Almacenamiento en la nube

Si conectas Workplace con tu prestador de almacenamiento en la nube, tu comunidad podrá compartir archivos importantes en los grupos de Workplace directamente desde el editor de publicaciones. Obtén más información sobre las integraciones en Workplace.

Si eres un administrador de Workplace Essential o Workplace Advanced, puedes activar las integraciones del almacenamiento en la nube con Box, Dropbox, Quip, Google Drive y Microsoft OneDrive.
Si usas Workplace Standard, puedes vincular un grupo de Workplace con una carpeta de Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive.
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Si eres un administrador de Workplace Advanced, puedes activar integraciones del almacenamiento en la nube. Para ello, ve al directorio de integraciones y haz clic en Agregar a Workplace.
Una vez que hayas configurado una integración del almacenamiento en la nube, los miembros de tu comunidad la verán en Integraciones de los grupos que administren. Esos administradores de grupos podrán vincular una carpeta almacenada en el servicio en la nube con su grupo de Workplace.
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La integración de Google Drive permite que las personas compartan archivos de Drive directamente en las versiones de Workplace en la web y para celulares. También activa las vistas previas autenticadas, de forma que las personas puedan ver más información sobre un archivo de Drive sin salir de Workplace. Puedes vincular una carpeta de Drive con un grupo de Workplace, de modo que los equipos puedan acceder fácilmente a sus archivos y ver quién trabaja en qué.
En la computadora:
  1. Busca Google Drive en el directorio de integraciones de Workplace.
  2. Haz clic en Configurar en Workplace.
  3. En el cuadro de diálogo emergente que aparece, haz clic en Aceptar.
  4. Inicia sesión en tu cuenta de G Suite (debes ser un administrador de G Suite de tu organización).
  5. Cuando se te pregunte si quieres conceder acceso a Workplace from Facebook a tu cuenta de Google, haz clic en Permitir.
  6. Se te redirigirá a Workplace y la integración de Google Drive estará activada para todas las personas de tu comunidad.
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La integración de OneDrive permite que las personas compartan archivos de OneDrive directamente en las versiones de Workplace en la web y para celulares. Asimismo, activa las vistas previas autenticadas, de forma que las personas puedan ver más información sobre un archivo de OneDrive sin salir de Workplace. Puedes vincular una carpeta de OneDrive con un grupo de Workplace, de modo que los equipos puedan acceder fácilmente a sus archivos y ver quién trabaja en qué.
Si eres administrador:
  1. Ve al directorio de integraciones de Workplace.
  2. Busca "OneDrive".
  3. Haz clic en Configurar en Workplace.
  4. En el cuadro de diálogo emergente, haz clic en Aceptar.
  5. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft (deberás tener una cuenta de administrador para completar este proceso).
  6. Cuando se te pregunte si quieres que Workplace from Facebook tenga acceso a tu cuenta, haz clic en Permitir.
  7. Se cerrará el cuadro de diálogo y la integración de OneDrive estará activada para todos los empleados de la organización.
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La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
La integración con SharePoint permite que las personas compartan contenido de SharePoint Online directamente en las versiones de Workplace en la web y para celulares. Asimismo, activa las vistas previas autenticadas, de modo que las personas puedan ver más información sobre contenido de SharePoint Online (por ejemplo, documentos, páginas y archivos) sin salir de Workplace. Por último, puedes vincular una carpeta de SharePoint Online con un grupo de Workplace para que los equipos puedan acceder fácilmente a sus archivos y ver quién trabaja en qué.
Si eres administrador:
  1. Ve al directorio de integraciones de Workplace.
  2. Busca "SharePoint".
  3. Haz clic en Configurar en Workplace.
  4. En el cuadro de diálogo emergente que aparece, haz clic en Aceptar.
  5. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft (deberás tener una cuenta de administrador para completar este proceso).
  6. Cuando se te pregunte si quieres que Workplace from Facebook tenga acceso a tu cuenta, haz clic en Permitir.
  7. Se cerrará el cuadro de diálogo y la integración de SharePoint se activará para todos los empleados de la organización.
