Lograr que las personas se enamoren de tus reuniones virtuales

Aquí tienes algunos consejos que puedes usar para que tus reuniones virtuales sean la envidia de todos.

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employee engagement - Workplace from Meta
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Recuerda que es una reunión, no una conferencia
Tal vez el problema no es la timidez, sino la incomodidad
Pon el foco de las reuniones en las demás personas

Las reuniones virtuales tienen fama de ser actividades menos personales que las reuniones presenciales, aburridas, en las que es difícil participar y en las que es fácil pasar a un segundo plano.

Pero esos problemas tienen más que ver con la forma en la que se suelen dirigir las reuniones virtuales. Si estás leyendo esta guía, significa que las reuniones virtuales son una parte importante de tu vida. No te preocupes: podemos ayudarte. Aquí tienes algunos consejos que puedes usar para que tus reuniones virtuales sean la envidia de todos.

Recuerda que es una reunión, no una conferencia

Recuerda que es una reunión, no una conferencia

En una reunión, es muy fácil caer en el hábito monologar, en lugar de dialogar. Y la mayoría ni siquiera advierte cuando lo hace. Es una reunión. La idea es que las personas hablen entre sí, no que se queden en silencio.

Evita el formato de conferencia

No impongas pautas; pregúntales a los demás
  • Aprovecha el hecho de que las publicaciones de encuestas de Workplace permiten a las personas agregar sus propias opciones de encuesta. Dos días antes de una reunión de equipo, publica el orden del día en una encuesta, pide al grupo que agregue sus propios puntos del orden del día y anima a las personas a votar por los puntos que quieren cubrir. La participación de los asistentes en el orden del día hace que las reuniones sean mucho más útiles y que tu equipo pueda opinar sobre lo que se va a tratar.
Los grupos pequeños tienden a hablar más

  • A medida que aumenta el número de personas en una reunión, el número de personas que están dispuestas a hablar se reduce notablemente. Por lo tanto, si puedes elegir entre una reunión más numerosa en la que se traten muchos temas o dos reuniones en las que se traten temas específicos con menos personas, trata de optar por la segunda opción. De esa manera, más personas tendrán la oportunidad de hablar.

El chat es la mejor herramienta que no estás usando
  • Si quieres que las personas hablen en reuniones grandes, haz que usen el chat en lugar de reactivar el micrófono. Prepara a los oradores para que presten atención al chat y respondan a las preguntas y comentarios que allí aparezcan, y asegúrate de que también hagan algunas preguntas a los asistentes para que las respondan allí. En el chat no hay que turnarse para hablar, y no se da preferencia solo a los que más hablan. También recomendamos el uso de Workchat para continuar la conversación una vez terminada la reunión.
No ignores a las personas calladas
  • Si notas que alguien lleva un tiempo en silencio, asegúrate de pedirle directamente que comparta su opinión. Esto puede dar a las personas la confianza necesaria para hablar y les permite saber que deberían hacerlo. Es especialmente relevante en el caso de los miembros nuevos del equipo. A menudo, las personas que se sumaron más recientemente necesitan que se las anime a hablar y hacer preguntas frente al grupo.
Tal vez el problema no es la timidez, sino la incomodidad

Tal vez el problema no es la timidez, sino la incomodidad

Si alguien no habla, no des por sentado que no tiene nada para decir. Lo más probable es que no se sienta a gusto diciéndolo. Ese no es su problema: es tuyo. Utiliza los consejos que te damos a continuación y lograrás en muy poco tiempo que más personas hablen.

Haz que las personas se sientan cómodas

Actúa de forma proactiva con los nombres, los pronombres y las pronunciaciones
  • Si no estás seguro de cuál es el nombre, la pronunciación o los pronombres preferidos de alguien, consulta su perfil en Workplace, envíale un mensaje privado antes de la reunión si es posible o pregúntale cuando comience la reunión. Procura decir el nombre de la persona en voz alta desde el principio de la reunión, y asegúrate de usar los pronombres que prefiera. Esto ayuda a evitar momentos incómodos para la persona y quienes la rodean.
Informa a las personas sobre las reglas
  • Indica a las personas cómo prefieres llevar a cabo tus reuniones y comparte cualquier regla que tengas en ese sentido, como utilizar la función de levantar la mano o que la gente se comunique por chat. Además, debes tomarte el tiempo necesario para planificar cómo vas a afrontar algunas situaciones comunes, como evitar que una persona acapare la conversación, hacer que las personas calladas hablen y manejar las sugerencias con las que no estás de acuerdo. No intentes resolverlo en el momento.
Haz que levanten la mano
  • Las personas dejan de hablar rápidamente si se las interrumpe o si alguien más acapara la conversación. Para prevenir este problema, pide a los participantes que levanten la mano (virtual) y esperen antes de hablar. Todo el mundo tiene su turno, no hay interrupciones y más personas se expresan.
Da a las personas tiempo para procesar la información
  • Si vas a pedir a los miembros de tu equipo su opinión sobre una noticia importante o que tomen una decisión significativa durante una reunión, asegúrate de que lo sepan con antelación. Muchas personas se niegan a compartir una opinión o se oponen inmediatamente a cualquiera sugerencia si no tuvieron tiempo para reflexionar al respecto. Publica la pregunta en el grupo de tu equipo un día o dos antes de la reunión y pide a todos que la analicen. Verás que las personas tienen más que decir si tuvieron más tiempo para procesar la información.
Tú también necesitas tiempo para procesar información
  • Si alguien comparte una opinión con la que no estás de acuerdo, lo peor que puedes hacer es rechazarla inmediatamente. Si lo haces de forma reiterada, las personas dejarán de compartir cualquier cosa con la que crean que podrías no estar de acuerdo. Aprende a responder con una pregunta neutral que les dé la oportunidad de continuar con la explicación, de modo de transmitir que está bien estar en desacuerdo. Si sigues reaccionando con intensidad, pide algo de tiempo para pensarlo y vuelve a hablar del tema en uno o dos días. Es fácil arrepentirse de haber respondido inmediatamente. Nunca te arrepentirás de haberte tomado un tiempo más.
Deja que las personas oculten sus rostros
  • Las personas cómodas tienen más que ofrecer en una reunión, y hay muchos motivos por los que alguien puede sentirse incómodo estando en cámara durante una reunión. Procura que las personas sepan que es aceptable estar fuera de plano, y nunca les pidas explicaciones si salen de plano. Obligar a las personas a sentirse incómodas en tus reuniones no beneficia a nadie.
Pon el foco de las reuniones en las demás personas

Pon el foco de las reuniones en las demás personas

Es fácil hacer que las personas se sientan excluidas en tus reuniones sin darte cuenta. La buena noticia es que también es bastante fácil evitar que las personas se sientan excluidas. Solo necesitas tomártelo como prioridad.

Considera la comodidad de los demás participantes

Programa las reuniones en función de las personas
  • Antes de programar una reunión con alguien que se encuentra en una zona horaria diferente, pregúntale qué horario prefiere. Si tu equipo está distribuido entre diferentes zonas horarias, alterna las horas de reunión para que todos tengan al menos algunas reuniones a una hora razonable para ellos.
  • No programes reuniones sorpresa fuera del horario de trabajo habitual de alguien (y, si no conoces ese horario, pregunta). Si no hay otra opción que reunirse en esas horas, avísale con antelación para que tenga tiempo de modificar su agenda.
No te olvides de las personas que no pueden asistir
  • Graba la reunión y compártela en una publicación en el grupo de tu equipo etiquetando a quienes no pudieron participar. Durante la reunión, pide a alguien que tome notas en una publicación con la información general en la parte superior y los elementos que necesitan seguimiento descritos en la parte inferior. Etiqueta a las personas responsables de cada punto y pídeles que comenten en la publicación cuando hayan terminado para que todos puedan estar al tanto.
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