Administrar eventos

Crea eventos internos interactivos y atractivos, y transmítelos a toda la empresa.


Desde reuniones generales, definiciones de objetivos con el equipo de ventas hasta lanzamientos de productos y sesiones de preguntas y respuestas, los eventos internos son una parte central de la vida de una empresa. Cuando el personal trabaja de manera remota, no tienen por qué interrumpirse, ya que seguimos teniendo la posibilidad de organizar de forma virtual eventos interactivos e interesantes que lleguen a todas las personas. En esta guía, veremos algunas prácticas recomendadas para crear una comunidad participativa en torno a los eventos internos en Workplace.
Además, sigue leyendo para conocer las enseñanzas que extrajo el equipo de Workplace de los eventos Transform 2020, que se realizaron de forma totalmente virtual.
1. Crear un grupo de logística del evento
1. Crear un grupo de logística del evento
Crea un grupo de logística del evento para centralizar todas las comunicaciones relacionadas con el evento. Asegúrate de que sea secreto para que solo las personas adecuadas puedan formar parte del grupo y ver las publicaciones.
Usarás las publicaciones y el chat para que todos tengan la información más reciente y para compartir documentos, videos, imágenes y mucho más. Si quieres más información sobre cómo administrar equipos y proyectos en Workplace, lee nuestra guía.
2. Crear un evento en Workplace
2. Crear un evento en Workplace
Crear un evento en Workplace te permite:
  • Compartir información importante con los asistentes, como la ubicación, la descripción del evento, la agenda y más.
  • Enviar invitaciones a través de notificaciones de Workplace y calendarios de un tercero, como Google o Outlook.
  • Hacer un seguimiento de las respuestas a las invitaciones en Workplace.
  • Interactuar con los asistentes en los días previos al evento mediante encuestas, publicaciones y más.
  • Notificar a los asistentes en Workplace cada vez que se actualicen los eventos.
Sigue estos pasos para crear un evento en Workplace:
  1. Haz clic en Inicio en el menú de la izquierda y en Ver más. Luego, selecciona Eventos.
  2. Haz clic en +Organizar un evento.
  3. Agrega un nombre y una descripción para tu evento.
  4. Sube tu propia foto de portada o elige una a partir de las plantillas disponibles. Para obtener más información sobre los tamaños de la foto de portada, consulta esta guía.
  5. Establece una hora de inicio y una hora de finalización. Puedes programar varios eventos.
  6. Agrega una descripción y un programa del evento y, luego, haz clic en "Siguiente".
  7. Elige si quieres transmitir el evento en Workplace, agregar un enlace externo si transmites en otra plataforma o agregar una ubicación física en donde se llevará a cabo el evento. Cuando termines, haz clic en Siguiente.
  8. Elige quién puede ver el evento y unirse a él. Puedes seleccionar a toda la organización, solo a las personas invitadas o a los miembros de un grupo específico del que eres miembro.
  9. Agrega a otros organizadores si es necesario.
  10. Activa la opción para enviar invitaciones de calendario.
  11. Marca la casilla en la parte inferior para enviar las invitaciones y, luego, haz clic en Crear evento.
3. Generar entusiasmo
3. Generar entusiasmo
En el período previo al evento, puedes compartir encuestas, videos promocionales, actualizaciones del programa y otros detalles en la página del evento o en un grupo relevante para generar expectativa entre las personas invitadas. Además de Workplace, es recomendable usar todos los canales de comunicación de tu organización para hacer correr la voz y que más personas se enteren del evento. A continuación, se incluyen algunos ejemplos:
  • Envía comunicaciones de un ejecutivo por correo electrónico con una invitación al evento e instrucciones para unirse a la transmisión.
  • También puedes enviar un segundo correo electrónico un día o una hora antes de la transmisión a modo de recordatorio.
  • Incluye un adelanto del evento en tu newsletter interno.
  • Agrega un banner promocional en la página de inicio de la intranet.
4. Transmitir el evento en vivo
4. Transmitir el evento en vivo
Al transmitir el evento usando un video en vivo en Workplace, puedes llegar a muchos más empleados. Los videos en vivo te permiten captar la atención del público con funciones como sesiones de preguntas y respuestas, encuestas, comentarios y reacciones. Los subtítulos automáticos y traducidos mejoran la accesibilidad de los eventos. Además, la grabación se publicará automáticamente en el grupo para que cualquier persona que se lo pierda pueda verlo en otro momento.
Antes de iniciar la transmisión, sigue los consejos incluidos a continuación para que tu evento sea todo un éxito:
  • Asegúrate de tener buena conexión a internet antes del evento.
  • Usa el modo No molestar para desactivar todas las notificaciones de Workplace y evitar que te interrumpan durante la transmisión.
  • Reinicia la computadora una hora antes de comenzar a transmitir. De esa manera, evitarás que el sistema falle o que comience una actualización obligatoria.
  • Ubícate frente una ventana para aprovechar una buena fuente de luz natural.
  • Usa auriculares o un micrófono con cable para asegurarte de que los espectadores te escuchen con claridad.
Para obtener más consejos útiles, consulta la Guía para transmitir en vivo en un espacio político.
