Por qué la vídeo comunicación es vital para su empresa

Exploramos el hardware y el software que necesita para sacar el máximo partido a las videollamadas y cinco razones por las que debería hacerlo.

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL | 6 MINUTOS DE LECTURA
video communication - Workplace from Meta

El vídeo es una de las herramientas de comunicación empresarial más potentes que existen. Las organizaciones lo adoran por sus propiedades para aumentar la productividad: según una investigación de Forbes Insights, 7 de cada 10 ejecutivos dicen que las videoconferencias permiten a los empleados ser más productivos.

Y los empleados la adoran por la forma en que los acerca. El 78% de los encuestados en la misma encuesta dicen que las videoconferencias mejoran la sensación de conexión entre los trabajadores remotos.

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Aunque a las empresas no les convenciera antes la video comunicación, ha demostrado con creces su utilidad durante el importante cambio al trabajo remoto durante la pandemia, con un aumento estimado del 535% en el tráfico diario de videoconferencias durante 2020. Poder ver y escuchar a los compañeros y clientes estando a kilómetros de distancia ayudó a apuntalar la cultura empresarial en una época de incertidumbre y cambio.

Es probable que muchos de los cambios provocados por el COVID-19 persistan. No es fácil imaginar que la gente renuncie a la mejor conciliación de la vida laboral y familiar que supone el trabajo híbrido o que los trabajadores se suban a un tren o a un avión para asistir a una reunión de una hora de duración en un futuro próximo. Así que no es de extrañar que las empresas hayan aumentado su gasto en videoconferencias, impulsando un mercado que se calcula que tendrá un valor de 12.500 mil millones de euros en 2023.

¿Qué es la vídeo comunicación?

¿Qué es la vídeo comunicación?

La video comunicación lo abarca todo, desde reuniones hasta comunicaciones internas diseñadas para involucrar a los empleados. Una de las cosas que lo hace tan atractivo para las organizaciones es que puede hacer muchas cosas. Se puede utilizar el vídeo para todo, desde:

  • Llamadas individuales
  • Entrevistas de trabajo
  • Reuniones de equipo
  • Atención al cliente
  • Seminarios web
  • Sesiones de formación
  • Talleres
  • Presentaciones de la empresa
  • Promociones de contratación
  • Eventos en directo

Las videoconferencias no son nuevas. La idea de celebrar una reunión en la que los participantes de diferentes lugares puedan ver, oír y hablar entre sí existe desde hace más tiempo del que se piensa. Hubo experimentos de circuito cerrado de televisión en los años 60 y la introducción de un teléfono con imagen básica (que no se puso de moda) en los años 70. Pero no fue hasta los años 90 que se introdujo la videoconferencia.

No fue hasta los años 90 cuando la comunicación corporativa por vídeo se generalizó. Incluso entonces, las reuniones por vídeo requerían equipos caros, lo que las convertía en algo exclusivo de las grandes organizaciones. Gracias a los recientes avances, la comunicación por vídeo está al alcance de cualquier persona con un smartphone.

¿Qué es la audioconferencia?

¿Qué es la audioconferencia?

La audioconferencia no es lo mismo que una simple llamada telefónica, ya que los participantes se conectan a un sistema central y no a un número individual. Al igual que el vídeo, es una forma de que dos o más personas puedan participar en una reunión desde cualquier lugar. Y puede ofrecer algunas funciones similares a las de la videoconferencia, como la grabación, por ejemplo.

Puede que la audioconferencia no sea tan versátil como la videoconferencia, pero no hay que descartarla. La fatiga de las videoconferencias es real. Según el profesor de la Universidad de Stanford Jeremy Bailenson, una sobredosis de videollamadas puede provocar estrés y agotamiento emocional. ¿El antídoto para cuando se ha hartado de verse en una pantalla, pero necesita mantener una reunión? Una audioconferencia puede funcionar.

Y no olvide la regla 7-38-55 del experto en comunicación Albert Mehrabian. Las palabras transmiten sólo el 7% del significado; el 38% es el tono de voz y el 55% el lenguaje corporal. Aunque no sea tan informativo como verlos, se puede decir mucho de la voz de una persona.

¿Cuáles son las mejores herramientas para la vídeo comunicación?

¿Cuáles son las mejores herramientas para la vídeo comunicación?

