Ciclo de vida de la cuenta

Descubre cómo invitar a los miembros de tu organización para que reclamen sus cuentas.

Índice

Información general

Información general

La reclamación es el proceso mediante el cual un usuario invitado activa su cuenta de Workplace. Hasta que los miembros reciban una invitación para usar Workplace, no saben que tienen una cuenta de Workplace. Una vez que se invita a los usuarios, ellos podrán reclamar las cuentas de tres maneras diferentes:

  • Enlace de reclamación: enlace exclusivo de activación que permite a un usuario activar la cuenta y establecer una contraseña (por lo general, se usa cuando una organización no tiene el inicio de sesión único activado, pero los usuarios tienen una dirección de correo electrónico corporativa).
  • Inicio de sesión único: podrás activar la cuenta con tus credenciales corporativas. Obtén más información en Configurar el inicio de sesión único (SSO) para Workplace.
  • Código de acceso: código de acceso exclusivo que permite a un usuario activar la cuenta directamente en la app para celulares y establecer un nombre de usuario y una contraseña (por lo general, se usa cuando una organización no tiene direcciones de correo electrónico corporativas para sus usuarios). Obtén más información en la sección Administrar cuentas sin una dirección de correo electrónico asignada.
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Si la empresa activó el SSO en su instancia de Workplace, los miembros deberán iniciar sesión en el sistema de SSO para poder empezar el proceso de reclamación.
Primer acceso a Workplace

Primer acceso a Workplace

Según las opciones de configuración del panel para administradores, es posible que se solicite a los usuarios que reclamaron las cuentas que completen una secuencia de pasos antes de empezar a usar Workplace.

Aceptar las condiciones y confirmar los detalles del perfil

Es posible que se solicite a los miembros que acepten las condiciones de uso de la empresa, que comprueben, completen o corrijan los detalles del perfil, y que establezcan una foto del perfil.

Establecer una contraseña

Se solicitará a los miembros que establezcan una contraseña.

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Esta fase se omite en el caso de los usuarios con el SSO activado. Los usuarios con este tipo de inicio de sesión se redirigirán a la página de inicio de sesión de su proveedor de identidad durante el proceso de reclamación.

Seleccionar los grupos predeterminados

Los miembros podrán seleccionar los grupos a los que quieran unirse de entre una pequeña selección. También tendrán la opción de buscar un nombre específico. Verán la sección de noticias y podrán empezar a usar Workplace de inmediato.

Obtener los enlaces de reclamación de los usuarios

Obtener los enlaces de reclamación de los usuarios

Es posible que quieras obtener un enlace de reclamación para ofrecer un método de invitación secundario a los miembros. Por ejemplo, tal vez quieras enviar invitaciones en formato impreso, a través de un gateway de SMS para toda la empresa o a través de un correo electrónico personalizado de un superior a los empleados a modo de seguimiento del correo electrónico de Workplace que genera el sistema.

Al exportar enlaces de reclamación, puedes distribuirlos individualmente o de forma masiva, junto con otra información de los miembros. Puedes obtener los enlaces de reclamación si descargas un archivo CSV que contenga una exportación de la información de los empleados:

1
Inicia sesión como administrador con el permiso para agregar y eliminar cuentas asignado.

2
Ve al panel para administradores y accede a la sección Personas.

3
Filtra a los usuarios para los que quieres obtener un enlace de reclamación en la barra de búsqueda (p. ej., solo los usuarios que recibieron la invitación, pero que no reclamaron las cuentas).

4
En la barra superior, haz clic en el botón ... y selecciona Exportar información de empleados.

5
En breve, recibirás un correo electrónico con un enlace a un archivo CSV que contiene los datos de todos los miembros, incluidos los enlaces de reclamación de cada cuenta que aún no se reclamó aunque ya se envió la invitación.