Cuando esté todo listo, ve al evento que creaste en el paso 2 para transmitir en vivo. Para hacerlo, ve a Inicio > Ver más > Eventos. Cuando estés en la página del evento, sigue estos pasos:
  1. Haz clic en el botón Configurar video en vivo.
  2. Activa la opción "Incluir sesión de preguntas y respuestas" para reunir preguntas y responderlas durante la transmisión.
  3. Elige el dispositivo en el que transmitirás en vivo.
  4. Si transmites en vivo junto con otras personas, activa la opción "Transmitir con otros organizadores". Recibirás un enlace de invitación que puedes copiar y compartir con los otros organizadores en Workplace Chat.
  5. Ajusta la configuración de la cámara y el micrófono.
  6. Puedes agregar un título y una descripción al video en vivo.
  7. Haz clic en Transmitir ahora. Si transmites en vivo con otros organizadores, este botón aparecerá como "Reunirte con los organizadores". Se te enviará a una sala en la que te reunirás con los otros organizadores. Una vez que esté todo listo, empieza a transmitir en vivo con el botón que se encuentra en la parte inferior de tu pantalla. Ten en cuenta que solo el creador del video en vivo podrá ver el botón "Transmitir" y hacer clic en él.
5. Interactuar con los espectadores durante la transmisión
5. Interactuar con los espectadores durante la transmisión
Usa las funciones de encuestas y sesiones de preguntas y respuestas de Live Producer para interactuar con los empleados durante la transmisión. También es posible hacer preguntas a las personas del público directamente y animarlas a responder en los comentarios.
Además, es recomendable que haya community managers organizando las conversaciones en los comentarios de Workplace. Pueden recomendar recursos a las personas, ayudar a responder preguntas y promover las conversaciones.
6. Mantener la interacción después del evento
6. Mantener la interacción después del evento
Algunas personas de tu organización no podrán unirse a la transmisión en tiempo real. Pero, con los videos en vivo, siempre podrán ponerse al día y compartir comentarios y reacciones al finalizar la transmisión. Para facilitarles la experiencia, puedes hacer lo siguiente:
  • Traduce los subtítulos para que las personas que hablan otros idiomas puedan entender todo.
  • Crea capítulos de video para que tus espectadores puedan adelantar la transmisión a las partes que les resulten más relevantes.
  • Responde o reacciona a los comentarios que se agreguen a la publicación con video en vivo al finalizar la transmisión para que cada espectador sienta que su aporte es importante.
  • Los administradores del sistema pueden enviar una encuesta breve de cinco preguntas a los asistentes a través de Workplace para obtener sus comentarios sobre el evento.
7. Analizar las visualizaciones y la interacción
7. Analizar las visualizaciones y la interacción
También podrás ver las métricas de interacción en tiempo real durante la transmisión, como las reproducciones, los comentarios, las reacciones, las veces que se compartió y más. Una vez que termine la transmisión, puedes analizar con más detalle los datos de las estadísticas de tu publicación. Para ello, haz clic en los tres puntos (…) en la parte superior derecha de tu publicación y, a continuación, en "Estadísticas de la publicación". Podrás realizar un seguimiento de las reproducciones, la interacción y los abandonos durante toda la transmisión.
Eventos en acción: Workplace Transform 2020
Eventos en acción: Workplace Transform 2020
Transform es una cumbre anual de Workplace en la que los clientes de Workplace se reúnen para compartir prácticas recomendadas, descubrir estadísticas y obtener más información sobre el futuro de la plataforma.
Los eventos de Transform suelen realizarse en varios lugares del mundo de forma presencial. Sin embargo, este año, a causa de la pandemia de COVID-19, los eventos de Transform de Norteamérica y Europa, Oriente Medio y África fueron totalmente virtuales y se transmitieron en vivo en un grupo entre empresas con un público de varios miles de participantes.
Los consejos y las enseñanzas del equipo de Transform incluidos a continuación ayudarán a que tu próximo evento virtual sea un éxito:
  • Combina contenido en vivo y contenido preproducido. Los videos preproducidos son más ágiles e interesantes, mientras que los oradores en vivo pueden lograr una conexión más auténtica con el público.
  • Recurre a un presentador divertido y lleno de energía para que se ocupe de las transiciones entre los segmentos del evento e interactúe con el público. El presentador también puede brindar información sobre detalles prácticos a medida que avance la transmisión. Las audiciones internas son una forma divertida de dar con la persona indicada.
  • No trates de generar lo que ocurriría en un contexto presencial; la capacidad de atención es distinta en la virtualidad, al igual que las expectativas de las personas. Piensa cómo puedes crear segmentos breves de contenido o acortar los mensajes clave a fin de mantener la atención del público. Organiza el contenido para que lo más importante aparezca primero.
  • Prepárate para situaciones imprevistas. De ser posible, haz ensayos y grábalos. El día del evento, ten a mano una solución de respaldo en caso de que tengas problemas técnicos. Prueba las soluciones de respaldo para que no haya sorpresas.
  • El hecho de que un evento termine no implica que la comunidad y la comunicación profesional tengan que terminar también. Busca maneras de lograr que la conversación siga a futuro.