Recientemente, desarrollamos Workplace para RR. HH., un nuevo marco para ayudar a los profesionales del área de recursos humanos a generar impacto en todo el ciclo de vida del empleado. Lo hacemos porque somos conscientes de que este departamento está al frente del cambio en la cultura del lugar de trabajo. Y también porque creemos que Workplace puede ayudar a mejorar la experiencia del personal.

El empleado promedio pierde hasta 40 minutos en el trabajo cada día a causa de una tecnología lenta. Eso equivale a más de 170 horas al año. ¿Cuántas de esas horas se pierden en cosas como buscar currículums de candidatos, programar entrevistas, revisar nóminas o completar encuestas?

Procesos de contratación mejores y más rápidos

¿Y si pudieras hacer que estos procesos fueran más rápidos, sencillos y agradables? Workplace te ayuda a generar ese impacto con herramientas sencillas y conocidas. Y todo empieza precisamente por donde era de esperar... al principio del ciclo de vida del empleado: la contratación.

La contratación es trabajo de todos. En Facebook, se espera que todas las personas asuman la responsabilidad de recurrir a sus redes en busca de nuevos talentos. De hecho, en las revisiones semestrales de rendimiento de los ingenieros, se evalúa su contribución individual al proceso de búsqueda de candidatos. Así de seria es la cuestión para nosotros.

Workplace nos ayudó a ser más rápidos, más transparentes, a compartir las prácticas recomendadas y a reducir el tiempo que se tarda en pasar de la entrevista a la oferta. Y cuando una empresa crece con rapidez, la agilidad es importante. En este artículo del blog, compartiremos algunos pasos sencillos, pragmáticos y prácticos para ayudarte a lograr lo mismo.

Los dividiremos en seis áreas que abarcan todo el proceso de contratación.

Planificación de la fuerza de trabajo en grupos

Lamentablemente, no se puede acudir al centro de empleo más cercano y elegir a alguien al azar. La planificación del personal es la piedra angular de un proceso de contratación de gran eficacia, pero no es una tarea fácil. Implica que las áreas de recursos humanos y contratación deben reunirse con las de finanzas y aspectos jurídicos y, posiblemente, con la de instalaciones. El resultado es un espacio un tanto ruidoso (y concurrido).

Workplace lo simplifica. Solo tienes que crear un grupo cerrado, ponerle un nombre que todos recuerden, como "Planificación estratégica de la fuerza de trabajo", agregar a las personas correspondientes y ponerte manos a la obra. Olvídate de los calendarios, las invitaciones o las zonas horarias. Publica descripciones de los empleos o documentos de planificación de presupuestos. Deja comentarios anidados para no perder el hilo de la conversación. Revisa y aprueba la plantilla de personal. Todo en un solo lugar.

Los grupos proporcionan información de contexto, aportan transparencia, permiten que se comparta contenido, optimizan procesos y agilizan la toma de decisiones. Eso te permite pasar al siguiente paso: encontrar personas excelentes.

Buscar talentos mediante videos en vivo y eventos

Si no puedes encontrar personas increíbles, no podrás contratarlas. Por lo tanto, vale la pena que uses todos los medios a tu alcance para que la lista de candidatos incluya la más amplia selección de talentos sobresalientes.

Sin embargo, también ayuda dividir y vencer. Empieza por crear grupos de contratación basados en habilidades (por ejemplo, iOS, SQL o Java) o en funciones (ingeniería, marketing o ventas), de modo que las personas adecuadas contribuyan al área correspondiente. Crea publicaciones fijadas que describan las prácticas recomendadas para encontrar talentos (como la forma de hacer búsquedas booleanas en LinkedIn) o los principios relativos a la interacción (incluido cualquier tema legal que los empleados deban conocer).

Cuando tengas lo básico resuelto, puedes empezar a dar rienda suelta a tu creatividad. En Facebook, hacemos "maratones de búsqueda de talentos" frecuentes en los que los miembros del equipo se reúnen para revisar si hay algún candidato potencial entre sus contactos (por escasos que sean). Ten presente que puede ser una opción mucho más complicada para los equipos que se encuentran dispersos geográficamente o las empresas con empleados remotos. Los videos son un recurso excelente para motivar a las personas. Quien esté a cargo de la maratón puede transmitir en vivo mientras el resto del equipo lo sigue y comparte comentarios y opiniones al mismo tiempo.

Más impactantes aún son los eventos en vivo, que pueden coordinarse en Workplace con la función de eventos para invitar a reclutadores, gerentes de contrataciones y cualquier otro empleado que pueda aportar su tiempo y experiencia.

Con los grupos, los videos en vivo y los eventos, puedes compartir, hacer que cada persona sea un reclutador y democratizar el conocimiento en toda tu organización.

Crear una comunidad de gerentes de contratación

Los buscadores de talento pueden encargarse de los detalles técnicos, pero necesitas una comunidad organizada y altamente motivada de gerentes de contratación para concretar la incorporación de las personas más talentosas. Después de todo, ellos son los que arriesgan más en este proceso. Por esa razón, debes asegurarte de que tengan una participación plena en el proceso y de prestar atención a sus comentarios.

