Hablamos con Darren Roos, director ejecutivo de IFS, para explorar cómo la reciente implementación de Workplace conecta una fuerza de trabajo global y genera vínculos de trabajo más unidos.

IFS desarrolla y entrega software empresarial para clientes globales que fabrican y distribuyen productos, ofrecen mantenimiento de activos y administran operaciones enfocadas en los servicios. El equipo de más de 3500 empleados de IFS brinda asistencia a más de 10.000 empleados en todo el mundo desde una red de 65 oficinas locales y un ecosistema de socios en crecimiento, lo cual posiciona a IFS como uno de los proveedores más recomendados en su sector.

¿Cómo era el mundo del trabajo antes de Workplace?

Antes de Workplace, nuestros canales de comunicación internos eran muy tradicionales. Usábamos correos electrónicos, teleconferencias y sitios intranet para realizar nuestro trabajo. Sin embargo, a medida que nuestra empresa fue creciendo a nivel mundial, buscamos dividir los silos geográficos y ofrecer a nuestros empleados más espacio para que compartan ideas, novedades y prácticas recomendadas en tiempo real.

Elegimos Workplace por sus funciones de interacción dinámica, como los videos en vivo, y porque se puede usar de forma fácil y intuitiva. Además, mucho de nuestro personal ya se encontraba familiarizado con Facebook, de modo que fue una de las pocas plataformas que no requería una capacitación masiva. Nuestros colegas se sintieron capaces de utilizarla desde el principio.

¿Puedes contarnos un poco sobre cómo fue el lanzamiento?

¡Superamos ampliamente las expectativas! En la primera semana del lanzamiento, el 82% de nuestros colegas activaron sus cuentas y se realizaron más de 3000 publicaciones. Hacia el primer mes, el 94% de nuestro personal de 3500 personas ya había reclamado su cuenta.

A su vez, mi equipo de liderazgo sénior priorizó darles la bienvenida personalmente a nuestros colegas a Workplace mediante mensajes de video en vivo. De esta manera, tuvieron la oportunidad de lucir mejor su creatividad y personalidad. ¡De hecho, uno de nuestros líderes sénior grabó un video a caballo, mientras que otro se grabó desde Dubai frente al famoso hotel Burj al Arab! Como empresa internacional, esta plataforma ofreció a todos la oportunidad de conocer personalmente a los líderes sénior, con quienes, por lo general, no tendrían contacto.

Como parte de nuestra campaña de interacción durante el lanzamiento, también comencé una campaña de hashtag del momento (#proudlyifs) para dar más visibilidad a nuestros logros y compartir los momentos que más nos enorgullecen como miembros de la familia IFS.

Fue genial ver cómo las personas interactuaron con el hashtag y lo utilizaron para compartir sus aportes. Esta iniciativa contribuye a crear un fuerte vínculo entre los colegas de todos los niveles en la organización y fomentar un sentimiento de comunidad global.

¿Cómo contribuye Workplace a cambiar la forma de trabajo?

Usar Workplace eliminó instantáneamente las barreras geográficas y horarias que existen en cualquier gran empresa internacional. Gracias a la plataforma, tenemos la libertad para trabajar de forma colaborativa, sin importar dónde se encuentren las personas.

De hecho, al compartir ideas y solicitar comentarios en Workplace, podemos acudir al conocimiento de las 3500 personas que integran nuestro personal. Tal dinámica se relaciona de forma directa con nuestra capacidad para crear productos óptimos y encontrar las soluciones adecuadas para nuestros clientes.

Asimismo, Workplace ofrece un foro colaborativo que no habría sido posible de otra manera. Por ejemplo, nuestro equipo de Estados Unidos comenzó una campaña interna en la cual se comparten fotografías de los productos de nuestros clientes en uso.

El equipo usó Workplace para mostrar la influencia de nuestros productos en la vida de los clientes. La decisión es coherente con nuestros valores y nuestro enfoque centrado en el cliente, y usar Workplace como canal para ello resulta completamente natural.

¿Cómo evolucionó la forma en que utilizan la plataforma a lo largo del tiempo?

Comenzamos a usar Workplace hace poco más de tres meses. Nuestro objetivo principal fue que la implementación fuera un éxito, y que los colegas pudieran conectarse a la plataforma. Queremos que las personas se sientan cómodas para realizar publicaciones, compartir documentos, enlaces o videos, y unirse a los grupos adecuados.

IFS continuará apostando a las iniciativas para aumentar el compromiso de los empleados. Como parte de tal plan, utilizaremos Workplace para fomentar los valores de nuestra empresa, compartir novedades sobre nuestras iniciativas de responsabilidad social corporativa, y hacer hincapié en las problemáticas que más nos convocan, como la diversidad, la salud y el bienestar.

¿Podrías darnos un ejemplo de algo que antes no podían hacer, pero ahora sí?

Antes del lanzamiento de Workplace en IFS, los logros regionales se celebraban a nivel local. Nos apoyábamos mucho en el correo electrónico (newsletters digitales inclusive) para recopilar información y compartir novedades. Con Workplace, no solo redujimos significativamente la cantidad de correos electrónicos, sino que ahora tenemos un único espacio para compartir mensajes de forma sofisticada y atractiva mediante diverso contenido multimedia, como fotos, videos e incluso GIF.

Nos sorprendió el entusiasmo de nuestros colegas, y tal impulso nos ayuda a convertirnos en una comunidad global más unida. Además, las métricas en tiempo real disponibles sobre las publicaciones a través de las estadísticas del grupo nos permiten medir el efecto de nuestra comunicación de forma inmediata.

¿Qué planes hay para la plataforma en el futuro?

Es importante que utilicemos Workplace tanto para compartir información como para escuchar a las personas. Dado que nuestra fuerza de trabajo está sumamente comprometida, resulta genial poder ver las novedades que publican los empleados. Así y todo, es igual de importante poder ofrecer sugerencias y comentarios, y entablar diálogos sobre las problemáticas que interpelan al personal.

El trabajo no terminó todavía, de modo que es importante que continuemos mejorando y evolucionando. Mantener la mente abierta será clave para conservar nuestra posición como empleador atractivo, y que nuestros clientes obtengan beneficios.

Nuestro más sincero agradecimiento a Darren Roos, director ejecutivo de IFS.