Comunicaciones sobre la seguridad de los empleados

Obtén información sobre cómo usar las funciones de Workplace, como los grupos, el centro de seguridad y la biblioteca de recursos, para elaborar tu plan de comunicación sobre la seguridad de los empleados.


Cuando se trata de la seguridad de los empleados, es importante disponer de las herramientas para comunicarse con todos y un plan de comunicación integral para que cada persona se mantenga segura e informada.
Así sea que compartas avisos sobre viaje, alertas meteorológicas o advertencias a los empleados sobre situaciones de emergencia, tus comunicaciones deben llegar a todos rápidamente, orientar de manera efectiva y captar la atención instantáneamente.
En esta guía, aprenderás a utilizar las funciones de Workplace, como el centro de seguridad, los grupos y la biblioteca de recursos para:
  • Conformar tu equipo
  • Configurar tus canales de comunicación
  • Realizar pruebas y simulacros periódicamente
  • Advertir a los empleados de situaciones que puedan comprometer su seguridad
  • Hacer un seguimiento de las comunicaciones
  • Compartir informes después de los incidentes
  • Mantener a toda la organización informada
  • Recopilar comentarios
  • Abordar los comentarios de manera abierta y transparente
Conforma un equipo multifuncional
1. Conforma un equipo multifuncional
Conforma un equipo que comprenda toda la organización, que incluya las áreas de comunicaciones, seguridad y recursos humanos, para asegurar una amplia cobertura de las comunicaciones de seguridad de los empleados. Si tu organización cuenta con varias oficinas, asigna miembros de cada una de ellas para cubrir los incidentes regionales a medida que se produzcan.
Después de configurar el centro de seguridad en el panel para administradores, un administrador del sistema debe asignarle a cada miembro de tu equipo el rol de operador de seguridad. Los operadores de seguridad te ayudarán a administrar las comunicaciones de seguridad de los empleados. Podrán utilizar el centro de seguridad para crear nuevos incidentes, como eventos de emergencia en vivo, pruebas del sistema y simulacros. También podrán enviar comunicaciones a los miembros de tu organización.
Configura tus canales de comunicación
2. Configura tus canales de comunicación
Crea la infraestructura de comunicación que necesitarás para planificar y compartir la información sobre seguridad de los empleados en toda tu organización. Esto es lo que recomendamos:
  • Un grupo secreto para los operadores de seguridad y las partes interesadas. Pueden utilizar este grupo para mantenerse informados, colaborar con los mensajes de seguridad para los empleados y reunir las comunicaciones y las decisiones en un solo lugar.
  • Un grupo abierto, oficial y predeterminado para los anuncios de seguridad. Si tu organización cuenta con varias oficinas, crea un grupo para cada una de ellas y asígnale miembros mediante los conjuntos de personas.
  • Un grupo abierto de preguntas y respuestas sobre seguridad general para recopilar comentarios acerca de las preocupaciones con respecto a este tema. Invita a los empleados a publicar en este grupo si tienen cualquier pregunta o preocupación sobre algo que esté sucediendo en un lugar de trabajo, desde una actividad sospechosa hasta un desastre natural. Asigna a varios de tus operadores de seguridad el rol de administradores del grupo y asegúrate de que supervisen las publicaciones para responder a las preguntas de manera oportuna.
  • Una sección sobre la seguridad de los empleados en la biblioteca de recursos de tu organización. Utiliza esta sección para almacenar en un solo lugar recursos estáticos importantes, como las normas y la estrategia de protección y seguridad de la empresa.
Consejo profesional: En tus anuncios de seguridad y en los grupos generales de preguntas y respuestas sobre seguridad, comparte una publicación con enlaces a materiales de seguridad relevantes, que incluya la sección de seguridad de los empleados de tu biblioteca de recursos. Luego, fija la publicación en la parte superior del grupo para que los empleados puedan encontrarla fácilmente en cualquier momento.
Realiza pruebas y simulacros
3. Realiza pruebas y simulacros
Realiza pruebas y simulacros regularmente con el centro de seguridad para asegurarte de tener todo preparado en caso de una situación de emergencia.
Las pruebas son una buena manera de familiarizarse con las prestaciones que ofrece el centro de seguridad. Anima a los operadores de seguridad recién asignados a realizar pruebas para revisar las funciones del centro de seguridad. También puedes aprovechar las pruebas para evaluar los mensajes de seguridad de tus empleados como equipo.
Puedes utilizar estos simulacros como simulaciones planificadas para asegurar que tanto tú como tus empleados estén preparados en caso de una emergencia. Las notificaciones enviadas para los simulacros incluirán la palabra "SIMULACRO" en el título.
En las comunicaciones sobre los simulacros y las pruebas, asegúrate de dar a los empleados instrucciones claras sobre lo que deben hacer. Por lo general, en las pruebas, no es necesario que realicen ninguna acción, mientras que, en los simulacros, deben seguir ciertos procedimientos de seguridad, como llevar a cabo una evacuación.
Mantén a los empleados informados acerca de los incidentes que surjan
4. Mantén a los empleados informados acerca de los incidentes que surjan
Cuando se presente un problema relacionado con la seguridad, crea un incidente en vivo en el centro de seguridad para poder administrar tu respuesta.
