Administrar reuniones en Workplace

Cinco consejos que te ayudarán a planificar, organizar y documentar tus reuniones.

Organizar reuniones puede ser difícil, especialmente si el personal está en distintos lugares del país o el mundo.

Con Workplace es fácil conectarse, compartir el trabajo realizado y tener interacciones humanas reales con cualquier persona en tu organización, en cualquier momento y lugar. Esta guía explica cómo usar Workplace para planificar, organizar, documentar y transmitir reuniones.

Cómo hacerlo en Workplace

Usa las encuestas para prepararte para la reunión1. Usa las encuestas para prepararte para la reunión

Las encuestas son una forma excelente de programar los horarios de las reuniones y priorizar los temas por tratar.

Publica una encuesta con diferentes horarios para la reunión e invita a los miembros del equipo a votar el que más les convenga. Luego, usa una encuesta para determinar qué temas se tratarán durante la reunión. Invita a los miembros del equipo a votar y agregar sus propias opciones a la encuesta.



Crea un evento en el grupo del equipo2. Crea un evento en el grupo del equipo

Crea un evento en el grupo del equipo para anunciar la fecha y la hora de la reunión, e invitar a las personas.



Configura tu videollamada de Workplace3. Configura tu videollamada de Workplace

Con Workplace, es muy fácil crear una reunión o unirse a ella desde cualquier parte con un teléfono celular o una computadora.

Para configurar una videollamada con tu equipo, ve al grupo del equipo y haz clic en el icono de la cámara ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Todos los miembros del grupo quedarán seleccionados automáticamente como participantes de la reunión, pero tienes la opción de eliminar a quienes no necesiten asistir.

También puedes configurar rápidamente una videollamada con cualquier persona directamente desde el chat. Inicia una conversación con la persona o las personas y haz clic en el mismo icono en la parte superior derecha de la pantalla.



Incluso puedes conectarte a Workplace en Portal para disfrutar de una experiencia de audio y video de alta calidad. Portal es un dispositivo de hardware para comunicaciones de video con Smart Camera y Smart Sound. Te permite sentirte más presente al colaborar con tus compañeros de trabajo, independientemente de la distancia. Visita el sitio web de Portal para obtener más información.



Toma notas y documenta los próximos pasos4. Toma notas y documenta los próximos pasos

Crea un documento en el grupo y úsalo para tomar notas. Agrega una foto de portada y selecciona "Permitir a los miembros del grupo editar este documento". Invita a otros miembros a compartir en las notas de la reunión cosas que tal vez te perdiste.



Cuando termine la reunión, comparte las notas con los próximos pasos y las tareas pendientes. Puedes usar la función de @mención para asignar tareas a las personas. Ellas mismas pueden editar el documento para mantener a todos informados sobre su progreso.

Transmite en vivo una reunión5. Transmite en vivo una reunión

Puedes usar el video en vivo para transmitir una reunión a tu equipo, a tu departamento o a toda tu organización. Es una forma excelente de dar el ejemplo en relación con la comunicación transparente y para mostrar el trabajo que hiciste con tu equipo.

Los espectadores del video en vivo podrán ofrecer sus opiniones en tiempo real mediante los comentarios y las reacciones. El video en vivo, una vez que finalice, se publicará automáticamente en el grupo para que cualquier persona que no haya visto la transmisión pueda verla después.



Beneficios

Beneficios

  • Centraliza todos los materiales de la reunión: grabación de video, notas y planificación de eventos.
  • Haz que las notas de la reunión sean colaborativas y permite que las personas agreguen sus propias notas al documento de Workplace.
  • Lleva fácilmente un registro de las tareas pendientes.
  • Organiza reuniones en cualquier momento y lugar con las llamadas de audio y video de Workplace.
  • Transmite una reunión para compartir los resultados de un proyecto y mostrar el trabajo de tu equipo a tu departamento o a toda la organización.
Más recursos útiles

Más recursos útiles