Nota: Tus colegas solo podrán acceder a la vista previa de un archivo que compartas si ya cuentan con los permisos correspondientes en SharePoint. Si no pueden ver el contenido en SharePoint, no se mostrará la vista previa en Workplace.
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La integración de Box permite que las personas compartan archivos de Box directamente en las versiones de Workplace en la web y para celulares. Asimismo, activa las vistas previas autenticadas, de forma que las personas puedan ver más información sobre un archivo de Box sin salir de Workplace. Puedes vincular una carpeta de Box con un grupo de Workplace, de modo que los equipos puedan acceder fácilmente a sus archivos y ver quién trabaja en qué.
Nota: Debes ser el administrador principal de tu cuenta de Box para configurar esta integración.
Si eres administrador de Workplace, desde la computadora:
  1. Ve al directorio de integraciones de Workplace.
  2. Selecciona Box.
  3. Haz clic en Agregar a Workplace.
  4. Se abrirá una ventana emergente. Copia la clave de la API de esa página. Tendrás que ingresarla en la consola de administración de Box.
  5. En una nueva ventana, ve a la página "Apps personalizadas" de la consola de administración de Box.
  6. En Apps personalizadas, selecciona el botón Autorizar nueva app.
  7. Ingresa la clave de la API que copiaste en Workplace y selecciona Siguiente. Selecciona Autorizar en la siguiente pantalla para confirmar la integración.
  8. Ve a la página Información de la cuenta de Box y copia el identificador de la empresa.
  9. Vuelve a Workplace e ingrésalo en la ventana emergente de instalación de Box.
  10. Haz clic en Instalar. Se cerrará el cuadro de diálogo y la integración de Box estará activada para todas las personas de la comunidad.
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La integración con Dropbox permite que las personas compartan archivos de Dropbox directamente en las versiones de Workplace en la web y para celulares. Asimismo, activa las vistas previas autenticadas, de forma que las personas puedan ver más información sobre un archivo de Dropbox sin salir de Workplace. Puedes vincular una carpeta de Dropbox con un grupo de Workplace, de modo que los equipos puedan acceder fácilmente a sus archivos y ver quién trabaja en qué.
  1. Ve al directorio de integraciones de Workplace desde tu computadora.
  2. Busca Dropbox.
  3. Haz clic en Configurar en Workplace.
  4. Aparecerá un cuadro de diálogo. Haz clic en Aceptar.
  5. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox.
  6. Cuando se te pregunte si quieres concederle acceso a Workplace from Facebook a tu cuenta de Dropbox, haz clic en Permitir.
  7. Se cerrará el cuadro de diálogo y la integración con Dropbox se activará para todos los empleados de la organización.
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La integración con Quip permite compartir contenido más fácilmente desde Quip en las versiones de Workplace en la web y para celulares. También permite activar las vistas previas autenticadas, de forma que las personas puedan ver más información sobre un archivo de Quip sin salir de Workplace. Puedes vincular una carpeta de Quip con un grupo de Workplace, de modo que los equipos puedan acceder fácilmente a sus documentos y ver quién trabaja en qué.
Nota: Para completar este proceso, debes ser el administrador principal de tu organización en Quip.
  1. Ve al directorio de integraciones de Workplace.
  2. Busca Quip.
  3. Haz clic en Agregar a Workplace. Aparecerá un cuadro de diálogo.
  4. En una ventana nueva, ve al panel para administradores de Quip.
  5. Selecciona Crear clave de la API.
  6. Elige un nombre para el servicio y guárdalo para generar el identificador de cliente y el secreto.
  7. Ingresa estos valores en el cuadro de diálogo que apareció en el paso 3.
  8. Haz clic en Instalar.
  9. Se cerrará el cuadro de diálogo y la integración con Quip estará activada para todos los empleados de la organización.
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Las integraciones del almacenamiento en la nube proporcionan varias ventajas:
  • Si alguien comparte un enlace a un archivo o documento almacenado en un servicio de almacenamiento en la nube, las personas que tengan permiso para visualizarlo verán una vista previa o su título. Lo que cada persona ve exactamente depende del tipo de archivo, del servicio de almacenamiento en la nube y de los permisos que tenga para ver el archivo o documento.
