Cómo crear la biblioteca de recursos perfecta
(para ti)

Obtén información sobre cómo crear la biblioteca de recursos ideal para tu organización y descubre consejos para planificar las categorías.

Si aún no lo hiciste, tómate unos minutos para leer nuestra guía Cinco maravillosas formas de usar la biblioteca de recursos.

Si necesitas repasar los aspectos básicos de la biblioteca de recursos, te aconsejamos leer la guía sobre los aspectos básicos de la biblioteca de recursos o explora Ayuda a las personas a conocerlo todo en la Academia Workplace.


Una vez que tengas una idea de qué quieres hacer con la biblioteca de recursos, es hora de empezar a crear un plan y a desarrollar el contenido.

En esta guía, encontrarás orientación acerca de cómo organizar tu biblioteca de recursos y también consejos para elegir y acotar las categorías en función de lo que quieras lograr.

Anatomía de una biblioteca de recursos

Anatomía de una biblioteca de recursos

Si ya entiendes cómo está organizada la biblioteca de recursos y cómo funcionan sus permisos, puedes pasar a la siguiente sección: Cómo crear tu biblioteca de recursos.

La biblioteca de recursos está conformada por diferentes capas que se apoyan unas sobre otras. Si entiendes cómo funciona cada una de estas capas, te será sencillo planificar tu biblioteca de recursos.

La capa superior: la página de inicio de tu biblioteca de recursos

La capa superior: la página de inicio de tu biblioteca de recursos

Ejemplo de la página de inicio de una biblioteca de recursos que incluye recursos prioritarios, como "Novedades sobre el coronavirus", "Guía sobre trabajo remoto", etc.

La página de inicio es lo primero que ven los usuarios cuando visitan tu biblioteca de recursos. Sería algo así como la capa superior. También es el lugar donde los administradores pueden definir la foto de portada, destacar recursos prioritarios y agregar enlaces rápidos a recursos.

El lado izquierdo de la página de inicio es la lista de categorías; cada una representa un recurso o centro de recursos diferente. Juntas, estas categorías son el centro de tu biblioteca de recursos.

Consejo: El icono y la página de inicio de la biblioteca de recursos recién son visibles para un usuario cuando se le brinda acceso al menos a una categoría publicada.

La capa central: las categorías

La capa central: las categorías

Imagen de la barra de navegación lateral de una biblioteca de recursos

Las categorías pueden ser su propio recurso o pueden actuar como página de destino de un centro de recursos de mayor tamaño.

De manera predeterminada, las categorías permanecen ocultas para los usuarios hasta que se les brinda acceso, lo que significa que cada usuario recibe una versión única de la biblioteca de recursos especialmente adaptada a sus necesidades.

Consejo: No es posible combinar categorías en otro momento.

Los recursos: las subcategorías

Los recursos: las subcategorías

Una lista de subcategorías correspondientes a la categoría "Inclusión en Chai Labs"

Cuando quieras agregar un recurso a una categoría, deberás crear una subcategoría donde incluirlo.

Puedes crear tantas subcategorías como desees, pero nunca pueden tener una profundidad mayor a dos capas. Así, "LGBTQ Resources" (Recursos sobre la comunidad LGBTQ) puede tener sus propias subcategorías, pero "The History of Pride Festivals" (La historia de los festivales del orgullo) no.

Las subcategorías pueden reordenarse en otro momento e incluso cambiarse a otra subcategoría, siempre que el resultado cumpla con la regla de las dos capas.

Consejo: Las subcategorías nunca pueden moverse a otra categoría.

Por qué planificamos las categorías primero

Por qué planificamos las categorías primero



El diseño de una biblioteca de recursos siempre comienza con la planificación de las categorías. Esto se debe a que los derechos de edición y visualización de los usuarios solo pueden asignarse a nivel de la categoría, nunca a nivel de la subcategoría. Y brindarle a alguien acceso a una categoría siempre significa brindarle acceso a todas sus subcategorías.

Consejo: No puedes brindarle a alguien acceso a subcategorías particulares (ni tampoco excluirlo de ellas).

Tomarte el tiempo necesario para planificar primero las categorías puede ahorrarte tiempo más adelante.

Cómo crear tu biblioteca de recursos

Cómo crear tu biblioteca de recursos

Si todavía no leíste la guía Cinco maravillosas formas de usar la biblioteca de recursos, este es un excelente momento para hacerlo. Solo te llevará unos minutos y hará que el proceso de planificación sea más sencillo.

Ahora que entiendes las partes principales de una biblioteca de recursos, es hora de empezar a planificar (y a crear) las categorías.

Consejos generales para elegir las categorías

Consejos generales para elegir las categorías

Si no sabes con seguridad qué categorías elegir, a continuación encontrarás algunos consejos útiles:

Consejo n.° 1: Las categorías casi siempre representan un tema o un público de alto nivel

Para comenzar, haz una lista de todos los temas que quieres cubrir en tu biblioteca de recursos y de cada uno de los públicos a quienes quieres ayudar con centros de recursos específicos. Comprueba si alguna de ellas son subcategorías relacionadas. Ya tienes tus primeras categorías. Además, debes prestar atención a los usos más frecuentes de la biblioteca de recursos a continuación; cada uno te proporcionará información útil sobre cómo elegir las categorías en situaciones específicas.

Consejo n.° 2: Comprueba si tus categorías cumplen con una única regla sencilla

Todos los recursos de una misma categoría deben ser relevantes para las mismas personas y debe ser posible compartir editores sin generar ningún conflicto.

No debes mantener a tus recursos de incorporación de personal de ventas y de call center en la misma categoría. El motivo es que cada uno es relevante para públicos muy diferentes y ninguno de los dos equipos se sentiría a gusto si el otro equipo pudiera editar (o eliminar) sus recursos para incorporación de personal.

Consejo n.° 3: Como administrador, puedes ver la totalidad de la biblioteca de recursos, a diferencia de tus usuarios.

Crear una biblioteca de recursos realmente sólida significa contar con un gran número de categorías, todas las cuales son visibles para el administrador de la biblioteca. Tus usuarios, en cambio, solo verán aquello a lo que les brindes acceso. Si desde tu vista, las cosas comienzan a verse un poco amontonadas, pide a los usuarios que te cuenten sus opiniones o que te envíen capturas de pantalla de la página de inicio de sus respectivas bibliotecas de recursos antes de empezar a eliminar categorías. Es posible que su vista difiera bastante de la tuya.

Consejos sobre los usos más frecuentes de la biblioteca de recursos

Consejos sobre los usos más frecuentes de la biblioteca de recursos

A esta altura, ya habrás leído la guía Cinco maravillosas formas de usar la biblioteca de recursos y habrás identificado algunas de las cosas maravillosas que quieres lograr con la biblioteca de recursos en tu propia organización.

A continuación, encontrarás consejos y trucos que podrás poner en práctica al elegir las categorías y crear tu biblioteca de recursos en torno a cada uno de los cinco usos que se detallan en la guía. Puedes optar por leer cada uno de los distintos usos y buscar los consejos correspondientes, o bien centrarte directamente en los que tienes pensado aplicar en tu propia biblioteca de recursos.

Recursos oficiales de la organización/empresa

Recursos oficiales de la organización/empresa

Lista de categorías, entre las que se incluyen "Bienvenido a la familia", "Nuevos empleados: Configuración de TI", "Valores de la empresa", "Políticas de RR. HH.", "Beneficios" y otras.

Como estos recursos van a ser visibles para todos los usuarios, tu lista de categorías será simplemente los diferentes tipos de recursos que quieras ofrecer.

Consejo: Intenta combinar categorías con temas similares que no den lugar a situaciones incómodas de edición simultánea.

Por ejemplo, Benefits (Beneficios) y HR Policies (Políticas de RR. HH.) pueden combinarse si las personas responsables de cada categoría responden al mismo equipo.

Guías sobre herramientas y procesos

Guías sobre herramientas y procesos

Una categoría llamada "Recursos de TI", con subcategorías como "Configurar tu correo electrónico", "Configurar tu teléfono", "Configurar tu computadora", "Aspectos básicos de Workplace", "Consejos para organizar tu calendario", "Opción de equipos para ejecutivos", etc.

Tus categorías dependerán de los diferentes equipos o departamentos que tengan recursos correspondientes a toda la empresa para compartir (como, por ejemplo, guías legales o recursos de TI).

Consejo n.° 1: Realiza una comprobación rápida para asegurarte de que los recursos en cada categoría efectivamente compartan el mismo público. Por ejemplo, la subcategoría "Equipment Options for Execs" (Opciones de equipos para ejecutivos) de la imagen de la izquierda probablemente solo debiera ser visible para los ejecutivos y nadie más.

Consejo n.° 2: Comprueba si es posible combinar subcategorías entre sí. Por ejemplo, las guías de configuración de nuevos equipos de la imagen de la izquierda probablemente podrían fusionarse en su propia subcategoría para nuevos empleados.

Centros de recursos temáticos e interfuncionales

Centros de recursos temáticos e interfuncionales

Una categoría llamada "Centro de recursos sobre el COVID-19" con subcategorías debajo

Elegir las categorías aquí es fácil. La categoría será el tema o el público en torno al cual estés creando el centro.

Consejo: Si quieres asegurarte de que los recursos individuales de tu centro sean fáciles de encontrar, tienes la opción de vincularlos con otras partes de tu biblioteca de recursos.

Centros de recursos para equipos y departamentos

Centros de recursos para equipos y departamentos

Una categoría llamada "Centro del equipo de ventas" con subcategorías debajo

Lo más lógico es que tus categorías de base aquí sean los nombres de tus equipos y departamentos.

Recuerda que la idea no es crear la categoría por ellos, sino crear el espacio y luego ayudarlos para que puedan hacerlo por su cuenta.

Consejo: Es probable que algunos equipos tengan recursos o procesos compartidos con otros. Consulta a cada equipo al respecto y considera la posibilidad de crear otra categoría que esos equipos puedan compartir.

Centros de recursos sobre comunidades y grupos sociales a cargo de los empleados

Centros de recursos sobre comunidades y grupos sociales a cargo de los empleados

Una categoría llamada "Madres y padres en" con subcategorías debajo

Aquí, las categorías deben llevar el nombre de los grupos para quienes las hayas creado, y sus editores deben ser los administradores de los grupos en cuestión.

Consejo: Asegúrate de que los derechos de visualización estén restringidos a los miembros del grupo.

Es aconsejable incluir un breve descargo de responsabilidad en la página de inicio de la categoría para aclarar que el material que allí se incluye es contenido generado por los usuarios (no contenido oficial de la organización).

Por ejemplo, el nombre "Official Chai Labs Resource Links" (Enlaces oficiales a recursos de Chai Labs) debe cambiarse a "Chai Labs Resource Links" (Enlaces a recursos de Chai Labs).

Próximos pasos

Terminar de crear un plan de contenido lleva su tiempo. Cuando desees comenzar a crear el equipo de tu biblioteca de recursos, no olvides leer nuestra guía Cómo crear un equipo estelar para tu biblioteca de recursos.

Y, si necesitas la ayuda de otros administradores de Workplace, te invitamos a unirte a nuestro grupo entre empresas para directores generales de Workplace.