Para empezar, crea grupos para que los gerentes de contrataciones se pongan en contacto con los reclutadores y las personas a cargo de la búsqueda de personal. Para las tareas cotidianas, podrían utilizar un grupo de Workplace Chat donde puedan compartir información y respuestas rápidamente. También puede ser de gran utilidad crear grupos de entrevistas divididos por habilidades o funciones (ya sea en función de los grupos de contratación que hayas creado o incluso utilizando esos mismos grupos) para que los gerentes de contratación y las personas encargadas de las entrevistas puedan compartir comentarios y consejos sobre las mejores preguntas y respuestas.

No importa cómo lo hagas, asegúrate de que haya un grupo de comentarios relacionados con la contratación en el que todos tengan la oportunidad de exponer ideas y consejos sobre todos los aspectos del proceso. La sabiduría colectiva es una herramienta poderosa pero que se pasa por alto muy a menudo.

Paneles más inteligentes gracias a integraciones

Registrar el avance del proceso de contratación de candidatos es una de las partes menos atractivas del trabajo, pero también es una de las más importantes. Olvídate de las tareas manuales usando una integración para automatizar parte de este duro trabajo.

Herramientas como Smartsheet y Jira pueden organizar datos de los candidatos, por ejemplo, las plazas vacantes por función, los puestos ocupados y las etapas del candidato. Configura las notificaciones en Workplace Chat para obtener las alertas que necesitas (por ejemplo, cuando la etapa de entrevista de un candidato cambie). Por último, revisa y aprueba los pasos clave del proceso directamente desde Workplace Chat.

Usar grupos para administrar las entrevistas

A estas alturas, ya dominarás los grupos con facilidad. Pero aún queda más. Te recomendamos que crees un grupo para cada puesto, de modo que el reclutador, el gerente de contratación y los entrevistadores tengan acceso a la información que necesitan en un solo lugar.

Considera esto como un control de misión para cada proceso de contratación. Publica el currículum del candidato, descripciones del puesto y las preguntas de la entrevista para ayudar a que haya una sintonía entre los entrevistadores. Promueve la transparencia y ofrece a los líderes la oportunidad de brindar orientación sobre los elementos prioritarios en una contratación.

De hecho, en Facebook, usamos un bot de Workplace Chat que programa entrevistas, da la bienvenida a los candidatos y envía recordatorios de manera automática. Vale la pena contemplar la posibilidad de usar una integración personalizada similar. Para ello, contamos con varios socios de Workplace que pueden ofrecerte este tipo de soluciones.

Administración de candidatos con grupos entre empresas

Hasta ahora, todos los grupos que creaste son para personas que trabajan en la misma empresa. Sin embargo, con Workplace, también puedes invitar a personas externas a un espacio compartido. Llamamos "grupos entre empresas" a estos espacios, que son un medio excelente para administrar la comunicación con los candidatos.

Todo lo que necesitas para invitar a alguien es su correo electrónico personal. Una vez que la persona se haya unido al grupo, puedes programar entrevistas, ofrecer recursos útiles, compartir videos y registrar todas las interacciones en un solo lugar.

Enviar ofertas a través de grupos cerrados

El envío de ofertas es una parte esencial del proceso de contratación. También debe ser confidencial.

Los grupos cerrados son ideales para las conversaciones de este tipo. Puedes agregar a cualquier persona de tu empresa a un grupo cerrado, en el que solo los miembros pueden ver las publicaciones. Usa los grupos cerrados para que el equipo de remuneraciones y prestaciones comparta prácticas recomendadas y pautas en un entorno seguro que proteja la privacidad. Agrega a los socios comerciales de recursos humanos relevantes para que compartan todas las novedades importantes sobre remuneraciones y prestaciones.

Por último, Crea un grupo secreto interfuncional con un nombre como "Ofertas@" y después invita al representante de recursos humanos, el reclutador, el gerente de contratación, el líder de la empresa y el líder de diversidad (si cuentas con uno). Así, tendrás un medio seguro para compartir información confidencial entre un grupo pequeño de personas, lo que te ayudará a tomar decisiones mejor fundamentadas y crear una ventaja competitiva a medida que avanzas más rápidamente al cierre de la oferta.

En resumen, Workplace te ayuda a:

• Captar a los mejores talentos a través de reclutadores y referencias de empleados.
• Conectar a todos para reducir significativamente los plazos del ciclo de contratación.
• Mejorar la calidad de las contrataciones al cerrar el bucle de comentarios con reclutadores y gerentes de contratación.
• Medir, supervisar y compartir las estadísticas de contratación.

Sobre el autor: Sameer Chowdhri es responsable global de RR. HH. en Workplace. Con 20 años de experiencia en el área, asesora a los expertos en RR. HH. digitales que utilizan Workplace en la transformación cultural y el futuro del trabajo para ayudarlos a humanizar la experiencia de los empleados.

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