Cinco formas excelentes de usar la biblioteca de recursos

Descubre cómo otras organizaciones utilizan la biblioteca de recursos y crea el plan de contenido adecuado para tu organización.

¿Todavía necesitas información básica sobre cómo funciona la biblioteca de recursos? Consulta Help People Know All The Things en la Academia Workplace.

¿Ya sabes para qué quieres usar tu biblioteca de recursos y necesitas ayuda para diseñarla? Ve directamente a nuestra Guía para crear la biblioteca de recursos perfecta (para ti).


La biblioteca de recursos de Workplace se puede utilizar con muchos fines: tu trabajo es averiguar con qué debería ayudarte a ti. En esta guía, primero conocerás cinco ejemplos de cosas increíbles que las organizaciones hacen con la biblioteca de recursos. Luego, responderás algunas preguntas clave que te ayudarán a determinar cuál de ellas tiene más sentido para tu organización.

Cómo otras organizaciones usan la biblioteca de recursos

La biblioteca de recursos puede usarse de muchas maneras, pero una combinación adecuada de los siguientes ejemplos garantiza que tu biblioteca de recursos genere un gran impacto en tu organización.

1. Recursos oficiales de la organización o la empresa

1. Recursos oficiales de la organización o la empresa


Una categoría de la biblioteca de recursos llamada "Aspectos básicos de la cobertura"

Este es un recurso imprescindible para la mayoría de las organizaciones, y suele ser el lugar en el que se encuentra el contenido sobre RR. HH., comunicaciones, seguridad e incorporación. Por lo general, todos los miembros de la organización pueden ver este contenido, y cada tema (denominado "categoría" en la biblioteca de recursos) suele tener un único equipo o departamento a cargo de la creación del contenido.

Suele incluir temas como:

  • Información sobre beneficios/políticas
  • Misión y valores de la organización
  • Contenido general sobre la incorporación
  • Política de viajes y gastos
  • Recursos oficiales sobre diversidad e inclusión
  • Información general sobre seguridad
  • Recursos sobre las revisiones de rendimiento anuales y movilidad profesional
  • Newsletters para empleados

Si bien es un buen lugar para comenzar con tu biblioteca de recursos, no debes conformarte con esto. Puedes y debes hacer mucho más con tu biblioteca de recursos. Así que te recomendamos que sigas leyendo.

2. Guías de herramientas y procesos

2. Guías de herramientas y procesos


Una categoría de la biblioteca de recursos llamada "Guías de herramientas y procesos" con subcategorías para la sesión de ayuda, las solicitudes de activos de marketing y los procedimientos de revisión legal.

Esta categoría puede tomarse como un espacio con contenido de autoservicio, como preguntas frecuentes y guías, referido a herramientas y procesos importantes. Estas herramientas y procesos suelen ser responsabilidad de un solo equipo o departamento, que debe estar a cargo de crear el contenido.

Aunque las categorías de la biblioteca de recursos pueden limitarse a partes muy específicas de la organización, es probable que este contenido sea relevante para una proporción de tu organización que justifique que esté a disposición de todos.

Suele incluir temas como:

  • Guías de configuración de herramientas y equipos de TI
  • Información sobre qué aspectos exigen una revisión legal y cómo solicitarla
  • Cómo solicitar activos al equipo de marketing
  • Guías de Workplace para nuevos usuarios
  • Cómo enviar un ticket de ayuda
3. Centros de recursos temáticos e interfuncionales

3. Centros de recursos temáticos e interfuncionales


Categoría "Regreso a la oficina"

Estos centros (es decir, categorías) son perfectos para situaciones en las que tiene sentido centralizar un gran conjunto de recursos (que suelen ser creados por varios equipos) en un solo lugar en función de un tema específico o de un público concreto. Es habitual que varios equipos y departamentos tengan acceso a la edición del mismo centro.

Así, puedes crear un centro de recursos para empleados de media jornada que solo puedan ver aquellos que trabajen con esa modalidad, o puedes agrupar todos tus recursos sobre el trabajo a distancia en un único centro de recursos disponible para todos. Hay más ejemplos excelentes a continuación.

Suele incluir temas como:

  • Centro de recursos sobre trabajo remoto
  • Recursos para el regreso a la oficina
  • Centro de bienestar
  • Centro de agentes que trabajan fuera de la oficina
  • Centro de personal del call center
  • Centro de superiores con personal a cargo
  • Centro de la academia para empleados
  • Centros de recursos sobre productos/funciones específicos
  • 4. Centros de recursos de equipos y departamentos

    4. Centros de recursos de equipos y departamentos


    Categoría "Regreso a la oficina"

    La biblioteca de recursos te permite consolidar los recursos del equipo y del departamento en un espacio que solo pueden ver los miembros del equipo o los colaboradores de otras funciones seleccionados.

