Cómo crear tu biblioteca de recursos

Reúne la información más importante de la empresa en un solo lugar.


Seguro te pasó: tuviste que revisar correos electrónicos, archivos y antiguas conversaciones de chat para encontrar información, hasta que al fin te rendiste y pediste ayuda a un miembro del equipo. Tu caso no es el único. El empleado promedio pierde nueve horas a la semana buscando información. Y eso es mucho más que tiempo perdido. Cuando no se puede acceder a la información fácilmente, se propagan las ineficiencias, se socava la productividad y se pierden conocimientos fundamentales.
Si creas una biblioteca de recursos de Workplace, contarás con un espacio centralizado para tu organización. Es un lugar para los recursos fundamentales de la empresa (en la biblioteca de recursos) y para actualizaciones dinámicas (en los grupos de Workplace) que te ayudará en la alineación, la preservación de los conocimientos fundamentales y la interacción con tus empleados.
En esta guía, obtendrás información sobre los aspectos básicos de crear una biblioteca de recursos. Para obtener aún más material de aprendizaje e inspiración sobre la biblioteca de recursos, visita el centro de recursos de la biblioteca de recursos.

Cómo lograrlo en Workplace

Sin necesidad de programar, tu equipo y tú podrán poner la biblioteca de recursos en funcionamiento rápidamente. Aquí te mostramos cómo comenzar.
1. Crea un plan de contenido
1. Crea un plan de contenido
Crear una biblioteca de recursos puede parecer una tarea abrumadora, pero no es necesario hacerlo todo de una vez. Primero, identifica algunas categorías de contenido que sean esenciales para tus empleados y, luego, agrega más contenido a lo largo del tiempo. A continuación, te ofrecemos algunas ideas:
  • Beneficios, gastos, licencias, políticas de viajes
  • Manuales y material de incorporación para empleados
  • La misión y los valores de la empresa, normas de la marca, y objetivos anuales y trimestrales
  • Políticas y recursos sobre diversidad e inclusión, salud y bienestar
La biblioteca de recursos comprende categorías y subcategorías. Las categorías sirven para agrupar la información, y las subcategorías son los lugares donde puedes adentrarte en temas específicos. Usa este marco para diagramar tu plan de contenido. Por ejemplo:
Identifica a administradores y colaboradores
2. Identifica a administradores y colaboradores
En función de las categorías que identificaste en el plan de contenido, reúne a un equipo de personas de distintas partes de la organización para que, a partir de la experiencia en su materia, colaboren con la creación del contenido de tu biblioteca de recursos. Puedes elegir entre los roles de administradores y colaboradores que se detallan a continuación, de acuerdo con la participación que cada persona tenga en la creación y administración de contenido:
  • Administrador del sistema: los administradores del sistema pueden hacer casi todo en Workplace, lo que incluye crear un rol de administrador personalizado para administradores de la biblioteca de recursos.
  • Administrador de la biblioteca de recursos (rol de administrador personalizado): quienes tengan este rol personalizado pueden administrar todo lo relacionado con la biblioteca de recursos, incluido lo siguiente:
    • Personalizar la página de inicio de la biblioteca de recursos
    • Crear, registrar y priorizar las categorías de la biblioteca de recursos
    • Dar acceso a otros usuarios de Workplace para editar y publicar categorías específicas
  • Editor de categoría: este rol puede asignarse a cualquier persona que necesite crear y actualizar contenido dentro de una categoría. No podrá crear nuevas categorías distintas de la que le asignaron. Los editores de categoría pueden hacer lo siguiente:
    • Editar contenido de la categoría
    • Agregar, editar y reordenar subcategorías
    • Publicar contenido de la categoría y las subcategorías
3. Crea categorías
3. Crea categorías
Crea categorías para cada uno de los temas generales que identificaste en tu plan de contenido. Luego, puedes invitar a editores de contenido de distintos sectores de la organización. Ellos se encargarán de crear el contenido para esa categoría y para las subcategorías que contenga. Si quieres convertir a alguien en editor de categoría, haz clic en el botón "Invitar", ve a la pestaña "Pueden editar" y asigna a las personas por su nombre o por pertenencia a un grupo.
Cada categoría y subcategoría puede crearse a partir de una plantilla o personalizarse de cero con elementos como los siguientes:
  • Fotos de portada
  • Texto con formato, como encabezados, viñetas o citas
  • Imágenes y videos
  • Archivos
  • Tablas
Este ejemplo muestra el aspecto posible de una página de categoría:
4. Haz publicaciones dirigidas al público adecuado
4. Haz publicaciones dirigidas al público adecuado
Gran parte del contenido de la biblioteca de recursos será relevante para toda la organización. Esas categorías pueden compartirse con todos de forma fácil y rápida haciendo clic en el botón "Invitar" y seleccionando el nombre de la empresa en el menú desplegable.
Sin embargo, es posible que parte del contenido de la biblioteca de recursos solo sea relevante para un grupo específico de empleados, según su rol o la región en que se desempeñen. Para asegurarte de que las personas solo vean el contenido adecuado para ellas, la biblioteca de recursos te permite invitar a personas específicas a ver el contenido, filtradas según la información del perfil o su pertenencia a un grupo. Las personas que no cumplan con esos criterios no podrán acceder a la categoría ni la verán en la página de inicio de la biblioteca de recursos.
5. Personaliza el inicio de tu biblioteca de recursos
5. Personaliza el inicio de tu biblioteca de recursos
La página de inicio de la biblioteca de recursos es un espacio personalizable que dirige a las personas a la información relevante. Cada usuario ve una página de inicio específica basada en las categorías a las que tenga acceso, pero los administradores pueden destacar categorías prioritarias y enlaces clave que todos podrán ver.
También pueden seleccionar una foto de portada y un título y un subtítulo de la página para la página de inicio de la organización.
Este es un ejemplo de cómo podría ser el aspecto de una página de inicio de la biblioteca de recursos:
6. Agrega categorías de la biblioteca de recursos a las colecciones
6. Agrega categorías de la biblioteca de recursos a las colecciones
Las colecciones permiten a los administradores de la biblioteca de recursos organizar distintas categorías, subcategorías, archivos relacionados y enlaces en un mismo lugar. Todos esos elementos pueden fijarse en un grupo para que el contenido de la biblioteca esté mucho más a la vista y al alcance de todos. Por ejemplo, las personas que son nuevas en el equipo podrían necesitar acceder a contenido ubicado en distintas categorías dentro de la biblioteca de recursos para completar su proceso de incorporación. En vez de tener que dirigirlas a las distintas ubicaciones, puedes organizar categorías y subcategorías en un mismo lugar dentro de una colección especialmente pensada para incorporaciones nuevas y, luego, fijar esa colección en el grupo de Workplace que estén usando.
Si bien solo los administradores de la biblioteca de recursos pueden crear colecciones, los administradores pueden otorgar permisos a cualquier persona en la organización para verlas o editarlas, al igual que con las categorías. Además, cualquier administrador puede fijar una colección en su grupo, siempre y cuando tenga acceso para ver esa colección.

