Administrar proyectos en Workplace

Crea un espacio centralizado que satisfaga todos los requisitos de tu proyecto.

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El uso del correo electrónico en las comunicaciones de los proyectos puede tornarse confuso. La información se pierde entre las conversaciones y, en ocasiones, es difícil lograr que todos estén informados.

Eso es lo que facilitan los grupos de Workplace. Tu grupo de proyecto te permite centralizar todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto en un solo lugar. Hace que sea fácil acceder a los objetivos y los recursos clave del proyecto, a fin de que tú y tu equipo siempre los tengan presentes. Además, con las funciones de compartir archivos, chat e ítems pendientes, entre otras, te aseguras de que todos estén al tanto del avance y de las cosas por hacer.

Cómo hacerlo en Workplace

Crea un grupo de proyecto1. Crea un grupo de proyecto

Crea un grupo de proyecto secreto y agrega a los miembros de tu equipo. Normalmente, los grupos de proyecto son secretos para que solo los miembros del equipo puedan contribuir y ver las publicaciones. Si trabajas con personas externas a tu organización, crea un grupo entre empresas.

Visita el servicio de ayuda para obtener más información sobre la privacidad de los grupos.

Fija una publicación2. Fija una publicación

Escribe una publicación que describa los objetivos del proyecto, los recursos disponibles, las fechas límite y cualquier otra información importante. Fija la publicación en la parte superior de la página del grupo para que las personas puedan consultarla fácilmente.


Publicación del proyecto fijada

Comparte archivos y colabora en ellos3. Comparte archivos y colabora en ellos

Usa Workplace para compartir archivos y recibir comentarios de tu equipo. Ve al editor de publicaciones para agregar archivos desde tu computadora o desde la integración de intercambio de archivos que activó el administrador del sistema de tu empresa.

Publicación con varios tipos de archivo en un teléfono

Si no ves las herramientas de intercambio de archivos que necesitas, consulta la pestaña "Integraciones". Si tú creaste el grupo de proyecto, eres el administrador. Ser administrador del grupo significa que puedes agregar integraciones aprobadas para que las usen los miembros de tu grupo.


Cómo agregar integraciones

Tu equipo puede agregar anotaciones a los distintos tipos de archivos que se comparten en tu grupo para que sea más fácil llevar un registro de los comentarios. Obtén más información sobre las anotaciones en el servicio de ayuda de Workplace.


Anotaciones en archivos

No pierdas tiempo desplazándote por el feed de tu grupo para buscar el archivo que compartió un compañero de trabajo. Todos los grupos tienen una pestaña "Archivos" en la que encontrarás todos los archivos que se hayan compartido en el grupo. De ese modo, nada se pierde.


Imagen de la pestaña "Archivos" en un grupo del equipo de marketing. Hay carpetas con enlaces y una lista de todos los archivos que se hayan compartido.

Para recibir comentarios de otros equipos, crea un grupo de comentarios abierto sobre tu proyecto y agrega a las personas cuya opinión te interese. Usa el grupo para compartir actualizaciones, como la documentación general sobre el proyecto, opciones de diseño, estadísticas del público y mucho más. Eso aumenta la visibilidad del trabajo de tu equipo y te permite acceder a más comentarios y a una perspectiva distinta.

Mantén a todos informados4. Mantén a todos informados

Pide a tu equipo que publique actualizaciones semanales en el grupo. Las actualizaciones semanales ayudan a mantener a todos al tanto del avance, las prioridades y los problemas pendientes que deben resolverse.

Si tienes que compartir una actualización extensa, como un informe sobre los resultados de un proyecto o las conclusiones de una investigación, prueba creando una nota directamente en Workplace. Agrega una foto de portada para que se destaque en el feed del grupo y haz que sea un documento dinámico seleccionando "Permitir a los miembros del grupo editar este documento".

Cómo agregar integraciones

Comparte publicaciones con ítems pendientes en tu grupo para hacer un seguimiento de las tareas inconclusas. Para asignar esos ítems, @menciona a los colegas correspondientes. Además, podrán marcar como terminados los ítems pendientes para que todos los miembros del equipo estén al tanto.


Ítems pendientes
Usa Workplace Chat para comunicarte5. Usa Workplace Chat para comunicarte

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Como todos los grupos de proyecto con 250 miembros o menos pueden tener su propio chat, es fácil seguir en contacto con tu equipo, incluso si estás viajando o trabajando de forma remota.

Descarga las apps de Workplace y Workplace Chat si no lo hiciste aún y asegúrate de que tu equipo las haya descargado también.

Los chats tienen un ritmo bastante rápido, por lo que son la mejor opción si necesitas una respuesta con urgencia o si estás comunicándote socialmente con el equipo. Para compartir archivos, recursos del proyecto o cualquier información que tu equipo deba consultar más adelante, usa una publicación.


Conversación de chat en un grupo del equipo de marketing

Usa las llamadas de voz y las videollamadas para conectarte6. Usa las llamadas de voz y las videollamadas para conectarte

Workplace ofrece las funciones de llamadas de voz y videollamadas en los chats con 50 participantes o menos. Usa esas funciones para las reuniones regulares del equipo o haz una llamada breve con un colega para tomar decisiones más rápido.

Videollamada con cuatro participantes
Ventajas

Ventajas

  • Centraliza toda la comunicación en un solo lugar. Cualquier persona que sea nueva en el grupo puede leer las publicaciones anteriores para estar al tanto.
  • Organiza reuniones en cualquier momento y lugar.
  • Recopila fácilmente comentarios de tu equipo y de otros equipos con los grupos de comentarios abiertos.
  • Conserva en un sitio todos los archivos, los recursos y las comunicaciones del proyecto para que no se pierda nada.
  • Mantente conectado con tu equipo mediante el chat y las llamadas de voz y de video.
Más recursos útiles

Más recursos útiles