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Guía para administradores de grupos

Guía para administradores de grupos

La guía definitiva para aprender a configurar y administrar tus grupos de Workplace


Si alguna vez creaste un grupo en Workplace, eres oficialmente un administrador de grupo. Como administrador, puedes controlar la configuración de ese grupo, incluidos los permisos para realizar publicaciones, la privacidad, la forma de agregar miembros y mucho más. También tienes algunas responsabilidades nuevas en lo que respecta a la administración de las comunicaciones en tu grupo y la supervisión de sus métricas.
En esta guía, aprenderás cómo preparar tu grupo para el éxito desde un primer momento y cómo administrarlo eficazmente para todos los miembros.
Configurar un grupo
1. Configurar un grupo
A la hora de crear un grupo de Workplace, es importante tener en cuenta algunos aspectos:
  • El propósito del grupo: ¿para qué usarás el grupo?
  • La configuración de privacidad: ¿quiénes podrán ver el grupo y sus publicaciones?
  • Los permisos para publicar contenido: ¿quiénes podrán publicar en el grupo?
Propósito del grupo:
Por lo general, los grupos se crean con propósitos como los siguientes:
  • Difundir las novedades de las empresas a nivel general, regional o local.
  • Optimizar los flujos de trabajo comunes y repetitivos, como:
    • Grupo de preguntas y respuestas de RR. HH. o un grupo de ayuda informática: para ayudar a los empleados a encontrar respuestas a sus preguntas.
    • Grupo de instalaciones: para informar de manera rápida y eficaz los problemas de equipos e instalaciones.
    • Grupo de cambios de turnos: para permitir a los empleados de primera línea solicitar un cambio de turno o aceptar turnos disponibles. Obtén más información sobre los cambios de turnos en el servicio de ayuda.
  • Facilitar la comunicación social, es decir, ayudarte a conectarte con tus compañeros de trabajo en torno a intereses y experiencias compartidos.
  • Facilitar el trabajo en equipo y la colaboración en los distintos departamentos.
  • Difundir las novedades sobre lanzamientos nuevos, campañas de marketing, ventas exitosas, etc.
  • Habilitar la comunicación entre un superior y un subordinado directo.
Configuración de privacidad:
Hay tres configuraciones de privacidad diferentes para los grupos de Workplace:
  • Grupos abiertos: cualquier persona puede encontrar un grupo abierto con la función de búsqueda y ver las publicaciones. El contenido de los grupos abiertos puede aparecer en la sección de noticias de cualquier usuario.
  • Grupos cerrados: todos pueden encontrar el grupo mediante la función de búsqueda de Workplace, ver su descripción y solicitar unirse, pero solo los miembros pueden ver las publicaciones.
  • Grupos secretos: para unirse a un grupo secreto, es necesario recibir una invitación. Solo los miembros del grupo pueden encontrar el grupo con la función de búsqueda y ver las publicaciones.
Nota: Los administradores del sistema podrán ver todos los grupos de Workplace, incluidos los grupos secretos.
Esta tabla puede darte una idea de cuáles son las configuraciones de privacidad que funcionan mejor para cada tipo de grupo:
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
Permisos para publicar:
Según cuál sea el propósito de un grupo, es aconsejable restringir quiénes pueden hacer publicaciones o requerir que el administrador apruebe todas las publicaciones. Por ejemplo, los equipos de comunicación interna normalmente administran los grupos de comunicados de la empresa. A fin de reducir el nivel de ruido y asegurar que solo se publiquen los mensajes más importantes, los administradores de grupo pueden limitar las publicaciones solo a los administradores. Puedes elegir entre las siguientes configuraciones de permisos:
  • Cualquier persona: todos ven la casilla del editor de publicaciones y la publicación se muestra en el grupo automáticamente.
  • Solo administradores: solo los administradores pueden publicar en el grupo. Las demás personas no verán la casilla del editor.
  • Aprobación de publicación: todos ven la casilla del editor y pueden enviar publicaciones, pero solo se mostrarán en el grupo si un administrador o moderador las aprueba.
