Creación y eliminación de cuentas

Los administradores del sistema pueden crear cuentas de Workplace tanto de a una como de forma masiva. Consulta la ayuda para profesionales informáticos y desarrolladores para obtener información sobre cómo crear cuentas mediante programación con un proveedor de identidad en la nube o Active Directory.

La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
La creación de una cuenta de usuario de Workplace tiene tres etapas:
1. Aprovisionar: crear una cuenta de usuario en tu instancia de Workplace (no se notifica al usuario).
2. Invitar: permitir que el usuario aprovisionado reclame su cuenta (se notifica al usuario).
3. Reclamar: un usuario invitado activa su cuenta de Workplace.
Nota: Cuando se crean cuentas individuales de forma manual en el panel para administradores, los usuarios reciben la invitación de inmediato. El aprovisionamiento y la invitación ocurren al mismo tiempo. Con otros métodos de creación de cuentas, el aprovisionamiento y la invitación son etapas diferentes.
Hasta que los miembros reciben una invitación para usar Workplace, no saben que tienen una cuenta aprovisionada. Si una cuenta está en un estado sin invitación:
  • El miembro no puede reclamar su cuenta y cualquier intento de hacerlo producirá un error.
  • El miembro no recibe ningún correo electrónico ni otras notificaciones de Workplace.
Si quieres que los miembros sepan que tienen una cuenta por reclamar, debes invitarlos a Workplace. Una vez invitados, los miembros recibirán un correo electrónico que les indicará que reclamen su cuenta a través de una URL generada exclusivamente. En el caso de las cuentas que tengan el SSO activado, los miembros también tendrán la opción de reclamar al iniciar sesión en Workplace a través de tu servicio de SSO configurado.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Para utilizar esta función, debes ser administrador del sistema y haber iniciado sesión en Workplace desde una computadora.
Puedes activar la función de invitar a cualquier persona de la empresa a crear una cuenta para permitir que las personas inviten a sus colegas a unirse a Workplace o que creen sus propias cuentas. Las personas podrán subir de forma masiva una lista de los compañeros a los que quieren invitar o invitarlos individualmente. Solo es posible enviar invitaciones para unirse a Workplace a empleados con una dirección de correo electrónico de la empresa.
Para activar la función de invitar a todos:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Configuración.
  3. En la sección Cuentas y perfiles, marca la casilla junto a Cualquier persona de la empresa con una dirección de correo electrónico válida. Ten en cuenta que esta opción estará desactivada si tu empresa no dispone de un dominio de correo electrónico válido.
  4. Haz clic en Guardar en la parte inferior de la página.
Nota: Esto solo se aplica a las direcciones de correo electrónico de uno de tus dominios de correo electrónico registrados.
¿Te resultó útil esta información?
Para invitar a un compañero de trabajo cuando configuras la cuenta de Workplace Advanced:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Personas y, a continuación, en Agregar personas.
  3. Haz clic en Personas y, a continuación, en Agregar persona.
  4. Ingresa los detalles de las personas a las que quieres agregar.
  5. Haz clic en Agregar personas y, a continuación, en Agregar.
Nota: Solamente podrás invitar a unirse a Workplace Advanced a empleados de la misma empresa.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced. Para desactivar la cuenta de una persona, debes tener el rol de administrador e iniciar sesión en Workplace desde una computadora.
Si una persona dejó la empresa, puedes desactivar su cuenta para que ya no tenga acceso a Workplace. Las publicaciones y los comentarios que haya realizado la persona antes de que se desactive su cuenta, así como los mensajes que haya enviado, seguirán estando disponibles.
Para desactivar la cuenta de Workplace de una persona:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Personas.
  3. Haz clic en junto al nombre de la persona cuya cuenta quieras desactivar y selecciona Desactivar cuenta.
  4. Haz clic en Confirmar.
Nota: Las cuentas desactivadas no se eliminan de los grupos de inmediato. Las eliminamos automáticamente después de cuatro días. Si la cuenta desactivada se reactiva dentro del plazo de cuatro días, permanecerá en todos los grupos y chats de los que era miembro. Después del plazo de cuatro días, ya no será posible restaurarla como miembro de esos grupos o chats.
