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Diez estrategias para impulsar la adopción de Workplace

Diez estrategias para impulsar la adopción de Workplace

Consejos y tácticas útiles para conseguir que más personas de tu organización adopten Workplace.


El mayor desafío a la hora de implementar una nueva herramienta en tu empresa es conseguir que todos la acepten. Esto se debe a que cambiar los hábitos de trabajo de las personas no es tarea fácil, pero esos cambios de comportamiento tienden a generar grandes resultados. Con Workplace, un alto nivel de adopción e interacción puede mejorar el acceso al conocimiento y a la información, mejorar el alcance de las comunicaciones internas y aumentar las oportunidades de entablar relaciones entre distintos equipos y ubicaciones.
Si notas que la adopción de Workplace en tu organización es baja, estamos aquí para ayudarte. En esta guía, encontrarás 10 estrategias clave que te ayudarán a conseguir que un mayor número de personas estén activas e interactúen en Workplace.
1. Agrega Workplace a tu proceso de incorporación
1. Agrega Workplace a tu proceso de incorporación
Integra Workplace en el proceso actual de incorporación de tu organización de las siguientes maneras:
  • Comparte las instrucciones para activar el perfil con los nuevos empleados en su primer día. Para consultar las instrucciones sobre cómo activar un perfil con un código de acceso, haz clic aquí.
  • Interactúa con los nuevos empleados en un grupo de incorporación específico para ellos en Workplace.
  • Guarda los materiales de incorporación en tu biblioteca de recursos.
¿Quieres obtener más información sobre cómo usar Workplace para la incorporación de empleados? Consulta esta guía.
2. Consigue la aceptación de los superiores con personal a cargo
2. Consigue la aceptación de los superiores con personal a cargo
Los superiores con personal a cargo tienen gran influencia. Si trasladan su trabajo diario a Workplace, las personas a su cargo suelen seguir el ejemplo. Capacita a los superiores con personal a cargo sobre el valor que Workplace puede aportar a su equipo. Estos son algunos puntos clave que puedes compartir:
  • Workplace es una plataforma sencilla, fácil de usar y similar a las ya conocidas. Esto permite a todos los miembros del equipo participar en las conversaciones, colaborar y mantenerse al día.
  • Workplace permite a los equipos aumentar su visibilidad en la organización. Los grupos abiertos de novedades del equipo, como "Información de marketing", pueden ayudarte a compartir los logros y los momentos de orgullo con más personas que nunca.
  • Workplace permite la comunicación sincrónica y asincrónica. El chat y las videollamadas te permiten obtener respuestas rápidamente y colaborar en tiempo real (comunicación sincrónica). Las publicaciones son más adecuadas para las comunicaciones que no requieren una respuesta inmediata y que deben poder encontrarse fácilmente días, semanas y meses después (comunicación asincrónica).
Una buena manera de conseguir que más superiores con personal a cargo acepten la plataforma es crear un grupo cerrado o secreto llamado "Directores con personal a cargo en [nombre de la empresa]". Utiliza el grupo para compartir las prácticas recomendadas de administración y anima a los miembros a compartir sus propias conclusiones y aprendizajes en forma de publicaciones.
Para ayudar a los superiores con personal a cargo a comenzar a usar Workplace, puedes compartir los siguientes recursos:
  • Guía para superiores con personal a cargo: guía de inicio rápido para los superiores que son nuevos en Workplace.
  • Cómo ser el mejor jefe del mundo: plan de e-learning interactivo sobre cómo dirigir tu equipo o departamento con Workplace, desde la relación individual con las personas a tu cargo hasta la administración de la relación con las partes interesadas externas.
  • Herramientas para equipos híbridos: un kit de herramientas descargable con los aprendizajes de nuestro equipo de investigación y las prácticas recomendadas para crear equipos híbridos de alto rendimiento (una mezcla de empleados remotos y presenciales).
