Guía para superiores con personal a cargo

Administra tu equipo mejor que nunca con Workplace.


Como superior con personal a cargo, desempeñas un papel importante a la hora de definir normas y hábitos de trabajo que ayuden a tu equipo a trabajar mejor en conjunto. Es una gran responsabilidad, pero estamos aquí para ayudarte.
Puedes utilizar Workplace como un espacio centralizado para todas las comunicaciones de tu equipo y usar funciones como los ítems pendientes, las publicaciones de logros, la pestaña "Aprendizaje" y más, a fin de desarrollar una cultura de equipo más sólida y productiva. En esta guía, encontrarás los consejos y las prácticas recomendadas de Workplace que deben conocer quienes tengan personal a cargo para administrar su equipo mejor que nunca.
Tu grupo de equipo

Tu grupo de equipo

Crea un lugar centralizado para que tú y tu equipo puedan comunicarse y mantenerse al día sobre el trabajo que están realizando. En Workplace, este lugar se llama grupo de equipo, y crearlo es muy sencillo. Para crear tu grupo de equipo:
  1. En el panel del lado izquierdo de la sección de noticias, haz clic en Crear grupo. Es posible que primero tengas que hacer clic en Ver más.
  2. Escribe el nombre del grupo y selecciona Configuración de la privacidad. Para los grupos de equipo, recomendamos usar un grupo secreto o cerrado.
  3. Escribe los nombres de los miembros de tu equipo uno por uno para agregarlos al grupo.
  4. Asegúrate de que el chat está activado.
  5. Haz clic en Crear grupo.
Tu grupo de equipo incluye una pestaña llamada "Archivos", donde encontrarás cualquier archivo que se haya compartido en el grupo. Los grupos con 250 miembros o menos también pueden tener chat, que puedes utilizar para enviar mensajes instantáneos o realizar llamadas de audio y video.
Para obtener más información sobre los grupos, mira el siguiente video.
Publicaciones
Las publicaciones son la forma principal de compartir información y novedades importantes con tu equipo. Esto se debe a que las publicaciones mantienen las conversaciones organizadas mediante los comentarios y son fáciles de encontrar incluso días, semanas y meses después. Todo esto hace que las publicaciones de Workplace sean ideales para compartir información que tu equipo necesitará volver a consultar o responder en el futuro.
Utiliza las publicaciones para compartir novedades a menudo con tu equipo y anima a los demás miembros a hacer lo mismo. Por ejemplo, al comienzo de cada semana, pide que todos los miembros del equipo compartan una publicación en la que describan sus logros de la semana anterior, sus prioridades para la semana en curso y cualquier problema que puedan estar encontrando. Esto te ayudará a mantenerte al tanto de lo que está haciendo cada miembro del personal y de cualquier problema o impedimento con los que puedas ayudar a las personas que a tu cargo. Asegúrate de dar el ejemplo con tus propias publicaciones.
Estos son algunos consejos útiles que debes tener en cuenta a la hora de comunicarte mediante las publicaciones de Workplace:
  • Fija las publicaciones con recursos importantes del equipo en la parte superior del grupo para que siempre sean fáciles de encontrar.
  • Crea una publicación con ítems pendientes para hacer un seguimiento de las tareas por realizarse. Puedes etiquetar a tus colegas para asignarles tareas. Los miembros podrán marcar los ítems pendientes como terminados para que todo el equipo esté al tanto.
  • Si agregas un PDF a tu publicación, los miembros del grupo podrán agregar comentarios y opiniones como anotaciones.
  • Etiqueta a las personas para que reciban notificaciones. De esa forma te aseguras de que vean tu publicación.
  • Intenta no publicar contenido fuera del horario laboral. Es mejor que programes una publicación para el día siguiente.
  • Cuando compartas o documentes mucha información, prueba crear una nota. Con las notas, puedes insertar fotos y videos, permitir que el grupo edite el contenido y agregar una foto de portada para captar la atención de las personas.
  • Si las personas a tu cargo trabajan por turnos, pueden utilizar las publicaciones de Workplace para cubrir sus turnos. Ten en cuenta que, antes, un administrador del sistema de Workplace deberá activar la función de cambios de turnos. Obtén más información sobre los cambios de turnos en el servicio de ayuda.
Consulta el curso Fundamentos teóricos de la publicología para obtener más consejos y prácticas recomendadas que te ayudarán a perfeccionar tus publicaciones de Workplace.
Chat
El chat es la mejor opción si necesitas obtener una respuesta rápida o simplemente quieres entablar una conversación informal con tu equipo. Puedes iniciar un chat con cualquier persona o grupo de personas y compartir archivos, fotos, videos, GIF y más. También puedes hacer una breve llamada de audio o de video para agilizar la toma de decisiones. Mira el siguiente video para ver un resumen rápido de lo que se puede hacer con el chat.
Asegúrate de que las personas a tu cargo sepan cuándo usar el chat y cuándo usar las publicaciones. Si observas que las personas utilizan el chat para compartir recursos importantes, anímalas a hacerlo a través de una publicación.
Estos son algunos consejos y trucos para el chat de Workplace:
Planifica, organiza y documenta las reuniones

