Paquete de inicio rápido de Workplace

Implementa Workplace rápidamente para los equipos remotos y descubre cómo usarlo para mejorar las comunicaciones de la empresa y mantener conectados a los equipos.


Tiempo 18 min |Fecha de publicación 24 de marzo de 2020

Paquete de inicio rápido de WorkplacePaquete de inicio rápido de Workplace

Guía de inicio rápido

Esta Guía de inicio rápido se creó en función de miles de implementaciones exitosas de Workplace. Úsala para planificar y ejecutar un lanzamiento rápido de Workplace, de manera que tu organización siga unida, pese a la distancia, desde la oficina remota hasta la primera línea.

Esta guía te ofrece instrucciones paso a paso para:

  1. Configurar los aspectos técnicos de Workplace
  2. Reclutar y capacitar a los usuarios avanzados
  3. Crear tu estructura de grupos
  4. Fomentar la interacción de los ejecutivos y superiores con personal a cargo
  5. Comunicar el lanzamiento de Workplace

Aprende acerca del rol de administrador de Workplace, así como las funciones disponibles para administrar Workplace en nuestra capacitación en vivo sobre los conceptos básicos para administradores de Workplace. Recibirás prácticas, una capacitación interactiva y asistencia de especialistas para configurar y administrar Workplace.

Paso 1: Configurar los aspectos técnicos de Workplace

Necesitarás ayuda de los equipos de TI de tu empresa para configurar Workplace y prepararte para el lanzamiento. Pídeles que sigan estos pasos para configurar Workplace para tu organización:

Consejo: Antes del lanzamiento, integra Workplace con otras herramientas de trabajo que tu organización use. Las integraciones de uso compartido de contenido y archivos son un excelente sitio para empezar. Facilitan el uso compartido de archivos y la colaboración en ellos en Workplace. Consulta las integraciones disponibles en el directorio de integraciones.

Paso 2: Usuarios avanzados de Workplace

Elige un grupo pequeño y diverso de personas en tu organización y pídeles que te ayuden a crear los grupos, impulsar la adopción y formar al resto de la organización sobre cómo usar Workplace.

Cómo elegir a los usuarios avanzados:

Elige a estos usuarios en función de su influencia y comportamientos como usuarios pioneros. Los superiores con personal a cargo resultan ser excelentes usuarios avanzados porque influyen en los comportamientos laborales de sus equipos.

Cómo preparar a los usuarios avanzados:

  • Usa la plantilla de correo electrónico que se proporciona en el plan de comunicación de lanzamiento rápido (paso 4) para informarles a los usuarios avanzados acerca de su rol en el lanzamiento.
  • Dirígelos al curso que muestra el paquete de bienvenida para usuarios avanzados para obtener información sobre cómo usar Workplace.
  • Puedes otorgarles acceso anticipado invitándolos a unirse a Workplace.
  • Crea un grupo secreto llamado "Usuarios avanzados de Workplace" y agrégalos. Usarás ese grupo para comunicarte con ellos antes y después del lanzamiento, y durante este.

Paso 3: Crear grupos

Antes de invitar a tu organización a unirse a Workplace, asegúrate de crear un conjunto de grupos principales y asignar miembros a ellos. Al crear los grupos, debes considerar dos aspectos:

  • Privacidad: cómo se unen las personas al grupo y quién puede ver las publicaciones
  • Permisos para publicar: quién puede publicar en el grupo

Privacidad

  • Abierto: cualquier persona puede unirse y ver los miembros y las publicaciones.
  • Cerrado: cualquier persona puede solicitar unirse y solo los miembros pueden ver las publicaciones.
  • Secreto: para unirse al grupo y ver las publicaciones, las personas tienen que recibir una invitación. Los grupos secretos no aparecen en la búsqueda, solo los miembros y administradores pueden verlos.

Permisos para publicar

  • Cualquier persona puede publicar
  • Las publicaciones requieren aprobación del administrador
  • Solo los administradores pueden publicar

Con los conjuntos de personas, puedes asignar miembros a los grupos en función de criterios como el departamento, el cargo, la ubicación y mucho más. Aprende a crear conjuntos de personas en el servicio de ayuda de Workplace.

Los grupos principales pueden estructurarse en función de dos tipos de comunicación:

1. Comunicación de la empresa

Con los grupos de debate y de novedades para toda la empresa, puedes agilizar las comunicaciones y entablar conexiones más fuertes desde las sedes principales hasta la primera línea.

