Wessex Archaeology es la empresa líder de servicios relacionados con la arqueología y el patrimonio en el Reino Unido, y una organización benéfica dedicada a la educación que tiene como objetivo enriquecer la vida de las personas a través del patrimonio.

La empresa cuenta con más de 300 empleados altamente calificados a lo largo del Reino Unido, desde arqueólogos y archivistas hasta especialistas en conservación y patrimonio edilicio. Esto hace que la actividad de la empresa sea muy variada: un día típico en Wessex Archaeology puede incluir redactar un informe de investigación o desenterrar piezas de cerámica antiguas del Neolítico Medio.

Hasta hace poco tiempo, el tesoro de reliquias de la oficina central de Wessex Archaeology en Salisbury no era precisamente lo único que estaba atado al pasado. Las principales herramientas de comunicación interna de la empresa se limitaban al correo electrónico, las reuniones de equipo y un newsletter mensual para toda la empresa. "Nuestro enfoque sobre la comunicación era bastante restrictivo y anticuado", explica Giles.

Por lo tanto, era difícil colaborar entre departamentos y faltaba visibilidad en la empresa. Las seis oficinas de Wessex Archaeology, ubicadas en distintos lugares, funcionaban en términos prácticos como silos aislados. Además, alrededor de un tercio de los empleados se encuentran en los sitios realizando trabajo de campo, de modo que la información sobre hallazgos arqueológicos extraordinarios quedaba aislada dentro de los distintos departamentos.

Prepararse para el éxito con Generation Digital

Wessex Archaeology buscaba una plataforma de comunicación moderna y compatible con celulares que permitiera unir a las personas y los proyectos, y Giles fue la persona elegida para esa tarea. Tras asistir a una charla sobre el futuro del trabajo a cargo de Graham Mackay, socio director de la consultora de gestión del cambio tecnológico Generation Digital, le pareció evidente que Workplace era la solución ideal.

Wessex Archaeology implementó Workplace en octubre de 2018. Graham y el equipo de Generation Digital ayudaron a mejorar y acelerar cada uno de los aspectos de la implementación, desde organizar la demostración inicial en toda la empresa hasta convencer a los directivos y diseñar la estrategia de comunicación de Workplace. Además, formaron el equipo para el proyecto, organizaron capacitaciones para los usuarios promotores iniciales y crearon flujos de trabajo y grupos a fin de que las personas pudieran empezar a trabajar de inmediato.

Tras ocho semanas de uso de Workplace, estas son cinco formas en las que Workplace ayuda a los empleados de Wessex Archaeology a colaborar de forma más estrecha y productiva.

1. Promover beneficios para la salud y reducir los días de licencia por enfermedad

Uno de los primeros proyectos que Giles emprendió en Workplace fue motivar a los empleados a prevenir los contagios de gripe ofreciéndoles la vacuna antigripal. La idea nació de la sugerencia de un miembro del personal en el grupo "Centro de ideas" de Workplace. Giles compartió una publicación en el grupo "Novedades de la empresa" para fomentar el debate sobre los beneficios y confirmó que había interés a través de una encuesta de Workplace. La encuesta tuvo una respuesta favorable, y los cupones se distribuyeron por toda la empresa en dos semanas.

Si bien aún es demasiado pronto para apreciar el impacto total de esta iniciativa, se espera que logre reducir considerablemente los días de licencia por enfermedad del personal y aumentar significativamente la visibilidad de este tipo de beneficios en la empresa. Giles señala: "Antes de implementar Workplace, había un desconocimiento de la actividad de la empresa que evidenciaba claramente que los medios de comunicación tradicionales que teníamos no tenían suficiente llegada a las personas".

2. Mayor facilidad para identificar los objetos encontrados en las excavaciones

Workplace permite que los empleados exploten el conocimiento de todas las áreas de la empresa. "El equipo de hallazgos publica en Workplace algunas imágenes fantásticas de objetos recuperados en excavaciones", explica Giles.

Hace unas semanas, durante una excavación en la abadía de Bath, se descubrió un misterioso objeto de bronce que nadie podía identificar. Un miembro del equipo le tomó una foto con su teléfono y la subió al grupo de Workplace "Hallazgos de Workplace" para que la viera toda la empresa.

En solo 21 minutos, un especialista de otro departamento que trabaja a 40 millas de distancia respondió y confirmó que se trataba de una cápsula de sellos romana: un hallazgo sumamente inusual. Sin Workplace, la identificación habría llevado días, o incluso semanas, lo que a su vez habría hecho perder al equipo de excavación un valioso tiempo para obtener información.