    Por lo general, tú mismo creas este centro y, luego, permites que el líder del equipo o del departamento se encargue de crear el contenido. Dado que puedes asegurarte fácilmente de que solo los miembros del equipo o del departamento puedan ver los recursos, no tienes que preocuparte por saturar la biblioteca de recursos para todos los demás.

    Suele incluir temas como:

    • Recursos sobre incorporación específicos del equipo/departamento
    • Guías de herramientas específicas para un equipo/departamento en particular
    • Centros interfuncionales administrados por un equipo/departamento para proporcionar contenido a un conjunto reducido de colaboradores y partes interesadas
    • Procesos internos del equipo/departamento

    5. Centros de recursos sobre comunidades y grupos sociales a cargo de los empleados

    5. Centros de recursos sobre comunidades y grupos sociales a cargo de los empleados


    Categoría de grupo de inclusión@

    Los grupos de la biblioteca de recursos y Workplace se complementan muy bien. Si tienes varias comunidades o grupos sociales particularmente activos en tu organización, puedes contemplar la posibilidad de dar a los administradores de los grupos un espacio exclusivo en la biblioteca de recursos a fin de que puedan seleccionar recursos de los miembros del grupo y para los miembros del grupo. Esto no solo ayuda a tus comunidades a destacar la información más importante para sus miembros, sino que también te ofrece una manera fácil de mantener el contenido oficial de la organización y el contenido generado por los empleados en lugares separados.

    Restringir el contenido de la biblioteca de recursos a los miembros de un grupo específico es sencillo, por lo que solo las personas indicadas podrán ver dicho contenido.

    Suele incluir temas como:

    • Recursos para educar a los hijos en casa para el grupo Padres@
    • Enlaces a celebraciones del Mes de la Historia Negra en todo el mundo para el grupo Comunidadnegra@
    • Enlaces a conferencias específicas del sector para mujeres para el grupo Mujeres@
    • Recursos específicos para familias LGBTQ con hijos para el grupo Orgullo@

    Qué debe hacer tu biblioteca de recursos

    Qué debe hacer tu biblioteca de recursos

    El siguiente paso es averiguar cuál de los usos de la biblioteca de recursos anteriores tiene sentido para ti y para tu organización. Eso implica comprender dónde se alojarán tus recursos y las necesidades de los públicos para los que estás trabajando.

    A continuación, hay dos preguntas básicas, pero esenciales, que debes hacerte, y algunas recomendaciones y consideraciones clave en función de tus respuestas. No te sientas obligado a leer todas las respuestas. Puedes centrarte solo en lo que sea relevante para ti.

    Pregunta 1: ¿Dónde se encuentra tu contenido de recursos actuales?

    Pregunta 1: ¿Dónde se encuentra tu contenido de recursos actuales?

    Para decidir qué debería aparecer en la biblioteca de recursos de Workplace (y qué no), primero tienes que saber dónde se encuentra todo tu contenido de recursos actualmente y dónde quieres que se encuentre después de haber implementado esta nueva herramienta.

    Haz clic en todas las respuestas que se apliquen a tu caso para acceder a algunos consejos y consideraciones:

    Actualmente, el contenido se encuentra en otras herramientas

    Si actualmente el contenido se encuentra en una intranet/wiki/sitio Sharepoint/etc. oficial dedicado a este tipo de contenido

    Si ya cuentas con una especie de centro de biblioteca de recursos oficial, entonces tienes que averiguar cómo vas a abordar la relación entre ese centro y tu nueva biblioteca de recursos en Workplace. Si no cuentas con un centro de ese tipo, puedes omitir este paso.

    Hay tres maneras de hacerlo:

    1. Mantener tus herramientas actuales y copiar el contenido en la biblioteca de recursos de Workplace
      • Si algunos miembros de la organización no pueden acceder a tus herramientas actuales pero sí a Workplace, es recomendable que uses la API para sincronizar el contenido relevante en tu biblioteca de recursos de Workplace.
      • Si estás considerando aumentar la adopción de Workplace o llegar a tu personal donde se encuentre, contempla el uso de la API de la biblioteca de recursos para sincronizar el contenido de las herramientas actuales en tu biblioteca de recursos de Workplace.
    2. Migrar tu contenido actual a la biblioteca de recursos de Workplace
      • Si tu sistema actual es demasiado complejo o poco práctico para los creadores y consumidores de contenido, deberías contemplar la posibilidad de reemplazar tus herramientas actuales migrando el contenido a la biblioteca de recursos de recursos mediante la API de la biblioteca de recursos.
    3. Dividir el contenido entre ambas herramientas
      • Determina qué contenido debe encontrarse en tus herramientas de recursos actuales y qué contenido debe encontrarse en la biblioteca de recursos de Workplace. Debes tener una idea clara de qué contenido corresponde a cada lugar y por qué, y asegurarte de comunicarlo claramente a los empleados.