Ten en cuenta que la desactivación de una cuenta de usuario puede tardar hasta 24 horas en hacerse efectiva. Al desactivar la cuenta de Workplace de una persona, se cerrarán todas sus sesiones en la plataforma y ya no podrá volver a acceder a ella.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Advanced.
Debes ser administrador para eliminar la cuenta de Workplace de una persona.
Para eliminar cuentas que nunca se reclamaron:
  1. Ve al panel para administradores y haz clic en Personas.
  2. Haz clic en junto al nombre del empleado cuya cuenta quieres eliminar.
  3. Haz clic en Eliminar cuenta.
Para eliminar cuentas que se reclamaron (incluso si se cambiaron posteriormente a "No reclamada"), deberás ponerte en contacto con el servicio de ayuda de Workplace para solicitar que se elimine la cuenta.
Ten en cuenta que eliminar una cuenta no es lo mismo que desactivarla. Si deseas desactivar la cuenta de un empleado, sigue estos pasos.
Ten presente que, si eliminas la cuenta de Workplace de un empleado:
  • Tus compañeros de trabajo no podrán ver la cuenta en Workplace.
  • Pueden transcurrir hasta 90 días hasta que se elimine todo lo que la persona publicó.
  • También se eliminará todo el contenido de otros usuarios que dependa del contenido eliminado (como los comentarios de las publicaciones eliminadas de los usuarios).
  • Mientras eliminamos esta información, otros usuarios de Workplace no podrán acceder a ella.
  • Algunas de las acciones que las personas llevan a cabo en Workplace no se almacenan en su cuenta. Por ejemplo, un compañero de trabajo puede seguir teniendo mensajes de una persona incluso después de haberse eliminado su cuenta.
  • Los usuarios deberán abandonar los grupos de los que son miembros y perderán los privilegios de administrador. Ten en cuenta que, si decides reactivar la cuenta de usuario dentro de los 14 días posteriores a su eliminación, los privilegios de administrador se recuperarán.
¿Te resultó útil esta información?
Cuando desactivas la cuenta de una persona:
  • Las publicaciones y los comentarios que la persona realizó, y los mensajes que envió antes de la desactivación, siguen disponibles para los compañeros de trabajo. Esto significa que las conversaciones en grupo y en los eventos no se ven afectadas, ya que no se elimina el contenido que depende de la cuenta eliminada.
  • Al desactivar la cuenta de una persona, se cierran también todas las sesiones que tenga abiertas y se le impide acceder a Workplace.

Cuando eliminas la cuenta de una persona:
  • Sus compañeros de trabajo no pueden ver más esa cuenta en Workplace.
  • La eliminación de todo lo que la persona publicó, como fotos, publicaciones y otros datos almacenados en sistemas de copia de seguridad, puede tardar hasta 90 días.
  • También se elimina todo el contenido de otros usuarios que dependa del contenido eliminado (como los comentarios realizados en las publicaciones eliminadas de los usuarios).
  • Mientras se elimina esta información, los demás usuarios de Workplace no pueden acceder a ella.
  • Algunas de las acciones que las personas llevan a cabo en Workplace no se almacenan en su cuenta. Por ejemplo, un compañero de trabajo puede seguir teniendo mensajes de una persona incluso después de haberse eliminado su cuenta.
Nota: La desactivación de una cuenta de usuario puede tardar hasta 24 horas en hacerse efectiva.
¿Te resultó útil esta información?
Los grupos a los que pertenecía un usuario se almacenan hasta 4 días después de que se desactiva su cuenta. Si el usuario se reactiva dentro de ese plazo, seguirá siendo miembro de los grupos en los que estaba antes de que se desactivara la cuenta. Si eres administrador, puedes ver qué usuarios desactivados siguen siendo miembros de grupos en Workplace.
Si se reactiva la cuenta del miembro del grupo tras su desactivación, cuando inicie sesión en Workplace desde una computadora, podrá hacer clic en Grupos en el lado izquierdo de la página de inicio para ver los grupos abiertos, cerrados y secretos a los que pertenecía. Allí podrá volver a unirse a esos grupos.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Preferencias de las invitaciones
Para controlar quién puede unirse a su Workplace, los administradores tienen las siguientes opciones de configuración:
  • Solo las personas invitadas pueden unirse: puedes restringir los compañeros de trabajo de tu comunidad de Workplace a un segmento específico de la organización (por ejemplo, una región, un departamento o un equipo).