Obtén información sobre cómo modificar los permisos para publicar en un grupo en el servicio de ayuda de Workplace.
Otros pasos importantes para configurar un grupo:
Después de abordar las consideraciones más importantes, el paso siguiente es asegurarte de comunicar con claridad el propósito y las normas del grupo a los miembros y a cualquier otra persona de la organización que tenga acceso a él.
  1. Asigna al grupo un nombre intuitivo que explique bien cuál será su finalidad. Un nombre eficaz hará que el grupo sea más fácil de encontrar mediante la función de búsqueda. Ejemplos: "Equipo de marketing", "Novedades de la empresa", "Comentarios del servicio de ayuda", "Proyecto de diseño nuevo del sitio web" o "Preguntas y respuestas de TI".
  2. Agrega una descripción que indique con claridad la finalidad del grupo y quiénes deberían ser miembros.
  3. Agrega una foto de portada. Las fotos de portada pueden establecer el tono del grupo. Agregar una foto de los empleados es una gran idea para los grupos sociales, de equipos y anuncios. Consulta esta guía para conocer las dimensiones de la foto de portada.
2. Administrar miembros
2. Administrar miembros
Agregar miembros al grupo:
Después de abordar algunas de las consideraciones más importantes, puedes comenzar a agregar miembros. Los administradores pueden hacerlo de varias formas:
  1. Invitación individual: invita a cualquiera de tus colegas de forma individual. Esta opción es la mejor para los grupos pequeños.
  2. Pertenencia automática a grupos: esta opción te permite invitar a miembros a un grupo en función de los criterios del perfil. A continuación, analizaremos esta opción en mayor detalle.
Si también eres administrador del sistema, puedes controlar quién puede ser miembro de un grupo desde el panel para administradores de dos formas distintas:
  1. Grupo predeterminado: los administradores pueden hacer que un grupo sea el grupo predeterminado para que todos los miembros de tu organización se agreguen automáticamente. Esta opción funciona mejor para los grupos que son relevantes para todos, como los comunicados de la empresa. Obtén información sobre cómo configurar un grupo como predeterminado en el servicio de ayuda.
  2. Conjuntos de personas: los administradores del sistema pueden crear conjuntos de personas para organizar a los miembros de la organización en función de criterios como la ubicación, el departamento, la división y otros. Los usuarios que cumplan con los criterios establecidos se agregarán automáticamente al conjunto de personas. Luego, los administradores del sistema pueden asignar conjuntos de personas a los grupos y, así, automatizar la pertenencia a un grupo en función de los criterios del perfil. Obtén información sobre cómo crear un conjunto de personas en el servicio de ayuda.
Pertenencia automática a grupos:
Administrar un grupo numeroso puede demandar mucho tiempo, en especial cuando debes agregar a los miembros uno por uno a medida que se unen a tu organización, cambian de roles o se mudan a otro lugar. Para simplificar la administración de miembros, puedes usar la pertenencia automática a grupos.
Esta opción permite a los administradores de grupos definir reglas para agregar automáticamente las personas relevantes a su grupo en función de la información de su perfil, como ubicación, departamento, rol y otros datos. Una vez que se crean y aplican las reglas, la función de pertenencia automática a grupos opera de dos formas:
  1. Las personas que cumplan los criterios establecidos se agregarán al grupo
  2. Los miembros del grupo cuya información del perfil cambie y dejen de cumplir los criterios establecidos en las reglas de pertenencia se eliminarán automáticamente del grupo. Ten en cuenta que estas personas recibirán una notificación cuando se las elimine de un grupo.
Sabemos que siempre hay una excepción a la regla. Si quieres agregar al grupo miembros que no cumplan los criterios del perfil que hayas definido en las reglas de pertenencia automática, puedes hacerlo manualmente, uno por uno.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo definir reglas de pertenencia automática en tu grupo, visita el servicio de ayuda.

