Las interrupciones constantes pueden impedir que los equipos administren su tiempo de forma eficaz. Todas las personas necesitan tomarse descansos, pero las distracciones que genera abrir correos electrónicos, atender llamadas telefónicas y actualizar las redes sociales pueden afectar enormemente la productividad.

De hecho, según un estudio de la Universidad de California en Irvine, se necesitan 23 minutos y 15 segundos en promedio para retomar el ritmo después de una interrupción.

Con frecuencia, realizar varias tareas a la vez se percibe como algo positivo, pero se podría argumentar que, al hacer dos cosas a la vez, ambos esfuerzos se resentirán.

El modelo del flujo

Presentado por primera vez en los años 90 por el psicólogo húngaro-estadounidense Mihaly Csikszentmihalyi, el modelo del flujo describe todos los estados emocionales que podemos experimentar cuando intentamos completar una tarea.

La teoría sugiere que las personas son más felices cuando están en pleno "flujo", es decir, totalmente concentradas y comprometidas con lo que están haciendo. Esto implica encontrar el equilibrio justo entre el desafío que supone la tarea y disponer de las habilidades y herramientas adecuadas para llevarla a cabo.

Tres motivos por los que el flujo es importante para la eficacia en el trabajo

1. Hacer más cosas en menos tiempo

Tienes la mente ocupada en redactar un informe y te llega un correo nuevo a la bandeja de entrada. Dejas de lado lo que estás haciendo para leerlo, lo que interrumpe el hilo de lo que estabas pensando. Este tipo de distracciones también afectan a tu personal.

En promedio, las personas cambian de contenido multimedia en un solo dispositivo cada 11 segundos. Las interrupciones pueden hacer que tus empleados se distraigan, lo que les obliga a dedicar tiempo a recuperar la concentración necesaria para completar con éxito una tarea compleja.

Las personas no pueden lograr fluir si cambian constantemente de programa y consultan diferentes pantallas y monitores. Con Workplace, puedes integrar herramientas que utilizas a diario como Jira y WebEx para pasar de una tarea a otra de manera fluida, lo que reduce al mínimo las interrupciones y maximiza la eficacia.

2. Cometer menos errores

Cuando asignas tareas a tus empleados, seguramente les fijas una carga de trabajo realista para el día, con un tiempo previsto para los descansos. Sin embargo, es probable que no tengas presente todas las interrupciones que pueden entorpecer la administración del tiempo.

A menudo, las personas compensan las interrupciones trabajando más rápido, pero esto solo provoca que cometan más errores. Lo que sí ayudaría es disponer de una herramienta que les permita filtrar la gran cantidad de correos electrónicos, mensajes instantáneos y novedades de proyectos que no son relevantes para ellos, de modo que puedan concentrarse en hacer bien el trabajo importante.

Herramientas como Workplace emplean la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para hacer precisamente eso.

3. Reducir el estrés

Las distracciones no solo hacen perder tiempo, sino que también afectan el estado mental de las personas. El estrés es uno de los principales problemas en el trabajo hoy en día, y perder la concentración puede provocar cierta irritabilidad y una sensación constante de estar bajo presión.

Gloria Mark, profesora de informática de la Universidad de California, describe la distracción digital como un partido de tenis en el que nuestras energías cognitivas se lanzan de un lado a otro. Pero, a diferencia de una pelota de tenis, nuestro cerebro tarda más en cambiar de dirección. Seguir el flujo puede volver a equilibrar esas energías.