3. Envía recordatorios semanales a las cuentas sin reclamar
3. Envía recordatorios semanales a las cuentas sin reclamar
Envía recordatorios a las personas invitadas pero que aún no activaron sus cuentas. A continuación, te explicamos cómo hacerlo en Workplace:
  • Ve a la página Personas del panel para administradores.
  • Haz clic en el menú ... en la parte superior derecha de la pantalla.
  • Selecciona Enviar notificación de reclamación.
  • Elige si quieres enviar una notificación a todas las cuentas sin reclamar o enviar recordatorios de reclamación a cuentas específicas utilizando una plantilla CSV.
  • Personaliza tu invitación y céntrate en los beneficios únicos que Workplace puede ofrecer a los empleados y a toda la organización.
  • Haz clic en Enviar.
También puedes enviar recordatorios de parte de los líderes utilizando la función de combinar correspondencia. Los recordatorios de reclamaciones que envían los líderes de la organización tienen más probabilidades de captar la atención de las personas que una típica invitación a Workplace. También indican a todas las personas que la comunicación y la interacción que se producen en Workplace son una prioridad de la organización.
4. Utiliza plugins para compartir el contenido de Workplace con otras herramientas
4. Utiliza plugins para compartir el contenido de Workplace con otras herramientas
Los plugins permiten a los administradores compartir de forma segura las publicaciones de Workplace o los feeds de los grupos a otras plataformas, como SharePoint, sitios web internos e intranets. Puedes utilizarlos para mejorar la visibilidad de las novedades importantes de la empresa y aumentar el alcance de tu contenido.
Los plugins de Workplace respetan la privacidad del contenido original mostrándolo solo a los usuarios que iniciaron sesión en Workplace en el mismo navegador. Esto animará a más personas a iniciar sesión en Workplace para ver el contenido importante que se compartió en otros canales de la empresa. Obtén más información sobre los plugins en la sección Recursos técnicos.
Workplace post embedded in SharePoint5. Centraliza los recursos de la empresa en tu biblioteca de recursos
5. Centraliza los recursos de la empresa en tu biblioteca de recursos
Haz que Workplace sea el lugar central para los recursos clave de la empresa, por ejemplo:
  • Beneficios, gastos, tiempo libre remunerado y políticas sobre viajes
  • Manuales y material de incorporación para empleados
  • Misión, valores y objetivos de la empresa
  • Recursos para la diversidad y la inclusión, la salud y el bienestar
  • Recursos para los equipos y departamentos
Almacenar estos recursos en un solo lugar permitirá ahorrar tiempo y reducir la difusión de información errónea, pero también posibilitará que un mayor número de personas se enteren de todo lo que ya está ocurriendo en Workplace, como las comunicaciones y novedades importantes de la empresa que se comparten, y las comunidades que se crean. Obtén más información en el centro de recursos de la biblioteca de recursos.
Knowledge Library benefits category6. Organiza competencias amistosas de reclamaciones
6. Organiza competencias amistosas de reclamaciones
Organiza competencias de reclamaciones por equipos, departamentos o regiones para incentivar la activación de los perfiles. Puedes premiar a los que tengan un mayor porcentaje de reclamaciones (por ejemplo, con almuerzos o tarjetas de regalo).
  1. Ve a Estadísticas en el panel para administradores y dirígete a la pestaña Personas.
  2. Desplázate hacia abajo hasta la tabla "Personas en Workplace" y filtra tus resultados por ubicación, departamento o función.
  3. Decide qué tipo de competencia de reclamaciones te gustaría organizar y qué recibirán los ganadores.
  4. Comparte las reglas de la competencia, los plazos y los incentivos con los superiores. Asegúrate de incluir el porcentaje de reclamaciones actual de cada ubicación, equipo o departamento, y un incentivo atractivo para conseguir un porcentaje que supere el 80%.
