido que se ha convertido en norma tras la pandemia de coronavirus ha liberado tiempo para que las personas logren un mejor equilibrio entre el hogar y la vida laboral, con menos desplazamientos largos en ambos extremos del día. En un estudio realizado en el Reino Unido, el 61% de los empleados declararon tener un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal gracias al trabajo desde casa.
Pero hay que tener cuidado con el trabajo remoto e híbrido. Cuando se trabaja desde casa, los límites entre el hogar y el trabajo pueden difuminarse y provocar estrés y agotamiento.
"La investigación nos dice que el trabajo a distancia parece crear un mayor grado de complejidad y responsabilidad por empleado", dice el Dr. Petros Chamakiotis, profesor asociado de gestión en la Escuela de Negocios ESCP de Madrid.
Dar a los empleados más libertad para organizar su propio tiempo puede ser vital para afrontar este reto. La flexibilidad horaria es una de las cosas que más valoran los empleados del trabajo a distancia. Así que dé a los equipos toda la que pueda y utilice una combinación de herramientas y comprobaciones periódicas para asegurarse de que la gente no está echando más horas de las que debería y está utilizando el tiempo de la forma más eficaz.
¿Cómo puedo mejorar mis habilidades de gestión del tiempo?
Antes de poder mejorar sus habilidades de gestión del tiempo o las de su equipo, tiene que reconocer cuándo hay un problema.
Hay muchos indicios. Uno de los más evidentes es el incumplimiento de los plazos. Si la gente entrega los proyectos sistemáticamente más tarde de lo que debería, o si la gente sigue pidiendo prórrogas, probablemente sea el momento de actuar.
La caída de los estándares de trabajo es otra señal segura de que el tiempo es un problema. Y si los miembros de tu equipo llegan constantemente tarde a las reuniones y parecen nerviosos, también podrían sentirse presionados por el tiempo.
Cuando el tiempo es precioso, nuestro estado de ánimo también se ve afectado. Si un colega se muestra más impaciente o ágil durante las conversaciones, es posible que le cueste terminar su trabajo. Sentirse más estresado de lo habitual o notar que tus compañeros parecen más cansados o ansiosos mientras hacen malabares con sus responsabilidades son otros indicios.
Plantear un problema de gestión del tiempo
Ningún problema de gestión del tiempo es igual, por lo que una buena comunicación empresarial es la clave para tratar un problema. Si un miembro del equipo tiene problemas de gestión del tiempo, intenta averiguar si:
- Está sobrecargado de trabajo que realmente no puede encajar en su horario
- El problema es la forma de hacer el trabajo
- Es una mezcla de ambas cosas
Si están sobrecargados de trabajo, es cuestión de redistribuir parte de su trabajo o darles la confianza necesaria para delegar en otros miembros del equipo. Si su forma de trabajar les está causando dificultades, es posible que sus habilidades de gestión del tiempo necesiten mejorar, y puedes poner en marcha un plan para entrenarles.
Sigamos conectados
Conozca las últimas noticias y puntos de vista desde la primera línea.
Al enviar este formulario, acepta recibir comunicaciones electrónicas de Facebook relacionadas con marketing, incluyendo noticias, eventos, actualizaciones y correos electrónicos promocionales. Puede retirar su consentimiento y cancelar la suscripción a dichos correos electrónicos en cualquier momento. También reconoce que ha leído y acepta las condiciones de privacidad de Workplace.
6 consejos para mejorar la capacidad de gestión del tiempo
1. Priorizar y programar
No todas las tareas son iguales. Sin embargo, cuando organizamos nuestros días, muchos de nosotros amontonamos los pequeños recados que tenemos que hacer junto a proyectos más grandes. Su primer paso debería ser siempre priorizar su lista de tareas. Un sistema de dos niveles debería funcionar bien. Una vez que haya decidido cuáles son las tareas más importantes, construya su agenda en torno a ellas. Construya sus plazos en su planificador de productividad.
2. Aprenda a decir no
Todos necesitamos establecer límites para mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada. Y aunque es tentador decir que sí a todos los compañeros de trabajo, sobre todo cuando se es nuevo en un empleo, no es práctico. Si ha priorizado y asignado una cantidad razonable de tiempo a las tareas, debería sentirse seguro al decir a los demás que no tiene tiempo. Recuerde que a menudo no está solo: pedir ayuda a sus compañeros en la oficina o a través de una videollamada puede ayudar a aligerar la carga.
