"Pioneros de Workplace" reúne a los directores de Workplace más sofisticados y visionarios del mundo. En esta nueva serie, descubriremos por qué eligen Workplace y el efecto que ello tiene en sus organizaciones.

En esta oportunidad, hablamos con Olafur Hand, quien lideró el equipo que impulsó la implementación de Workplace en Eimskip.

Eimskip se fundó en Islandia hace más de un siglo. Actualmente, tiene operaciones en más de 20 países, con más de 60 sucursales y una fuerza de trabajo global distribuida en embarcaciones, oficinas, puertos, rutas y terminales.

¿Cómo hace la empresa para que todos esos empleados remotos se comuniquen a través de fronteras, zonas horarias y equipos?

Esto era lo que Olafur y su equipo querían responder cuando se dispusieron a buscar mejores maneras de conectar la organización.

Comunicación bidireccional

"La web interna que usábamos para comunicarnos era unidireccional", recuerda Olafur. "Las comunicaciones eran de los directivos hacia los empleados: necesitábamos algo que fluyera en el sentido inverso".

No tardamos en darnos cuenta de que Workplace era una progresión natural para las personas de Eimskip, que ya usaban diversas herramientas de medios sociales para trabajar.

"Ya estábamos usando grupos cerrados de Facebook”, explica Olafur. "Y me enteré de que RBS ya había implementado Workplace. Me pregunté por qué no podíamos hacer lo mismo. Implementar Workplace simplemente fue el siguiente paso".

Ya estábamos usando grupos cerrados de Facebook. Implementar Workplace simplemente fue el siguiente paso.

Adopción inmediata

La implementación decidida por parte de Olafur y su equipo dio resultados inmediatos.

"Creo que lo mejor es tirarse al agua y empezar a nadar. Así es como se aprende", dice Olafur. Y funcionó.

"Vimos cómo las personas de las distintas partes del mundo se sumaron desde el día del lanzamiento y comenzaron a hacer cosas juntas que nunca antes habían hecho. El día que implementamos la plataforma hubo fiestas en todo el mundo".

Significó que, así estuvieran en la oficina, el muelle o el puente de mando, las personas podían unirse y usar la plataforma.

Significó que, así estuvieran en la oficina, el muelle o el puente de mando, las personas podían unirse a la plataforma.

"Nunca antes había visto algo así", recuerda Olafur. "El director de RR. HH. estaba muy contento y me dijo que era algo que sin duda teníamos que usar".

Olafur cree que esa fue la primera vez que cayó en la cuenta de cómo la decisión del equipo de implementar Workplace podía ayudar a las personas a unirse y crear nuevas comunidades significativas. Fue el momento en el que tomó consciencia de la importancia del acontecimiento. "Desde entonces, hemos tenido muchos más momentos como esos", agrega.

Respuesta ante emergencias

Otro de esos momentos se relaciona con cómo las personas usan los grupos para comunicarse de maneras que antes simplemente no eran posibles. Es un sector con bastantes riesgos y peligros, de modo que no es sorprendente que un grupo de personas que responden en caso de emergencias se haya convertido en una parte vital de la comunidad de Eimskip.

"Uno de los usos interesantes que hacemos de Workplace se relaciona con nuestros equipos de respuesta ante emergencias. Si ocurre algo a bordo de una embarcación o si un camión tiene un accidente, las personas usan los grupos de Workplace para compartir esta información importante y hacerla llegar de inmediato a todos aquellos que deban estar al tanto del incidente".

Cambiar el rumbo de las comunicaciones

El sector del transporte es antiguo y puede avanzar con lentitud ("tarda en cambiar de dirección, como un barco"). Sin embargo, Olafur cree que la decisión de implementar Workplace en Eimskip está generando cambios drásticos en la manera en que se comunica como organización.

"Las personas reciben la información incluso más rápido que lo que esperaría en una empresa grande como la nuestra", comenta. "Las personas trabajan de manera más interactiva, tienen opiniones sobre los temas y están más abiertas a dialogar al respecto. También están más abiertas a las críticas sobre esas opiniones".

Todo esto fomenta mejores conversaciones y un diálogo abierto. Las opiniones y los comentarios constructivos ayudan a avanzar con los proyectos y mejorar la productividad.

Lo que más nos entusiasma es que este efecto se está produciendo en toda la empresa, en todos los niveles y todos los espacios.

Lo que más nos entusiasma es que el efecto de Workplace se está produciendo en toda la empresa, en todos los niveles y todos los espacios.

"Los trabajadores de los muelles participan más en lo que sucede en otros niveles de la empresa. El personal directivo participa más en lo que sucede en todos los niveles de la empresa".

"Nos está ayudando a avanzar". Así resume Olafur, con modestia, el esfuerzo de su equipo para implementar Workplace en Eimskip. "Además, está sucediendo de una manera totalmente distinta de la que habría imaginado hace diez años".

Agradecemos enormemente a Olafur Hand y su equipo de Eimskip.

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