Las reuniones llevan tiempo. De hecho, un director o gerente pasa un promedio de dos horas y media en reuniones improductivas cada semana. ¿Esto significa que son una pérdida de tiempo para todos? Analizamos el impacto de las reuniones en la productividad de la empresa y cómo puedes aprovecharlas al máximo.

Las reuniones pueden resultar esenciales para colaborar, compartir ideas, comunicar novedades y aumentar el compromiso general de los empleados. Sin embargo, reunir a todas las personas en una sala puede causar interrupciones y ser poco práctico en muchos sentidos. Aunque las reuniones suelen organizarse con buenas intenciones, a menudo afectan negativamente la productividad en lugar de mejorarla.

Estas son algunas preguntas que puedes hacerte antes de convocar una reunión para ver si es realmente necesaria y conocer las posibles alternativas.

¿Sabes qué pretendes lograr con la reunión?

¿Quieres compartir ideas, tomar una decisión sobre un proyecto o diseñar un plan de acción? ¿Cuál es el objetivo final?

Una vez que tengas la certeza de lo que quieres, analiza si es posible hacer la reunión de manera digital. Puedes usar un videochat en grupo para incluir a quienes no estén cerca o chats en grupo online para tomar decisiones sin afectar la productividad de la empresa.

Las reuniones digitales también son útiles para mantener un registro de lo que se dice. Las plataformas permiten grabar la conversación, por lo que las personas pueden acceder a ella posteriormente, para evitar que alguien tenga que tomar notas sin parar.

Obviamente, si tienes que tratar un tema delicado, tal vez sea mejor realizar una reunión en persona.

¿Cuándo deberías realizar la reunión?

Suele ser difícil encontrar una fecha y un horario que les convenga a todos. Las llamadas de clientes, los cambios en los plazos y los problemas técnicos suelen ser un obstáculo.

Asegúrate de planificar la reunión con mucha antelación para que pueda asistir la mayor cantidad posible de personas. También podrías probar una opción digital, como Workplace de Facebook, en la que las conversaciones continuas sobre los proyectos o con los equipos permiten que las personas participen y se vayan según su disponibilidad.

¿Puedes celebrar la reunión de otra manera?

El acceso a las plataformas y apps de comunicaciones permiten a las personas estar en contacto con cualquier rincón del mundo desde cualquier parte de la oficina. Además, ayuda a mejorar la eficacia de los equipos.

Por eso, antes de organizar una reunión presencial, piensa si te perderías de mucho por no asistir. ¿Pueden los miembros del equipo usar otra plataforma para analizar el proyecto, la idea, la decisión o el proceso?

Si las personas no tienen inconveniente en hablar sobre el tema usando una plataforma digital en lugar de interrumpir lo que están haciendo (y afectar negativamente la productividad), quizá ya tienes la respuesta. Es probable que no haga falta una reunión presencial.