  • Crea un grupo abierto llamado "Novedades de [nombre de la empresa]".
    • Marca el grupo como oficial.
    • Agrega otros administradores para que supervisen el grupo cuando tú no estás.
    • Configúralo como un grupo predeterminado para que todos los empleados se unan automáticamente.
    • Define los permisos de publicación solo para administradores.
    • Usa el grupo para compartir información y novedades importantes con toda la empresa.
  • Crea grupos abiertos de comunicados regionales, como "Novedades de [ubicación]".
    • Agrega otros administradores para que supervisen el grupo cuando tú no estás.
    • Define los permisos de publicación solo para administradores.
    • Usa los conjuntos de personas (sincronizados con los perfiles de Workplace) para asignar miembros a los grupos en función de su ubicación.
    • Usa este grupo para compartir novedades y noticias regionales.
  • Crea grupos abiertos de debate para toda la empresa y regionales, como "Debate de [nombre de la empresa]" y "Debate de [ubicación de la oficina]".
    • Agrega otros administradores para que supervisen el grupo cuando tú no estás.
    • Define los permisos de publicación para que cualquier persona pueda publicar o para que el administrador apruebe las publicaciones.
    • Define tu grupo de debate entre toda la empresa como un grupo predeterminado. Usa los conjuntos de personas (sincronizados con los perfiles de Workplace) para asignar miembros a los grupos regionales en función de su ubicación.
    • Alienta a los empleados a compartir preguntas e inicia debates laborales en este grupo.
  • Consejo: Crea grupos abiertos de recursos sociales y afinidad para promocionar conexiones más fuertes en tu organización. Estos son algunos ejemplos: "Personas de color en [nombre de la empresa]", "LGBTQ en [nombre de la empresa]", "Propietarios de perros en [nombre de la empresa]" y "Aficionados a los viajes en [nombre de la empresa]".
    • Configura los permisos de publicación para que todos puedan publicar.

2. Colaboración entre equipos

Aquí es donde se realiza el trabajo diario de todos. Las personas usarán los grupos del equipo y del departamento para compartir novedades sobre sus trabajos, colaborar en archivos, comunicarse por mensaje de texto, de voz y videochat, etc.

  • Crea grupos cerrados para los equipos y departamentos de tu organización y asigna al superior como administrador.
  • Configura los permisos de publicación para que todos puedan publicar.
  • Pídeles a los usuarios avanzados que creen grupos cerrados para cada uno de sus proyectos, así como grupos secretos para comunicarse con los superiores o las personas a cargo.

¿No sabes qué grupos son adecuados para ti? Únete a nuestra capacitación en vivo sobre cómo trabajar en Workplace para conocer los casos de uso de Workplace y cómo aplicarlos en tu empresa. Obtendrás las respuestas a todas tus preguntas con prácticas, una capacitación interactiva y ayuda de especialistas.

Paso 4: Fomentar la participación de los ejecutivos y superiores con personal a cargo

Los ejecutivos usarán Workplace para compartir novedades, mantener informados a los empleados y comunicarse con toda la organización. Asegúrate de que sepan cómo usar Workplace y cómo pueden beneficiarse ellos y la empresa.

Estos son algunos recursos que puedes compartir con los ejecutivos:

Pídeles a los superiores con personas a cargo que participen de inmediato en el lanzamiento de Workplace. Cuanto más sepan sobre Workplace, más se beneficiarán los equipos del uso de la herramienta. Estos son algunos recursos que puedes compartir con ellos:

  • Workplace para equipos: en este paquete, se ofrece una descripción sobre cómo usar Workplace para administrar equipos, proyectos y relaciones con superiores y personas a cargo.
  • Guía para superiores con personal a cargo: guía rápida para ayudar a los superiores con personal a cargo a empezar a usar Workplace.
  • Administrar proyectos en Workplace: aprende a usar los grupos de equipos y proyectos para administrar tu trabajo en Workplace.
  • Organizar reuniones en Workplace: encuentra más consejos sobre cómo usar Workplace para reuniones de equipo con empleados dispersos y remotos.

Paso 5: Enviar comunicaciones

Genera expectativa entre los empleados para el lanzamiento con comunicaciones que se centren en el valor que Workplace aportará a su día a día. Usa este plan de comunicación con plantillas para promover Workplace y conseguir que los empleados lo adopten rápido.

Paso 6: Enviar las invitaciones

Una vez que hayas configurado los grupos y comunicado el lanzamiento al equipo, tienes todo listo para enviar las invitaciones. Usa las comunicaciones que se describen en el plan de comunicación de lanzamiento rápido para compartir información sobre cómo activar el perfil y para seguir alentando a los empleados a unirse y a interactuar en Workplace después del día del lanzamiento.

Asegúrate de que los empleados conozcan la gran variedad de recursos de ayuda y educación que tienen disponibles. Comparte los enlaces al contenido para empezar a usar Workplace para que los empleados implementen Workplace rápido:

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