Creación de nuevos usuarios
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
La creación de una cuenta de usuario de Workplace tiene tres etapas:
1. Aprovisionar: crear una cuenta de usuario en tu instancia de Workplace (no se notifica al usuario).
2. Invitar: permitir que el usuario aprovisionado reclame su cuenta (se notifica al usuario).
3. Reclamar: un usuario invitado activa su cuenta de Workplace.
Nota: Cuando se crean cuentas individuales de forma manual en el panel para administradores, los usuarios reciben la invitación de inmediato. El aprovisionamiento y la invitación ocurren al mismo tiempo. Con otros métodos de creación de cuentas, el aprovisionamiento y la invitación son etapas diferentes.
Hasta que los miembros reciben una invitación para usar Workplace, no saben que tienen una cuenta aprovisionada. Si una cuenta está en un estado sin invitación:
  • El miembro no puede reclamar su cuenta y cualquier intento de hacerlo producirá un error.
  • El miembro no recibe ningún correo electrónico ni otras notificaciones de Workplace.
Si quieres que los miembros sepan que tienen una cuenta por reclamar, debes invitarlos a Workplace. Una vez invitados, los miembros recibirán un correo electrónico que les indicará que reclamen su cuenta a través de una URL generada exclusivamente. En el caso de las cuentas que tengan el SSO activado, los miembros también tendrán la opción de reclamar al iniciar sesión en Workplace a través de tu servicio de SSO configurado.
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La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Al aprovisionar usuarios, los administradores pueden subir la información de la cuenta de usuario y configurar instancias de Workplace sin notificar a los usuarios. Al proporcionar estados independientes a los miembros con y sin invitación (aprovisionados), permitimos que los administradores de Workplace aprovisionen a los miembros por adelantado y los inviten cuando estén listos.
Para comenzar con sus comunidades, los administradores de Workplace pueden crear grupos y agregarles miembros aprovisionados. Una vez que el administrador haya finalizado, puede invitar a los miembros a Workplace y esos usuarios ya formarán parte de los grupos relevantes al iniciar sesión en sus cuentas por primera vez.
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La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Advanced y Workplace Enterprise.
Creación de cuentas individuales
Cuando creas cuentas individuales, estas se invitan de inmediato.
Creación masiva de cuentas
Al crear cuentas mediante la administración masiva de cuentas, se te preguntará después de cada subida si quieres invitar a las cuentas en ese momento o más tarde. Si decides hacerlo más adelante, se crearán las cuentas en un estado sin invitación y tendrás que invitarlas en un momento posterior.
G Suite o Microsoft Azure AD (administración automática de cuentas)
Al conectar G Suite o Microsoft Azure AD para la administración automática de cuentas, se te preguntará si prefieres invitar a las cuentas cuando las crees o más tarde. Si decides invitarlas más tarde, se crearán en un estado sin invitación. Después de invitar a todas las cuentas con el botón Invitar a todos, la configuración cambiará y se invitará de inmediato a las cuentas que acabas de crear.
Otros proveedores de identidad en la nube o el componente de sincronización de Active Directory
Si te conectas a otro proveedor de identidad en la nube (Okta, OneLogin o Ping Identity) o usas el componente de sincronización de Active Directory, las cuentas se crearán de forma predeterminada en un estado sin invitación. Después de invitar a todas las cuentas con el botón Invitar a todos, la configuración cambiará y se invitará de inmediato a las cuentas que acabas de crear.
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La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Al invitar a cuentas de usuario, puedes invitar a todos, invitar a personas seleccionadas o invitar a una persona.
Invitar a todos
Si usas esta opción, se te pedirá que personalices el correo electrónico de reclamación. Una vez que lo hagas, se invitará a todos los miembros que no tenían invitación. Para invitar a todos:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Invitaciones sin enviar.
  3. Haz clic en Invitar a todos.
Invitar a personas seleccionadas
Si usas esta opción, podrás invitar a un grupo específico de personas. Para invitar a un grupo específico de personas:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Invitaciones sin enviar.
  3. Haz clic en Elegir personas para invitar.
  4. Aparecerá una ventana emergente donde tendrás que proporcionar una lista de los miembros a los que quieres invitar. La lista debe tener uno de los siguientes formatos de archivo: .csv, .vcf, .txt o LDAP. Si necesitas una plantilla, puedes descargar una desde la ventana emergente.