  • Cualquier persona de los siguientes dominios de correo electrónico puede unirse: con esta opción, tu comunidad de Workplace estará disponible para toda la organización.
Agregar personas
Para agregar personas a tu comunidad de Workplace:
  1. Desde la opción Agregar persona: haz clic en Panel para administradores en la parte superior izquierda de tu perfil de Workplace. Allí, selecciona Personas > Agregar personas > Agregar persona. Usa la dirección de correo electrónico de cada persona para agregarla. Todos los usuarios que agregues recibirán de forma inmediata una invitación a Workplace.
  2. Desde la opción Agregar manualmente: haz clic en Panel para administradores en la parte superior izquierda de tu perfil de Workplace. Allí, selecciona Personas > Agregar personas > Agregar personas. Usa la dirección de correo electrónico de cada persona para agregarla. Todos los usuarios que agregues recibirán de forma inmediata una invitación a Workplace.
  3. Subiendo un archivo de Excel o un archivo CSV: haz clic en Panel para administradores en la parte superior izquierda de tu perfil de Workplace. Allí, selecciona Personas > Agregar personas > Agregar personas y haz clic en Importar archivo debajo de Agregar manualmente. Sigue las instrucciones. Ten en cuenta que se te preguntará si deseas enviar invitaciones ahora o más tarde.
  4. Conectando tu proveedor de identidad: Workplace tiene una integración directa con los proveedores de identidad en la nube más importantes, como Azure AD, G Suite, Okta, OneLogin y Ping. Para conectar un proveedor de identidad en la nube, puedes usar la importación de Workplace (con el conector de aprovisionamiento alojado en Workplace) o usar una integración personalizada de Workplace (con el conector de aprovisionamiento alojado en el proveedor de identidad).
  5. Desde la opción SCIM: este conjunto de guías presenta los conceptos de aprovisionamiento y desactivación de cuentas mediante el uso de la API de SCIM.
Recuerda que, si seleccionaste Invitar más tarde, quedará activada la posibilidad de enviar invitaciones. Puedes elegir invitar a todos los miembros a la vez o hacerlo individualmente. Esto se aplica cuando se agregan personas mediante IDP o CSV.
Obtén más información sobre la administración masiva de cuentas.
Nota: Las direcciones de correo electrónico que no incluyan el nombre de una persona (por ejemplo, info@dominio.com o ventas@dominio.com) no se pueden usar para crear una cuenta de Workplace. De esta forma, se garantiza que la comunidad sepa a quién pertenece la cuenta y quién es el responsable del contenido que se crea en ella.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Al invitar a cuentas de usuario, puedes invitar a todos, invitar a personas seleccionadas o invitar a una persona.
Invitar a todos
Si usas esta opción, se te pedirá que personalices el correo electrónico de reclamación. Una vez que lo hagas, se invitará a todos los miembros que no tenían invitación. Para invitar a todos:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Invitaciones sin enviar.
  3. Haz clic en Invitar a todos.
Invitar a personas seleccionadas
Si usas esta opción, podrás invitar a un grupo específico de personas. Para invitar a un grupo específico de personas:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Invitaciones sin enviar.
  3. Haz clic en Elegir personas para invitar.
  4. Aparecerá una ventana emergente donde tendrás que proporcionar una lista de los miembros a los que quieres invitar. La lista debe tener uno de los siguientes formatos de archivo: .csv, .vcf, .txt o LDAP. Si necesitas una plantilla, puedes descargar una desde la ventana emergente.
  5. Haz clic en Importar archivo para subir el archivo. Tendrás la opción de personalizar el correo electrónico de reclamación y, luego, se enviará la invitación.
Invitar a una persona
Usa esta opción para invitar a una persona o para volver a enviar una invitación a un usuario que no la recibió la primera vez. Para invitar a una persona o volver a enviar una invitación:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Personas.
