Administrar eventos

Crea eventos virtuales interactivos e interesantes, y transmítelos directamente en Workplace.

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Desde las reuniones generales hasta las definiciones de objetivos con el equipo de ventas, los lanzamientos de productos y las sesiones de preguntas y respuestas, los eventos internos son una parte central de la vida de una empresa. No es necesario que el trabajo remoto cambie eso, ya que seguimos teniendo la posibilidad de organizar eventos interactivos e interesantes que lleguen a todos de forma virtual. En esta guía, veremos algunas prácticas recomendadas para crear una comunidad participativa en torno a los eventos internos en Workplace.

Además, sigue leyendo para conocer las enseñanzas que extrajo el equipo de Workplace de los eventos Transform 2020, que se realizaron de forma totalmente virtual.

Cómo lograrlo en Workplace

Crear un grupo de logística del evento

1. Crear un grupo de logística del evento

Crea un grupo de logística del evento para centralizar todas las comunicaciones relacionadas con el evento. Si trabajas con socios externos en el evento, puedes usar un grupo entre empresas. Asegúrate de que sea secreto para que solo las personas adecuadas puedan formar parte del grupo y ver las publicaciones.


Ventana emergente de creación de grupo con "Fox Fabrics Summit Logistics" como nombre del grupo y "Grupo entre empresas" seleccionado

Usarás las publicaciones y el chat para que todos tengan la información más reciente y para compartir documentos, videos, imágenes y mucho más. Para obtener más información sobre cómo administrar equipos y proyectos en Workplace, lee nuestra guía.

Crear un grupo informativo del evento

2. Crear un grupo informativo del evento

Crea un grupo de Workplace abierto para incluir la información y las novedades más recientes acerca del evento a fin de mantener informados e interesados a los asistentes. Asegúrate de que el grupo sea abierto para que todos puedan unirse y ver las publicaciones.

Comparte la logística

Comparte una publicación en el grupo con toda la información del evento, incluidos el programa e instrucciones claras para que los empleados accedan a la transmisión en vivo. Fija la publicación en la parte superior del grupo para que sea fácil de consultar.

Genera entusiasmo

Interactúa con los asistentes en los días previos al evento mediante encuestas, videos con anticipos, materiales relacionados con el evento y mucho más. Anima a los asistentes a presentarse si no se conocen y a conectarse a partir de sus intereses en común.

Promocionar el evento en otros canales

3. Promocionar el evento en otros canales

Asegúrate de usar todos los canales de comunicación de la empresa para dar a conocer el evento. A continuación, se incluyen algunos ejemplos:

  • Envía comunicaciones de un ejecutivo por correo electrónico con una invitación al evento e instrucciones para unirse a la transmisión.
  • También puedes enviar un segundo correo electrónico un día o una hora antes de la transmisión a modo de recordatorio.
  • Incluye un adelanto del evento en tu newsletter interno.
  • Agrega un banner promocional en la página de inicio de la intranet.

Transmitir el evento en vivo

4. Transmitir el evento en vivo

Usa Live Producer en Workplace para transmitir videos de alta calidad desde tu computadora o con una cámara profesional. Consulta las demos interactivas de Live Producer para obtener una guía completa de cómo configurar una transmisión de video en vivo.

La Guía para transmitir en vivo en el Espacio político incluye una lista completa de instrucciones de configuración y consejos útiles. Estos son algunos ejemplos:

  • Activa los subtítulos automáticos.
  • Asegúrate de tener buena conexión a internet antes del evento.
  • Usa el modo No molestar para desactivar todas las notificaciones de Workplace y evitar que te interrumpan durante la transmisión.
  • Reinicia la computadora 30 minutos de comenzar a transmitir. De esa manera, evitarás que el sistema falle o que comience una actualización obligatoria.
  • Ubícate frente una ventana para aprovechar una buena fuente de luz natural.
  • Usa auriculares o un micrófono con cable para asegurarte de que los espectadores te escuchen con claridad.

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Interactuar con los espectadores durante la transmisión

5. Interactuar con los espectadores durante la transmisión

Usa funciones de encuestas y sesiones de preguntas y respuestas de Live Producer para interactuar con los empleados durante la transmisión. También es posible hacer preguntas a las personas del público directamente y animarlas a responder en los comentarios.

Además, es recomendable que haya community managers organizando las conversaciones en los comentarios de Workplace. Pueden recomendar recursos a las personas, ayudar a responder preguntas y promover las conversaciones.

Mantener la interacción después del evento

6. Mantener la interacción después del evento

Las siguientes son algunas ideas para seguir interactuando con los empleados y recibir comentarios valiosos después del evento:

  • Si usaste la función de sesión de preguntas y respuestas de Live Producer, vuelve a abrir la página después del evento y trata de responder todas las preguntas que hayan quedado pendientes.
  • Envía una encuesta breve de cinco preguntas en Workplace para saber qué aspectos del evento funcionaron y cuáles no.
  • Edita el texto en la publicación del video en vivo e incluye marcas de tiempo que ayuden a los espectadores a acceder a los temas clave.

Eventos en acción: Workplace Transform 2020

Eventos en acción: Workplace Transform 2020

Promoción de Workplace Transform

Transform es una cumbre anual de Workplace en la que los clientes de Workplace se reúnen para compartir prácticas recomendadas, descubrir estadísticas y obtener más información sobre el futuro de la plataforma.

Los eventos de Transform suelen realizarse en varios lugares del mundo de forma presencial. Sin embargo, este año, a causa de la pandemia de COVID-19, los eventos de Transform de Norteamérica y Europa, Oriente Medio y África fueron totalmente virtuales y se transmitieron en vivo en un grupo entre empresas con un público de varios miles de participantes.

Los consejos y las enseñanzas del equipo de Transform incluidos a continuación ayudarán a que tu próximo evento virtual sea un éxito:

  • Combina contenido en vivo y contenido preproducido. Los videos preproducidos son más ágiles e interesantes, mientras que los oradores en vivo pueden lograr una conexión más auténtica con el público.
  • Recurre a un presentador divertido y lleno de energía para que se ocupe de las transiciones entre los segmentos del evento e interactúe con el público. El presentador también puede brindar información sobre detalles prácticos a medida que avance la transmisión. Las audiciones internas son una forma divertida de dar con la persona indicada.
  • No trates de generar lo mismo que ocurriría en un contexto presencial: la capacidad de atención es distinta en el plano virtual, al igual que las expectativas de las personas. Piensa cómo puedes crear segmentos breves de contenido o acortar los mensajes clave a fin de mantener la atención del público. Organiza el contenido para que lo más importante aparezca primero.
  • Prepárate para situaciones imprevistas. De ser posible, haz ensayos y grábalos. El día del evento, tendrás una solución de respaldo en caso de que tengas problemas técnicos. Prueba las soluciones de respaldo para que no haya sorpresas.
  • El hecho de que un evento termine no implica que la comunidad y la comunicación profesional tengan que terminar también. Busca maneras de lograr que la conversación siga a futuro.

Ventajas

Ventajas

  • Optimizar la administración de eventos en un grupo de logística del evento.
  • Promover la interacción entre los participantes durante el evento, y antes y después de este.
  • Interactuar con los espectadores durante la transmisión y seguir interactuando una vez que termine el evento.
  • Usar las encuestas para obtener comentarios valiosos después del evento.

Historias de éxito

Historias de éxito

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Optimiza la administración de eventos y mantén a los asistentes informados sobre todos los detalles pertinentes.