  5. Haz clic en Importar archivo para subir el archivo. Tendrás la opción de personalizar el correo electrónico de reclamación y, luego, se enviará la invitación.
Invitar a una persona
Usa esta opción para invitar a una persona o para volver a enviar una invitación a un usuario que no la recibió la primera vez. Para invitar a una persona o volver a enviar una invitación:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Personas.
  3. Busca al usuario en la lista. Puedes usar el cuadro de búsqueda para hacerlo.
  4. Selecciona Invitar junto al nombre de la persona a la que quieres invitar.
  5. Aparecerá una ventana emergente, donde podrás personalizar la invitación. Si decides agregar texto al correo electrónico, se te mostrará una vista previa. De lo contrario, Workplace usará el contenido predeterminado.
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La información de este artículo solo afecta a los usuarios de Workplace Premium.
Una vez invitados, los usuarios deberán pasar por un proceso de reclamación para comprobar o proporcionar información sobre su perfil y establecer una contraseña. Los empleados empiezan este proceso al recibir un correo electrónico de Workplace que contiene su URL de reclamación única, o bien al ir a la página de inicio de sesión (solo empresas con el SSO activado) una vez que recibieron la invitación.
Nota: Si tu empresa activó el SSO para tu comunidad, se les pedirá primero a los miembros que inicien sesión en tu sistema de SSO para que puedan empezar el proceso de reclamación.
Una vez que hayan accedido, Workplace llevará a los miembros a través de los pasos siguientes para completar su registro:
1. Aceptar las condiciones y confirmar los detalles del perfil
En función de la configuración de tu panel para administradores, es posible que se les pida a los miembros que acepten las Condiciones de uso de tu empresa, así como que comprueben, completen o corrijan los detalles de su perfil y establezcan una foto del perfil.
2. Establecer una contraseña
Se les pedirá a los miembros que establezcan una contraseña. Esta fase se omite en las comunidades con el SSO activado.
3. Seleccionar los grupos predeterminados
Se les pedirá a los miembros que elijan a qué grupos quieren pertenecer entre una selección de grupos predeterminados, o bien que busquen un grupo concreto. A continuación, se les llevará a la sección de noticias y podrán empezar a usar Workplace de inmediato.
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La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Puedes obtener un enlace de reclamación para ofrecer un método de reclamación adicional a tus compañeros de trabajo. Por ejemplo, tal vez quieras enviar invitaciones en formato impreso, mediante una pasarela SMS de toda la empresa o mediante un correo electrónico personalizado de un gerente o alto ejecutivo a los empleados a modo de seguimiento del correo electrónico de Workplace que generó el sistema.
Al exportar enlaces de reclamación, puedes distribuirlos de a uno o de forma masiva junto con otra información de tus compañeros de trabajo. Puedes obtener los enlaces de reclamación descargando un archivo CSV que contiene una exportación de la información de los empleados. Para obtener enlaces de reclamación:
1. En el panel para administradores, haz clic en la pestaña Personas.
2. Haz clic en y, luego, en Exportar información de empleados.
3. En breve, recibirás un correo electrónico con un enlace a un archivo CSV que contiene los datos de todos tus compañeros de trabajo, incluidos los enlaces de reclamación de cada cuenta a la que ya se le envió una invitación, pero aún no se reclamó.
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La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Consulta nuestro proceso de invitación. Así, podrás aprovisionar usuarios antes de invitarlos a usar Workplace. Las cuentas de usuario sin invitación no se pueden reclamar y no reciben correos electrónicos. Sin embargo, es posible realizar con ellas las mismas acciones que con cualquier otra cuenta de usuario normal, como agregarlas a grupos o etiquetarlas. Esta información está disponible en esta página.
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La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Tienes que asegurarte de que los usuarios se hayan creado y de que se los haya invitado. Puedes obtener más detalles sobre ese proceso aquí.
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La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Después de enviar la invitación inicial a Workplace, se envían dos mensajes de correo electrónico como recordatorio: uno al cabo de tres días y el otro al cabo de cinco días.
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