  3. Busca al usuario en la lista. Puedes usar el cuadro de búsqueda para hacerlo.
  4. Selecciona Invitar junto al nombre de la persona a la que quieres invitar.
  5. Aparecerá una ventana emergente, donde podrás personalizar la invitación. Si decides agregar texto al correo electrónico, se te mostrará una vista previa. De lo contrario, Workplace usará el contenido predeterminado.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Como administrador del sistema, puedes agregar empleados sin direcciones de correo electrónico. Para activar la función:
  1. Ve al panel para administradores.
  2. Haz clic en Configuración.
  3. Ve a la configuración Creación de cuentas con códigos de acceso y marca la casilla para permitir que los compañeros de trabajo que no tengan una dirección de correo electrónico puedan iniciar sesión en Workplace con un código de acceso.
Para agregar a Workplace personas que no tengan dirección de correo electrónico:
  1. Ve a la pestaña Personas del panel para administradores, selecciona Agregar personas y agrégalas de forma masiva mediante un archivo CSV.
  2. Cuando agregues un usuario, tendrás que incluir al menos un nombre y un campo de identificador de empleado. Si lo agregas, no necesitarás el correo electrónico. Se generará el acceso para todos los usuarios que no tengan una dirección de correo electrónico.
  3. Obtén un código de acceso individual. Para ello, haz clic en junto al nombre de un usuario y selecciona Obtener código de acceso. También puedes descargar un archivo CSV con todos los códigos de acceso de todas las cuentas que no tengan correo electrónico. Para ello, haz clic en el menú de la pestaña Personas y selecciona Obtener códigos de acceso.
  4. Entrega los códigos de acceso a los empleados que no tengan dirección de correo electrónico. Los empleados sin dirección de correo electrónico escribirán este código de acceso y crearán un nombre de usuario y una contraseña que usarán para iniciar sesión en Workplace a partir de ese momento.
Nota: Los códigos de acceso son datos confidenciales. Cualquier persona que tenga un código de acceso sin utilizar tendrá acceso completo a la cuenta con la que esté relacionado ese código. La distribución de los códigos de acceso se debe controlar estrictamente.
Ten en cuenta la siguiente información sobre los códigos de acceso:
  • Están compuestos por una cadena de 16 letras.
  • Solo es válido uno por cuenta en cualquier momento dado.
  • Si se genera un nuevo código de acceso para un usuario, se invalidan los códigos anteriores.
  • Son válidos durante 90 días tras su generación.
  • Cuando un código de acceso se usa correctamente para reclamar una cuenta o recuperar el acceso a una cuenta, ese código deja de ser válido.
  • Los administradores pueden desactivar un código de acceso sin usar en cualquier momento.
¿Te resultó útil esta información?
Esta función solo está disponible para administradores en Workplace Essential y Workplace Advanced.
El código de acceso para inicio de sesión permite que los administradores puedan invitar a usuarios a Workplace sin una dirección de correo electrónico. Mediante el código de acceso para inicio de sesión, los administradores pueden agregar a un usuario a una comunidad de Workplace mediante un código único que permite al usuario reclamar su propia cuenta.
Ten en cuenta que tendrás que habilitar los códigos de acceso en tu panel para administradores.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Advanced y Workplace Enterprise.
Creación de cuentas individuales
Cuando creas cuentas individuales, estas se invitan de inmediato.
Creación masiva de cuentas
Al crear cuentas mediante la administración masiva de cuentas, se te preguntará después de cada subida si quieres invitar a las cuentas en ese momento o más tarde. Si decides hacerlo más adelante, se crearán las cuentas en un estado sin invitación y tendrás que invitarlas en un momento posterior.
G Suite o Microsoft Azure AD (administración automática de cuentas)
Al conectar G Suite o Microsoft Azure AD para la administración automática de cuentas, se te preguntará si prefieres invitar a las cuentas cuando las crees o más tarde. Si decides invitarlas más tarde, se crearán en un estado sin invitación. Después de invitar a todas las cuentas con el botón Invitar a todos, la configuración cambiará y se invitará de inmediato a las cuentas que acabas de crear.
Otros proveedores de identidad en la nube o el componente de sincronización de Active Directory
Si te conectas a otro proveedor de identidad en la nube (Okta, OneLogin o Ping Identity) o usas el componente de sincronización de Active Directory, las cuentas se crearán de forma predeterminada en un estado sin invitación. Después de invitar a todas las cuentas con el botón Invitar a todos, la configuración cambiará y se invitará de inmediato a las cuentas que acabas de crear.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo afecta a los usuarios de Workplace Premium.