Es necesario que un administrador del sistema active la opción de pertenencia automática a grupos en tu cuenta de Workplace. Antes de hacerlo, deberá asegurarse de que se hayan completado los campos del perfil de los miembros de la comunidad de Workplace. La pertenencia automática a grupos depende de la información del perfil (campos del perfil), como ubicación, departamento, división y otros. Obtén más información sobre los campos del perfil en la Guía para administradores del sistema. Para obtener información sobre cómo activar la pertenencia automática a grupos en tu cuenta de Workplace, visita el servicio de ayuda de Workplace.

Solicitudes de miembros:
Los grupos abiertos se configurarán automáticamente para que cualquier persona de tu organización pueda unirse sin tener que solicitar acceso. Puedes cambiar la configuración para restringir la aprobación de solicitudes de miembros únicamente a los miembros del grupo o únicamente a los administradores y moderadores del grupo.
Los grupos secretos y cerrados se configurarán automáticamente para que todos los miembros puedan aprobar o invitar a usuarios nuevos. Puedes modificar esa configuración para que solo los administradores y moderadores puedan aprobar a las personas nuevas.
Preaprobación de solicitudes de miembros:
Para ahorrar tiempo, aprueba automáticamente las solicitudes de miembros de personas de tus otros grupos. Por ejemplo, si eres el administrador de un grupo de proyecto, aprueba de manera previa el grupo del equipo para que todos los miembros puedan unirse fácilmente.
Notificación de solicitudes de miembros:
Si tu grupo es cerrado o secreto, recibirás una notificación cuando alguien solicite unirse a él. Usa estas notificaciones para aprobar solicitudes de miembros.
Puedes desactivar las notificaciones de las solicitudes de miembros, pero no te recomendamos hacerlo. Si desactivas estas notificaciones, puedes pasar por alto solicitudes de miembros, y las personas tendrán que esperar más tiempo para unirse al grupo. En caso de que decidas desactivarlas, podrás seguir administrando las solicitudes desde la sección "Opciones para administradores" del grupo.
Agregar administradores del grupo:
Recomendamos tener al menos dos administradores por grupo. En los grupos más numerosos, como los de novedades de la empresa, lo ideal es tener aún más administradores que se encarguen de administrar las comunicaciones y solicitudes, entre otras tareas. Para nombrar a alguien como administrador de un grupo:
  1. En el grupo, haz clic en "Miembros" debajo del nombre del grupo. Es posible que primero debas hacer clic en "Más".
  2. Haz clic en ... junto al compañero de trabajo que quieras nombrar como administrador.
  3. Haz clic en Invitar a ser administrador y confirma la selección.
3. Administrar contenido
3. Administrar contenido
Contenido reportado:
Como administrador del grupo, es tu responsabilidad administrar el contenido reportado por los miembros. Cuando los miembros reportan publicaciones y comentarios, estos aparecen en la sección "Contenido reportado por miembros" de "Opciones para administradores". Puedes conservar o eliminar publicaciones y comentarios, así como silenciar, eliminar o bloquear a los miembros que los publicaron.
Establecer el orden de las publicaciones:
Puedes seleccionar cómo se ordenan las publicaciones en el feed del grupo, de modo que el contenido más importante sea fácil de encontrar. Para hacerlo, ve a "Configuración" en "Opciones para administradores" y desplázate hacia abajo hasta "Orden de publicación predeterminado". Tienes dos opciones para elegir:
  1. Nueva actividad: las publicaciones que se mostrarán primero en el feed del grupo serán las que tengan comentarios recientes.
  2. Publicaciones recientes: las últimas publicaciones aparecerán siempre en la parte superior del feed del grupo.
Aprobación de publicaciones:
Si, al configurar los permisos de tu grupo para publicar, eliges la opción "Requerir aprobación del administrador", recibirás una notificación cada vez que un miembro del grupo intente compartir una publicación. Luego, puedes ir a "Publicaciones pendientes" en "Opciones para administradores" para revisar la publicación en cuestión a fin de aprobarla o rechazarla.
Guías de aprendizaje
Cada grupo tiene una pestaña "Aprendizaje", donde puedes crear guías a fin de organizar contenido esencial educativo y de capacitación para compartir con el grupo. También puedes agregar cuestionarios y hacer un seguimiento de las guías de aprendizaje completadas.
Al principio, esta pestaña es invisible para cualquier persona que no sea administrador del grupo, pero todos podrán verla cuando un administrador del grupo comience a agregar contenido.
Descubre cómo funcionan las guías de aprendizaje en este curso de la Academia Workplace que puedes realizar a tu propio ritmo.
4. Configurar integraciones
4. Configurar integraciones
Como administrador del grupo, también puedes agregar integraciones para que las usen los miembros de tu grupo. Las integraciones de intercambio de archivos son ideales para cualquier grupo, pero son especialmente importantes para los grupos de equipos, proyectos y comentarios interfuncionales. Las integraciones de intercambio de archivos te ayudan a mostrar en qué estás trabajando y son perfectas para recopilar comentarios de otras personas. Los miembros del grupo solo podrán ver contenido al que les hayan dado acceso.
Las integraciones de medios son excelentes para los grupos de debate. Permiten que las personas compartan fácilmente noticias interesantes e interactúen con los demás. Crea un grupo abierto llamado "Novedades del sector" e invita a las personas a compartir artículos allí para mantenerse actualizados.
5. Supervisar la interacción
5. Supervisar la interacción
Las estadísticas del grupo ofrecen tres paneles interactivos que puedes usar para supervisar la interacción. También se puede descargar cada reporte para ver con mayor detalle cómo usan el grupo los miembros.
Las estadísticas del grupo te permitirán realizar un seguimiento de lo siguiente:
  • Detalles sobre el crecimiento: aumento del número de miembros y solicitudes para convertirse en miembro.
  • Detalles sobre la interacción: publicaciones, comentarios y reacciones durante un período específico, y los días y las horas más populares en que interactúan los miembros. También permite revisar las publicaciones destacadas del grupo.
  • Detalles sobre los miembros: permite identificar a los colaboradores destacados.
  • Aprendizaje: permite realizar un seguimiento de las guías y publicaciones de aprendizaje completadas.
Usa estos datos para identificar fácilmente a tus principales colaboradores y conectarte con ellos, o para programar publicaciones ejecutivas importantes en los días y horarios de máxima actividad. Dado que la creación de informes está disponible hasta 60 días, podrás hacer un seguimiento del impacto de tus acciones y averiguar qué funciona mejor.
6. Archivar un grupo
6. Archivar grupos
Es importante que archives tu grupo cuando ya no sea relevante o ya no esté en uso. De esa forma, garantiza que la búsqueda sea más ordenada y que los empleados puedan encontrar fácilmente los grupos activos que buscan. Una vez archivado el grupo, sus miembros seguirán teniendo acceso a todo el contenido de la página.
Para archivar un grupo:
  1. Ve al grupo que quieres archivar y haz clic en ... debajo de la foto de portada. Luego, haz clic en Opciones para administradores.
  2. Desplázate hacia abajo hasta Archivar grupo y haz clic en Archivar junto a esa opción.
  3. Haz clic en Confirmar.
Otros recursos útiles
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