3. Empiece pronto
Si empieza el día temprano y lejos de los plazos que se avecinan, puede planificar su tiempo cuidadosamente sin estresarte por otras tareas. Aproveche el periodo de tranquilidad para preparar el día o quizás para adelantar sus tareas. Pueden surgir complicaciones inesperadas en cualquier momento, y empezar temprano le dará la mejor oportunidad de resolver los problemas a tiempo para las fechas de entrega.
4. Sea realista
La gente puede someterse a un estrés innecesario para cumplir los plazos. Los mejores planificadores saben que los problemas pueden surgir en cualquier momento y que las cosas pueden tardar más de lo previsto. Para mantener la concentración en una tarea, hay que hacer descansos regulares y desconectar de las responsabilidades. Aproveche la pausa para hablar con los compañeros de la oficina o por videochat para descargar y volver al trabajo con la cabeza despejada.
5. Reduzca las actividades que le hacen perder el tiempo
Hay cosas que le hacen perder el tiempo de forma natural, así que intente evitarlas. Las reuniones mal organizadas, por ejemplo, están entre los peores culpables de la pérdida de tiempo. Un estudio del servicio de programación en línea Doodle reveló que estas reuniones cuestan a las empresas estadounidenses más de 339.000 millones de dólares al año. Si va a tener una reunión, asegúrese de que hay una agenda para pasar por todo lo que tiene que discutir, y luego deje de hacerlo.
6. Experimente con estrategias
No hay una forma perfecta de gestionar el tiempo de todo el mundo. Lo que funciona para algunas personas puede no funcionar para otras. Por suerte, hay muchas teorías que puede ajustar para que se adapten a usted y a su equipo. Puede que le guste un método para planificar la semana y otro para decidir cuánto tiempo dar a las tareas individuales. Algunos enfoques funcionan bien para los individuos, pero no lo hacen tanto cuando se trata de organizar equipos. Intente experimentar con una serie de ideas para encontrar lo que mejor funciona.
¿Cuáles son las mejores estrategias de gestión del tiempo?
Aquí tiene algunos enfoques para aprovechar mejor su tiempo:
La técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es increíblemente sencilla. Decida una tarea, programe un temporizador por 25 minutos y empiece a trabajar. Cuando el temporizador suene, marque su progreso y tome un descanso de 3 a 5 minutos. Repita los pasos hasta que haya hecho cuatro "marcadores" en su trabajo. Una vez que haya llegado a este punto, puede alejarse del trabajo durante 15 o 30 minutos.
Si termina una tarea antes de que suene el temporizador, aproveche el tiempo libre para revisar su trabajo y hacer cualquier ajuste. Puede que se dé cuenta de que trabaja mejor en periodos de tiempo más largos. Si es así, ponga el temporizador en un periodo que le convenga más y tome descansos un poco más largos.
Las personas que responden bien a la presión se adaptan bien a los mini plazos que añaden una sensación de urgencia al asumir las tareas. Los intervalos entre trabajos se conocen como pomodoros, por la palabra italiana que significa tomate. El método fue desarrollado en los años 80 por Francesco Cirillo, que utilizaba un temporizador de cocina con forma de tomate cuando era estudiante.
El método ALPEN
El método ALPEN, más que ayudarle a abordar una tarea, le ayuda a planificar su jornada laboral. Según su fundador, "centra al usuario en la planificación diaria pragmática y el establecimiento coherente de prioridades. Y sólo requiere unos 5 minutos de planificación al día".
Basado en el acrónimo ALPEN, divide la planificación en cinco actividades:
A – Actividades y tareas
Anote todo lo que tiene que hacer, por grande o pequeño que sea.
L – Duración del tiempo
Calcule el tiempo que le llevará cada tarea.
P – Planificación de la amortiguación
Añada un poco de tiempo de amortiguación. Intente un 20% para cubrir cualquier complicación y un 20% para las pausas y cualquier interacción social con los compañeros.
E – Establecer prioridades
Ahora que ha contabilizado el 40% de su tiempo, priorice sus tareas. ¿Puede dejar algo para otro día o delegar en otra persona?