Una vez invitados, los usuarios deberán pasar por un proceso de reclamación para comprobar o proporcionar información sobre su perfil y establecer una contraseña. Los empleados empiezan este proceso al recibir un correo electrónico de Workplace que contiene su URL de reclamación única, o bien al ir a la página de inicio de sesión (solo empresas con el SSO activado) una vez que recibieron la invitación.
Nota: Si tu empresa activó el SSO para tu comunidad, se les pedirá primero a los miembros que inicien sesión en tu sistema de SSO para que puedan empezar el proceso de reclamación.
Una vez que hayan accedido, Workplace llevará a los miembros a través de los pasos siguientes para completar su registro:
1. Aceptar las condiciones y confirmar los detalles del perfil
En función de la configuración de tu panel para administradores, es posible que se les pida a los miembros que acepten las Condiciones de uso de tu empresa, así como que comprueben, completen o corrijan los detalles de su perfil y establezcan una foto del perfil.
2. Establecer una contraseña
Se les pedirá a los miembros que establezcan una contraseña. Esta fase se omite en las comunidades con el SSO activado.
3. Seleccionar los grupos predeterminados
Se les pedirá a los miembros que elijan a qué grupos quieren pertenecer entre una selección de grupos predeterminados, o bien que busquen un grupo concreto. A continuación, se les llevará a la sección de noticias y podrán empezar a usar Workplace de inmediato.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Puedes obtener un enlace de reclamación para ofrecer un método de reclamación adicional a tus compañeros de trabajo. Por ejemplo, tal vez quieras enviar invitaciones en formato impreso, mediante una pasarela SMS de toda la empresa o mediante un correo electrónico personalizado de un gerente o alto ejecutivo a los empleados a modo de seguimiento del correo electrónico de Workplace que generó el sistema.
Al exportar enlaces de reclamación, puedes distribuirlos de a uno o de forma masiva junto con otra información de tus compañeros de trabajo. Puedes obtener los enlaces de reclamación descargando un archivo CSV que contiene una exportación de la información de los empleados. Para obtener enlaces de reclamación:
1. En el panel para administradores, haz clic en la pestaña Personas.
2. Haz clic en y, luego, en Exportar información de empleados.
3. En breve, recibirás un correo electrónico con un enlace a un archivo CSV que contiene los datos de todos tus compañeros de trabajo, incluidos los enlaces de reclamación de cada cuenta a la que ya se le envió una invitación, pero aún no se reclamó.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Consulta nuestro proceso de invitación. Así, podrás aprovisionar usuarios antes de invitarlos a usar Workplace. Las cuentas de usuario sin invitación no se pueden reclamar y no reciben correos electrónicos. Sin embargo, es posible realizar con ellas las mismas acciones que con cualquier otra cuenta de usuario normal, como agregarlas a grupos o etiquetarlas. Esta información está disponible en esta página.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Al aprovisionar usuarios, los administradores pueden subir la información de la cuenta de usuario y configurar instancias de Workplace sin notificar a los usuarios. Al proporcionar estados independientes a los miembros con y sin invitación (aprovisionados), permitimos que los administradores de Workplace aprovisionen a los miembros por adelantado y los inviten cuando estén listos.
Para comenzar con sus comunidades, los administradores de Workplace pueden crear grupos y agregarles miembros aprovisionados. Una vez que el administrador haya finalizado, puede invitar a los miembros a Workplace y esos usuarios ya formarán parte de los grupos relevantes al iniciar sesión en sus cuentas por primera vez.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Si un empleado deja de formar parte de tu organización, es importante procurar que su cuenta de Workplace se inhabilite a tiempo. Esto se cumple también si usas el inicio de sesión único como método de autenticación, ya que los tokens de autenticación no caducan de forma inmediata.
Si usas el aprovisionamiento automático mediante un IDP o la sincronización de AD, esta opción debería estar habilitada de forma predeterminada. Si usas el aprovisionamiento manual o CSV, es importante garantizar que la cuenta de Workplace se desactive como parte del proceso de rescisión del empleado.
