Motivos por los que la comunicación por video es esencial para tu empresa

Exploramos el hardware y el software que necesitas para aprovechar al máximo las videollamadas, además de cinco razones por las que deberías comunicarte por este medio.

COMUNICACIóN EMPRESARIAL | 6 MINUTOS DE LECTURA
video communication - Workplace from Meta

Los videos son una de las herramientas de comunicación empresarial más poderosas que existen. Las organizaciones los valoran por sus cualidades para aumentar la productividad: según una investigación de Forbes Insights, siete de cada diez ejecutivos afirman que las videoconferencias aumentan la productividad del personal.1

Y el personal también los aprecia por la forma en que los acerca. El 78% de las personas encuestadas en el mismo estudio afirman que las videoconferencias mejoran la sensación de conexión del personal que trabaja de manera remota.

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A pesar de que a las empresas no les convencía la idea de comunicarse a través de videos, lo cierto es que esta tecnología demostró su eficacia durante el gran cambio que supuso el trabajo remoto durante la pandemia, con un aumento estimado del 535% en el tráfico diario de videoconferencias durante el año 2020. Poder ver y escuchar a colegas y clientes a pesar de estar a kilómetros de distancia ayudó a consolidar la cultura de la empresa en una época de incertidumbre y cambio.

Es probable que muchos de los cambios que provocó el COVID-19 se mantengan. No nos imaginamos que las personas abandonen el mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal que ofrece el trabajo híbrido o que los trabajadores se tomen un tren o un avión para asistir a una reunión de una hora de duración en un futuro próximo. De modo que no es de extrañar que las empresas hayan aumentado su gasto en videoconferencias, con lo que impulsaron un mercado que se estima que tendrá un valor de 13.820 millones USD en 2023.

¿Qué es la comunicación por video?

¿Qué es la comunicación por video?

La comunicación por video abarca todo, desde reuniones hasta comunicaciones internas diseñadas para que los empleados interactúen. Una de las cosas que hace que sea tan atractiva para las organizaciones es que puede servir para muchas cosas. Los videos se pueden utilizar para todo tipo de cosas:

  • Llamadas individuales
  • Entrevistas de trabajo
  • Reuniones de equipo
  • Servicio de atención al cliente
  • Webinars
  • Sesiones de capacitación
  • Talleres
  • Presentaciones de la empresa
  • Promociones de contratación
  • Realizar streams en vivo

Las videoconferencias no son ninguna novedad. El concepto de celebrar una reunión en la que los participantes de diferentes lugares puedan verse, oírse y hablar entre sí es más antiguo de lo que se cree. En los años 60, hubo experimentos con circuitos cerrados de televisión y en los 70 salió a la luz un teléfono con imagen básica (que no llegó a tener mucha repercusión).

Pero no fue hasta los años 90 cuando la comunicación corporativa por video se convirtió en algo habitual. Por aquel entonces, para poder celebrar reuniones por video era necesario contar con equipos muy caros, lo que hacía que solo las grandes organizaciones tuvieran acceso a esta práctica. Con los avances recientes, la comunicación por video está al alcance de cualquier persona que tenga un smartphone.

¿Qué son las audioconferencias?

¿Qué son las audioconferencias?

Las audioconferencias no son lo mismo que una simple llamada telefónica, ya que los participantes se conectan a un sistema central y no a un número individual. Al igual que los videos, se trata de una forma en la que dos o más personas pueden participar en una reunión desde cualquier lugar. Y pueden ofrecer algunas funciones similares a las de la videoconferencia, como por ejemplo, la grabación.

Es posible que las audioconferencias no sean tan versátiles como las videoconferencias, pero no hay que descartarlas. La fatiga que producen las videoconferencias es real. Según el profesor Jeremy Bailenson, de la Universidad de Stanford, el exceso de videollamadas puede provocar estrés y agotamiento emocional. ¿Y cuál es el mejor remedio para cuando te cansas de verte en una pantalla, pero necesitas tener una reunión? Una audioconferencia puede ser la respuesta.

Y no olvides la regla 7-38-55 del especialista en comunicación Albert Mehrabian. Las palabras solo transmiten el 7% del significado; el 38% es el tono de voz y el 55% el lenguaje corporal. Aunque no resulte tan eficaz como verlas, la voz de una persona puede decir mucho.

¿Cuáles son las mejores herramientas para la comunicación por video?

¿Cuáles son las mejores herramientas para la comunicación por video?