  • Asimismo, puede que veas el logotipo del servicio de almacenamiento en la nube en el editor del grupo en la web y para celulares. Si haces clic en él, se abrirá una ventana en la que podrás navegar por los archivos y las carpetas que están almacenados en el servicio en la nube. Además, puedes buscar en varios servicios de almacenamiento en la nube mediante el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de esta ventana. Cuando encuentres el archivo que quieras compartir, se agregará un enlace a este en la publicación en el editor.
  • Puedes vincular una carpeta de un servicio de almacenamiento en la nube con un grupo de Workplace.
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Si vinculas una carpeta de un servicio de almacenamiento en la nube con un grupo de Workplace, ocurre lo siguiente:
  • La carpeta aparecerá en la pestaña Archivos del grupo, y se mostrarán todos los archivos y las subcarpetas de la carpeta vinculada.
  • Aparecerá un panel a la derecha de la página de inicio del grupo en la que se mostrarán los últimos archivos actualizados en la carpeta vinculada.
  • Aparecerá un icono del servicio en el editor del grupo en la web y para celulares que verán todos los miembros del grupo. Al hacer clic en este icono, se abrirá una ventana que permitirá que los miembros del grupo naveguen por los archivos y las carpetas del servicio de almacenamiento en la nube, de modo que puedan compartirlos fácilmente en publicaciones del grupo.
  • Los miembros del grupo solo verán el contenido de la carpeta si ya tienen acceso en el servicio de almacenamiento en la nube.
  • Si alguien comparte un vínculo a un archivo o una carpeta de un servicio de almacenamiento en la nube, Workplace intentará mostrar una vista previa del archivo o documento. En el caso de contenido que no esté visible para todos los miembros de tu organización, se les pedirá a las personas que conecten su cuenta de Workplace con el servicio de almacenamiento en la nube para que Workplace pueda determinar si tienen permiso para ver el contenido.
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Si tu organización utiliza Workplace Advanced, tu administrador puede activar las integraciones de almacenamiento en la nube con Box, Dropbox, Quip, Google Drive, Microsoft OneDrive y Microsoft SharePoint Online.
Si usas Workplace Essential, puedes vincular un grupo de Workplace con una carpeta almacenada en Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive y Microsoft SharePoint Online.
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Sí. Puedes vincular varias carpetas de un servicio de almacenamiento en la nube con un grupo.
Asimismo, puedes vincular carpetas de varios servicios de almacenamiento en la nube, de modo que, por ejemplo, puedas ver los documentos de Quip de tu equipo junto con los archivos de Dropbox de este.
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Debes ser administrador de un grupo de Workplace y haber iniciado sesión en la plataforma desde una computadora para vincular una carpeta de un servicio de almacenamiento en la nube con un grupo.
Para desvincular una carpeta de un grupo:
  1. Desde el grupo, haz clic en Más > Archivos.
  2. Busca la carpeta vinculada que quieras eliminar.
  3. Haz clic en .
  4. Selecciona Desvincular carpeta.
  5. En el cuadro de diálogo de confirmación, haz clic en Desvincular carpeta. La carpeta se desvinculará del grupo.
Ten en cuenta que, al desvincular una carpeta, no se elimina el acceso que tienen los miembros del grupo a ella. Si quieres eliminar el acceso de los miembros del grupo a la carpeta, debes hacerlo en el servicio de almacenamiento en la nube.
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Solución de problemas
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Advanced.
Si no puedes acceder a tu cuenta después de activar G Suite, primero deberás acceder a la consola de administración de G Suite. Una vez allí:
  1. Haz clic en Aplicaciones > Aplicaciones de SAML.
  2. Haz clic en Configuración de Workplace.
  3. Selecciona Activado para todos o Activado para algunas organizaciones según tus preferencias.
Ten en cuenta que los cambios pueden tardar hasta 24 horas en implementarse y que no recibirás ninguna notificación cuando se implementen.
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Solo los administradores de un grupo pueden vincular carpetas de servicios de almacenamiento en la nube con ese grupo. Pídele al administrador del grupo que vincule la carpeta o que te convierta en administrador para que lo puedas hacer tú mismo.
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