Cuentas de invitado: una nueva forma de trabajar con colaboradores externos
Lanzamos las cuentas de invitado como otra forma para que los clientes colaboren con socios externos en Workplace.
Las cuentas de invitado facilitan la colaboración con aquellas personas externas a tu organización que quizás no tengan acceso a Workplace. Puedes convocar a invitados a un grupo nuevo o que ya tengas, y administrar su contenido y sus datos dentro de tu comunidad de Workplace.
En esta guía, te explicaremos los pasos necesarios para activar el acceso de invitado en tus grupos de Workplace, mencionaremos los beneficios de utilizar cuentas de invitado y responderemos preguntas frecuentes.
Los beneficios de las cuentas de invitadoLos beneficios de las cuentas de invitado
Las cuentas de invitado te permiten invitar a personas que no pertenecen a tu comunidad de Workplace a uno o más grupos, sin importar si tienen una cuenta de Workplace propia. Una vez que las personas hayan sido agregadas al grupo, podrán realizar comentarios y publicaciones, e interactuar con cualquier persona del grupo, tal como los demás miembros. Las cuentas de invitado pueden utilizarse para trabajar con proveedores y clientes, o incluso desarrollar comunidades de Workplace.
Activar las cuentas de invitado ofrece tres beneficios principales para tu organización:
- No se necesita una cuenta de Workplace: los invitados no requieren tener cuenta de Workplace. Para unirse a un grupo, podrán utilizar su correo electrónico personal o laboral y elegir una contraseña.
- Puedes invitar a personas a un grupo: puedes invitar a personas a un grupo (salvo en los grupos entre empresas) en tanto la configuración de acceso de invitado esté activada.
- Puedes administrar el contenido de forma clara: la empresa que invita a las personas es propietaria del contenido del grupo y lo administra.
El panel para administradores
Las cuentas de invitado están desactivadas de forma predeterminada; solo un administrador del sistema puede activarlas.
Para activar las cuentas de invitado, sigue estos pasos:
- Ve a la sección Configuración en el panel para administradores y desplázate hacia abajo hasta la sección de cuentas externas.
- En las preferencias de colaboración externa, puedes elegir entre activar las cuentas de invitado o permitir que se creen nuevos grupos entre empresas (no se pueden activar ambas opciones).
Cuando las cuentas de invitado están activadas, no pueden crearse nuevos grupos entre empresas, pero los que ya están creados no se ven afectados. Si las cuentas de invitado están desactivadas mientras hay invitados activos en los grupos, no pueden agregarse nuevos invitados, pero los actuales no se ven afectados. Puedes cambiar esa configuración en cualquier momento.
Una vez que hayas activado las cuentas de invitado en Workplace, deberás decidir quién puede activar el acceso de invitado en los grupos individuales. Hay dos opciones:
- Solo los moderadores de contenido o los administradores del sistema de Workplace pueden crear grupos con invitados, y cualquier persona puede invitar a participantes.Esta opción ofrece a la organización más capacidad de supervisión sobre los grupos que permiten el acceso de invitado. Si esperas recibir una gran cantidad de solicitudes para crear grupos con acceso de invitado, esta opción puede resultar demandante para los administradores del sistema y los moderadores de contenido.
- Todos los miembros del Workplace de la organización pueden crear grupos con invitados, y cualquier persona puede invitar a nuevos participantes.Esta opción puede simplificar la creación de grupos por parte de los usuarios cuando resulte necesario, pero puede ofrecer menos control a los administradores del sistema sobre el proceso.
Los miembros de Workplace pueden invitar a personas a un grupo donde el acceso de invitado esté activado, o bien crear tales grupos por su cuenta si la configuración de Workplace lo permite.
Grupos con acceso de invitado activadoGrupos con acceso de invitado activado
Una vez que un grupo tenga el acceso de invitado activado, se podrá invitar a personas externas de la misma manera que a los demás miembros. Puedes utilizar el mismo botón de Agregar personas en la esquina superior derecha del grupo, pero, en lugar de agregarlas por su nombre, deberás hacerlo mediante su dirección de correo electrónico personal o laboral. Tus invitados recibirán una invitación por correo electrónico para unirse a tu grupo y tendrán 30 días para aceptar la invitación y crear una cuenta de invitado.
Los invitados pueden ver contenido y colaborar únicamente en los grupos donde fueron agregados. No podrán comunicarse con ninguna persona que no sea miembro de sus grupos. Los invitados podrán participar en el chat de grupo y enviar mensajes a usuarios individuales en su grupo, pero no iniciar nuevos chats de grupo.
Workplace utiliza una marca para indicar que los miembros invitados están presentes en un grupo. Se mostrará una marca pequeña con la cantidad de miembros invitados junto al nombre del grupo. La foto de portada mostrará un breve mensaje que indicará que hay invitados presentes. Además, aparecerá una marca pequeña de invitado junto al nombre de cada invitado.
Eliminar acceso de invitadoEliminar acceso de invitado
Eliminar el acceso de invitado de un grupo específico o tu comunidad de Workplace es sencillo.
Para agregar o eliminar cuentas de invitado en un grupo, un administrador de dicho grupo puede seguir estos pasos:
- Haz clic en Más (debajo del nombre del grupo).