Su software de comunicación por vídeo debe tener todas las características que necesita para la colaboración completa y la comunicación de la empresa: reuniones, tormentas de ideas, talleres, presentaciones y más. He aquí algunos de los elementos esenciales:

  • Videochat. Saber cuándo hay que hablar puede ser una parte complicada de las videoconferencias, ya que no tiene las señales del lenguaje corporal que le indican cuándo está bien interrumpir. Con un cuadro de chat, los asistentes pueden hacer preguntas y comentarios mientras alguien habla sin interrumpir. Los recuadros de chat también son útiles para los presentadores, por ejemplo, en las formaciones, ya que permiten evaluar la comprensión de los asistentes y retomar puntos sobre la marcha.
  • Compartir la pantalla. Ver las presentaciones y otros documentos durante la conferencia es un gran ahorro de tiempo y una excelente oportunidad para colaborar. Su software de videoconferencia debe permitir que todos, no sólo el presentador, compartan sus pantallas y, aún mejor, que compartan varias pantallas al mismo tiempo. Si puede encontrar un software que permita a los participantes hacer anotaciones en los documentos compartidos, mucho mejor.
  • Compartir archivos. Utilizar el software de conferencias para compartir archivos durante una llamada es un gran ahorro de tiempo. Asegúrese de que su software permite cargar diferentes tipos de archivos: PDFs, PPTs, MP4s, etc.
  • Almacenamiento de archivos. El software que permite almacenar archivos puede ahorrar espacio en sus servidores o en el almacenamiento en la nube. También es útil tener los archivos almacenados en los servidores de conferencias, ya que puede acceder a ellos fácilmente cuando quiera compartirlos.
  • Cambio de dispositivo. Alguien que trabaje a distancia o en primera línea puede querer iniciar una videoconferencia en el móvil y luego cambiar al escritorio, por ejemplo. El software que elija debe permitirle hacerlo sin problemas.
  • Grabación. No poder asistir a una reunión no tiene por qué ser un gran problema con las videoconferencias. Siempre que su software se lo permita, puede grabar la sesión y compartirla con quien necesite verla. Una grabación también es útil para el material que querrá utilizar repetidamente, por ejemplo, al incorporar a nuevos empleados.
  • Aplicación móvil. Incorporar a la conversación a los trabajadores de primera línea y a los que no lo son es crucial para una cultura empresarial saludable. Por eso es importante que el software que elija permita a los participantes conectarse a una conferencia desde cualquier lugar.
¿La videoconferencia mejora la comunicación?

¿La videoconferencia mejora la comunicación?

Todo indica que sí. Aquí hay sólo 5 maneras en que la videoconferencia puede mejorar la comunicación en su organización.

  1. Conectar mejor a los trabajadores remotos y trabajadores sin escritorio

    Las investigaciones han revelado que el 87% de los miembros de equipos remotos se sienten más conectados con su equipo gracias a las videollamadas. Esto es algo bueno, ya que el trabajo remoto no va a desaparecer pronto. Al aumentar el uso de la comunicación por vídeo, las empresas pueden dar a sus empleados una mayor sensación de trabajar hacia un objetivo común, sin importar dónde se encuentren.

  2. Empleados más felices

    Las videoconferencias ayudan a las personas a sentirse más felices en el trabajo. De los que utilizan las videollamadas para colaborar a distancia, el 75% dijo que la tecnología ha mejorado su equilibrio entre el trabajo y la vida privada, según una investigación de LifeSize.

    Casi 9 de cada 10 (89%) trabajadores están de acuerdo en que su productividad también se beneficia, ya que creen que las videollamadas reducen el tiempo que se necesita para completar una tarea. No es de extrañar, si se piensa, que el 82% de los trabajadores son menos propensos a la multitarea en una videollamada que en una llamada de audio.

  3. Relaciones más sólidas

    El 98% de los encuestados por LifeSize afirma que las videoconferencias ayudan a establecer relaciones dentro y fuera de su empresa. Las videollamadas tienen claras ventajas sobre las llamadas de audio: el 63% de los usuarios de vídeo dicen que echan de menos ver las caras de sus compañeros de trabajo cuando no pueden participar en las reuniones.

    Según Harvard Business Review, las interacciones entre miembros de equipos cercanos han aumentado un 40% desde la pandemia. Los equipos híbridos confían ahora más que nunca en el apoyo de sus colegas.

  4. Mejor calidad de la comunicación

    El lenguaje corporal está ausente en las llamadas de audio y el tono de voz puede perderse en los correos electrónicos. Las videollamadas tienen ventaja en este aspecto, ya que pueden facilitar la comunicación. Las funciones inteligentes, como la pantalla compartida, las ventanas de chat y los botones para levantar la mano durante una reunión, ofrecen a los equipos híbridos una plataforma versátil para debatir ideas de forma más eficaz.

  5. Uso eficiente del tiempo y el dinero

    Olvídese del jet lag y de las caras habitaciones de hotel: una reunión virtual ahorra tiempo y dinero a todos. Con las herramientas adecuadas, los equipos híbridos pueden concentrarse en preparar una llamada en lugar de reservar un billete de tren o buscar una sala de reuniones en una nueva ciudad. Ir a la próxima gran reunión es tan sencillo como abrir el portátil o desbloquear el teléfono.

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