Guía para reuniones
virtuales de equipos

Estar juntos ahora es más importante que nunca. Pero trabajar desde casa de modo eficaz y, al mismo tiempo, mantenerse conectado con los colegas implica adaptar nuestros hábitos y comportamientos.


Destinatarios Superiores con personal a cargo |Tiempo 3 min |Fecha de publicación 24 de marzo de 2020

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Estar juntos ahora es más importante que nunca. Pero trabajar desde casa de modo eficaz y, al mismo tiempo, mantenerse conectado con los colegas implica adaptar nuestros hábitos y comportamientos. Uno de los más importantes será aprender a llevar a cabo reuniones virtuales exitosas.

Las videollamadas son ideales para que los equipos se mantengan conectados, compartan información y continúen con los proyectos, estén donde estén. Sigue estos consejos para que tus reuniones fluyan.

Configura correctamente las herramientas

Asegúrate de contar con las herramientas que necesitas para comunicarte y colaborar con eficacia.

  • Garantiza que tu equipo tenga las herramientas que necesita para realizar videollamadas. Si alguna persona no tiene los recursos básicos, tal vez no pueda participar completamente y se termine sintiendo aislada.
  • Crea un grupo de Workplace para que todos puedan acceder a un espacio compartido, en el que se puedan guardar las agendas, las notas y los documentos para referencias y revisiones asincrónicas.
  • Fija un calendario habitual y respétalo. Programa las reuniones del equipo para un horario adecuado según las zonas horarias de todas las personas que participarán de la reunión. Si no puedes lograrlo, busca un equilibrio entre las zonas horarias o usa publicaciones programadas para que las diferentes regiones las vean en el horario más apropiado.
  • Evita cancelar o cambiar las reuniones de equipo, ya que son puntos de conexión críticos, en especial, para las personas que trabajan de forma remota. Si tienes que cambiar una reunión, pregunta si hacerlo no perjudica a otras personas, en particular, si la reunión se llevará a cabo fuera del horario laboral habitual de alguien.

Prepárate

  • Los superiores tienen que tomar las decisiones finales sobre los temas de la agenda, pero, debido a que los equipos trabajan de forma remota o están distribuidos en diferentes lugares, es posible que no sepan qué es lo más importante para cada persona del equipo. Usa encuestas en el grupo para pedir al equipo sugerencias sobre la agenda.
  • Publica la agenda en el grupo. Esto da tiempo para recibir opiniones o sugerencias sobre temas adicionales en los comentarios. Incluye enlaces en la invitación del calendario al contexto o a las novedades del proyecto que las personas necesitarán revisar antes de la reunión o durante esta.
  • Prepárate con presentadores, de ser necesario. Asegúrate de que las personas que realizan presentaciones o llevan a cabo debates estén preparadas y conozcan los objetivos (incluidos los límites de tiempo). Crea una conversación de Workplace Chat para conectarte con esas personas directamente.
  • Deja en claro al equipo que debe revisar la agenda y los documentos de respaldo antes de la reunión, y planifica realizar la reunión con video. Ver a tus compañeros y que ellos te vean es clave para que el equipo esté conectado.

Organiza reuniones accesibles

  • Designa a un encargado de cronometrar el tiempo y a uno que tome notas. Rota estos roles para garantizar imparcialidad.
  • Asegúrate de ver a todos. En el caso especial de los participantes remotos, es importante la visibilidad de la cámara y el contacto visual con ella.
  • Pide opiniones a todos. Al trabajar desde casa, tal vez las personas miren la reunión, en lugar de participar. Durante el debate, dedica tiempo a pedir opiniones a todo el equipo, no solo a quienes más participan o a los que más conoces. Presta atención a detalles no verbales y aborda las inquietudes necesarias.
  • Durante las reuniones remotas, tener conversaciones paralelas con el micrófono silenciado no ayuda. Consigue que el equipo esté concentrado y que participe, y puedes iniciar una conversación en un grupo separado de Workplace Chat para que las personas publiquen comentarios para un seguimiento posterior.
  • Reconoce las acciones y a los responsables. Reserva algunos minutos al final de cada reunión para un resumen. Aumentar el reconocimiento a los responsables es muy importante para los equipos remotos.

Pasa a la acción

  • Publica tus notas en tu grupo de Workplace.
  • Si las creas como documento, se guardará automáticamente en la pestaña "Archivos". Como nombre, asígnale al documento la fecha de la reunión para generar un registro corriente de las conversaciones y ayudar a que todos estén al tanto.
  • Etiqueta a personas específicas en la sección de comentarios con artículos de seguimiento y los próximos pasos.

Asegúrate de que las reuniones tengan un objetivo y una agenda claros, y de enviar los recursos de lectura previa con antelación.

Con las herramientas correctas, todas las personas de la organización pueden sentirse más cerca y obtener la información que necesitan para sentirse conectadas, trabajen donde trabajen. Para obtener más información sobre cómo seguir juntos, pese a la distancia, visita nuestro Centro de recursos para trabajo remoto.

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