Obtén información sobre cómo desactivar usuarios y cómo desactivarlos de forma masiva.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Advanced. Solo puedes realizar esta acción desde una computadora.
Puedes volver a enviar el mensaje de confirmación a las personas que tienen cuentas sin reclamar. Tendrás la opción de volver a enviarlo a todas las cuentas sin reclamar o a una lista de personas.
Para volver a enviar el mensaje de confirmación:
  1. En el panel para administradores, haz clic en Personas.
  2. Haz clic en junto a Editar personas y selecciona Enviar notificación de reclamación.
  3. Selecciona Todas las cuentas sin reclamar o Cuentas específicas y sigue las instrucciones que aparecen.
  4. Personaliza la notificación o usa un correo electrónico predeterminado y, a continuación, haz clic en Enviar.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Después de enviar la invitación inicial a Workplace, se envían dos mensajes de correo electrónico como recordatorio: uno al cabo de tres días y el otro al cabo de cinco días.
¿Te resultó útil esta información?
Acciones masivas
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Workplace permite administrar cuentas de usuario de forma masiva mediante archivos de valores separados por comas (CSV) o archivos de Excel. Si quieres aprovisionar a los primeros usuarios en Workplace, agregar un nuevo departamento o administrador, o desactivar algunos usuarios de tu comunidad, puedes usar la administración masiva de cuentas para agilizar el proceso.
Si tu empresa usa un proveedor de identidad compatible, puedes usar la administración automática de cuentas para aprovisionar y desactivar cuentas en tu nombre conforme los empleados se unan a tu empresa y la abandonen. Obtén más información sobre cómo administrar cuentas con proveedores de identidad.
Workplace admite dos operaciones masivas mediante archivos CSV o de Excel:
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Advanced. Con cada subida masiva, se te solicitará que decidas si deseas invitar a las cuentas de inmediato o más adelante. Si decides hacerlo más adelante, se crearán las cuentas en un estado sin invitación y habrá que invitarlas en un momento posterior.
Workplace admite la creación de cuentas de usuario de forma masiva mediante archivos de valores separados por coma (CSV). En lugar de aprovisionar las cuentas de empleado de a una, puedes subir un archivo CSV o de Excel que contenga información sobre cada empleado.
Si quieres crear una gran cantidad de cuentas, recuerda que puedes incluir un máximo de 2.500 filas de datos de empleados en cada importación.
Para crear cuentas de manera masiva mediante un archivo de Excel o CSV:
  1. En el panel para administradores, haz clic en Personas > Agregar personas > Agregar personas.
  2. Haz clic en el botón Importar archivo para subir el archivo de Excel o CSV.
  3. Si haces clic en el botón Descargar plantilla, se descargará una plantilla CSV. El documento se puede abrir en Excel y se puede guardar como archivo .xls o .xlsx en caso de que prefieras trabajar con Excel.
  4. Una vez que hayas subido el archivo CSV o la hoja de cálculo de Excel, aparecerá una solicitud de confirmación en la que se mostrarán los errores que haya en el archivo CSV o de Excel, o bien se indicará que se subió correctamente el archivo. En la primera columna, aparecerán los resultados de cada fila:
  5. Si la primera columna está vacía, se creará una cuenta para ese empleado.
    Si aparece un octágono rojo, significa que hay un problema con esa fila. Habrá un mensaje con la explicación del error.
    Si hay un círculo azul, significa que no se terminó de subir el archivo.
    Si aparece una marca de verificación verde, significa que el archivo se subió por completo.
  6. Una vez que hayas confirmado los detalles de la vista previa, haz clic en el botón Continuar para crear las cuentas. Las cuentas se crearán de manera progresiva.
Hasta que se desactiven las cuentas, los empleados seguirán recibiendo correos electrónicos y notificaciones push. Consulta Desactivar muchas cuentas de forma masiva para obtener instrucciones sobre cómo desactivar cuentas.
Verificar la creación de las cuentas
Para confirmar que se hayan creado correctamente todas las cuentas, vuelve a subir el archivo CSV o la hoja de cálculo de Excel siguiendo los pasos explicados anteriormente y verifica que aparezca la marca de verificación en la primera columna de todas las filas. Luego, puedes hacer clic en Cancelar para omitir el proceso de creación de las cuentas. Si lo haces, aparecerá una advertencia para indicar que las cuentas ya existen.