- Selecciona Miembros en el menú desplegable.
- Haz clic en
- Selecciona Eliminar.
Los administradores con permiso para agregar y eliminar perfiles (administradores del sistema, moderadores de contenido y administradores de cuenta) pueden desactivar cuentas de invitado de su comunidad de Workplace.
Para desactivar las cuentas de invitado, sigue estos pasos:
- Visita el panel para administradores.
- Selecciona Personas.
- Selecciona la pestaña Invitados.
- Haz clic en
- Selecciona Desactivar cuenta.
Una vez desactivada la cuenta, se retendrá el contenido creado por el invitado, pero la persona no podrá acceder más a tus grupos de Workplace. A su vez, se cancelarán las nuevas invitaciones a los usuarios desactivados.
La experiencia del usuarioLa experiencia del usuario
Una vez que la persona reciba una invitación por correo electrónico, deberá reclamar su cuenta y seguir las instrucciones de configuración. Si ya utiliza Workplace, tendrá la opción de utilizar la misma información de inicio de sesión para acceder a su cuenta de invitado.
Si el usuario es un invitado en varias comunidades de Workplace, puede utilizar la función de cambio de cuenta. La función de cambio de cuenta permite a los usuarios invitados acceder a distintas cuentas de Workplace, así como también los grupos a los que se hayan unido como invitados en cada organización. La función de cambio de cuenta se encuentra arriba de la insignia de perfil en la esquina inferior izquierda de Workplace y sirve para avisar a los invitados que tienen notificaciones sin leer. Para ver las notificaciones, los mensajes y las publicaciones del grupo, los invitados deberán cambiar a la cuenta de Workplace de dicho grupo.
Para cambiar de cuenta, sigue estos pasos:
- Selecciona la insignia de la opción para cambiar de cuenta.
- Selecciona "Cambiar cuenta de Workplace".
- Selecciona la cuenta de Workplace a la que quieras acceder.
- Selecciona el grupo al que quieras acceder.
Recursos útiles
Consulta estos materiales educativos para obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo los grupos y las cuentas de invitado:
- Activar cuentas de invitado en Workplace: instrucciones paso a paso sobre cómo activar el acceso de invitado y colaborar con invitados en Workplace.
- Domina tus grupos (introductorio): una introducción general interactiva que puedes realizar a tu ritmo sobre cómo crear y configurar grupos en Workplace.
Preguntas frecuentes
- Gracias a este tipo de grupos, puedes colaborar de forma sencilla con las personas externas a tu organización que ya tienen acceso a Workplace. De esta manera, tus notificaciones, grupos y chats se encontrarán en un solo lugar. Para obtener más información sobre los grupos entre empresas, ingresa aquí.
- Solo puedes elegir la opción para crear un grupo entre empresas durante la creación inicial. No puedes modificar los grupos ya creados para convertirlos en grupos entre empresas.
- Las cuentas de invitado no pueden agregarse a los grupos entre empresas.
- Las organizaciones que utilizan grupos entre empresas pueden acordar la titularidad de los datos de estos grupos.
- Puedes seleccionar cuentas de invitado o grupos entre empresas para la colaboración externa de tu organización, y cambiar esta configuración en cualquier momento.
- Los grupos entre empresas que ya tengas seguirán funcionando con normalidad, incluida la opción de agregar nuevos miembros.
- Si activas las cuentas de invitado en el panel para administradores, no podrás crear nuevos grupos entre empresas. Puedes cambiar esa configuración en cualquier momento.
- No. Si desactivas las cuentas de invitado en un grupo específico, los invitados que ya se encuentren allí podrán seguir colaborando con los miembros de dicho grupo, así como también ver el contenido del grupo. Sin embargo, no podrán agregarse nuevos invitados a dicho grupo.
- Si quieres eliminar invitados de tu grupo, haz clic en Más (debajo del nombre del grupo) y selecciona Miembros en el menú desplegable. Haz clic en los tres puntos (...) junto al nombre del miembro del grupo para eliminarlo.
- Ya no podrás crear nuevos grupos con cuentas de invitado ni agregar invitados adicionales a los grupos que ya tienes, pero los invitados actuales no se verán afectados.
- Eliminar a un invitado: los administradores de un grupo pueden agregar o eliminar las cuentas de invitado de dicho grupo. Haz clic en Más (debajo del nombre del grupo) y selecciona Miembros en el menú desplegable. Al hacer clic en los tres puntos (...) junto al nombre del miembro del grupo, podrás eliminar a esa persona. Eliminar al invitado no eliminará el contenido que haya creado mientras se encontraba en el grupo.
- Desactivar a un invitado: los administradores del sistema, moderadores de contenido y administradores de cuenta pueden desactivar a un invitado mediante el panel para administradores. Haz clic en la configuración de Personas y selecciona la pestaña Invitados. Haz clic en los tres puntos (...) en el extremo derecho para desactivar dicha cuenta de invitado. Una vez desactivada la cuenta, se retendrá el contenido creado por el invitado, pero la persona no podrá acceder más a tus grupos de Workplace. A su vez, se cancelarán las nuevas invitaciones a los usuarios desactivados.