Planifica, organiza y documenta las reuniones de equipo

Las reuniones son un elemento importante de la colaboración de tu equipo. Para administrarlas en Workplace, sigue estos sencillos pasos:
1. Crea un evento para tu próxima reunión
Crea un evento desde tu grupo de equipo e invita a los miembros de tu equipo. Asegúrate de activar las invitaciones de calendario para que los invitados puedan reservar ese momento en su calendario. Podrás hacer un seguimiento de las respuestas a las invitaciones desde Workplace.
2. Define un programa
Utiliza encuestas a fin de determinar los temas de conversación para la reunión. Los miembros del equipo podrán votar y agregar a la encuesta los temas que consideren oportunos.
3. Utiliza las videollamadas o los videos en vivo para tu reunión
Puedes iniciar una videollamada o una llamada de audio desde cualquier grupo o chat individual haciendo clic en los iconos de la esquina superior derecha de la pantalla.
Para grabar tu reunión, prueba transmitir en vivo con otros organizadores. Los videos en vivo transmitirán la reunión a tu grupo de equipo en tiempo real. Una vez que termine la transmisión, se publicará automáticamente una grabación en el grupo para que quienes se encuentren en otras zonas horarias o por cualquier otro motivo no hayan podido asistir a la reunión puedan ponerse al día más tarde.
4. Comparte notas e ítems pendientes
Después de la reunión de equipo, asegúrate de publicar las notas de la reunión y los próximos pasos en tu grupo de equipo. Puedes agregar notas en forma de texto a tu publicación y utilizar los ítems pendientes para documentar las tareas por realizarse. Puedes @mencionar a las personas en los ítems pendientes para que reciban una notificación y puedan marcar los ítems a medida que se vayan completando.
Administra las relaciones personales

Administra las relaciones personales

Crea un grupo secreto con cada una de las personas a tu cargo y úsalo para compartir actualizaciones con esa persona, ofrecer y pedir comentarios, administrar el desempeño, asignar tareas, hacer preguntas y más.
Los grupos secretos de a dos te permiten interactuar en privado con cada una de las personas a tu cargo, y proporcionar individualmente comentarios e indicaciones que podrían no ser relevantes o apropiadas para compartir el resto del equipo.
Comparte el trabajo de tu equipo

Comparte el trabajo de tu equipo

Comparte el trabajo de tu equipo en toda la organización con grupos interfuncionales. Los grupos como "Ventas exitosas", "Novedades de marketing" e "Información de asistencia" son excelentes para mantener a todas las personas informadas sobre los logros del equipo y recopilar comentarios valiosos. A continuación, te explicamos cómo crear uno:
  1. En el panel del lado izquierdo de la sección de noticias, haz clic en Crear grupo. Es posible que primero tengas que hacer clic en Ver más.
  2. Asigna a tu grupo un nombre claro y breve que indique para qué se utilizará.
  3. Asegúrate de que el grupo sea abierto para que todas las personas puedan unirse y ver las publicaciones.
  4. Desactiva el chat. Los grupos interfuncionales suelen tener muchos miembros, por lo que el chat puede resultar molesto.
  5. Invita a los miembros uno por uno o estableciendo reglas de inclusión automática.
  6. Describe el grupo, explica cómo lo utilizarás, y si quieres que las personas compartan sus comentarios y hagan preguntas mediante publicaciones.
Anima a las personas a tu cargo a publicar en el grupo cuando tengan trabajo para compartir. Puedes @mencionar a las personas en los comentarios si quieres asegurarte de que reciban una notificación.
Organiza los recursos clave y las prácticas recomendadas

Organiza los recursos clave y las prácticas recomendadas

Tu grupo de equipo también cuenta con una pestaña "Aprendizaje", que puedes utilizar para organizar las publicaciones importantes en guías de aprendizaje. Las guías de aprendizaje son ideales a la hora de incorporar nuevos miembros al equipo o de ofrecer capacitación y formación para los miembros. Incluso puedes crear cuestionarios breves para comprobar lo que entendieron las personas y hacer un seguimiento de las guías completadas. Para obtener más información, mira el siguiente video.
Reconoce el buen trabajo de tu equipo

Reconoce el buen trabajo de tu equipo

Es importante demostrarles a las personas a tu cargo que valoras su trabajo y dedicación. Hacerlo puede ayudarte a dar forma a la cultura de tu equipo, incentivar la productividad y levantar la moral. Además, cuando se comparte con toda la organización, puede ayudarte a mostrar los logros del equipo y aumentar la visibilidad de sus miembros.
Siempre que alcances un hito importante, prueba crear una publicación de logro tanto en el grupo de equipo como en el grupo interfuncional. Podrás elegir entre varios GIF e imágenes, o subir los tuyos propios. También podrás etiquetar a los miembros del equipo para que ellos reciban una notificación y el resto pueda ver quién participó en la tarea.
También puedes reconocer a los miembros del equipo de manera individual. Para eso, utiliza el botón Agradecer en su perfil. Es una buena manera de enviar un mensaje rápido pero significativo. Si quieres dar las gracias a alguien de otro equipo, también puedes activar la opción de enviar una notificación a su superior.
Prioriza el equilibrio y el bienestar

Prioriza el equilibrio y el bienestar

Ayuda a tu equipo a establecer límites saludables en torno a sus horas de trabajo con herramientas como el modo "No molestar" y el estado.
La función No molestar permite silenciar las notificaciones cuando necesitas concentrarte o después del horario laboral. Puedes activar esta función cuando la necesites o establecer un horario para que se active automáticamente. Cuando la función esté activada, se mostrará un icono de luna creciente junto a tu foto del perfil. Si alguien te escribe a través de Workplace Chat, recibirá un mensaje automático que dirá que estás en modo "No molestar" y que no recibiste una notificación de su mensaje.
Puedes establecer un estado en Workplace para informar a tus colegas cuando estés ausente por enfermedad, de viaje o trabajando desde casa, por ejemplo. El estado se mostrará en tu perfil de Workplace y en Workplace Chat.
Otros recursos útiles

Otros recursos útiles