Incorporación de la primera línea a Workplace

Con las áreas, los gerentes de primera línea pueden enviar la información para acceder a Workplace directamente a las personas a su cargo.

Workplace brinda a las organizaciones la capacidad única de conectar a la primera línea con el resto de la empresa. Sin embargo, a veces no es fácil lograr la adopción de nuevas herramientas entre los empleados de primera línea.

Con las áreas, los gerentes de primera línea pueden distribuir información sobre activación de perfiles y brindar asistencia con ciertos problemas, como códigos de acceso y restablecimiento de contraseñas, de forma rápida y sin necesidad de un administrador del sistema.

En esta guía, se explica qué deben hacer los administradores del sistema para activar las áreas y cómo los coordinadores de área pueden ayudar a los empleados de primera línea a acceder a Workplace.

Cómo usar esta función en Workplace

Administradores del sistema

Administradores del sistema

Crear un área

Las áreas son pequeñas comunidades dentro de la organización que pueden definirse en función de criterios, como regiones, tiendas o departamentos. Cada área necesita al menos un coordinador de área, que suele ser un gerente regional o de primera línea y que estará a cargo de brindar información de acceso y asistir al personal de primera línea que forma parte del área.

Los administradores del sistema y cualquier otro administrador con permiso para administrar áreas de primera línea pueden crear áreas y agregar empleados. Solo se pueden agregar empleados a un área si ya se los invitó a Workplace. Obtén información sobre cómo agregar usuarios a Workplace en los recursos técnicos.

Para crear un área y agregar empleados, sigue estos pasos:

  1. Ve a la página Primera línea del Panel para administradores y haz clic en la pestaña Áreas.
  2. Selecciona Agregar área.
  3. Asígnale un nombre al área.
  4. Busca por nombre a los coordinadores de área y agrégalos.*
  5. Hay dos formas de agregar empleados al área:
    • Agregarlos manualmente.
    • Descargar la plantilla de hoja de cálculo, agregar los nombres y otra información de los empleados, y volver a cargarla en Workplace.
  6. Indica si los coordinadores de área podrán hacer solicitudes de creación de perfiles a los administradores del sistema cuando se sumen nuevos empleados a sus equipos.
  7. Haz clic en Crear.


Creación de un área

Procesamiento de solicitudes de creación de perfiles

Cuando un coordinador de área haga una solicitud de creación de perfil, recibirás una notificación para que veas las solicitudes en la página "Primera línea" del panel para administradores. Podrás actualizar el nombre o el identificador del empleado, y aprobar o rechazar la solicitud. El coordinador de área recibirá una notificación donde se le indicará si la solicitud fue aprobada o rechazada.

Coordinadores de área

Coordinadores de área

Los coordinadores de área facilitan el acceso de los empleados de primera línea a Workplace de cuatro maneras:

  1. Generar códigos de acceso para los empleados que no tienen una dirección de correo electrónico empresarial.
  2. Reenviar invitaciones por correo electrónico a los empleados que no tienen una dirección de correo electrónico empresarial.
  3. Restablecer contraseñas (en organizaciones que no usan inicio de sesión único).
  4. Enviar solicitudes de creación de perfiles a los administradores del sistema.

Generación de códigos de acceso e invitaciones por correo electrónico

Los empleados que no tienen una dirección de correo electrónico empresarial deben usar un código de acceso generado automáticamente para ingresar a su cuenta. Como coordinador de área, puedes obtener estos códigos de acceso y compartirlos con los empleados para ayudarlos a iniciar sesión en Workplace.

Los empleados que tengan una dirección de correo electrónico empresarial recibirán por ese medio una invitación para ingresar a su cuenta. Si ese mensaje no llega al destinatario, puedes reenviar la invitación por correo electrónico para facilitar el acceso a Workplace.

Desde el perfil del empleado

  1. Ve al perfil del empleado y haz clic en el botón Otorgar acceso en la parte superior derecha.
  2. Si el empleado no tiene una dirección de correo electrónico asociada, Workplace generará automáticamente un enlace a un código de acceso. Haz clic en el botón Copiar en el portapapeles y comparte el enlace al código de acceso con el empleado por SMS, impresión o correo electrónico.
  3. Si el empleado tiene una dirección de correo electrónico asociada, haz clic en Otorgar acceso y, luego, selecciona Reenviar invitación por correo electrónico.


Obtención de códigos de acceso en los perfiles de los empleados

En tu perfil (de coordinador de área):

  1. Haz clic en Áreas.
  2. Si eres coordinador de varias áreas, haz clic en el área a la cual quieres otorgar acceso.
  3. Verás los nombres de todos los empleados asignados a esa área específica.
  4. Haz clic en Otorgar acceso a la derecha del nombre del empleado.
  5. Si el empleado no tiene una dirección de correo electrónico asociada, Workplace generará automáticamente un enlace a un código de acceso. Haz clic en el botón Copiar en el portapapeles y comparte el código de acceso con el empleado por SMS, impresión o correo electrónico.
  6. Si el empleado tiene una dirección de correo electrónico asociada, haz clic en Otorgar acceso y, luego, selecciona Reenviar invitación por correo electrónico.

Restablecimiento de contraseñas

En ocasiones, es posible que algún empleado olvide su contraseña. Es normal, y tienes la posibilidad de restablecerla sin ayuda de un administrador del sistema. Para ayudar a un empleado a restablecer su contraseña, haz lo siguiente:

  1. Ve a tu perfil y selecciona Áreas.
  2. Haz clic en los tres puntos al lado del nombre del empleado.
  3. Selecciona Forzar restablecimiento de la contraseña.
  4. La próxima vez que intente iniciar sesión en Workplace, el empleado deberá restablecer su contraseña.

Cierre de sesión general

Si un empleado pierde el teléfono o inicia sesión en Workplace desde un dispositivo público, los coordinadores de área pueden cerrar la sesión del empleado en todos los dispositivos para mantener protegido el espacio Workplace de la organización.

Envío de solicitudes de creación de perfiles

Cuando un nuevo empleado se suma a un equipo de primera línea de tu área, es fácil agregarlo a Workplace.

  1. Ve a tu perfil y selecciona Áreas.
  2. Haz clic en Nueva solicitud de perfil.
  3. Agrega el nombre del empleado y del área y, luego, haz clic en Enviar solicitud.
  4. El administrador del sistema recibirá una notificación de tu solicitud de perfil.
  5. Si se crea el perfil, recibirás una notificación que indica que se agregó un empleado a tu área. Puedes enviarle al empleado un código de acceso para ayudarlo a activar el perfil.
Ventajas

Ventajas

  • Favorece la adopción entre la primera línea, ya que otorga a los gerentes de primera línea la capacidad de ayudar con el inicio de sesión y la activación de perfiles.
  • Mantiene la seguridad de Workplace, ya que permite que los gerentes de primera línea cierren la sesión de los empleados en todos los dispositivos.
  • Facilita la incorporación de empleados nuevos, ya que permite que los gerentes de primera línea hagan solicitudes de creación de perfiles.
  • Simplifica la distribución de códigos de acceso, ya que permite a los gerentes de primera línea distribuir información de inicio de sesión sin ayuda de un administrador del sistema.
Más recursos útiles

Más recursos útiles