3. Conectar a las personas y brindar un contexto valioso

El equipo de expertos de Wessex Archaeology suele trabajar en proyectos de gran relevancia histórica, como Stonehenge, el castillo de Sheffield y la abadía de Bath. En proyectos como esos y en muchos otros, participan varios departamentos en distintos momentos y fases. Workplace aporta un nuevo tipo de transparencia, que proporciona a las personas un contexto e información de gran valor sobre los proyectos en los que participan.

Por ejemplo, el equipo encargado de los archivos puede ver una publicación en la sección de noticias sobre un nuevo hallazgo del equipo de excavación que en algún momento llegará a sus manos. Giles comenta: "Lo que tiene Workplace es que es visualmente atractivo, lo cual lo diferencia de otras herramientas de comunicación tradicionales como el correo electrónico".

Workplace logró acercar mucho más los equipos de campo (y sus fascinantes hallazgos en los sitios) al resto de la empresa. Giles explica: "Algunas personas están muy entusiasmadas con Workplace, utilizan la plataforma muy activamente y, lo que es muy interesante, se frustran porque no todos sus compañeros interactúan o advierten los beneficios de estar conectados. Hay muchas personas que realmente quieren saber qué hacen sus colegas en el otro extremo del país".

Además, Workplace Chat permite a los empleados conectarse fácilmente con sus compañeros de trabajo de cualquier oficina en tiempo real y acceder a la información mucho más rápido. Giles y el resto de ejecutivos utilizan Workplace Chat para ponerse en contacto con sus equipos y administrar las aprobaciones y las consultas para las que no se necesita una reunión.

4. Sacar a la luz nuevas ideas y fomentar la innovación

Workplace propició que surgieran innovaciones e ideas desde todos los sectores de la organización. Durante un proyecto de excavación reciente, cerca de Swindon, en el Reino Unido, un técnico de campo compartió una idea en Workplace sobre cómo utilizar la tecnología de fluorescencia de rayos X.

Su idea era emplear un dispositivo portátil de fluorescencia de rayos X para analizar la composición química de los estratos de ocupación en las viviendas, a fin de revelar más información sobre su posible uso que la que se puede obtener con los métodos de excavación tradicionales.

Chris Brayne, director ejecutivo de Wessex Archaeology, contribuyó a la conversación aportando un enlace a un artículo académico, y otro miembro del personal con experiencia en investigación con tecnología de rayos X también hizo su aporte.

Pudieron determinar dónde estaban los expertos de la empresa en la materia y cuál era el departamento responsable de emplear esta técnica en futuros proyectos, además de difundir su potencial más ampliamente a lo largo de toda la organización.

Este intercambio abierto de ideas tiene efectos positivos en la empresa. Giles explica: "Ayuda a algunos sectores de la organización a elevar su perfil y mostrar su importancia ante sus colegas de otras áreas, lo que es muy significativo desde el punto de vista de la cultura. Workplace conecta partes muy dispersas de la empresa que ahora empiezan a unirse en un todo".

5. Mejor colaboración entre funciones

Como permite que la información fluya sin obstáculos entre los equipos, las personas colaboran más y obtienen mejores resultados comerciales. Hace poco, la oficina regional de Escocia inició su primer proyecto de trabajo de campo en un gran monumento del Neolítico formado por zanjas paralelas, conocido como cursus. Al final de la primera semana, uno de los miembros del equipo publicó en Workplace una foto de unos hallazgos de piedra procedentes de un punto arqueológico asociado.

Giles, quien hace años estudió objetos similares para su tesis, aportó su experiencia al equipo. Tomó una foto de una página de su tesis y la compartió en la publicación, junto con algunas sugerencias útiles que ayudaron a que el proyecto avanzara.

"Basándome en la investigación del material en términos de análisis del desgaste por el uso o de los residuos de trazas, sugerí algunas cosas que podían hacer después. Estaba contribuyendo a nivel arqueológico, aunque ese no sea mi trabajo hoy en día. Sin embargo, la idea era compartir conocimientos y perspectivas que beneficiaran a la empresa".

Workplace permitió unir más a la comunidad de especialistas y expertos de Wessex Archaeology, y eleva el estándar de las prácticas recomendadas y la innovación en el campo de la arqueología.

¿Qué es lo que sigue en la aventura de Wessex Archaeology en Workplace? Giles nos cuenta que están pensando en utilizar más los videos en vivo y en probar la comprobación del estado de seguridad para proteger a los equipos que realizan trabajo de campo en los sitios.