  1. Agrega un título y una descripción al incidente en vivo
  2. Asigna otros operadores de seguridad para colaborar con las comunicaciones
  3. Elige entre una variedad de estilos de mensajes que te ayudarán a comunicarte de forma clara y efectiva, según la situación. Dentro de los estilos de mensaje se incluyen:
  4. Elige quién recibirá tus mensajes seleccionando una opción del menú desplegable. Si seleccionas la ubicación del perfil, ten en cuenta que es necesario que hayas indicado dicha ubicación en el directorio de personas.
  5. Las personas pueden recibir los mensajes de seguridad por medio de una notificación de Workplace, un mensaje de Workplace Chat y un correo electrónico. Selecciona los canales que mejor se adapten a tu público y envía tu mensaje.
Puedes enviar distintos mensajes de seguridad por cada incidente en vivo para informar continuamente a los empleados sobre los acontecimientos que surjan. Considera la idea de enviar una alerta de seguridad a medida que te enteras de un incidente, con el fin de informar rápidamente a los empleados y ofrecerles ayuda. Si la situación se agrava, envía una comprobación del estado de seguridad para verificar que los empleados están a salvo y averiguar quién necesita ayuda.
Haz un seguimiento de las estadísticas de los incidentes
5. Haz un seguimiento de las estadísticas de los incidentes
Consulta nuevamente el incidente en vivo para hacer un seguimiento de las métricas, como los índices de respuesta de las comprobaciones del estado de seguridad y los índices de lectura de todos los demás estilos de mensajes.
Obtén más detalles haciendo clic en mensajes específicos para ver una lista de destinatarios y para saber quiénes leyeron tu mensaje.
Si enviaste una comprobación del estado de seguridad, haz un seguimiento de quiénes marcaron que están bien y quiénes necesitan tu ayuda. Ponte en contacto con los empleados por teléfono para hacer un seguimiento de todos los que necesiten ayuda o no hayan respondido a tu mensaje.
Ten en cuenta que es posible que no puedas comunicarte si las comunicaciones o la electricidad se ven afectadas. Además, debes informar a los empleados que su primera prioridad siempre es ponerse a salvo.
Comparte informes después de los incidentes
6. Comparte informes después de los incidentes
No olvides mantener informados a los empleados afectados, incluso después de que el incidente haya terminado. Haz un seguimiento con los empleados compartiendo un anuncio importante para informarles que se resolvió el incidente e indicarles las próximas medidas que tomarás para seguir garantizando su seguridad.
Comparte novedades con toda la organización
7. Comparte novedades con toda la organización
Asegúrate de ser transparente con respecto a los incidentes de seguridad y mantén a todos los empleados al tanto. Para ello, comparte novedades sobre los incidentes y las publicaciones con la respuesta en tu grupo de anuncios de seguridad.
Una vez que el incidente haya terminado, comparte una publicación con un resumen que incluya las conclusiones y las medidas que se tomarán a continuación.
Para informar sobre las novedades esenciales, utiliza la opción Marcar como importarte con el fin de asegurarte de que las publicaciones tengan un lugar central y que todos los empleados correspondientes las vean. Cuando marques una publicación de grupo como importante, aparecerá en la parte superior de la sección de noticias de todos los miembros del grupo.
¿Quieres compartir este video con tu comunidad de Workplace? Descárgalo aquí.
Recopila comentarios y mejora tus comunicaciones
8. Recopila comentarios y mejora tus comunicaciones
Los comentarios de los empleados pueden ayudarte a seguir mejorando tus comunicaciones, a fin de que puedas satisfacer mejor sus necesidades. Utiliza tu grupo de preguntas y respuestas sobre seguridad general para recopilar comentarios de forma periódica y para comprender qué aspectos relacionados con la seguridad no están claros para los empleados.
Para recopilar comentarios de toda la organización, utiliza la función Encuestas de Workplace. Con esta opción, envía encuestas trimestrales anónimas para obtener comentarios de los empleados sobre la estrategia de seguridad de tu organización y respecto al manejo de los últimos incidentes por parte de tu equipo.
¿Quieres compartir este video con tu comunidad de Workplace? Descárgalo aquí.
Aborda los comentarios de manera abierta y transparente
9. Aborda los comentarios de manera abierta y transparente
Demuestra que valoras y aprecias los comentarios de los empleados compartiendo una publicación que refleje claramente los resultados de la encuesta y que incluya las próximas medidas que piensas tomar para mejorar.
Para una mayor transparencia en el manejo de las emergencias, transmite en vivo a fin de discutir la estrategia de seguridad de tus empleados y responder preguntas.
Utiliza las encuestas para recopilar preguntas antes de la transmisión en vivo y usa la sesión de preguntas y respuestas en vivo para recopilar y responder preguntas en tiempo real.
La seguridad de los empleados no se trata únicamente de asegurar su bienestar físico. También consiste en generar confianza y una sensación de seguridad por medio de una comunicación abierta y transparente.
Con la estrategia adecuada, puedes mejorar el conocimiento que las personas tienen sobre las normas y precauciones de seguridad, prevenir incidentes, mantener a los empleados seguros y generar una cultura del cuidado.
Otros recursos útiles
Otros recursos útiles