¿Te resultó útil esta información?
Al aprovisionar cuentas de forma masiva, te recomendamos que uses los siguientes formatos:
CampoDescripciónTipoObligatorio
Correo electrónicoLa dirección de correo electrónico del trabajo del empleado. El valor de este campo debe ser único para cada empleado.Texto
NombreEl nombre del empleado.Texto
ApellidosLos apellidos del empleado.Texto
CargoEl puesto del empleado. TextoNo
DepartamentoEl departamento en el que trabaja el empleado.TextoNo
Número de teléfonoEl número de teléfono del trabajo del empleado. Cada número de teléfono debe ser un número internacional válido que incluya el código de país (por ejemplo, +1 232 823 2233).TextoNo
UbicaciónLa ubicación de la oficina en la que trabaja el empleado.TextoNo
IdiomaLa abreviatura del idioma predeterminado que se debería establecer para este empleado. Si no se especifica, el idioma predeterminado se establecerá en inglés (EE. UU.) (en_US). Puedes encontrar una lista completa de abreviaturas válidas en Configuraciones regionales de Facebook.TextoNo
Correo electrónico del superiorLa dirección de correo electrónico del superior directo del empleado.Texto No
División La división en la que trabaja el empleado.TextoNo
OrganizaciónLa organización en la que trabaja el empleado.Texto No
Fecha de inicioLa fecha en la que un empleado se unió a una organización.Fecha (AAAA-MM-DD) No
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Advanced y Workplace Enterprise. Si quieres usar G-Suite y Azure para agregar personas, debes ser administrador del sistema. La configuración de la integración del IdP con Azure y G-Suite permite asignar atributos del perfil de Azure AD o G-Suite a Workplace.
Si quieres usar G-Suite y Azure para agregar personas:
  1. Haz clic en Panel para administradores en la parte superior izquierda de tu perfil.
  2. Haz clic en Personas > Agregar personas y, luego, una vez más en Agregar personas.
  3. Selecciona G-Suite o Microsoft Azure AD y sigue las instrucciones.
Si te conectas a G-Suite o Azure y ya existen usuarios en Workplace, asegúrate de que los nombres, las direcciones de correo electrónico y los detalles de esas cuentas de usuario en el proveedor de identidad (IdP) coincidan con los perfiles de usuario de Workplace. De lo contrario, se crearán cuentas duplicadas desde el IdP. Si alguno de los usuarios abandona tu empresa después, su cuenta se desactivará automáticamente. Ten en cuenta que, en la información, se distinguen mayúsculas de minúsculas.
Nota: Tendrás que autorizar a Workplace para que tenga acceso a tu información de IdP. También tendrás que ser el administrador de G-Suite y habilitar el acceso de G-Suite si deseas agregar a personas con G-Suite.
Workplace sincroniza automáticamente tu lista de usuarios cada cinco horas.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Advanced.
En lugar de desactivar una por una las cuentas de empleado, puedes desactivar varias de forma masiva cargando un archivo CSV con las direcciones de correo electrónico de las cuentas que deseas desactivar.
Para subir un archivo CSV válido y desactivar cuentas de forma masiva:
  1. En el panel para administradores, haz clic en la pestaña Personas para ver una lista de todas las cuentas de empleado.
  2. En , haz clic en Desactivar varias personas.
  3. Se te ofrecerá la opción de subir un archivo CSV. El archivo debe tener una sola columna con las direcciones de correo electrónico de cada uno de los empleados que desees desactivar en filas distintas.
Después de haber subido el archivo CSV, aparecerá una pantalla de confirmación en donde se mostrarán los errores del archivo CSV (si hay). En la primera columna, aparecerán los resultados de cada fila:
  • Si tiene una marca de verificación, significa que la cuenta del empleado ya se desactivó.
  • Si hay un triángulo de error, significa que hay un problema en esa fila. Pasa el mouse por el icono para ver el mensaje de error.
  • La cuenta del empleado se desactivará si la primera columna está vacía.
