Administración de cuentas de forma masiva
La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Workplace permite administrar cuentas de usuario de forma masiva mediante archivos de valores separados por comas (CSV) o archivos de Excel. Si quieres aprovisionar a los primeros usuarios en Workplace, agregar un nuevo departamento o administrador, o desactivar algunos usuarios de tu comunidad, puedes usar la administración masiva de cuentas para agilizar el proceso.
Si tu empresa usa un proveedor de identidad compatible, puedes usar la administración automática de cuentas para aprovisionar y desactivar cuentas en tu nombre conforme los empleados se unan a tu empresa y la abandonen. Obtén más información sobre cómo administrar cuentas con proveedores de identidad.
Workplace admite dos operaciones masivas mediante archivos CSV o de Excel:
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La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Advanced. Con cada subida masiva, se te solicitará que decidas si deseas invitar a las cuentas de inmediato o más adelante. Si decides hacerlo más adelante, se crearán las cuentas en un estado sin invitación y habrá que invitarlas en un momento posterior.
Workplace admite la creación de cuentas de usuario de forma masiva mediante archivos de valores separados por coma (CSV). En lugar de aprovisionar las cuentas de empleado de a una, puedes subir un archivo CSV o de Excel que contenga información sobre cada empleado.
Si quieres crear una gran cantidad de cuentas, recuerda que puedes incluir un máximo de 2.500 filas de datos de empleados en cada importación.
Para crear cuentas de manera masiva mediante un archivo de Excel o CSV:
  1. En el panel para administradores, haz clic en Personas > Agregar personas > Agregar personas.
  2. Haz clic en el botón Importar archivo para subir el archivo de Excel o CSV.
  3. Si haces clic en el botón Descargar plantilla, se descargará una plantilla CSV. El documento se puede abrir en Excel y se puede guardar como archivo .xls o .xlsx en caso de que prefieras trabajar con Excel.
  4. Una vez que hayas subido el archivo CSV o la hoja de cálculo de Excel, aparecerá una solicitud de confirmación en la que se mostrarán los errores que haya en el archivo CSV o de Excel, o bien se indicará que se subió correctamente el archivo. En la primera columna, aparecerán los resultados de cada fila:
  5. Si la primera columna está vacía, se creará una cuenta para ese empleado.
    Si aparece un octágono rojo, significa que hay un problema con esa fila. Habrá un mensaje con la explicación del error.
    Si hay un círculo azul, significa que no se terminó de subir el archivo.
    Si aparece una marca de verificación verde, significa que el archivo se subió por completo.
  6. Una vez que hayas confirmado los detalles de la vista previa, haz clic en el botón Continuar para crear las cuentas. Las cuentas se crearán de manera progresiva.
Hasta que se desactiven las cuentas, los empleados seguirán recibiendo correos electrónicos y notificaciones push. Consulta Desactivar muchas cuentas de forma masiva para obtener instrucciones sobre cómo desactivar cuentas.
Verificar la creación de las cuentas
Para confirmar que se hayan creado correctamente todas las cuentas, vuelve a subir el archivo CSV o la hoja de cálculo de Excel siguiendo los pasos explicados anteriormente y verifica que aparezca la marca de verificación en la primera columna de todas las filas. Luego, puedes hacer clic en Cancelar para omitir el proceso de creación de las cuentas. Si lo haces, aparecerá una advertencia para indicar que las cuentas ya existen.
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La información de este artículo solo es pertinente para los administradores de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Si no puedes subir un archivo CSV, puede deberse a uno de estos problemas habituales:
  • No está en formato CSV
    Todos los archivos deben estar en el formato CSV válido (la extensión del archivo debe ser .csv). No se acepta ningún otro tipo ni formato de archivo.
  • No tiene la codificación UTF-8
    Todos los archivos deben tener la codificación de caracteres UTF-8.
  • Los valores contienen comas
    Si un valor contiene una coma, se debe colocar todo el valor entre comillas dobles (por ejemplo, "valor_con_coma"). Por ejemplo, el valor Londres, Inglaterra debe almacenarse en el archivo CSV como "Londres, Inglaterra".
  • Duplicados
    Los registros de empleados duplicados provocan errores en la validación del archivo CSV.
  • Uso incorrecto de mayúsculas
    El uso incorrecto de las mayúsculas no suele provocar un error, pero los nombres, las ubicaciones y otros campos se almacenarán con las mismas mayúsculas que en el archivo CSV.
  • Número de teléfono no válido
    Los números de teléfono deben tener el formato [código de país] + [prefijo] + [número de teléfono] (por ejemplo, +1 800 555 0150).
  • Configuración regional no válida
    La configuración regional debe ser una de las abreviaturas válidas que aparecen en las configuraciones regionales de Facebook.