  5. Vuelve a comunicarte con los líderes para hacer un seguimiento del éxito.
  6. Homenajea a cada equipo y comparte sus logros.
Las organizaciones también suelen utilizar donaciones a organizaciones benéficas para incentivar la activación de perfiles. Por ejemplo, por cada perfil que se active, la organización puede donar 1 USD a una causa importante.
7. Incorpora los flujos de trabajo comunes a Workplace
7. Incorpora los flujos de trabajo comunes a Workplace
Crea grupos para los flujos de trabajo repetitivos que pueden tener lugar en Workplace. Aquí tienes algunas ideas:
  • Un grupo de preguntas y respuestas de RR. HH. o un grupo de ayuda informática: para que los empleados puedan encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas.
  • Grupo de instalaciones: para informar rápida y eficazmente de los problemas de equipos e instalaciones.
  • Grupo de cambios de turnos: para permitir a los empleados de primera línea solicitar un cambio de turno o aceptar turnos disponibles. Obtén más información sobre los cambios de turnos en el servicio de ayuda.
Puedes utilizar bots para automatizar tareas repetitivas y flujos de trabajo directamente desde Workplace. Por ejemplo, el bot Zendesk de Azuronaut para Workplace permite a las personas crear y recibir actualizaciones sobre sus tickets de asistencia de TI tanto en los grupos como en el chat de Workplace.
Las integraciones de uso compartido de contenido son otra excelente manera de conseguir que más personas interactúen en Workplace. Permiten a los equipos obtener archivos de herramientas como SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box y otras, y compartirlos en Workplace con los miembros del grupo que tengan acceso. Puedes explorar todas las integraciones disponibles en el directorio de integraciones.
integrations8. Realiza sesiones de preguntas y respuestas en vivo con los líderes de la empresa
8. Realiza sesiones de preguntas y respuestas en vivo con los líderes de la empresa
Las sesiones de preguntas y respuestas ofrecen a los empleados una oportunidad única de hacer preguntas e interactuar directamente con el equipo de líderes. Por ello, son una estrategia muy popular para interactuar con los empleados y atraerlos a Workplace.
Con los videos en vivo, todo lo que necesitas es un teléfono o una computadora para hacer transmisiones a todos los integrantes de la empresa. Organiza una sesión de preguntas y respuestas breve con el director ejecutivo o reúne a todo un panel que incluya a invitados externos. Aquí te presentamos algunas ideas de cinco clientes de Workplace que utilizaron los videos en vivo para fomentar la interacción de los empleados.
Puedes encontrar todo lo que necesitas saber sobre cómo organizar un evento interno mediante un video en vivo en Workplace en el centro de recursos para los videos en vivo.
Live video with multiple hosts9. Agrega recordatorios visuales a los espacios de trabajo
9. Agrega recordatorios visuales a los espacios de trabajo
Elige entre una variedad de pósteres, hojas informativas y otros medios impresos para promover Workplace entre los empleados. Consulta aquí todos los materiales promocionales disponibles.
10. Prueba estos trucos de TI
10. Prueba estos trucos de TI
Tu equipo de TI puede ayudar a que más personas se unan a Workplace realizando cambios en los dispositivos administrados por la empresa. Aquí tienes algunas ideas:
  • Haz que Workplace sea la pantalla de inicio predeterminada de los navegadores web.
  • Cambia los fondos de escritorio de los empleados y agrega protectores de pantalla promocionales de Workplace en todas las computadoras.
  • Agrega Workplace al iniciador de Office 365.
  • Instala la app de Workplace Chat en todas las computadoras administradas por la empresa utilizando nuestro MSI. Obtén más información en la sección Recursos técnicos.
Fomentar la adopción de Workplace lleva tiempo y, además de las estrategias que mencionamos, hay muchas otras que podrían funcionar en tu organización. Consulta los recursos disponibles en el centro de recursos para clientes y en la Academia Workplace para descubrir nuevas formas en las que tú y los demás usuarios pueden aprovechar Workplace al máximo. Aquí tienes algunas que puedes aprovechar: