Cómo crear el mejor equipo de los últimos tiempos para tu biblioteca de recursos

Descubre cómo seleccionar el equipo adecuado para la tarea, incorporar a los colaboradores y mantener el control de calidad.

Si aún no lo hiciste, tómate unos minutos para leer Cinco formas excelentes de usar la biblioteca de recursos y Crear la biblioteca de recursos perfecta (para ti) antes de seguir con esta guía.


Una vez que hayas decidido para qué usarás la biblioteca de recursos y hayas planificado las categorías, es el momento de empezar a crear el equipo que estará a cargo de la biblioteca.

En la primera parte de esta guía, aprenderás sobre los diferentes roles y niveles de acceso que puedes asignar a los miembros del equipo de la biblioteca de recursos. Después, veremos algunos consejos para que todo funcione sin problemas, incluso si el equipo es grande.

Crear tu equipo

Crear tu equipo

Información sobre los roles de la biblioteca de recursos y los permisos

Información sobre los roles de la biblioteca de recursos y los permisos

Si ya tienes claro cuáles son los diferentes roles de acceso de la biblioteca de recursos, puedes pasar a la sección Permisos en cascada que se encuentra más adelante.

Roles de la biblioteca de recursos

Roles de la biblioteca de recursos:

Los administradores del sistema pueden:

  • Hacer todo lo que puede hacer un administrador de la biblioteca de recursos (ver a continuación)
  • Asignar a los usuarios los roles de administrador del sistema y moderador de contenido, dos roles que pueden administrar la biblioteca de recursos
  • Crear (y asignar) un rol personalizado de administrador de la biblioteca de recursos para una persona a fin de que también pueda administrar tu biblioteca de recursos.


Asignar el rol de administrador de la biblioteca de recursos

Los administradores de la biblioteca de recursos (moderadores de contenido y cualquier persona con el permiso de administrador para "crear, editar y compartir el contenido de la biblioteca de recursos") pueden hacer lo siguiente:

  • Hacer lo mismo que los editores de categorías (ver a continuación), en todas las categorías de la biblioteca de recursos
  • Administrar la página de inicio de la biblioteca de recursos, lo que incluye:
    • Subir o cambiar las fotos de portada
    • Reorganizar las categorías (y cualquier subcategoría que incluyan)
    • Editar el texto del encabezado
    • Cambiar las categorías prioritarias
    • Agregar o eliminar enlaces rápidos
  • Crear, editar y eliminar categorías o subcategorías
  • Asignar el permiso para editar o ver categorías a cualquier usuario de tu instancia de Workplace

Los editores de categorías pueden hacer lo siguiente:

  • Hacer lo que un visualizador de categorías puede hacer en esa categoría (ver a continuación)
  • Editar la página de destino de la categoría
  • Crear, editar, eliminar o reorganizar las subcategorías
  • Acceder a las estadísticas de uso de la categoría o de cualquiera de sus subcategorías
  • Acceder al historial de versiones de la categoría o de cualquiera de sus subcategorías
  • Asignar permisos de editor o visualizador de categorías en esa categoría


Asignar el rol de editor de categorías

Los visualizadores de categorías de una categoría particular pueden hacer lo siguiente:

  • Ver el contenido de esa categoría y de todas sus subcategorías
  • Reportar contenido
  • Indicar que una categoría o cualquiera de sus subcategorías le gustan, reaccionar a ellas, compartirlas o hacer comentarios en ellas en los grupos de Workplace.


Asignar el rol de editor de categorías

Permisos en cascada

Concepto clave: Permisos en cascada

Cuando se le asigna a alguien un rol en la biblioteca de recursos, su nivel de acceso incluye todos los permisos inferiores. No es posible excluir ninguno de esos permisos inferiores ni asignarle permisos superiores.

  • Convertir a alguien en administrador de la biblioteca de recursos, por ejemplo, le da un control total sobre la página de inicio de la biblioteca de recursos y sobre cada categoría y subcategoría que incluya. No se puede excluir a la persona de ninguna categoría o subcategoría específica ni se puede evitar que controle todos los componentes de la página de inicio de la biblioteca de recursos. Por este motivo, deberías limitar el número de administradores de la biblioteca de recursos que tienes en el equipo.
  • Los editores de categorías y los visualizadores de categorías se agregan siempre en el nivel de la categoría. Además, sus permisos abarcan todas las subcategorías de esa categoría. Esto también significa que el editor de categorías y el visualizador de categorías nunca pueden agregarse (ni excluirse) en subcategorías específicas. La única manera de excluirlos de una subcategoría específica es borrarla o eliminarlos de toda la categoría.

La barra de navegación lateral de la biblioteca de recursos muestra una categoría llamada "Oportunidades laborales" y las subcategorías que la componen

Crear la lista de administradores de la biblioteca de recursos y editores de categorías

Crear la lista de administradores de la biblioteca de recursos y editores de categorías

Ahora que ya conoces los roles, es el momento de elegir a tus administradores de la biblioteca de recursos y a los editores de categorías.

Seleccionar a los administradores de la biblioteca de recursos

Seleccionar a los administradores de la biblioteca de recursos

Procura que tu equipo de administradores de la biblioteca de recursos tenga un tamaño reducido. A menudo, recurrir a los administradores del sistema y los moderadores de contenido que ya tienes es suficiente para administrar la biblioteca de recursos. Sin embargo, si necesitas un equipo grande de personas para administrar el contenido en varias categorías, puedes crear un rol de administrador personalizado de la biblioteca de recursos y asignarlo a algunas personas clave.

La función de los administradores de la biblioteca de recursos es la siguiente:

  • Trabajar con las partes interesadas para crear nuevas categorías y asignarles editores de categorías
  • Mantener la página de inicio de la biblioteca de recursos actualizada y organizada
  • Capacitar y ayudar a los editores de categorías
  • Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la biblioteca de recursos

Seleccionar y asignar a los editores de categorías

Seleccionar y asignar a los editores de categorías

Cada categoría debe tener un editor de categoría que sea responsable de esa categoría en su totalidad. Luego, esa persona puede decidir agregar más editores si necesita ayuda para crear el contenido.

La función de los editores de categorías es la siguiente:

  • Administrar el diseño general y la planificación de las subcategorías dentro de una categoría determinada
  • Administrar la creación de subcategorías dentro de una categoría determinada
  • Administrar y asignar los permisos de visualización de una categoría determinada

Consejos para administrar el equipo de la biblioteca de recursos

Consejos para administrar el equipo de la biblioteca de recursos

Por lo general, administrar el equipo de la biblioteca de recursos es sencillo, pero hay algunas cosas que debes planificar para asegurarte de que todo funcione sin problemas.

Equipos de todos los tamaños

Equipos de todos los tamaños

Crear un grupo del equipo de la biblioteca de recursos

Las mejores bibliotecas de recursos son aquellas que cuentan con un equipo de personas que crean contenido de calidad. Proporciona a tu equipo de la biblioteca de recursos un lugar para realizar solicitudes de categorías, obtener respuestas a sus preguntas y recibir consejos sobre la creación de contenido de calidad. También es un lugar en el que puedes incluir enlaces a capacitaciones breves (ver a continuación), publicar las normas que tengas y mantener a todos al tanto de las mejoras de la biblioteca de recursos.

Capacitar a los administradores de la biblioteca de recursos y a los editores de categorías

Asegúrate de que los administradores de la biblioteca de recursos y los editores de categorías hayan realizado una capacitación básica, algo que permite que el proceso sea más fácil para todos. No te preocupes, la capacitación es bastante rápida.

Haz que los administradores de la biblioteca de recursos realicen el breve plan de aprendizaje Help People Know All The Things en la Academia Workplace para que se sientan cómodos con la herramienta. De la misma manera, pide a tus editores de categorías que vean la clase Category Editor Basics, que es muy corta, pero muy útil.

Y, si tienes políticas definidas (ver a continuación), asegúrate de que todos tengan la oportunidad de leerlas también.

Equipos más grandes

Equipos más grandes

Normas de publicación de contenido breve

Si tienes un equipo más grande de administradores y editores de contenido creando una biblioteca de recursos de calidad, entonces es posible que quieras definir algunas reglas prácticas sobre la publicación:

Asignar visualizadores de categorías:
Tener muchas categorías es estupendo, pero no todas deberían estar disponibles para todos los miembros de la organización. Anima a tu editor de categorías a que acote sus públicos de visualizadores de categorías tanto como pueda. Si el editor cree que su categoría debe estar disponible para toda la organización, infórmale que debe consultarlo primero con un administrador de la biblioteca de recursos.

Generar notificaciones:
Cuando alguien de tu equipo de la biblioteca de recursos publica una categoría o subcategoría, se le da la opción de generar una notificación para el visualizador de la categoría. Por lo general, es lo más conveniente. Sin embargo, en el caso del contenido que estará disponible para toda la organización, es recomendable sugerir a la persona que obtenga la aprobación de un administrador de la biblioteca de recursos antes de generar una notificación para todos los usuarios de tu comunidad de Workplace.

Próximos pasos

Asegúrate de que los administradores de tu biblioteca de recursos completen el plan de aprendizaje Help People Know All The Things (Ayudar a las personas a conocer todo) de la Academia Workplace. Mientras tanto, tus editores de categorías deberían realizar la capacitación Category Editor Basics (Aspectos básicos del rol de editor de categorías), que también está disponible en la Academia. No les llevará más de unos minutos, y los ayudará a ganar confianza.

Si piensas utilizar la API, echa un vistazo a nuestra guía sobre la API.

Y, si quieres ponerte en contacto con otras personas que no solo hayan creado bibliotecas de recursos, sino que además hayan logrado cosas increíbles en general con Workplace, únete a nuestro grupo entre empresas Chief Workplace Officers.