OrangeTrail trabaja en colaboración estrecha con las empresas para mejorar sus procesos internos mediante la incorporación de plataformas de tecnología social prominentes, entre ellas Workplace.

Conversamos con Jaap para que nos diera consejos sobre qué pueden hacer las empresas que quieren prepararse para tener éxito a largo plazo con Workplace y que nos contara además cosas interesantes que haya aprendido en el camino. También habla sobre la intimidad de la implementación reciente de Workplace que hizo OrangeTrail en el icono global del mundo cervecero, HEINEKEN.

Qué fue lo que mejores resultados le dio a HEINEKEN

OrangeTrail tuvo un rol importante en la implementación reciente de Workplace en HEINEKEN. Jaap y su equipo brindaron a HEINEKEN el conocimiento y el apoyo necesarios para el lanzamiento y la adopción de Workplace en un grupo de 65.000 empleados. Si quieres conocer la historia completa y averiguar cuáles son las ventajas de Workplace para HEINEKEN, lee el artículo de OrangeTrail aquí.

Durante los procesos de implementación, hubo tres equipos específicos que adoptaron Workplace con más rapidez:

Embalaje

Para la comunidad activa de embalaje de HEINEKEN, Workplace fue la plataforma de colaboración ideal a la hora de buscar soluciones prácticas a los problemas de logística. Una de estas soluciones incluyó el uso de un dron para leer las etiquetas de las cajas apiladas en la parte más alta de los estantes en los depósitos. Esta solución creativa se compartió en Workplace y tuvo un valor de negocio real para el equipo.

Recursos Humanos

La red global de RR. HH. de HEINEKEN comenzó a usar Workplace con una invitación a todos los profesionales de RR. HH. a que contribuyeran con su programa anual de captación de talento, llamado Go Places, en un grupo. Desde entonces, el personal de RR. HH. de todas las áreas de la empresa usa la plataforma para expresar lo que desea del programa y hacer sugerencias de mejoras.

Comunicaciones

El equipo de comunicaciones de HEINEKEN avanzó con rapidez en las conversaciones para adoptar Workplace y dio el ejemplo al resto de la empresa. "HEINEKEN es famosa por su marketing y sus comunicaciones, y fue por eso que el equipo comprendió con rapidez el aspecto de marketing de Workplace", agrega Jaap.

Los tres ingredientes de un lanzamiento de Workplace exitoso

OrangeTrail considera que hay tres componentes que son esenciales para lograr un lanzamiento exitoso de Workplace. Las empresas deben dar a las personas:

1. Un motivo para visitar la plataforma

Para HEINEKEN, el maestro cervecero Willem van Weasberghe fue quien lideró el cambio para llevar a las personas a Workplace. Willem inició una sesión de intercambio de ideas con todo el personal en Workplace. En ella, le pidió a las personas que contaran con quién más les gustaría conectarse y por qué. También destacó las ventajas de la colaboración para su red global de cerveceros, quienes crearon el grupo "Brewers Guild" para compartir consejos, inspiración e ideas.

2. Un motivo para permanecer

Luego, las empresas deben establecer lo que OrangeTrail denomina una "arquitectura de contenido" en Workplace. Esto incluye:

• Crear un núcleo de grupos importantes.
• Asegurarse de que cada grupo tenga una gran cantidad de contenido para que las personas comiencen a usarlo.
• Asignar un propietario en cada grupo y asegurarse de que cada uno de ellos reciba capacitación básica en cómo administrar una comunidad (definir objetivos de interacción, publicar con regularidad, etc.).
• Asegurarse de que el propietario de cada grupo publique contenido frecuentemente, al menos durante los dos primeros meses mientras Workplace toma impulso.

3. Un motivo para regresar cada día

Las personas solo regresarán cada día a la herramienta si les resulta importante para su trabajo. Como lo explica Jaap, "Si tu objetivo es que las personas entren a Workplace todos los días, debes lograr que trabajen en la plataforma, no que simplemente lean lo que publican los demás y conversen".

Qué no hacer

"El mayor error que las empresas pueden cometer al usar Workplace es limitarse a la transmisión", continúa Jaap. La transmisión en vivo con los directores y el personal jerárquico es una gran forma de llevar a las personas a Workplace, pero no es suficiente para que permanezcan en la plataforma.

"Algunas empresas cometen el error de pensar que Workplace es un canal de comunicaciones o una intranet más. Sin embargo, para usar Workplace correctamente tendrás que cambiar algunos hábitos, ya sea en las comunicaciones de los líderes, en las de los equipos o en general. No es necesario que se hagan todos los cambios a la vez, pero es común ver empresas que dan el primer paso y luego usan la plataforma solo para publicar mensajes con la esperanza de que le guste al personal. No es allí donde se encuentra el poder de la plataforma".

El poder del aprendizaje entre pares

Para aumentar la comprensión y la adopción de la versión para dispositivos móviles de una app de ventas, HEINEKEN organizó algunas sesiones JAM colaborativas que generaron un nivel sorprendente de difusión. "Lo que notaron en realidad fue que las personas estaban mucho más dispuestas a aceptar ideas y sugerencias de mejora de sus pares que de un instructor".

Con Workplace, HEINEKEN reemplazó la capacitación en persona con instructores costosos por capacitación online interactiva, como estas sesiones JAM. Esto acortó el ciclo de aprendizaje y generó un beneficio importante en los costos de la empresa.

Conocer Facebook no es lo mismo que conocer Workplace

Si bien Workplace es fácil de usar y similar a Facebook, esta facilidad de uso puede ser engañosa. "Algunas personas comienzan a usar la plataforma y creen saber de inmediato cómo es porque están familiarizadas con Facebook".

La dinámica de usar Workplace para trabajar es muy diferente del uso general de Facebook, explica Jaap. "Las personas saben cómo compartir cosas personales en Facebook, y en cierta medida está bien compartir mensajes personales en Workplace también. Sin embargo, no saben cómo se usa Workplace para trabajar. Si no les muestras que Workplace solo se parece a Facebook en la superficie, no aprovecharás muchas de las ventajas de la plataforma para tu empresa".