    Si el contenido se encuentra en los grupos de Workplace

    Si el contenido se encuentra en los grupos de Workplace

    La buena noticia es que tu organización ya sabe que debe acudir a Workplace para obtener información importante y recursos valiosos. La creación de la biblioteca de recursos de Workplace hará que Workplace sea mucho más útil para ellos.

    Asegúrate de dejar claro a las personas qué tipo de contenido debe crearse en la biblioteca de recursos y qué tipo de contenido debe crearse en los grupos de Workplace:

    • La biblioteca de recursos debe incluir contenido que no cambia a menudo (o que cambia de acuerdo con intervalos muy predecibles) y que tiene una vida útil larga. Por ejemplo, puede incluir los manuales de los empleados, las políticas sobre viajes, las guías de TI y los materiales de incorporación de equipos o departamentos. No te preocupes, más tarde puedes compartirlos en los grupos, agregarlos a la pestaña "Aprendizaje" del grupo o vincularlos a publicaciones fijadas.
    • Los grupos de Workplace deben incluir los archivos creados en relación con una situación específica, los recursos con una vida útil corta y los recursos muy especializados. Por ejemplo, pueden incluir hojas informativas de una página, presentaciones de diapositivas que alguien hizo para otras personas y preguntas frecuentes sobre comunicados importantes, pero no críticos. Siempre tienes la opción de incluir enlaces a ese contenido en artículos específicos de la biblioteca de recursos.

    El contenido está repartido entre varias herramientas

    Si el contenido está repartido entre varias herramientas de contenido y los discos duros de los usuarios

    El contenido disperso, que es difícil de encontrar o que está en la computadora de una persona en particular no beneficia a nadie. También suele ser un síntoma de problemas más graves. Tal vez a las personas no les gusten tus herramientas de recursos actuales. Tal vez no sean lo suficientemente flexibles para crear el contenido que ellos y las personas que los rodean realmente necesitan. Tal vez crear y editar contenido sea demasiado complicado.

    Independientemente del motivo, es una señal clara de que es hora de trasladar el contenido de tus recursos a un único lugar al que sea fácil acceder y en el que las personas puedan crear contenido en función de sus necesidades. La buena noticia es que ese es el punto fuerte de la biblioteca de recursos de Workplace. Así que vas por buen camino.

    Pregunta 2: ¿Quiénes son tus públicos?

    Pregunta 2: ¿Quiénes son tus públicos?

    A la hora de crear la biblioteca de recursos, no se puede separar el "quién" del "qué". Los distintos públicos tienen distintas necesidades en términos de contenido y de acceso. Además de averiguar cuáles son las necesidades de tu organización en términos generales, hay algunos grupos específicos cuyas necesidades debes tener en cuenta:

    • Personas que trabajan fuera de la oficina
      • A menudo, estas personas necesitan acceder al contenido desde dispositivos móviles. Por lo tanto, necesitan una herramienta compatible con dispositivos de ese tipo, como la biblioteca de recursos.
      • Además, pueden aprovechar los centros de recursos diseñados específicamente para ellos y sus necesidades.
    • Personas que no pueden acceder a su contenido de recursos actual
      • Busca personas que no tengan acceso a la VPN o que no reciban cuentas en tus herramientas de recursos actuales.
      • Solo necesitan una cuenta de Workplace para acceder a la biblioteca de recursos.
      • Estas personas podrán aprovechar, casi siempre, los centros de recursos específicos diseñados en función de sus necesidades como público.
    • Superiores con personal a cargo
      • Este grupo de personas es esencial para la adopción de Workplace y de la biblioteca de recursos.
      • Consolida los recursos específicos para los superiores con personal a cargo en la biblioteca de recursos.
      • Asigna a cada uno su propio espacio para crear centros de recursos para sus equipos y departamentos.
    • Personal nuevo
      • Agrupa los recursos generales sobre incorporación en un centro de recursos para personal nuevo y haz que se familiaricen con Workplace desde el primer día.
      • Puede que sea necesario crear centros específicos para diferentes tipos de empleados (agentes, gerentes de línea, empleados contratados temporalmente, pasantes, etc.)
    • Empleados por región
      • Los empleados suelen tener diferentes beneficios y políticas en función del lugar en el que se encuentren.
      • Podrían necesitar contenido en idiomas específicos.
      • El contenido regional puede mezclarse con el contenido general, no regional, o bien puede incluirse en los centros de recursos específicos de la región.

    Próximos pasos

    Ahora que tienes una idea de cómo puedes usar tu biblioteca de recursos, es hora de empezar a crear un plan y desarrollar el contenido.

    Si crees que necesitas más información sobre los aspectos básicos del funcionamiento de la biblioteca de recursos, no olvides visitar el plan de aprendizaje Help People Know All The Things en la Academia Workplace, o lee la guía sobre los aspectos básicos de la biblioteca de recursos.

    O, si lo prefieres, comienza a planificar y a crear tu biblioteca con nuestra guía Cómo crear la biblioteca de recursos perfecta (para ti).