N – Tomar notas
Revise cómo han ido las cosas. ¿Puede mejorar algo? ¿O identificar por qué una tarea ha ido bien? Mientras toma las notas del día, empiece su plan ALPEN para el siguiente.
Trabajar con límites de tiempo en el método ALPEN puede ayudar a motivar a la gente para trabajar en una tarea. Añadir un margen de maniobra también hace que la carga de trabajo sea más manejable y menos estresante. A pesar de sus aspectos positivos, el método también tiene sus límites. Es más adecuado para la autogestión que para aplicarlo a un equipo. Los trabajadores remotos tienen menos probabilidades de ponerse al día con sus colegas de forma inesperada, y a veces un buffer del 40% es demasiado largo.
La teoría del tarro de pepinillos
Piense en un tarro de pepinillos como metáfora del tiempo. Ahora imagine las piedras como las grandes tareas importantes, los guijarros más pequeños como las tareas menos importantes, y la arena como las actividades de distracción o de ocio, y sin olvidar el agua como el tiempo fuera del trabajo. Tómese un momento para preguntarse cómo puede meter el mayor número posible de rocas, guijarros y arena en el tarro.
Si empieza con el agua, los guijarros y la arena, probablemente le resulte difícil meter las piedras en el tarro. Si coloca primero los elementos más grandes en el tarro y luego añade los guijarros, la arena y el agua, podrán caber más cosas en el tarro. Puede que tenga que sacudir el tarro, o barajar su agenda, para que todo funcione. Pero el punto crítico es que priorizar sus tareas le ha permitido hacer más de las que son más importantes durante el día.
La teoría es perfecta para las personas que tienen problemas para dividir sus tareas y, a diferencia de otros métodos, puede aplicarse a los equipos. Puede que necesite un tarro más grande, pero la metáfora sigue funcionando. Dividiendo las responsabilidades de un grupo en rocas y guijarros, puede pedir al personal que encaje dos "rocas" en cada día y alcanzar regularmente "semanas de 10 rocas".
Herramientas de gestión del tiempo
Existe una amplia gama de herramientas de gestión en línea que le ayudarán a organizar su tiempo. Tienen funciones que permiten asignar tareas a los compañeros de trabajo y ofrecen un valor real. Estas herramientas ponen de manifiesto lo lejos que ha llegado la gestión del tiempo, desde las simples listas de tareas y las agendas escritas a mano.
Las herramientas más sencillas pueden ayudarte a escribir listas de tareas y añadir medios o enlaces a otras fuentes antes de compartirlas con tus compañeros de trabajo. Muchas de las opciones de software disponibles permiten que varios usuarios editen los planes y colaboren en tiempo real.
Los servicios se diseñan pensando en la transparencia, proporcionando campos para rellenar con la duración de un trabajo y espacio para que todos los plazos de la empresa puedan verlos. Las soluciones más sofisticadas permiten incluso construir un calendario de tareas y establecer dependencias. En otras palabras, puntos de control en un proyecto que los miembros del equipo deben completar antes de que otros puedan avanzar.
Comunicar las expectativas es especialmente útil para los equipos híbridos. Los miembros del equipo pueden pasar menos tiempo escribiendo correos electrónicos o concertando llamadas con colegas remotos. Estas herramientas también benefician a los gestores. Pueden comprobar los picos y los descensos en la carga de trabajo de su equipo siempre que utilicen el sistema de forma exhaustiva y coherente. Muchos proveedores de software facilitan la detección de la disponibilidad en las agendas de los compañeros, a la vez que les dan mayor autonomía.
La información sobre los plazos y el tiempo que debe llevar una tarea permite a las personas decidir cuándo empezar a trabajar en ellas. Las responsabilidades adicionales ayudan a los miembros del equipo a apropiarse de su trabajo y a comprometerse con la tarea que tienen entre manos.
También puede interesarle:
Últimos artículos
PRODUCTIVIDAD | 7 MINUTOS DE LECTURA
Planificadores de productividad: es hora de organizarse
Analógicos o digitales, los planificadores de productividad pueden ayudar a aumentar la producción. Descubra en qué consisten los planificadores y las metodologías y ventajas de los planificadores de productividad.
