Seguridad de los empleados en Workplace

Un enfoque eficaz de seguridad de los empleados no empieza y termina durante una crisis. Debe ser un enfoque bien pensado para que los empleados sepan que hay una estrategia de seguridad y tengan claro lo que deben hacer en caso de emergencia. Integrar Workplace a la estrategia de seguridad de los empleados garantiza que puedan usar una herramienta con la que ya están familiarizados, para recibir ayuda en caso de necesitarla.

Conciencia sobre la seguridad

Crea un lugar seguro donde los empleados puedan hacer preguntas sobre seguridad y exista una clara línea de comunicación establecida para informar a los empleados acerca del plan de emergencia de la organización.

Crea un grupo general de preguntas y respuestas sobre seguridad

• Usa este grupo abierto como un lugar para mantener a los empleados informados durante una emergencia y recibir sus comentarios sobre preocupaciones relacionadas con la seguridad física y tecnológica. Invita a las personas a publicar en este grupo si tienen cualquier pregunta o preocupación sobre algo que esté sucediendo en un lugar de trabajo, desde una actividad sospechosa hasta un desastre natural.
• Usa un formato coherente para diferenciar las publicaciones de emergencia de las publicaciones informativas. Las publicaciones de emergencia se pueden marcar como importantes para incrementar la visibilidad en toda la organización.
• Asegúrate de tener un equipo de administradores de grupo para responder las preguntas de los empleados. Si tienes personal que opera en todo el mundo o 24 horas al día, es especialmente importante establecer estimaciones sobre el tiempo de respuesta.
• En caso de cualquier emergencia, crea una publicación en este grupo y márcala como importante para incrementar la visibilidad. Si usas la comprobación del estado de seguridad (encontrarás más información sobre esta función a continuación), asegúrate de incluir un enlace a este grupo para que los empleados reciban actualizaciones sobre la emergencia.
• Además, asegúrate de ofrecer una manera confidencial de plantear inquietudes (este grupo debe usarse para información pública).
• Consejo profesional: agrega una publicación fijada con información importante sobre la seguridad de los empleados a la que se pueda acceder de forma sencilla. Incluye enlaces a documentos y sitios importantes fuera de Workplace.

Pasa a la acción con la comprobación del estado de seguridad

La comprobación del estado de seguridad para Workplace permite contactar de manera rápida a los empleados para confirmar quiénes están a salvo y quiénes necesitan ayuda durante una emergencia, sin importar quiénes son ni dónde se encuentran. Si bien esperamos que nunca tengas que usar la comprobación del estado de seguridad, es crucial poder actuar de forma inmediata y cuidadosa durante una crisis. A continuación, encontrarás las prácticas recomendadas para el uso de la comprobación del estado de seguridad.

Estrategia de comunicación con los empleados

• El director ejecutivo debe anunciar la comprobación del estado de seguridad a la totalidad de los empleados a través de todos los canales de comunicación, entre ellos, Workplace, correo electrónico y próximas reuniones con todo el personal. Comunícales a los empleados que su seguridad es la principal preocupación de la organización.
• Consejo profesional: deja en claro que la comprobación del estado de seguridad solo se usará en emergencias reales o simulacros programados; de esta manera, los empleados siempre la tomarán en serio. No le restes importancia a la comprobación del estado de seguridad usándola para otros fines.
• Crea una combinación de correspondencia para enviar un correo electrónico con el mensaje de comprobación del estado de seguridad a los usuarios que no reclamaron su cuenta de Workplace. Para poder proteger a todos los miembros de la comunidad de trabajo que usan la comprobación del estado de seguridad, los empleados deben reclamar su cuenta de Workplace si aún no lo hicieron. Puedes encontrar una plantilla de correo electrónico de comprobación del estado de seguridad y las instrucciones para crear una combinación de correspondencia aquí.
• Informa a todos los empleados que el <DATE> se realizará un simulacro de preparación para emergencias con el fin de motivar la participación de todos.
• En el comunicado, incluye las instrucciones para descargar Workplace y Workplace Chat en dispositivos móviles (iOS o Android). Es fundamental poder conectarse con los empleados, en especial durante una emergencia. Si las personas no están en Workplace, no puedes supervisar su seguridad por medio de la comprobación del estado de seguridad.

Preparación ante emergencias

• Usa un grupo para que los responsables de la seguridad de los empleados durante una crisis puedan organizarse. Por lo general, se trata de un grupo de personas que trabajan en seguridad y RR. HH. Debes agregar a cada miembro como operador de seguridad que puede usar la comprobación del estado de seguridad.
• Designa con claridad quién es responsable de enviar los mensajes e implementar las comprobaciones del estado de seguridad en todo momento. Para ello, ten en cuenta lo siguiente:
  • Los equipos involucrados
  • La cobertura por región
  • La cobertura por horario
  • La cobertura en días festivos
• Establece parámetros sobre cómo reaccionar ante una crisis determinada. Según el tipo de crisis, determina lo siguiente:
  • ¿Planeamos cerrar nuestras instalaciones?
  • ¿Qué nivel de personal mantendremos en lugares en peligro?
  • ¿Qué servicios podemos ofrecer a los empleados?
  • ¿Qué mensajes es necesario enviar a los empleados afectados en cada etapa de la emergencia?
• Simulacros.

• La comprobación del estado de seguridad incluye una función de simulacro que puede enviarse para que los empleados se familiaricen con la comprobación y puede ser parte del proceso de simulacro de emergencia de la organización.
• Es importante realizar simulacros periódicos usando la comprobación del estado de seguridad para que los empleados se familiaricen con esta función. No uses la comprobación del estado de seguridad por razones que no estén relacionadas con la seguridad de los empleados. Esto restará eficacia a la herramienta en caso de una crisis real.

Revisión periódica del enfoque de seguridad de los empleados

Para mejorar las respuestas ante futuras situaciones de emergencia, es importante realizar un análisis y una revisión exhaustivos después de una emergencia. Puedes consultar el evento de emergencia de comprobación del estado de seguridad en cualquier momento en el panel correspondiente. También puedes exportar los resultados para analizar con mayor facilidad los datos de respuesta por usuario.

Aspectos que se deben revisar:

• ¿Cuán eficaz fue la coordinación del equipo de seguridad para enviar la comprobación del estado de seguridad y supervisar las respuestas?
• ¿Cuántos empleados usaron la comprobación del estado de seguridad enviada en el mensaje? ¿Cuántos no lo hicieron?
  • Haz un seguimiento de los empleados que no respondieron la comprobación del estado de seguridad para saber por qué no lo hicieron. Integra sus respuestas al enfoque de seguridad de los empleados para cualquier comprobación del estado de seguridad que debas enviar en el futuro.
• Capacita a todos los nuevos empleados acerca de qué es la comprobación del estado de seguridad y cómo se debe usar.
  • Incluye esta información en la capacitación anual de empleados.
• Un aspecto muy importante de la comprobación del estado de seguridad es lograr que todos los empleados usen Workplace. Hacer que el uso de Workplace sea obligatorio durante la contratación de empleados permitirá mejorar la capacidad de controlar su seguridad en una crisis.

Referencias:

Artículo del servicio de ayuda dirigido a administradores del sistema que activan la comprobación del estado de seguridad