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Al aprovisionar cuentas de forma masiva, te recomendamos que uses los siguientes formatos:
CampoDescripciónTipoObligatorio
Correo electrónicoLa dirección de correo electrónico del trabajo del empleado. El valor de este campo debe ser único para cada empleado.Texto
NombreEl nombre del empleado.Texto
ApellidosLos apellidos del empleado.Texto
CargoEl puesto del empleado. TextoNo
DepartamentoEl departamento en el que trabaja el empleado.TextoNo
Número de teléfonoEl número de teléfono del trabajo del empleado. Cada número de teléfono debe ser un número internacional válido que incluya el código de país (por ejemplo, +1 232 823 2233).TextoNo
UbicaciónLa ubicación de la oficina en la que trabaja el empleado.TextoNo
IdiomaLa abreviatura del idioma predeterminado que se debería establecer para este empleado. Si no se especifica, el idioma predeterminado se establecerá en inglés (EE. UU.) (en_US). Puedes encontrar una lista completa de abreviaturas válidas en Configuraciones regionales de Facebook.TextoNo
Correo electrónico del superiorLa dirección de correo electrónico del superior directo del empleado.Texto No
División La división en la que trabaja el empleado.TextoNo
OrganizaciónLa organización en la que trabaja el empleado.Texto No
Fecha de inicioLa fecha en la que un empleado se unió a una organización.Fecha (AAAA-MM-DD) No
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En lugar de desactivar una por una las cuentas de empleado, puedes desactivar varias de forma masiva cargando un archivo CSV con las direcciones de correo electrónico de las cuentas que deseas desactivar.
Para subir un archivo CSV válido y desactivar cuentas de forma masiva:
  1. En el panel para administradores, haz clic en la pestaña Personas para ver una lista de todas las cuentas de empleado.
  2. En , haz clic en Desactivar varias personas.
  3. Se te ofrecerá la opción de subir un archivo CSV. El archivo debe tener una sola columna con las direcciones de correo electrónico de cada uno de los empleados que desees desactivar en filas distintas.
Después de haber subido el archivo CSV, aparecerá una pantalla de confirmación en donde se mostrarán los errores del archivo CSV (si hay). En la primera columna, aparecerán los resultados de cada fila:
  • Si tiene una marca de verificación, significa que la cuenta del empleado ya se desactivó.
  • Si hay un triángulo de error, significa que hay un problema en esa fila. Pasa el mouse por el icono para ver el mensaje de error.
  • La cuenta del empleado se desactivará si la primera columna está vacía.
Puedes descargar la información de la vista previa si haces clic en el botón Exportar vista previa.
Una vez que se hayan confirmado los detalles de la vista previa, puedes desactivar las cuentas si haces clic en el botón Desactivar cuentas. Se desactivarán las cuentas.
Ten presente que, cuando desactives cuentas de forma masiva, el proceso demorará en función de la cantidad de usuarios que se estén desactivando.
Verificar cuentas desactivadas
Para confirmar que se hayan desactivado correctamente todas las cuentas, vuelve a subir el archivo CSV y verifica que aparezca la marca de verificación en la primera columna de todas las filas.
Nota: Ten en cuenta que la desactivación de una cuenta de usuario puede tardar hasta 24 horas en hacerse efectiva.
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La información de este artículo solo es pertinente para los usuarios de Workplace Advanced.
Si no puedes subir el archivo CSV con la lista de desactivación, puede deberse a uno de estos problemas habituales:
  • No está en formato CSV
    Todos los archivos deben estar en un formato CSV válido (la extensión del archivo debe ser .csv). No se acepta ningún otro tipo ni formato de archivo.
  • No tiene codificación UTF-8
    Todos los archivos deben tener la codificación de caracteres UTF-8.
  • Dirección de correo electrónico no válida
    La dirección de correo electrónico que aparece no coincide con ninguna cuenta de Workplace.
  • Dirección de correo electrónico duplicada
    Cada dirección de correo electrónico solo puede aparecer una vez en el archivo CSV.
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Si un empleado deja de formar parte de tu organización, es importante procurar que su cuenta de Workplace se inhabilite a tiempo. Esto se cumple también si usas el inicio de sesión único como método de autenticación, ya que los tokens de autenticación no caducan de forma inmediata.
Si usas el aprovisionamiento automático mediante un IDP o la sincronización de AD, esta opción debería estar habilitada de forma predeterminada. Si usas el aprovisionamiento manual o CSV, es importante garantizar que la cuenta de Workplace se desactive como parte del proceso de rescisión del empleado.
Obtén información sobre cómo desactivar usuarios y cómo desactivarlos de forma masiva.
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Debes iniciar sesión en Workplace desde una computadora para editar los detalles de la cuenta de un compañero de trabajo.
Para editar los detalles de la cuenta de un compañero de trabajo:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Personas.
  3. Haz clic en junto al nombre de la persona y selecciona Editar información de la persona.
  4. Edita o agrega la información y, luego, haz clic en Guardar cambios.
Para editar los detalles de la cuenta de varios compañeros de trabajo a la vez:
  1. Haz clic en el panel para administradores en la parte superior izquierda de Workplace.
  2. Haz clic en Personas.
  3. Haz clic en Editar personas.
  4. Haz clic en Descargar archivo debajo de Exportar los registros de las personas de tu comunidad para descargar un archivo CSV.
  5. Abre el archivo CSV y haz los cambios deseados en los registros existentes.
  6. Guarda y sube el archivo CSV actualizado.
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