Puedes descargar la información de la vista previa si haces clic en el botón Exportar vista previa.
Una vez que se hayan confirmado los detalles de la vista previa, puedes desactivar las cuentas si haces clic en el botón Desactivar cuentas. Se desactivarán las cuentas.
Ten presente que, cuando desactives cuentas de forma masiva, el proceso demorará en función de la cantidad de usuarios que se estén desactivando.
Verificar cuentas desactivadas
Para confirmar que se hayan desactivado correctamente todas las cuentas, vuelve a subir el archivo CSV y verifica que aparezca la marca de verificación en la primera columna de todas las filas.
Nota: Ten en cuenta que la desactivación de una cuenta de usuario puede tardar hasta 24 horas en hacerse efectiva.
¿Te resultó útil esta información?
Solución de problemas
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Advanced.
Si recibes un mensaje de error que dice que el usuario o el grupo que estás intentando agregar ya existe, puede que se deba a uno de los siguientes problemas:
  • Puede que la persona pertenezca a otra comunidad. Ten en cuenta que una dirección de correo electrónico solo se puede asociar con una comunidad de Workplace.
  • El dominio de correo electrónico de esa persona puede estar en la lista blanca de otra comunidad.
  • Si antes pudiste agregar a alguien con el mismo dominio de correo electrónico y ahora recibes un mensaje de error, puede significar que otra comunidad solicitó ese dominio después de que tú agregaras a la persona con el mismo dominio.
Si recibes un mensaje de error que indica que no es posible usar el correo electrónico, podría deberse a que estás intentando agregar una dirección de correo electrónico genérica, como: info@, ventas@, admin@, asistencia@, etc. Workplace solo permite crear cuentas con correos electrónicos que pertenezcan a individuos.
Nota: Para evitar complicaciones a la hora de agregar compañeros de trabajo a Workplace, incluye en la lista blanca todos los dominios de correo electrónico asociados a tu comunidad. Un dominio de correo electrónico no puede estar en la lista blanca de varias comunidades.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Tienes que asegurarte de que los usuarios se hayan creado y de que se los haya invitado. Puedes obtener más detalles sobre ese proceso aquí.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Advanced.
Si no puedes subir el archivo CSV con la lista de desactivación, puede deberse a uno de estos problemas habituales:
  • No está en formato CSV
    Todos los archivos deben estar en un formato CSV válido (la extensión del archivo debe ser .csv). No se acepta ningún otro tipo ni formato de archivo.
  • No tiene codificación UTF-8
    Todos los archivos deben tener la codificación de caracteres UTF-8.
  • Dirección de correo electrónico no válida
    La dirección de correo electrónico que aparece no coincide con ninguna cuenta de Workplace.
  • Dirección de correo electrónico duplicada
    Cada dirección de correo electrónico solo puede aparecer una vez en el archivo CSV.
¿Te resultó útil esta información?
La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Si no puedes subir un archivo CSV, puede deberse a uno de estos problemas habituales:
  • No está en formato CSV
    Todos los archivos deben estar en el formato CSV válido (la extensión del archivo debe ser .csv). No se acepta ningún otro tipo ni formato de archivo.
  • No tiene la codificación UTF-8
    Todos los archivos deben tener la codificación de caracteres UTF-8.
  • Los valores contienen comas
    Si un valor contiene una coma, se debe colocar todo el valor entre comillas dobles (por ejemplo, "valor_con_coma"). Por ejemplo, el valor Londres, Inglaterra debe almacenarse en el archivo CSV como "Londres, Inglaterra".
  • Duplicados
    Los registros de empleados duplicados provocan errores en la validación del archivo CSV.
  • Uso incorrecto de mayúsculas
    El uso incorrecto de las mayúsculas no suele provocar un error, pero los nombres, las ubicaciones y otros campos se almacenarán con las mismas mayúsculas que en el archivo CSV.
  • Número de teléfono no válido
    Los números de teléfono deben tener el formato [código de país] + [prefijo] + [número de teléfono] (por ejemplo, +1 800 555 0150).
  • Configuración regional no válida
    La configuración regional debe ser una de las abreviaturas válidas que aparecen en las configuraciones regionales de Facebook.
¿Te resultó útil esta información?