Las personas que consulten la colección solo podrán ver aquellas categorías que tengan permiso para ver. Por lo tanto, no verán las categorías a las cuales no tengan acceso.

7. Supervisa las visualizaciones y la interacción
7. Supervisa las visualizaciones y la interacción
Al igual que el resto de Workplace, la biblioteca de recursos está diseñada para fomentar la interacción. Las personas pueden reaccionar y hacer comentarios en categorías y subcategorías, las cuales también pueden compartirse en un grupo o un mensaje de chat, por lo que la información circula con más rapidez.
Los administradores del sistema, los administradores de la biblioteca de recursos y los editores de categoría recibirán una notificación cuando alguien reaccione o haga un comentario en su categoría. También tendrán acceso a estadísticas simples para saber cuántas personas ven el contenido, filtradas por departamento, rol, ubicación y otras variables.
Beneficios
Beneficios
  • Crea un espacio oficial para información y políticas importantes de la empresa.
  • Crea contenido con un editor intuitivo y sencillo. No es necesario programar.
  • Con el inicio de la biblioteca de recursos, las personas tienen acceso a la información adecuada.
  • Es sencillo interactuar con el contenido: se puede hacer búsquedas, compartir, y reaccionar y comentar en las categorías.
Historia de éxito
Historia de éxito
XPO Logistics es una de las diez principales empresas de logística de todo el mundo. Ayuda a los clientes a administrar sus bienes de forma más eficaz en las cadenas de suministro. Su trabajo se volvió muy importante durante la pandemia de coronavirus (COVID-19) porque las personas de todo el mundo se volcaron más a las entregas de productos a domicilio para disminuir las salidas públicas.
Para proporcionar información precisa y confiable a los empleados durante esta época caótica de mucho trabajo, XPO Logistics usó la biblioteca de recursos para crear un espacio donde los empleados estuvieran informados sobre la respuesta de XPO a la pandemia de coronavirus (COVID-19) en constante evolución. XPO Logistics se convirtió en uno de los primeros evaluadores de la versión beta de la biblioteca de recursos y, luego de un día de acceso al producto, puso a disposición de todos sus empleados la información de respuesta al coronavirus (COVID-19).