Tu software de comunicación por video debe tener todas las funciones que necesitas para lograr que la colaboración y la comunicación de la empresa sean óptimas: reuniones, intercambios de ideas, talleres, presentaciones y mucho más. Estos son algunos de los elementos esenciales:

  • Videochat. Saber cuándo hablar puede ser una parte complicada del protocolo de las videoconferencias, ya que no se reciben las señales del lenguaje corporal que indican cuándo se puede interrumpir. Pero con un cuadro de chat, las personas pueden hacer preguntas y comentarios mientras alguien está hablando sin interrumpir. Los cuadros de chat también son útiles para los presentadores, (como por ejemplo, en las capacitaciones), ya que permiten evaluar si las personas entienden o no lo que se está diciendo.
  • Compartir pantalla. Ver las presentaciones y otros documentos durante la conferencia supone un gran ahorro de tiempo y es una excelente oportunidad para colaborar. Tu software de videoconferencia debe permitir que todas las personas, no solo el presentador, compartan sus pantallas y, mejor aún, que compartan varias pantallas al mismo tiempo. Si puedes conseguir un software que permita a los participantes realizar anotaciones en documentos compartidos, mucho mejor.
  • Compartir archivos. Utilizar el software de conferencias para compartir archivos durante una llamada ayuda a optimizar el tiempo. Asegúrate de que tu software permite subir diferentes tipos de archivos: PDF, PPT, MP4, etc.
  • Almacenar archivos. El software que permite almacenar archivos puede ahorrar espacio en tus servidores o en el almacenamiento en la nube. Además, es práctico tener los archivos almacenados en los servidores de conferencias, ya que puedes acceder a ellos con facilidad cuando quieras compartirlos
  • Cambio de dispositivos. Por ejemplo, es posible que una persona que trabaje de forma remota o en primera línea quiera iniciar una videoconferencia en su dispositivo móvil y, luego, pasarse a la computadora. El software que elijas debe permitirles hacerlo sin problemas.
  • Grabación. Gracias a las videoconferencias, el hecho de no poder asistir a una reunión no tiene por qué ser un gran problema. Si tu software te lo permite, puedes grabar la sesión y compartirla con quien necesite verla. Una grabación también resulta útil en el caso de que quieras utilizar el material repetidamente (por ejemplo, para la incorporación de nuevos empleados).
  • App para celulares. Incluir a los empleados itinerantes y de primera línea en las conversaciones es clave para lograr una cultura empresarial saludable. Por ello, es importante que el software que elijas permita a las personas conectarse a una conferencia dondequiera que estén.
¿Las conferencias por video mejoran la comunicación?

¿Las conferencias por video mejoran la comunicación?

Todo indica que sí. A continuación, te presentamos cinco formas en las que las videoconferencias pueden mejorar la comunicación en tu organización.

  1. Trabajadores itinerantes y remotos mejor conectados

    Las investigaciones indican que el 87% de los miembros de equipos remotos se sienten más conectados con su equipo mediante las videollamadas. Esto es muy positivo, ya que el trabajo remoto no desaparecerá pronto. Al aumentar el uso de la comunicación por video, las empresas pueden dar a su personal una mayor sensación de estar trabajando en pos de un objetivo común, sin importar dónde se encuentren.

  2. Personal más feliz

    Las videoconferencias ayudan a las personas a sentirse más felices en el trabajo. Según un estudio de LifeSize, el 75% de quienes utilizan las videollamadas para colaborar a distancia afirman que esta tecnología mejoró su equilibrio entre el trabajo y la vida.2

    Casi 9 de cada 10 (89%) trabajadores coinciden en que su productividad también aumenta, ya que creen que las videollamadas reducen el tiempo necesario para completar una tarea. No es sorprendente que el 82% de los trabajadores tengan menos probabilidades de realizar varias tareas en una videollamada que en una llamada de audio.

  3. Relaciones más estrechas

    El 98% de las personas que respondieron a la encuesta de LifeSize señalaron que las videoconferencias ayudaban a entablar relaciones dentro y fuera de su empresa. Las videollamadas aportan ventajas concretas frente a las llamadas de audio: el 63% de quienes utilizan los videos dicen que echan de menos ver los rostros de sus colegas cuando no pueden asistir a las reuniones.

    Según Harvard Business Review, las interacciones entre miembros de equipos cercanos aumentaron un 40% desde la pandemia. Hoy en día, los equipos híbridos confían más que nunca en el apoyo de sus colegas.

  4. Mejor calidad de la comunicación

    El lenguaje corporal brilla por su ausencia en las llamadas de audio y el tono de voz puede perderse en los correos electrónicos. Las videollamadas cuentan con una ventaja en este sentido, lo que puede facilitar que se entienda lo que se quiere decir. Algunas funciones inteligentes, como la posibilidad de compartir pantalla, las ventanas de chat y los botones para levantar la mano durante una reunión proporcionan a los equipos híbridos una plataforma versátil para debatir ideas de forma más eficaz.

  5. Uso eficiente del tiempo y el dinero

    Olvidemos el jet lag y las habitaciones de hotel caras: una cita virtual ahorra tiempo y dinero a todo el mundo. Con las herramientas adecuadas, los equipos híbridos pueden concentrarse en preparar una llamada en lugar de reservar un pasaje de tren o buscar una sala de reuniones en una ciudad que no conocen. Acudir a la próxima gran reunión es tan sencillo como abrir la computadora portátil o desbloquear el teléfono.

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